CONSULTAS AL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVO (AKS / SGA) 3 de Mayo de 2006

1º--- Introducción SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA) 2º--- CONSULTAS desde la aplicación AKS / SGA 3º--- CONSULTAS desde la aplicación B29

SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA) 1º SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA) Introducción

Aplicaciones de gestión de expedientes  Archivo (Antes) B.D. Archivo B.D. Archivo B.D. Archivo Aplicaciones de Gestión de expedientes B.D. Archivo Gestión de exped. Archivos de oficina Archivo General e Histórico

Aplicaciones de gestión de expedientes  SGA (Ahora) xml + eDocs Proceso automático de Importación Exportación al SGA S.G.A. (corporativo) Aplicaciones de Gestión de expedientes Consulta al SGA Procesos de Archivo Registro,Consulta,Préstamo Transferencia, Expurgo Cuadro de clasificación Unid.productoras, Valoración Gestión de espacios,... Fichas de los expedientes (ISAD) Signatura,... Consulta al SGA Gestión de exped. Archivos de oficina Archivo General e Histórico

CONSULTAS desde la aplicación AKS / SGA 2º CONSULTAS desde la aplicación AKS / SGA

1.- CONSULTA EN EL SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA). Índice de contenidos 1.- CONSULTA EN EL SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA). 1.1.- Consulta Simple 1.2 – Consulta Avanzada 1.3 – Presentación de Resultados 1.4.- Visualización del Registro Completo 1.5.- Visualización de los documentos electrónicos 1.6.- Ficha del Expediente 2.- SOLICITUD DE PRÉSTAMO DEL EXPEDIENTE 22 de Diciembre de 2005

1.- CONSULTA EN EL SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA). Consulta del A.K.S. / S.G.A. 1.- CONSULTA EN EL SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO (AKS / SGA). Posicionándose en el apartado Descripción Archivo el Sistema de Gestión de Archivo posibilita las siguientes actuaciones: Entrada para la descripción manual de la documentación Consulta Simple de la documentación Consulta Avanzada de la documentación Gestión de Espacios para la ubicación de documentación

1.1.- CONSULTA SIMPLE Consulta del A.K.S. / S.G.A. La consulta simple del SGA facilita la búsqueda de la información en base a los criterios básicos (Nivel de Archivo en el que se localiza el expediente, Productor de la documentación, Cuadro de Clasificación, Fechas extremas del expediente y Nº del Expediente) y/o la posibilidad de búsqueda por texto libre. 22 de Diciembre de 2005

1.2 - CONSULTA AVANZADA. Consulta del A.K.S. / S.G.A. La consulta avanzada presenta un mayor número de datos para la interrogación al Sistema:

1.3 – PRESENTACIÓN DE RESULTADOS (I) Consulta del A.K.S. / S.G.A. 1.3 – PRESENTACIÓN DE RESULTADOS (I) AKS / SGA presenta la previsualización de los resultados que se ajustan a la consulta formulada, indicando: Clasificación de la documentación Nº del Expediente Título del Expediente Fecha de inicio del Expediente Datos para la localización física del Expediente (Nº de la Caja que contiene el Expediente y Depósito de archivo donde se encuentra) Documentos electrónicos del Expediente Pinchando en cualquiera de ellos se accede al registro completo del expediente

1.3 – PRESENTACIÓN DE RESULTADOS (II) Consulta del A.K.S. / S.G.A. 1.3 – PRESENTACIÓN DE RESULTADOS (II) Pantalla de previsualización de resultados del AKS / SGA

1.4.- VISUALIZACIÓN DEL REGISTRO COMPLETO Consulta del A.K.S. / S.G.A. 1.4.- VISUALIZACIÓN DEL REGISTRO COMPLETO

1.5.- VISUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Consulta del A.K.S. / S.G.A. 1.5.- VISUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS Desde el registro del expediente se puede acceder al documento electrónico del mismo:

1.6.- FICHA DEL EXPEDIENTE Consulta del A.K.S. / S.G.A. Desde el registro del expediente se puede obtener una ficha imprimible con los datos completos del expediente

2.- SOLICITUD DE PRÉSTAMO DEL EXPEDIENTE Consulta del A.K.S. / S.G.A. 2.- SOLICITUD DE PRÉSTAMO DEL EXPEDIENTE Desde el registro del expediente se puede solicitar la consulta, préstamo o reproducción del mismo. El AKS / SGA presenta la solicitud de préstamo que se envía al responsable del archivo:

CONSULTAS desde la aplicación B29 3º CONSULTAS desde la aplicación B29

1.- MENU PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES. Índice de contenidos 1.- MENU PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES. 2.- CRITERIOS DE SELECCION DE EXPEDIENTES 3.- CONSULTA EN EL SGA 4.- PANTALLA PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES. 22 de Diciembre de 2005

1.- MENU PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 1.- MENU PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES. En el menú principal de Histórico de Expedientes se ha añadido un botón nuevo que llama a una pantalla que nos muestra las diferentes acciones que se pueden realizar entre B29 y S.G.A.

Consulta del A.K.S. / S.G.A. El botón que se ha añadido en esta pantalla para conectar con estas nuevas funciones es el de “Archivo”. La pantalla que se abre al pulsar este botón es:

2.- CRITERIOS DE SELECCION DE EXPEDIENTES Consulta del A.K.S. / S.G.A. 2.- CRITERIOS DE SELECCION DE EXPEDIENTES La pantalla a la que se da paso en cualquiera de las tres opciones es la que se muestra a continuación:

3.- CONSULTA EN EL SGA Consulta del A.K.S. / S.G.A. 1º 2º Los expedientes que se muestran en esta pantalla son todos aquellos que están en el histórico y en el archivo. Por tanto, se selecciona el expediente que se desea consultar y mediante el botón de “Archivo…” se realiza una llamada al SGA.

3.1.- Consulta en el archivo. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 3.1.- Consulta en el archivo. 2º

4.- PANTALLA PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES. Consulta del A.K.S. / S.G.A. 4.- PANTALLA PRINCIPAL DE HISTORICO DE EXPEDIENTES. En la pantalla principal de histórico de expedientes se ha añadido un botón que nos permite conectar con la consulta del archivo. En este caso se consulta el expediente que tenemos en la pantalla. Este botón solo se visualiza para aquellos expedientes que estén en el archivo.

Eskerrik asko zure arretagatik Gracias por su atención Fin de la presentación Eskerrik asko zure arretagatik Gracias por su atención