GOOGLE DOCS GERMAN ANDRES MARTINEZ DÁVILA SELENA CERÓN BUITRAGO

QUÉ ES GOOGLE DOCS?  Es un sencillo procesador de texto y hoja de cálculo que permite la creación y edición de documentos. Estos documentos se almacenan en la nube (es decir en línea) y permite acceder a ellos solamente con una conexión a Internet.  En Google Docs, los documentos se pueden compartir con otros usuarios y permite la edición por parte de los que comparten dicho acceso al documento. Sólo es necesario tener una cuenta de gmail para la utilización de este servicio.

CARACTERÍSTICAS DE GOOGLE DOCS  Permite crear documentos en línea, ya sea importándolos desde un documento creado previamente o realizarlo directamente en línea.  Permite a un grupo de personas, trabajar en un mismo documento al mismo tiempo.  Permite llevar un control sobre las revisiones hechas al documento y ver los cambios que fueron realizados.  Permite a los usuarios tener acceso al documento en cualquier lugar, donde haya conexión a internet.

CARACTERÍSTICAS DE GOOGLE DOCS  Es gratis Google Docs no posee ningún tipo de publicidad. Una de las ventajas de Google Docs es que no tiene ningún tipo de costo, y por el momento tampoco incluye publicidad.  Sin instalación Google Docs no requiere de la instalación de ningún programa específico. Sólo es necesario suscribirse al servicio y tener una conexión a internet.  Disponibilidad de la información Con Google Docs, todos los documentos quedan almacenados en los servidores de Google. Esto permite que los usuarios no tengan que guardar los documentos en dispositivos de almacenamiento (USB, discos duros, Cd, pendrives, etc)

 Menor uso de recursos del ordenador Al no almacenar la información dentro de la memoria del ordenador permite ahorrar gran cantidad de espacio.  Actualizaciones frecuentes Google Docs se actualiza constantemente para mejorar funcionalidades y corregir errores de estabilidad. Estas actualizaciones no dependen del usuario, ni tampoco debe éste realizar ningún tipo de acción, pues son automáticas.  Compatibilidad Los documentos que se guardan en Google Docs se pueden exportar y descargar de forma sencilla y fácil.

 Trabajos en grupo Google Docs facilita los trabajos en equipo a nivel estudiantil o profesional. Dado que Google Docs permite trabajar entre uno o más usuarios sobre un mismo documento, facilita los trabajos en equipo a nivel estudiantil o profesional.  Organización de archivos Google Docs cuenta con una metodología de organización de documentos y división en carpetas para su fácil utilización. Entre algunas de sus funciones, se destaca la posibilidad de crear carpetas, compartir documentos (u ocultarlos), resaltar ciertos documentos, etc. Importación de archivos Este procesador de texto en la nube permite importar archivos de texto desde cualquier ordenador siempre que sea elaborado por Microsoft Office u Open Office.

CREACIÓN DE DOCUMENTOS NUEVOS  Existen dos formas para crear documentos nuevos en Google Docs: 1. Subirlos archivos a Google Docs desde, a partir de un documento creado previamente. 2. Crear directamente el documento en Google Docs.

CREACIÓN DE DOCUMENTOS NUEVOS  Para crear documentos desde cero hacemos clic en “Nuevo” en la barra de herramientas de la bandeja de entrada. Posteriormente se elige el tipo de documento a realizar (Documento, Hoja de cálculo, Presentación). Al abrir el nuevo documento se encuentran disponibles todas las tareas básicas como crear listas con viñetas, ordenar por columnas, añadir tablas, imágenes, comentarios o fórmulas y cambiar la fuente, entre otros. También se pueden aplicar efectos como negrita, subrayar, sangria, entre otros.

COMPARTIR Y EDITAR EN TIEMPO REAL  Al crear un documento en Google Docs. Podemos elegir las personas con las que compartimos el contenido del documento, o el equipo de trabajo encargado de la edición del mismo.  Toda persona que haya sido invitada, ya sea para editar o visualizar el documento, pueden acceder a él tan pronto como haya sido recibida la información.  Los documentos pueden ser vistos y editados por varias personas al mismo tiempo. Existe un chat interno en la pantalla, donde todos las personas que estén viendo la presentación al mismo tiempo pueden hablar y hacer comentarios. También se pueden ver un historial de cambios realizados de los documentos.

GUARDAR Y ORDENAR LOS DOCUMENTOS  Los documentos pueden ser guardados en línea de forma segura. Al abrir y realizar modificaciones a los documentos, esta herramienta salva automáticamente los cambios, y por ende no tenemos razones para preocuparnos por fallas en el disco duro o un apagón.  Los documentos guardados en Google Docs pueden ser exportados al computador en formatos DOC, XLS, CSV, ODS, ODT, PDF, RTF y HTML.  También podemos archivar y organizar los documentos en carpetas, para así encontrarlos con facilidad..

GUARDAR ARCHIVOS  Para guardar copia de los archivos desde la bandeja de entrada, primero se selecciona el archivo deseado, luego se pulsa el botón “Mas acciones” y se escoge la opción acorde al formato con el que se desee guardar.  Para el caso de las presentación, Google Docs presenta las opciones.PDF,.PPT y como texto

CONTROLAR QUIENES VEN LOS DOCUMENTOS  Los documentos creados en Google Docs pueden ser publicados en línea con tan sólo un clic, luciendo como paginas Web normales.  Al publicar un documento se puede escoger si el documento es publico para todo el mundo o solo para unas cuantas personas o para nadie.  También se puede anular la publicación en cualquier momento. Una vez han sido creado los documentos estos pueden publicarse dentro de un blog.

CAMBIAR EL NOMBRE DE LOS ARCHIVOS  En caso de que deseemos cambiar el nombre de un archivo, primero se debe seleccionar el archivo y pulsar el botón “Cambiar nombre”.  Luego el nombre del archivo aparecerá resaltado y listo para ser cambiado. Ahora puede borrar el titulo y cambiarlo por uno nuevo, o simplemente puede editar el titulo que tiene actualmente.  Para finalizar solo pulse la tecla “Entrar” del teclado.