DOCUMENTOS, EXPEDIENTES Y PROCEDIMIENTOS ELECTRÓNICOS Andrés Felipe Umaña Chaux 10 de febrero de 2011

Agenda A manera de introducción Procedimiento administrativo y judicial electrónico Pruebas electrónicas Notificaciones y comunicaciones electrónicas

Agenda A manera de introducción

¿Por qué era importante regular el tema?

Por la masificación de los medios electrónicos 28% Entratándose, justamente, del correo electrónico -e mail-, no mucho hay que averiguar para concluir que es, quizás, la aplicación más difundida y utilizada por los usuarios de Internet, habida cuenta que les permite el intercambio de datos con la posibilidad, incluso, de adjuntar archivos, mediante la transferencia de información en forma de mensaje de texto y de documentos anexos, entre un transmisor y un receptor, con la intervención de sistemas de comunicación electrónicos.

Ley 527 de 1999 Ley 527 de 1999 Ley 527 de 1999 Ley 527 de 1999 Por la inseguridad jurídica frente a su uso de medios electrónicos en la función pública Ley 527 de 1999 Ley 588 de 2000 Ley 794 de 2003 Ley 527 de 1999 Ley 962 de 2005 Ley 527 de 1999 Ley 527 de 1999 Ley 1150 de 2007 Ley 527 de 1999

Como un desarrollo de los principios del derecho administrativo Artículo 209 C.N. IGUALDAD MORALIDAD EFICACIA ECONOMÍA CELERIDAD IMPARCIALIDAD PUBLICIDAD DEBIDO PROCESO IGUALDAD IMPARCIALIDAD BUENA FE MORALIDAD PARTICIPACIÓN RESPONSABILIDAD TRANSPARENCIA PUBLICIDAD COORDINACIÓN EFICACIA ECONOMÍA CELERIDAD Artículo 3 Nuevo CCA

CCA Ley 527 Otras normas CODIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL EN: Pruebas documento público en medio electrónico reglas para cobro coactivo causales de impedimentos y recusaciones Ley 527 Otras normas La ley 527 solo se nombra en el articulo 53. Quedo mal ubicado por que se toma solo como regla supletiva al procedimiento general.

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Agenda Procedimiento administrativo y judicial electrónico

Equivalente funcional de presentación personal ¿Puede la Administración usar medios electrónicos ? ¿Puede la Administración obligar a usar medios electrónicos? ¿Puede el Estado obligar a usar un tipo determinado de tecnología? ¿Está obligada la Administración a recibir medios electrónicos?

Normas que obligan a utilizar medio electrónicos para cumplir con obligaciones tributarias, con superintendencias . . . ARTICULO 579-2. PRESENTACIÓN ELECTRÓNICA DE DECLARACIONES. <Artículo modificado por el artículo 38 de la Ley 633 de 2000. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 579, el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales, mediante resolución, señalará los contribuyentes, responsables o agentes retenedores obligados a cumplir con la presentación de las declaraciones y pagos tributarios a través de medios electrónicos, en las condiciones y con las seguridades que establezca el reglamento. Las declaraciones tributarias, presentadas por un medio diferente, por parte del obligado a utilizar el sistema electrónico, se tendrán como no presentadas. En el evento de presentarse situaciones de fuerza mayor que le impidan al contribuyente presentar oportunamente su declaración por el sistema electrónico, no se aplicará la sanción de extemporaneidad establecida en el artículo 641 de este Estatuto, siempre y cuando la declaración manual se presente a más tardar al día siguiente del vencimiento del plazo para declarar y se demuestren los hechos constitutivos de fuerza mayor.   DECRETO 408 DE 2001 Por medio del cual se reglamenta el artículo 579-2 del Estatuto Tributario ARTÍCULO 2o. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante resolución señalará los contribuyentes, responsables o agentes retenedores obligados a cumplir con la presentación de las declaraciones y pagos tributarios, mediante el Software del Sistema Declaración y Pago Electrónico.

