La diagramación Créditos: www.ccee.edu.uy

diagramación Es una herramienta que nos permite presentar en forma gráfica los procesos de una empresa y observar todas sus actividades en forma conjunta, sus relaciones, su incompatibilidad, los cuellos de botella o posibles fuenes de ineficiencia. La diagramación de procesos nos permite observar a la organización de una manera: Integral Continua Orgánica

Diagramación-ventajas Capacitación del personal de nuevo ingreso Verificación del proceso real con el diseñado Identificación de actividades que reducen la productividad Facilitan la coordinación y comunicación Facilitan el mejoramiento Facilita la apreciación en conjunto de un proceso Elimina las ambiguedades Sistematiza información Evita diferencias de interpretación

Se les conoce como… Cursograma Flujograma fluxograma Diagramas de flujo Pueden ser aplicados a los procedimientos industriales y administrativos

SISTEMA DE GRAFICACIÓN No existe una forma universal de criterios respecto a los sistemas de graficarlos, existiendo gran diversidad de lenguajes. Todos los tienen: símbolos y un conjunto de reglas. El símbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos.

ALMACENAMIENTO O ARCHIVO CÓDIGO 1 2 3 OPERACIÓN TRANSPORTE O TRASLADO INSPECCIÓN O CONTROL 4 5 Sociedad Norteamericanoa de Ingenieros Mecánicos DEMORA O ESPERA ALMACENAMIENTO O ARCHIVO

VENTAJAS CÓDIGO 1 2 3 4 5 6 FRECUENCIA RELATIVA DE CADA OPERACIÓN NOCIÓN CLARA Y PRECISA DE LAS ETAPAS FRECUENCIA RELATIVA DE CADA OPERACIÓN CANTIDAD DE PASOS DEL TRÁMITE 4 5 6 DEMORAS Sociedad Norteamericanoa de Ingenieros Mecánicos CANTIDAD DE TRASLADOS OPORTUNIDAD DE CONTROLES

DESVENTAJAS CÓDIGO 1 2 NO MUESTRA LOS DOCUMENTOS UTILIZADOS NO MUESTRA LOS PUESTOS DE TRABAJO DONDE SE REALIZAN LAS OPERACIONES Sociedad Norteamericanoa de Ingenieros Mecánicos

CÓDIGO Símbolos

REGLAS AL DIAGRAMAR 1 2 3 Decidir el procedimiento a diagramar: continuo o con desviaciones Presenta cinco columnas, una para cada operación. Los códigos se relacionan mediante líneas 4 5 6 Describir cada paso Sociedad Norteamericanoa de Ingenieros Mecánicos Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios Seleccionar el símbolo

CÓDIGO Símbolos REGISTRACIÓN Grabación de información en un portador COMUNICACIÓN Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas Transferencia de información sin portador (verbal, personal o telefónica) CONTROL Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir COMPUTO Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información conocida ARCHIVO Acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a determinado criterio de clasificación.

CÓDIGO Símbolos referidos a los portadores de información FORMULARIO Todo portador de información sea en papel o cartulina. Donde se registran datos en forma manual, mecánica o eléctrica. LISTADO o INFORME Listados producto del procesamiento electrónico de datos y los informes producto de elaboraciones humanas. PROCESO PREDEFINIDO Se realizan operaciones cuya secuencia se definió anteriormente. ( ) CONECTOR "DENTRO DE HOJA" Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en la misma hoja. CONECTOR "FUERA DE HOJA" Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en otra hoja.

REGLAS AL DIAGRAMAR 1 2 3 Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales Definir grado de detalle del diagrama y manenerlo No se presentan hechos físicos, sino operaciones 4 El flujo normal de operaciones se programa de izquieda a derecha y no en línea diagonal o quebradas Sociedad Norteamericanoa de Ingenieros Mecánicos

CÓDIGO Reglas de diagramación: Cuando se cruzan dos líneas de comunicación, una de ellas debe formar un codo. 1 Las operaciones deben numerarse con números dentro de círculos graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación. Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior del símbolo siguiente. Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro del símbolo de registración, los datos que se registran. Si el texto supera el espacio del símbolo, se completará debajo del símbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. Igual en comunicación sin portador.

CÓDIGO Reglas de diagramación: 1 1 Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte TODO de los datos de un formulario "TODO menos..." Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez, F 32/0/1 luego se indica sobre la línea de comunicación, el código del formulario y las copias que circulan por la línea del flujo. F 23 Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en el RECIBO ángulo superior izquierdo y el nombre en el centro. Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la parte inferior del símbolo. El (0) original, (1) la primera copia,..... 1 Si se desconoce la cantidad de copias (n). Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos. 0: CAJA 1: CONTADURÍA 1

CÓDIGO Reglas de diagramación: Rutina 3 Destrucción de un formulario. ¿Cuál es el monto? Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina la selección. Cuando de un control más de dos opciones. Precio Total Precio unitario x cantidad Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación. Proceso predefinido, se pone la denominación y si es Rutina 3 necesario los pasos comprendidos. Deudores Dentro del símbolo de archivo se anota la denominación alfabético A la derecha, inferior del símbolo criterio de clasificación.

El Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM) desarrolló normas que regulan la representación gráfica de los procedimientos administrativos

Símbolos OPERACIÓN Toda acción de elaboración, modificación o incorporación de información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro). CONTROL Verificación: cotejo entre comprobantes o registros, constatación, comprobación, control de cálculos, de integridad de datos, etc. DEMORA Detención transitoria del procedimiento en espera de un acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento. ARCHIVO TRANSITORIO Almacenamiento sistemático en forma temporaria, de elementos de portadores información (formulario y archivos magnéticos). Debe existir un criterio de ordenamiento. ARCHIVO DEFINITIVO Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos portadores de información. DESTRUCCIÓN Eliminación de la información, ya sea que se destruya o no el elemento portador de la misma.

Símbolos ALTERNATIVA Frente a una consulta, pueden originarse distintos cursos de acción. FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓN Elemento portador de información que se traslada a tráves de las áreas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas, soporte magnéticos (diskettes, CD,etc). PROCESO NO REPRESENTADO Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesa representar. TRASLADO Desplazamiento físico del elemento portador de información. La flecha indica el sentido de la circulación. TOMA DE INFORMACIÓN Desplazamiento de la información, sin desplazamiento físico de los elementos que intervienen en el procedimiento. La "toma de información" significa la incorporación de datos al procedimiento que se extraen de archivos o listados. CONECTOR Nexo entre procedimientos o procesos.

REGLAS AL DIAGRAMAR 1 2 3 Orientación del diseño: sentido descendente y de izquierda a derecha Ubicación de los símbolos: cada columna una unidad funcional Ubicaciٴón de los símbolos: posición inicial, media o final 4 Sociedad Norteamericanoa de Ingenieros Mecánicos Generación de información impresa: emisión de documentos e informes