DR.FELIPE M. CARRASCO FERNANDEZ. ELABORACION DE ACTAS ADMINISTRATIVAS PARA EFECTOS JURIDICO LABORALES. DR.FELIPE M. CARRASCO FERNANDEZ.

Toda vez que el derecho laboral es derecho de excepción, es decir, este derecho protege a la parte mas débil en la relación laboral (el trabajador.) El legislador estructuro la Ley Federal el Trabajo estableciendo derechos en su favor y en consecuencia imponiendo obligaciones al patrón.

de tal manera que a diferencia de otras normas vigentes en las demás tramas del derecho, en el derecho laboral una de las partes (el patrón) tiene siempre a su cargo un mayor numero de cargas procesales.

y por lo tanto como en los procedimientos laborales no existe igualdad procesal, tampoco ambas partes (trabajador y patrón) tienen las mismas obligaciones dentro del juicio y como patrón se le considera como el mas apto para aportar elementos de juicio a la autoridad que conoce del conflicto, por tal razón siempre le corresponderá un mayor numero de obligaciones procesales.

La obligación del patrón de probar su dicho, encuentra su fundamento en lo señalado en el articulo 784 de la Ley federal del Trabajo, el cual establece que la junta de conciliación y Arbitraje podrá eximir de la carga de probar su dicho al trabajador cuando por otros medios este en posibilidades de llegar al conocimiento de los hechos motivo de la controversia.

Como se puede apreciar el legislador le impuso a la Junta esta obligación, por lo tanto, esta deberá analizar en cada juicio si existe la manera de conocer los hechos por medios distintos a las pruebas que puede aportar el trabajador, y si la hay, entonces debe acudir a ellos y exentar así al trabajador de probar su dicho.

El articulo 804 de la Ley Federal del Trabajo ordena que los patrones tienen la obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se enlistan.

TIEMPO DE CONSERVACION DOCUMENTOS TIEMPO DE CONSERVACION I.- contratos individuales de trabajo que celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable Mientras dure la relación laboral y hasta un año después de concluida II.- listas de raya o nomina de personal, cuándo se lleven en el centro de trabajo o recibos de pagos de salarios Durante el ultimo año y un año después de que se extinga la relación laboral III..-controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo IV.- comprobantes de pagos de participación de utilidades, de vacaciones, de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta ley V.- los demás que señalen las leyes Conforme lo señalan las leyes que los rijan

Si los patrones no exhiben los documentos antes mencionados, se presumirán como ciertos los hechos que el trabajador exprese en su demanda y que pudieran ser probados por los documentos anteriores. (art. 805 LFT)

Finalmente, el articulo 784 ordena textualmente: 784.- la junta eximirá de la carga de la prueba al trabajador, cuando por otros medios este en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y para tal efecto requerirá al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar

En la empresa, bajo el apercibimiento de que de no presentarlos, se presumirá ciertos los hechos alegados por el trabajador. En todo caso corresponderá al patrón probar su dicho cuando exista controversia sobre:

I.- Fecha de ingreso del trabajador; II.- Antigüedad del trabajador; III.- Faltas de asistencia del trabajador; IV.- Causa de rescisión de la relación de trabajo;

V.- Terminación de relación o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado, en los términos del articulo 37 fracción I y 53 fracción III de esta Ley; VI.- Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador de la fecha y causa de su despido; VII.- El contrato de trabajo;

VIII.- Duración de la jornada de trabajo; IX.- Pago de días de descanso obligatorios: X.- Disfrute y pago de las vacaciones; XI.- Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad;

XII.- Monto y pago del salario; XIII.-Pago de la participación de los trabajadores en las ultimas de las empresas; y XIV.- Incorporación y aportación al Fondo Nacional de la Vivienda.

ACTAS ADMINISTRATIVAS LABORALES

Son varias las razones que existen para que los patrones o sus representantes instrumenten actas laborales cuando las circunstancias lo ameriten. Las que enseguida se anotan pueden ser consideradas suficientes para convencerse de la conveniencia de instrumentar actas laborales.

1.-No permitir o tolerar a los trabajadores incurrir en actos o conductas ilícitas en relación con sus compañeros, el patrón o sus representantes, o con los bienes de la empresa. 2.- Sirven de aviso preventivo o como medio inhibitorio para los demás trabajadores de la fuente de trabajo, que pretenden o que estén cometiendo actos similares cuando no son conocidos por el patrón o por sus representantes.

