Recursos Tecnológicos aplicados al Ejercicio Profesional Alberto J. Rodríguez Abogado Fundación de Estudios y Prácticas Jurídicas de Granada Nov. 2013

Índice Introducción Recursos Organizativos Recursos Productivos Hardware Software Recursos Productivos Off Line On Line Web Colegial RedAbogacía

Introducción Definición de TIC’s Nuevo escenario de relaciones sociales Necesidad de incorporar el uso intensivo de las NNTT al ejercicio profesional Eficacia (conseguir lo propuesto) Eficiencia (emplear los medios adecuados) Mejora del Servicio Incremento satisfacción del cliente Incremento satisfacción del Abogado

Introducción Las necesidades organizativas y productivas en el despacho exigen invertir en tecnología (GED, ERP, etc.) Los juicios son archivos de video Los escritos nacen en el PC Las pruebas son multimedia (videos, sonidos, imágenes, etc.) Las comunicaciones del Abogado con su entorno profesional son digitales (email, sms, TM, …) Las BBDD jurídicas sustituyen bibliotecas Los recursos para trabajar están on line (Hacienda, TGSS, Catastro, Registros, etc.) Hay que hacerse visible en la Red (Blogs, webs, etc.) …

Introducción Conclusión: Incorporar NNTT al ejercicio profesional es un cuestión de ‘supervivencia’ para el abogado Si no contamos con una organización con base tecnológica, no podremos trabajar en la nueva realidad. Si no disponemos de recursos productos basados en tecnología dejamos de ser competitivos

Recursos Organizativos

Recursos Organizativos Hardware Dispositivos Fijos PC Torre / Portátil - Sobremesa Servidor de Aplicaciones / datos HD Externo

Recursos Organizativos Hardware Dispositivos móviles Netbook /Notebook E Book Tablet (Ipad) Smart Phones

Recursos Organizativos Hardware Comunicaciones Cable - WiFi Central Telefónica / VoIP Enrutador móviles Integradas PC Central Remota / Secretaria Virtual

Recursos Organizativos Hardware Impresora / Escáner / Copiadora Soluciones de pago por consumo Copiadora (color, …) Equipos Multifunción (fax, impresora, copiadora, escáner, …) Escáner: Alimentación automática Pags. / min. USB

Recursos Organizativos Acceso a Internet ADSL veloz Operadores: servicio estable, sin incidencias, ancho de banda constante, etc. Servicios de valor añadido (VPN, firewall, antivirus, etc, … )

Recursos Organizativos Open office / Ms Office Imágenes, video, … Backup local / remoto Skype / Face time

Recursos Organizativos Gestión Informatizada del Despacho GED (Gestión Electrónica Documental) = Del Papel al Documento Electrónico Ahorro de costes directos (papel, impresión, almacenamiento, distribución, etc…) Eliminación de copias inútiles (8 copias) Tiempo de recuperación de información Conocimiento compartido Accesibilidad remota Seguridad

Recursos Organizativos Programas de Gestión de Despacho Agenda Expedientes Clientes Documentos Control Económico Seguridad

Recursos Organizativos Programas Plan Jurídico Nubbius * MelkorLex Infolex PC Jurídico

RECURSOS ORGANIZATIVOS LA NUBE Soluciones de correo electrónico: hotmail, gmail, etc, Soluciones de almacenamiento: Dropbox, iDrive, Google Drive, etc. Aplicaciones: nubbius http://nubbius.com/ Recomendaciones para Cloud Computing del CGAE

Recursos Productivos

Recursos Productivos Correo electrónico Navegador Cuenta activas – consulta permanente!! Webmail / local Spam, virus, etc. Normas del CCBE / recomendaciones Navegador Favoritos / Marcadores / Xmarks Spyware IE, Firexfox, Chrome, Opera, Safari, …

Recursos Productivos - Off Line Bases de Datos / Biblioteca Legislación Jurisprudencia Doctrina Formularios Monográficas

Recursos Productivos Programas adicionales Calculo de intereses Cálculo de indemnizaciones (tráfico, laboral, etc.) Cálculo de impuestos, nóminas, etc. Cálculo de herencias (legítimas, legados, etc.) …

Recursos Productivos Webs jurídicas, institucionales, etc. Herramientas (honorarios, intereses, Correos on line, …) Utilidades (Drobox, Mail, Google Docs, Calendar, etc.) Sindicaciones RSS, Redes Sociales, …

Recursos Productivos - web Web Colegial www.icagr.es Estructura Recursos Servicios al Colegiado Servicios en preparación

Recursos Productivos -CGAE Proyecto del CGAE: IT Abogacía NNTT y la abogacía española 2 Elementos: firma electrónica y servicios on line ACA: Autoridad de Certificación de la Abogacía RedAbogacía: Plataforma de servicios on line para el colectivo a nivel nacional

Recursos Productivos -CGAE RedAbogacía :Plataforma de servicios para el colectivo profesional de la abogacía Correo electrónico Buromail Oficina Postal Virtual Lex Net Directorios Registros públicos Etc.