Sentencia T-0013 de 2008 de la Corte Constitucional Por lo anterior, las entidades estatales o particulares no pueden exigir que, únicamente por la página Web se realice un trámite, se soliciten certificaciones, información o cualquier tipo de gestión, dado que los medios tecnológicos como el Internet son concebidos como un mecanismo para facilitar el acceso y no para limitarlo, entonces si será posible la utilización de cualquier otro medio sin desconocer los requisitos mínimos exigidos por la Ley.

Artículo 53. Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos. Los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos.

Artículo 186. Actuaciones a través de medios electrónicos Artículo 186. Actuaciones a través de medios electrónicos. Todas las actuaciones judiciales susceptibles de surtirse en forma escrita se podrán realizar a través de medios electrónicos, siempre y cuando en su envío y recepción se garantice su autenticidad, integridad, conservación y posterior consulta, de conformidad con la ley. La autoridad judicial deberá contar con mecanismos que permitan acusar recibo de la información recibida, a través de este medio.

¿Se requiere de reglamentación lo que son “medios suficientes y adecuados” antes de permitir los procedimientos electrónicos? Artículo 53. Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos. Los procedimientos y trámites administrativos podrán realizarse a través de medios electrónicos. Para garantizar la igualdad de acceso a la administración, la autoridad deberá asegurar mecanismos suficientes y adecuados de acceso gratuito a los medios electrónicos, o permitir el uso alternativo de otros procedimientos. -Por ejemplo, ¿cuál sería un medio suficiente y adecuado para la DIAN en el último día de pago del impuesto predial? ¿Qué es mejor? Centralizar los “medios suficientes y adecuados” en un solo centro, al estilo de un Compartel, o que cada entidad haga su propio esfuerzo? Si es gratuito el acceso a medios electrónicos, ¿se puede obligar a usarlos?

¿Cuándo puede negarse la Administración a recibir información en medios electrónicos? Artículo 54. Registro para el uso de medios electrónicos. Toda persona tiene el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrónicos, caso en el cual deberá registrar su dirección de correo electrónico en la base de datos dispuesta para tal fin. Sí así lo hace, las autoridades continuarán la actuación por este medio, a menos que el interesado solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente.

Si el interesado puede cambiar el medio a utilizar, significa que no se le puede obligar a usar medios electrónicos Sólo habla de notificaciones y comunicaciones! Artículo 54. Registro para el uso de medios electrónicos. Toda persona tiene el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrónicos, caso en el cual deberá registrar su dirección de correo electrónico en la base de datos dispuesta para tal fin. Sí así lo hace, las autoridades continuarán la actuación por este medio, a menos que el interesado solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente.

Artículo 64. Estándares y protocolos Artículo 64. Estándares y protocolos. Sin perjuicio de la vigencia dispuesta en este Código en relación con las anteriores disposiciones, el Gobierno Nacional establecerá los estándares y protocolos que deberán cumplir las autoridades para incorporar en forma gradual la aplicación de medios electrónicos en los procedimientos administrativos.

Seguridad Informática (art. 6) Neutralidad Tecnológica (art. 2). Ley 1341 de 2009 Seguridad Informática (art. 6) y Neutralidad Tecnológica (art. 2).

Artículo 60. Sede electrónica Artículo 60. Sede electrónica. Toda autoridad deberá tener al menos una dirección electrónica. La autoridad respectiva garantizará condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la información de acuerdo con los estándares que defina el Gobierno Nacional. Podrá establecerse una sede electrónica común o compartida por varias autoridades, siempre y cuando se identifique claramente quién es el responsable de garantizar las condiciones de calidad (…). Así mismo, cada autoridad usuaria de la sede compartida será responsable de la integridad, autenticidad y actualización de la información y de los servicios ofrecidos por este medio.