3.-Proporcionar un mejor control del desempeño personal, pues sirven como memoria grafica precisa para recordar el hecho o hechos que la generaron.

4.-Permiten al trabajador explicar las razones de su proceder, lo cual en ciertos casos, permite al patrón o a sus representantes conocer el problema humano y no solo laboral, que puede ser considerado en forma especial para evitar la sanción al trabajador.

5.- Obliga a los representantes del patrón a ser objetivos en sus juicios sobre los trabajadores, pues si la apreciación del hecho o la conducta del trabajador no es atinada desde el punto de vista común, el patrón podrá tomar las medias correctivas pertinente para evitar problemas futuros

6.-Tanto el representante sindical como el trabajador tendrán garantizado su derecho de audiencia y así evitar acciones injustas por parte del patrón o sus representantes.

7.-El patrón como el trabajador no podrán negar las declaraciones vertidas y, en su caso, cada uno tiene opinión diferente sobre el asunto, este podrá ser analizado por la Junta de Conciliación y arbitraje, tal como lo manifestaron las partes y definir a quien le asiste la razón.

8.-El patrón dentro de su obligación de probar, contara con una prueba escrita con la cual tendrá el soporte necesario para defenderse en juicio, acreditando su dicho sobre la causa de rescisión que alega en su favor.

9.-El trabajador tendrá la certeza de que si el patrón no acredita la causa o causas de rescisión que se funde en el acta laboral instrumentada, se le otorgara lo que hubiere pedido en la demanda.

10.-La declaraciones tanto el trabajador, del patrón o de sus representantes, son autenticas en cuanto a los hechos ocurridos por la inmediatez con que se realizan y permiten conocerlos con mayor precisión. Y realidad, otorgándose así la oportunidad de juzgar sobre el derecho al despido justificado que la ley otorga al patrón.

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION DE ACTAS. El procedimiento que proponemos para la instrumentación de actas laborales en las fuentes de trabajo que no cuente con normas y procedimientos específicos en las fuentes de trabajo que no cuenten con normas y procedimientos específicos para ello, se funda en lo señalado en el articulo 46 bis de la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado (conocida como Ley burocrática).

Y en la estructura general que desde nuestra Constitución política se reconoce como legal, es decir, en nuestro orden jurídico existe un estructura básica que todo juicio debe seguir, esta estructura de manera grafica se pude representar así:

Ofrecimiento de pruebas Para acreditar lo dicho Respuesta O Contestación a la demanda Resolución O Decisión final Solicitud O Demanda Ofrecimiento de pruebas Para acreditar lo dicho

Pasemos a comentarla forma en que se puede llevar a cabo la instrumentación de actas laborales Antes de iniciar se debe aclarar que aunque la Ley Federal del Trabajo no establece la obligación de instrumentar actas laborales por parte del patrón, con base en la experiencia, se ha demostrado que es mas conveniente contar con este tipo de documentos para que el patrón cuente con el respaldo suficiente.

y en su caso puede acreditar en el eventual juicio laboral su dicho y así se evite un laudo adverso a sus intereses, en forma injusta.

Por otro lado, si atendemos a lo señalado en el articulo 423, fracción X de la Ley Federal del Trabajo, podemos encontrar un punto de apoyo legal para la instrumentación de las actas laborales, veamos los siguientes razonamientos.

El articulo 423 dispone que el reglamento interior de trabajo debe contener entre otros aspectos: X.-Disposiciones disciplinarias y procedimientos para su aplicación. La suspensión en el trabajo, como medida disciplinaria, no podrá exceder de ocho días. El trabajador tendrá derecho a ser oído antes de que se aplique la sanción.

La manera practica como se cumple con estas disposiciones es por medio de la instrumentación de actas laborales, pues si se establece la obligación de que existan procedimientos para imponer medidas disciplinarias, además de que debe dar oportunidad al trabajador para que manifieste lo que a sus intereses convenga,

Antes de ser sancionado, la manera de conseguir la prueba de estos dos puntos siempre será a través de una acta laboral, pues con ella se podría demostrar que el patrón realizo una investigación antes de imponer la medida disciplinaria.