El tratamiento de datos en un despacho de abogados

INDICE La protección de datos en la actividad del abogado Definiciones y términos básicos Principios fundamentales de la protección de datos Derechos de las personas afectadas por el tratamiento Notificación e inscripción de los ficheros Medidas de seguridad Infracciones y Sanciones

La protección de datos en la actividad del abogado Nosotros usamos habitualmente información que tiene la consideración de “datos de carácter personal” Al margen del asesoramiento que prestemos en esta materia, nosotros estamos sometidos a la LOPD Forma parte de la organización y gestión del despacho

La protección de datos en la actividad del abogado Dos ámbitos: Interno: Gestión administrativa del despacho (empleados, colaboradores, proveedores, …) Externo: Gestión de asuntos profesionales (clientes, contrarios, terceros, …)

Definiciones y términos básicos Datos de Carácter Personal: Cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables (art. 3 LOPD) Fichero: Conjunto organizado de datos de carácter personal cualquiera que sea la forma o modelidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso (art. 3.b LOPD) Tratamiento de Datos: Las operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias (art. 3.c LOPD)

Definiciones y términos básicos Responsable del fichero o tratamiento: La persona física o jurídica, de naturaleza publica o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad del tratamiento, contenido y uso del tratamiento (art. 3.d LOPD) Afectado o interesado: La persona física titular de los datos que sean objeto de tratamiento Procedimiento de disociación: Todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a una persona identificada o identificable (art. 3.f) Encargado de tratamiento: La persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento (art. 3.g)

Definiciones y términos básicos Consentimiento del interesado: Toda manifestación de voluntad, libre, inequívoca, específica e informada, mediante la que el interesado consienta el tratamiento de datos personales (art. 3.h LOPD) Cesión o comunicación de datos: Toda revelación de datos realizada a una persona distinta del interesado (art. 3.i LOPD) Fuentes accesibles al público: Fichero cuya consulta pueda ser realizada por cualquier persona con o sin contraprestación. Censo promocional, repertorios telefónicos, listados profesionales (art. 3.j LOPD)

Principios fundamentales de la P.D. Calidad de los datos: Los datos deben ser pertinentes y adecuados al fin que se pretenda y no pueden permanecer en el fichero mas tiempo del necesario par cumplir sus fines (art. 4 LOPD) Información en la recogida de datos: Se debe informar sobre la existencia del fichero, la finalidad de la recogida y los destinatarios de la información e informar de los derechos que asisten, de la obligación o no de responder al cuestionario, las consecuencias de su respuesta positiva o afirmativa y de las posibilidades de acceso, rectificación, cancelación y oposición e igualmente ha de identificarse al responsable del tratamiento de datos. (art. 5 LOPD)

Principios fundamentales de la P.D. Consentimiento del afectado: El es principio rector. Inequívoco, y se admite el consentimiento tácito (excepto datos especialmente protegidos). Podrá revocarse el consentimiento por un procedimiento sencillo y gratuito. Excepción: “ … cuando se refieran a las partes de un contrato o precontrato de una relación negocial, laboral o administrativa y sean necesarios para su mantenimiento o cumplimiento … “ (art. 7 LOPD) Datos especialmente protegidos: Ideología, religión y creencias (art. 7 LOPD). Hay que advertir que se puede no prestar consentimiento para su tratamiento. Seguridad de los datos: Hay que adoptar medidas que garanticen la seguridad de los datos (art. 9 LOPD)

Principios fundamentales de la P.D. Deber de secreto: Existe la obligación de secreto profesional y de guardar los datos incluso después de finalizada la relación con el responsable del fichero (art. 10 LOPD). Comunicación / Cesión de datos: Solo se pueden ceder datos a un tercero para el cumplimiento de los fines directamente relacionados con las funciones del cedente y del cesionario y con el consentimiento del interesado (hay excepciones que la ley prevé, art. 11 LOPD) Acceso a datos por cuenta de terceros: No se considera cesion de datos el acceso a los mismos por un tercero que va a prestar un servicio al responsable de tratamiento. Hace falta contrato que asegure la finalidad del tratamiento, las medidas de seguridad, y el compromiso de destruir o devolver los datos al final. (art. 12 LOPD)

Derechos de las personas afectadas por el tratamiento Derecho de impugnación de valoraciones: Se pueden impugnar actos administrativos o decisiones privadas que supongan una valoración de su comportamiento atendiendo al tratamiento de sus datos (rendimientos laborales, créditos, finalidad o conducta personal, social, … art. 13 LOPD) Derecho de consultar el RGPD: Es gratuito y se puede consultar por internet. DERECHOS “ARCO”: Acceso Rectificacion Cancelacion Oposicion

Notificación e inscripción de ficheros Es obligación del titular del fichero inscribir el mismo en el RGPD de la AEPD También deben notificarse los cambios en la finalidad, de su responsable y dirección. Se inscriben todos los ficheros, manuales y automatizados. Solicitud: Responsable Lugar para ejercitar los derechos ARCO Encargado de tratamiento Origen de los datos. Tipos, estructura y organización del fichero Medidas de seguridad y la previsión de que sean cedidos Formulario NOTA

Medidas de seguridad El responsable del fichero, y, en su caso, el encargado del tratamiento deberán adoptar las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que esten expuestos, ya provengan de la acción humana o del medio físico o natural. No se registrarán datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones que se determinen por vía reglamentaria con respecto a su integridad y seguridad y a las de los centros de tratamiento, locales, equipos, sistemas y programas. Documento de seguridad

Infracciones y Sanciones El responsable del fichero y encargado de tratamiento son responsables a efectos sancionadores (Art. 43 LOPD) Leves – 900 a 40.000 € Graves – 40.001 a 300.000 € Muy graves –300.001 a 600.000 €

Recursos Tecnológicos aplicados al Ejercicio Profesional FIN Alberto J. Rodríguez Abogado Fundación de Estudios y Prácticas Jurídicas de Granada Nov. 2012