Daniel Alberto Rivadeneira Ávila ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL LITORAL Facultad de Ingeniería Mecánica y Ciencias de la Producción “Desarrollo de un Sistema de Control de Gestión de la Producción y Comercialización de una planta productora de hielo en marquetas” TESIS DE GRADO Previo a la obtención del título de INGENIERO INDUSTRIAL PRESENTADA POR Daniel Alberto Rivadeneira Ávila GUAYAQUIL - ECUADOR AÑO 2008

OBJETIVOS ESPECÍFICOS OBJETIVO GENERAL Diseñar un sistema de control basándose en indicadores para la gestión de la producción y comercialización de una planta productora de hielo en marquetas. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DIAGNOSTICAR la situación actual de la empresa. RECOPILAR información para establecer los principales indicadores que permitan evaluar el desempeño final de todo el negocio. ESTABLECER criterio para evaluar e identificar responsables. DESARROLLAR un manual para el manejo del sistema de control. PLANTEAR alternativas de mejora del control de la gestión.

METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE LA TESIS

descripcion general de la empresa Formas Continuas Ecuatorianas “Industrias Forcontesa” Hielo industrial para el sector pesquero Península de Santa Elena Santa Rosa, Machalilla, Palmar, Anconcito y Chanduy 1100 unidades cada 24 horas pescadores informales, industrias empacadoras de pesca y laboratorios camaroneros : Aguapen y Emepe

organigrama de la empresa

descripción del proceso del área de producción

descripción del proceso del área de producción

descripción del proceso del área de producción

elaboración de marquetas PROCESO DE PRODUCCIÓN DE HIELO INDUSTRIAL COORDINADOR DE VENTAS MAQUINISTA / DESMOLDEADOR DESPACHADOR JEFE DE PLANTA INICIO RECIBE PEDIDOS DE PUERTOS Y CLIENTES VARIOS ORDEN DE PEDIDO RECIBE REPORTES Y COORDINA EL ORDEN DE DESPACHO CONSULTA EN ARCHIVO REPORTES DE STOCK DISPONIBLE EN BODEGA DE PRODUCTO TERMINADO PORDUCCIÓN VERIFICA EL ESTADO Y COORDINA LA REPARACIÓN ENTREGA DE REPARADO FICHA DE REPARA CIÓN EQUIPO RECIBE INSTRUCCIONES DE PRODUCCIÓN REALIZA INSPECCIÓN DE EQUIPOS Y PRODUCTO PARA FABRICAR EXISTE PROBLEMA CON INICIO DE DESMOLDEO REALIZA LLENADO DE SET VACÍOS NO SI EL EQUIPO ESTÁ ADECUADAMENTE 1 elaboración de marquetas

elaboración de marquetas PROCESO DE PRODUCCIÓN DE HIELO INDUSTRIAL DESPACHADOR MAQUINISTA JEFE DE PLANTA COORDINADOR DE VENTAS ENTREGA DE PRODUCTO A COORDINADOR DE VENTAS COMPLETA PEDIDO ? REALIZA CONTEO FÍSICO DE PRODUCTO ANTES DE DESPACHO REPORTE DE DESPACHO REALIZA EL DESPACHO DE PRODUCTO A LOS VEHÍCULOS SOLICITA MÁS RECIBE EL PRODUCTO Y ENVÍA A PUERTOS FIN NO SI ENTREGA PRODUCTO A VEHÍCULO TERMINADO AL DESPACHADOR DE HIELO ALMACENA EN PISCINA DE PRODDUCCIÓN SET CON AGUA PARA PROCESO DE FUSIÓN RECIBE PRODUCTO PRODUCIDO POR DESMOLDEADOR Y PRODUCE HIELO PARA COMPLETAR EL 1 elaboración de marquetas