Y se le concedió al trabajador la oportunidad de defenderse de las acusaciones que existían en su contra, al darle la opción de declarar lo que le conviniera en el acta laboral levantada para tal fin.

Como la obligación de demostrar su dicho sobre esto estará a cargo del patrón, la mejor forma de probarlo será instrumentando actas laborales, en donde quede consignado el procedimiento que se agoto antes de imponer la sanción al trabajador, así como lo que este tuvo que decir en su defensa.

Si el patrón instrumenta el acta respectiva, contara con un procedimiento importante que le permitirá actuar con toda tranquilidad, pues con ella podrá probar un juicio que actuó apegado a derecho, ya que siguió un procedimiento para imponer la sanción.

Que analizo los elementos que tuvo a su disposición en el caso concreto y que además le dio oportunidad al trabajador de aportar nuevos elementos para justificar su conducta, antes de ser sancionado.

Si se instrumenta un acta laboral sin seguir las normas o procedimientos que estén previstos en el contrato colectivo de trabajo, o en el reglamento interior de trabajo de la fuente de empleo.

el acta estará afectada de nulidad y en consecuencia, la decisión de sancionar al trabajador y en su caso de despedirlo en forma justifica, será nula y la posibilidad de perder el juicio será amplísima.

Ejemplo:

INVESTIGACION ADMINISTRATIVA PREVIA AL DESPIDO DE UN TRABAJADOR DEL SEGURO SOCIAL. DEBE REALIZARSE DURANTE SU JORNADA LABORAL. Si en la clausula 55 bs del Contrato Colectivo de Trabajo del Instituto Mexicano del Seguro Social se pacto que ninguna rescisión de contrato tendrá validez si no es precedida de una investigación y que el trabajador debe ser citado con treinta y seis horas de anticipación para comparecer a

Dicha investigación dentro de su jornada de trabajo, a excepción de la nocturna, la inobservancia de estas disposiciones contraviene la voluntad de los contratantes y trae consigo que la rescisión contractual carezca de validez, tornando y por este hecho, injustificado el despido.

Instancia : segunda sala Instancia : segunda sala. Fuente: semanario Judicial de la federación y su Gaceta Época: Novena Tomo IV, Diciembre de 1996. Tesis 2ª/J. 57/96 Pagina 190: tesis de Jurisprudencia. Contradicción de tesis 40/96. entre las sustentadas por el Segundo Tribunal Colegiado del Octavo Circuito y el Tribunal Colegiado en Materia de Trabajo del tercer Circuito. 23 de octubre de 1996. Cinco votos. Ponente: Juan Díaz Romero. Secretaria Maura Angélica Sanabria Martínez. Tesis de jurisprudencia 57/96 aprobada por la Segunda Sala de este alto tribunal, en sesión publica de 23 de octubre 1996, por unanimidad de 5 votos de los ministros: Juan Díaz Romero, Mariano Azuela Guitron, Sergio Salvador Aguirre Anguiano, Guillermo I. Ortiz Mayagoitia y presidente Genaro David Góngora.

ELABORACION DE ACTA: El acta laboral por tratarse de un documento relevante en caso de juicio, debe ser elaborada con sumo cuidado y, por lo tanto, debe contener como requisitos mínimos los siguientes: 1.- lugar, fecha y hora de inicio. 2.- nombre y dirección del centro de trabajo donde se elabora el acta.

3.-nombre y puestos de las personas que intervienen. 4.-declaraciones del patrón y/o sus representantes. 5.-declaracion del trabajador y/o representante sindical en su caso. 6.-relación de los documentos u objetos que se anexan al acta para que formen parte de ella.

7.- declaración de los testigo de asistencia, la anotación de la hora en que concluyo, la constancia de haberse entregado copia dl acta al trabajador y al representante sindical, así como la firma de los participantes. 8.- en caso de que sea necesario, consignación de los sucesos posteriores al cierre del acta. Para darle mayor seguridad al acta, se deben observar los siguientes puntos:

1.- se debe escribir a renglón seguido, para no dejar espacios en blanco. 2.- el renglón que no se ocupe con texto, deberá ser completado con guiones medios hasta el final del mismo. 3.- aunque parezca repetitivo, los nombres de las personas se deben anotar completos.

4.-al final del acta se debe anotar si lasa hojas se escribieron por uno o por los dos lados. 5.-se deben numerar todas las hojas. 6.-al final se debe mencionar el numero de anexos que se agregaron al acta.

