GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE EDUCACION PROGRAMA MECESUP COMPONENTE FORMACION TECNICA SUPERIOR Mario Toledo (mgtoledo@mineduc.cl) Jaime Ormazábal (jormazabal@mineduc.cl) ABRIL 2004

PROCESO DE REFORMULACION DE PROYECTOS Fases del Proceso de Reformulación Principales Lecciones del Proceso de Reformulación

FASES DEL PROCESO DE REFORMULACIÓN

PRINCIPALES LECCIONES DEL PROCESO En la FASE 0: Señalar la dirección (física) de ejecución del proyecto. Los objetivos reformulados deben dar respuesta a los comentarios del Anexo de Modificaciones del proyecto. No se deben modificar las partes del proyecto que no han sido comentadas en el Anexo de Modificaciones. La duración de los proyectos debe ser de 36 meses. Aportes de contraparte: Se debe mantener la contraparte institucional si la propuesta presentada adjudicó el monto total, en caso contrario , como máximo se puede disminuir en la misma proporción de la reducción realizada a los aportes del Fondo.

PRINCIPALES LECCIONES DEL PROCESO Aportes de contraparte: Los montos de contraparte institucional correspondientes a Estadías Cortas para Especialización deben cumplir con los porcentajes mínimos establecidos por las bases. Los montos de contraparte institucional correspondientes a Obras deben cumplir con los porcentajes mínimos establecidos por las bases. Los montos por ítem y total Fondo deben corresponder a los aprobados por el Fondo de acuerdo con el Anexo de Modificaciones. El monto asignado por el Fondo a Asistencia Técnica se debe señalar en el Año 1 de ejecución del proyecto.

PRINCIPALES LECCIONES DEL PROCESO En la FASE I: En Cuadro de Indicadores de Resultados: Se debe tener como referencia la Guía de Presentación de Proyectos para el 4º Concurso. Las metas/compromisos deben estar de acuerdo con la medida del indicador y señalar valores para conocer la base de los cálculos. La enumeración de las actividades asociadas a los indicadores de resultado deben corresponder a la señalada en la carta Gantt del proyecto. Señalar claramente si el indicador corresponde a un tipo variación o acumulado.

PRINCIPALES LECCIONES DEL PROCESO En la FASE I: En Cuadro Vinculación Objetivos – Indicadores – Actividades – Recursos: Los objetivos específicos deben tener al menos un indicador de resultado asociado. Los indicadores de resultados asociados a los objetivos específicos deben ser los señalados en el Cuadro de Indicadores de Resultados. En recursos se deben señalar los montos a ser utilizados para el desarrollo de las actividades del proyecto. La sumatoria total de los recursos señalados debe ser igual al monto total del proyecto.

PRINCIPALES LECCIONES DEL PROCESO En la FASE I: En Carta Gantt: Se debe enviar la carta Gantt con la enumeración de las actividades. Presentar las macroactividades del proyecto desglosadas en sus respectivas actividades principales. Todas las actividades de la carta Gantt deben finalizar junto con la fecha de término del proyecto, es decir, deben ser programadas para los 3 años de ejecución del proyecto.

PRINCIPALES LECCIONES DEL PROCESO En la FASE II: Los Montos Totales por año del Fondo e Institución deben corresponder a los aprobados en la Fase 0 (suscripción del convenio). No se deben modificar las partes del proyecto que no han sido comentadas en el Anexo de Modificaciones. Se debe señalar una breve descripción y cantidad de cada uno de los itemes del proyecto. Los montos por ítem y total Fondo deben corresponder a los aprobados por el Fondo de acuerdo con el Anexo de Modificaciones. Tener presente las lecciones señaladas de la Fase I que tienen relación con los aportes de contraparte.

PRINCIPALES LECCIONES DEL PROCESO En la Fase III: En la portada se debe señalar la fecha de envío del proyecto reformulado. El proyecto reformulado versión impresa se debe enviar firmado por la máxima autoridad de la institución y el cuadro de indicadores de resultados firmado por los miembros del comité asesor. El comité asesor debe incluir especialistas externos que permitan apoyar al equipo de gestión del proyecto. La carta Gantt del proyecto reformulado se debe enviar actualizada de acuerdo con las fechas reales de realización de las actividades. El proyecto reformulado se debe enviar junto con los anexos al igual que el proyecto presentado al concurso. El proyecto reformulado debe enviarse con su respaldo electrónico.