comercialización de marquetas PROCESO DE COMERCIALIZACIÓN VENDEDOR PUERTO CHOFERES COORDINADOR VENTAS DE PLANTA CLIENTES INICIO REALIZAN PEDIDOS RECIBEN VERIFICA STOCK EN BODEGA ORDEN DE RECIBEN ÓRDENES DE CRÉDITO POR LOS ENTREGA PRODUCTOS DISPONIBLES PARA LOS CLIENTES RECIBE ORDEN DE PEDIDO PRODUCTO PARA LOS PUERTOS REPORTE ENTREGAS ESTIBA EN VEHÍCULOS TRANSPORTA PRODUCTO A PUERTOS VITACOR A DE RUTA TURNO PRODUCTO ENVIADO DE ALMACENA EN CÁMARA REFRIGERADA PARA FUTURA VENTA VENDE PRODUCTO CUANDO EL CLIENTE NECESITA HIELO FACTURAS HAY STOCK DISPONI ? NO SI FIN comercialización de marquetas

definición de problemas principales OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Ampliación de mercado Mejoramiento continuo Integración de socios Crecimiento sostenido Consolidación de patrimonio Misión Objetivos estratégicos Áreas de éxito Factores críticos de éxito ¿Qué se medirá ? Indicadores de gestión ¿ Cómo medir como DIAGRAMA DE ÁRBOL DE INDICADORES DE GESTIÓN

En el plan estratégico la empresa basó sus objetivos generales en crear un mejoramiento continuo y un crecimiento sostenido para lo cual incluyo variables basadas en 11 factores críticos de éxito: Ventas Costo de insumos Recursos humanos Tasa de penetración Tasa de retención de clientes Tasa de errores de producción Productividad del área Plazo de entrega Cantidad de devoluciones Sistema logístico Imagen corporativa. Reducir de los costos Buscar aumentar las ventas Disminuir de la tasa de errores de producción Incrementar la productividad general de la empresa.

análisis del problema

ANÁLISIS y evaluación DE LA INFORMACIÓN Identificar que elementos principales e importantes para la gestión de las áreas los cuales brindan información y que se presentan a continuación: Producción Energía eléctrica Agua potable Transportación Ventas Desperdicios Mano de obra.

PRINCIPALES COSTOS INCURRIDOS EN LA GESTIÓN DE LAS ÁREA DE PRODUCCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN

PARETO DE LOS PRINCIPALES COSTOS DE LAS ÁREAS DE LA EMPRESA

ANALISIS DE LA INFORMACIÓN PRODUCCIÓN

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ENERGÍA ELÉCTRICA CONSUMO TARIFARIO DURANTE EL 2007 DE ENERGÍA ELÉCTRICA, (DIURNO Y NOCTURNO )

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN AGUA POTABLE

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN TRANSPORTACIÓN

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN VENTAS VENTAS DÓLARES POR PUERTO

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DESPERDICIO

ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN MANO DE OBRA

IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN Y CONTROL La inexistencia de manuales. Posible incongruencia de la información. Falta de estructuración de un sistema de costeo. Inexistencia de homogeneidad del mercado. Desconocimiento de objetivos de variables. Patrón de demanda de mercado no definida. Escasa información variables de ciertos insumos. Poca importancia para categorización de la información.

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE CONTROL ESTABLECIMIENTO DE LOS INDICADORES

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE CONTROL ESTABLECIMIENTO DE LOS INDICADORES reducir la tasa de errores Reducir el porcentaje de desperdicios generados en la comercialización de hielo en los puertos durante el 2008. Reducir en un 2 % la cantidad de productos defectuosos generados en la planta durante el 2008. Aumentar las ventas de cada puerto en un 15 % en sus diversas épocas para el año 2008. Anconcito 5% Chanduy Machalilla 4% Palmar 3% Sta. Rosa MERMA POR PUERTO DURANTE 2007 aumentar las ventas

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE CONTROL ESTABLECIMIENTO DE LOS INDICADORES Disminuir los costos Anconcito 120 Chanduy 100 Machalilla 90 Palmar Sta. Rosa 150 CANTIDAD DE PRODUCTO ENTREGADOS POR VIAJE HISTÓRICO Aumentar la capacidad de transportación en un 25 % Reducir en un 12 % el empleo de agua como materia prima y soporte a sistema de frío durante el 2008, Emplear eficazmente el recurso de energía eléctrica para la fabricación de 550 unidades considerando estándares.