Política de Gobierno en Línea dictada en virtud de la Ley 962 de 2005, con la expedición del Decreto 1151 de 2008 Información en línea Identificación e inscripción de trámites y servicios Interacción en línea Transacción en línea Transformación en línea Estudio de trámites e identificación de cadenas de trámite y ventanilla única Democracia en línea Portal del Estado Colombiano ARTICULO 579-2. PRESENTACIÓN ELECTRÓNICA DE DECLARACIONES. <Artículo modificado por el artículo 38 de la Ley 633 de 2000. El nuevo texto es el siguiente:> Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 579, el Director de Impuestos y Aduanas Nacionales, mediante resolución, señalará los contribuyentes, responsables o agentes retenedores obligados a cumplir con la presentación de las declaraciones y pagos tributarios a través de medios electrónicos, en las condiciones y con las seguridades que establezca el reglamento. Las declaraciones tributarias, presentadas por un medio diferente, por parte del obligado a utilizar el sistema electrónico, se tendrán como no presentadas. En el evento de presentarse situaciones de fuerza mayor que le impidan al contribuyente presentar oportunamente su declaración por el sistema electrónico, no se aplicará la sanción de extemporaneidad establecida en el artículo 641 de este Estatuto, siempre y cuando la declaración manual se presente a más tardar al día siguiente del vencimiento del plazo para declarar y se demuestren los hechos constitutivos de fuerza mayor.   DECRETO 408 DE 2001 Por medio del cual se reglamenta el artículo 579-2 del Estatuto Tributario ARTÍCULO 2o. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales mediante resolución señalará los contribuyentes, responsables o agentes retenedores obligados a cumplir con la presentación de las declaraciones y pagos tributarios, mediante el Software del Sistema Declaración y Pago Electrónico. Racionalización de trámites y servicios 2008 2010

Agenda Pruebas electrónicas

Artículo 216. Utilización de medios electrónicos para efectos probatorios. Será admisible la utilización de medios electrónicos para efectos probatorios, de conformidad con lo dispuesto en las normas que regulan la materia y en concordancia con las disposiciones de este Código y las del Código de Procedimiento Civil.

CCA CPC Ley 527

CCA Ley 527

EQUIVALENTE FUNCIONAL

Si un mensaje de datos cumple con los mismos objetivos y tienes las mismas funciones que un medio tradicional o físico de transmisión de información, dicho mensaje tendrá las mismas consecuencias jurídicas que el medio tradicional al que reemplaza.

Escrito Firma Original Conservación ARTICULO 6o. ESCRITO. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta. Firma Original Conservación

ARTICULO 7o. FIRMA. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. (…) Firma

La ley 527 solo se nombra en el articulo 53 La ley 527 solo se nombra en el articulo 53. Quedo mal ubicado por que se toma solo como regla supletiva al procedimiento general.

¿Qué significa un método confiable y apropiado para el propósito para el que el mensaje fue generado?

ARTICULO 28. ATRIBUTOS JURIDICOS DE UNA FIRMA DIGITAL ARTICULO 28. ATRIBUTOS JURIDICOS DE UNA FIRMA DIGITAL. Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo. PARAGRAFO. El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos: 1. Es única a la persona que la usa. 2. Es susceptible de ser verificada. 3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa. 4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada. 5. Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

Sentencia Corte Suprema 16 de diciembre de 2010 En ese orden de ideas, el reconocimiento regulado por el artículo 269 del C. de P. Civil se impondrá como insoslayable respecto del mensaje de datos desprovisto de una firma digital, habida cuenta que se trata de un documento que no ha sido suscrito ni manuscrito por su autor y carece de un signo de individualidad que permita imputar autoría y, por ende, ejercer el derecho de contradicción a la persona que la parte que lo aporta señala como su creador.

Original ARTICULO 8o. ORIGINAL. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si: a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma; b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.

Original ARTICULO 9o. INTEGRIDAD DE UN MENSAJE DE DATOS. Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso.

Original Artículo 215. Valor probatorio de las copias. Se presumirá, salvo prueba en contrario, que las copias tendrán el mismo valor del original cuando no hayan sido tachadas de falsas, para cuyo efecto se seguirá el trámite dispuesto en el Código de Procedimiento Civil. La regla prevista en el inciso anterior no se aplicará cuando se trate de títulos ejecutivos, caso en el cual los documentos que los contengan deberán cumplir los requisitos exigidos en la ley.