SEGUIMIENTO PROYECTOS Visitas de Seguimiento Informe de AOLO e Informe de Cierre Control de los Gastos Elegibles Compromisos de la Institución

VISITAS DE SEGUIMIENTO OBJETIVOS: Verificación de las causas de los atrasos en las actividades del proyecto para tomar las acciones y medidas correctivas siguiendo una lógica de programación. Evidencias de resultados (avance) del proyecto mediante inspecciones visuales y revisión de documentos. Pronósticos de avance del proyecto para conocer su factibilidad y sus riesgos.

VISITAS DE SEGUIMIENTO PROCEDIMIENTO: Se comunica con una antelación de 2 semanas, en la cual la institución elabora un “Informe de Aspectos Operacionales y Logro de Objetivos” (Powerpoint) y la “Planilla de Cálculo de Avance del Proyecto” (MS Excel), los cuales deben ser enviados 5 días hábiles anteriores a la visita. Durante la visita deben estar presentes el Coordinador Institucional, el Director del Proyecto, un Miembro del Comité Asesor y el Encargado de Seguimiento, más las personas que la institución estime conveniente. La fecha de corte utilizada en la elaboración de dichos informes corresponde al último día del trimestre anterior a la visita.

VISITAS DE SEGUIMIENTO PROCEDIMIENTO: El director del proyecto debe presentar los informes en formato Power Point, los que una vez aprobados deben ser publicados en la página web del proyecto, 5 días hábiles posteriores a la visita. Los datos presentados deben ser respaldados por documentos y las adquisiciones realizadas serán verificadas e inspeccionadas. Como resultado se elabora un “Ayuda Memoria” (MS Word), donde se acuerdan medidas correctivas para recuperar los atrasos de las actividades del proyecto, se comprometen fechas de realización de las mismas, dando como resultado la reprogramación de las Carta Gantt.

INFORME DE ASPECTOS OPERACIONALES Y LOGROS DE OBJETIVOS La solicitud de los informes es debidamente comunicada con una antelación de 1 mes, período en el cual la institución los elabora y envía al programa con su respectivo respaldo electrónico(MS word y MS Excel). El Programa emite un “Informe de Seguimiento”, con las observaciones a los documentos recibidos, el cual es enviado a las Instituciones en un plazo de 45 días, desde el día de su recepción. Luego la Institución tiene 30 días para subsanar aquellas observaciones, debiendo actualizar la Carta Gantt, para lograr recuperar los atrasos.

INFORME DE CIERRE DE PROYECTOS Se solicitará una vez finalizado el proyecto y la entrega es 6 semanas posteriores a su solicitud.

EL CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS GASTOS ELEGIBLES DE LOS PROYECTOS. Las instituciones deben solicitar la autorización de los ítemes a ser adquiridos, así como de las bases administrativas o contratos que se utilizarán para las adquisiciones que se realizarán con Fondos MECESUP (e-mail o fax), tales como Asistencia Técnica, Perfeccionamiento Docente, Bienes y Obras, asegurando que correspondan a la Memoria de Cálculo del proyecto. Se autorizan las solicitudes de reitemización y reprogramación del proyecto (e-mail), que realizan las instituciones, de acuerdo con los resultados de la Asistencia Técnica y pertinencia con los objetivos del proyecto.

COMPROMISOS DE LA INSTITUCION Debe estar disponible el Inventario de Bienes Muebles actualizado anualmente, durante la vigencia del Convenio, y en la ocasión que se realicen Visitas de Seguimiento. Se deben instalar placas en las Obras realizadas y en el Equipamiento adquirido, con fondos del Mecesup, previo a su inauguración. Proveer en Internet una página Institucional con fines de información pública y seguimiento, la que debe contener: Plan Estratégico Institucional Link a la página web del MECESUP(www.mecesup.cl) Descripción general del proyecto (Resumen, Objetivos, etc.) Información del estado de Avance del Proyecto.

COMPROMISOS DE LA INSTITUCION Una vez concluida la Asistencia Técnica, se debe publicar en la página web la Presentación de la Carrera, previa aprobación del Mecesup, la cual debe contener: Diseño Curricular: Estructura curricular mediante diagrama de bloques. Perfil de Ingreso: Requisito para ingresar a la carrera. Perfil de Egreso: Describir en términos de competencias. Empresas Participantes : Identificar empresas participantes en la definición de perfiles ocupacionales. Consultor(es) de Apoyo: Identificar mediante su curriculum vitae. Continuidad de Estudios: Describir convenios y mecanismos de articulación academica. (CFT en acreditación señalar: “Pendiente Aprobación por el MINEDUC”)

LOGROS DEL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS BASE DE DATOS COMPONENTE DE FORMACIÓN TÉCNICA SUPERIOR PROGRAMA MECESUP

FIN PRESENTACION