Eficacia de pronósticos Porcentaje de desperdicio en la planta SISTEMA DE CONTROL EN BASE A LOS INDICADORES LISTA DE INDICADORES PROPUESTOS Eficacia de pronósticos Porcentaje de desperdicio en la planta Aprovechamiento de comercialización del puerto por turno Porcentaje de ventas durante el turno Razón de corriente requerida para la fabricación de una marqueta Razón de agua requerida para la fabricación de una marqueta Razón de ventas y costo de comercialización

SISTEMA DE CONTROL EN BASE A LOS INDICADORES Eficacia de pronósticos Porcentaje de ventas durante el turno

SISTEMA DE CONTROL EN BASE A LOS INDICADORES SISTEMA DE CONTROL EN BASE A LOS INDICADORES % de desperdicio en la planta En base a datos histórico recolectados durante el año 2007, se fijó como meta de este indicador para cada turno se ha fijado en el valor de 0.33%.

SISTEMA DE CONTROL EN BASE A LOS INDICADORES Aprovechamiento de comercialización del puerto por turno

Razón de agua requerida para la fabricación de una marqueta SISTEMA DE CONTROL EN BASE A LOS INDICADORES Razón de corriente requerida para la fabricación de una marqueta Razón de agua requerida para la fabricación de una marqueta

SISTEMA DE CONTROL EN BASE A LOS INDICADORES   Razón de ventas y costo de comercialización Muestra la relación entre las ventas y los costos asociados a la comercialización durante un mes de interés y que se incurren para generar esas ventas durante el mes para evaluar la gestión del vendedor COMISIONES DEL VENDEDOR COSTOS DE TRANSPORTACION COSTO DE ENERGIA ELECTRICA

SISTEMA DE CONTROL EN BASE A LOS INDICADORES metodología de control

DEFINICIÓN DE LA METODOLOGÍA DE CONTROL Recolección de datos (hoja de registro) Empleo de operaciones dentro del sistema de control (tabla de resultado de indicador) Hoja de reportes Evaluación final Plan de reportes

DEFINICIÓN DE LA METODOLOGÍA DE CONTROL DEFINICIÓN DE LA METODOLOGÍA DE CONTROL   1) Recolección de datos (hoja de registro)

DEFINICIÓN DE LA METODOLOGÍA DE CONTROL   4) Evaluación final (organigrama sugerido para la evaluación mediante el sistema)

METODOLOGÍA DE CONTROL Características de los indicadores

METODOLOGÍA DE CONTROL PLAN DE REPORTES EVALUACION FINAL

CONCLUSIONES Se diseñó un sistema de control en base de indicadores para evaluar la gestión del área, mantener controlado el proceso y realizar un seguimiento de meta y objetivo de cada factor de éxito. Los indicadores que se planteó son los siguientes: Eficacia de pronósticos Porcentaje de desperdicio en la planta Aprovechamiento de comercialización del puerto por turno Porcentaje de ventas durante el turno Razón de corriente requerida para la fabricación de una marqueta Razón de agua requerida para la fabricación de una marqueta Razón de ventas y costo de comercialización

CONCLUSIONES Los factores críticos de éxito a los cuales la empresa apunta aportaron en el beneficio de la empresa para diseñar mejoras o anexar nuevas variables en el sistema de control. El sistema brinda mediante una EVALUACIÓN, un RESUMEN de lo que pasa en el área de interés y sus resultados durante un periodo con respecto a la META y OBJETIVO de cada factor de éxito. No un plan de acción. Los factores críticos dan variables y posibles mejoras para beneficio de la empresa.

RECOMENDACIONES Es necesario un compromiso de la gerencia para la capacitación inicial para su implementación, el registro de datos por un personal idóneo y la frecuencia de revisión, pues la comunicación será dificultosa y el cuestionamiento alto. Destinar un presupuesto anual para la obtención un software más avanzado. Establecer referente histórico de varios años atrás.

RECOMENDACIONES Durante la implementación incluir variables adicionales con el objeto de que se estructure un plan de cuentas más amplio para cada área. Cuestionamiento alto al inicio de su funcionalidad, este sistema solo da información, los que evalúan y realizan el seguimiento son los que generan los resultados sobre los riesgos, servicio y los costos

GRACIAS ¿Preguntas?