Estos requisitos permitirán que el acta, en un momento dado, informe a la autoridad competente, entiéndase Junta de Conciliación y arbitraje, sobre los hechos que sirvieron de base al patrón para sancionar o, en su caso, para rescindir la relación laboral sin responsabilidad legal alguna.

Por ser el acta la memoria precisa de los hechos fundatorios de la sanción, provocara que todos los participantes en ella puedan recordar con mayor exactitud los hechos, por ser recientes al momento de elaborarse y así sus declaraciones sean amas autenticas sobre lo ocurrido y al momento de comparecer en el juicio laboral respectivo, puedan abundar sobre la información contenida en ella.

Generalmente, cuando se presenta un juicio laboral el patrón argumenta que despidió al trabajador en forma justificada, asume la carga de la prueba como ya se vio, por tanto, debe acreditar la causa o causas legales que tubo para despedir al trabajador; para cuando llegue ese momento necesitara entre otras pruebas, la testimonial de otros de sus trabajadores, los cuales se verán obligados a realizar un gran esfuerzo para recordar los

Hechos que generaron el despido; como la ley laboral establece que por lo menos deben ser dos testigos para que pueda dársele valor probatorio a su dicho, acudir a dos personas que deban coincidir en las circunstancias esenciales de cómo sucedieron los hechos, y debido a que entre la fecha del despido y la de su declaración generalmente existe una importante

distancia en el tiempo, muchas veces los testigos fallan al momento de declarar ante la Junta de Conciliación, pues la falta de memoria y los nervios por la comparecencia, hacen que sus declaraciones no sean del todo precisas que deberían ser, lo que es aprovechado por el abogado del trabajador dentro del procedimiento, argumentando que no están diciendo la verdad.

Como la Suprema Corte de Justicia de la Nación ha establecido que todas las actas laborales deben ser ratificadas por las personas que en ellas intervinieron, en el juicio corresponderá que esa ratificación se exteriorice por cada participante en el acta, por lo tanto, si el patrón cuenta con el acta y ofrece el perfeccionamiento con la ratificación de contenido y firma de las

Personas que en ella intervinieron, aportara un fuerte elemento en su defensa, que le permitirá acreditar fehacientemente su dicho. La tesis de jurisprudencia que ratificar las actas por las personas que participaron en ellas, textualmente dice:

ACTAS ADMINISTRATIVAS LEVANTADAS CON MOTIVO DE FALTAS COMETIDAS POR TRABAJADORES AL SERVICIO DEL ESTADO, SOLO ALCANZAN PLENO VALOR PROBATORIO CUANDO SU CONTENIDO ES RATIFICADO POR SUS FIRMANTES. Tomando en consideración que en las relaciones laborales con sus servidores públicos el Estado no actúa como autoridad, sino como sujeto patronal de un contrato de trabajo, según lo ha establecido la jurisprudencia de esta Suprema Corte, y que cuando el titular de una dependencia burocrática (o la persona indicada para ello), ordena el levantamiento del acta administrativa que exige el articulo 46 bis de la Ley Federal de los trabajadores

Al servicio del Estado, con miras a verificar si un servidor publico incurrió en alguna de las causales rescisorias que especifica ese mismo ordenamiento, tampoco lo hace como autoridad, sino asimilado a un patrón, debe considerarse dicha acta como un documento privado.

Por otra parte, de acuerdo con los artículos 46 fracción V y 127 bis, de dicha ,Ley toca al titular de cada dependencia ejercitar la acción para demandar la terminación de los efectos del nombramiento del servidor publico y, así mismo, le corresponde la carga de probar la existencia de la causal relativa.

En ese contexto, si en el acta administrativa se contiene la razón por lo cual se demanda la terminación de los efectos de un nombramiento y siendo esa acta un documento privado que no conlleva intrínsecamente la prueba plena de su contenido, para alcanzar tal fuerza se

Requiere de su perfeccionamiento, lo que se logra a través de la comparecencia ante el órgano jurisdiccional, de quienes la firmaron, dando así oportunidad al trabajador de repreguntas. Tal circunstancia opera independientemente de que el acta no haya sido objetada por el trabajador, pues de no ser así, y concluir que su ratificación solo procede cuando se

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