Sentencia N°. 1998 00770 01 de 2010 Consejo de Estado Como quedó visto, los documentos aportados por la parte actora, con excepción del certificado de matrícula de persona natural expedido por la Cámara de Comercio, son copias simples que carecen de valor probatorio conforme a las normas procesales mencionadas y en esa medida no pueden servir de sustento para el pago de los perjuicios que reclama.

Información debe ser accesible para su posterior consulta Archivo electrónico (Ley 527) Conservación Información debe ser accesible para su posterior consulta Información debe ser conservada en cualquier formato que demuestre que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida; y De haber alguna, debe conservarse toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviada o recibida la información

Archivo electrónico (art. 58) Cualquier información de un procedimiento administrativo puede archivarse en medios electrónicos. Si el procedimiento administrativo se desarrolló por medios electrónicos, el archivo debe ser electrónico. Actos de carácter individual: Deben registrar fecha de expedición, notificación y archivo. Asegurar autenticidad e la “autenticidad e integridad de la información necesaria para reproducirlos”.

Artículo 59. Expediente electrónico Artículo 59. Expediente electrónico. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera.

Artículo 55. Documento público en medio electrónico Artículo 55. Documento público en medio electrónico. Los documentos públicos autorizados o suscritos por medios electrónicos tienen la validez y fuerza probatoria que le confieren a los mismos las disposiciones del Código de Procedimiento Civil. Las reproducciones efectuadas a partir de los respectivos archivos electrónicos se reputarán auténticas para todos los efectos legales.

Agenda Notificaciones y comunicaciones electrónicas

Equivalente funcional de presentación personal =

No habla de correo electrónico sino de medios electrónicos Artículo 56. Notificación electrónica. Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación. Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del presente Título.

Artículo 199 Notificación personal obligatoria para entidades públicas y personas inscritas en el registro mercantil para auto admisorio de la demanda y mandamiento de pago “Se presumirá que el destinatario ha recibido la notificación cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje. En este evento, las copias de la demanda y de sus anexos quedarán en la Secretaría a disposición del notificado, y el traslado o los términos que conceda el auto notificado solo comenzarán a correr tres (3) días después de la notificación”.

¿En qué momento se entiende surtida una notificación o presentada una comunicación?

Artículo 54. Registro para el uso de medios electrónicos Artículo 54. Registro para el uso de medios electrónicos. Toda persona tiene el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrónicos, caso en el cual deberá registrar su dirección de correo electrónico en la base de datos dispuesta para tal fin. Sí así lo hace, las autoridades continuarán la actuación por este medio, a menos que el interesado solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente. Las peticiones de información y consulta hechas a través de correo electrónico no requerirán del referido registro y podrán ser atendidas por la misma vía. Las actuaciones en este caso se entenderán hechas en término siempre que hubiesen sido registrados hasta antes de las doce de la noche y se radicarán el siguiente día hábil.

Artículo 61: Artículo 61. Recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades. Para la recepción de mensajes de datos dentro de una actuación administrativa las autoridades deberán: 1. Llevar un estricto control y relación de los mensajes recibidos en los sistemas de información incluyendo la fecha y hora de recepción. 2. Mantener la casilla del correo electrónico con capacidad suficiente y contar con las medidas adecuadas de protección de la información. 3. Enviar un mensaje acusando el recibo de las comunicaciones entrantes indicando la fecha de la misma y el número de radicado asignado.

Artículo 62: Quién prueba la falla? Artículo 62. Prueba de recepción y envío de mensajes de datos por la autoridad. Para efectos de demostrar el envío y la recepción de comunicaciones, se aplicarán las siguientes reglas: 1. El mensaje de datos emitido por la autoridad para acusar recibo de una comunicación, será prueba tanto del envío hecho por el interesado como de su recepción por la autoridad. 2. Cuando fallen los medios electrónicos de la autoridad, que impidan a las personas enviar sus escritos, peticiones o documentos, el remitente podrá insistir en su envío dentro de los tres (3) días siguientes, o remitir el documento por otro medio dentro del mismo término, siempre y cuando exista constancia de los hechos constitutivos de la falla en el servicio.

Estampado cronológico