Subcomité de Documentación IRAM Esquema A (en preparación) de la Norma IRAM 32062 Información y documentación. Indicadores de desempeño de bibliotecas. 16.04.2003

Subcomité de Documentación IRAM – Normas por estudiar Directivas para la aplicación de la norma IRAM-ISO 9001:2001 en las bibliotecas. Indicadores de desempeño para los servicios electrónicos de las bibliotecas.

Norma IRAM 32062 Indicadores de desempeño de bibliotecas ISO 11620:1998 Library performance indicator. DRAFT AMENDMENT 1 Additional performance indicators for libraries. Norma española UNE 50137:2000 Indicadores de rendimiento bibliotecario.

Norma IRAM 32062 Indicadores de desempeño de bibliotecas Introducción Esta norma trata de la EVALUACIÓN de TODO TIPO DE BIBLIOTECAS. No incluye indicadores sobre SERVICIOS DE INFORMACIÓN FORMACIÓN DE USUARIOS SERVICIOS ELECTRÓNICOS EN GENERAL

1 Objeto y campo de aplicación Esta norma es aplicable a todo tipo de bibliotecas. Esta norma no pretende excluir la utilización de indicadores de desempeño no especificados en ella (ver el capítulo 6).

2 NORMAS PARA LA CONSULTA ISO 2789:1991 Information and documentation. International library statistics.

3 DEFINICIONES Para los fines de esta norma se aplican las siguientes definiciones. (3.1- 3.26) 3.2 adecuación Grado de aplicabilidad de un indicador para evaluar una actividad específica. 3.4 calidad Grado en que el conjunto de las características de un producto o servicio contribuye a la capacidad de la biblioteca de satisfacer necesidades declaradas o implícitas.

3 DEFINICIONES 3.7 eficacia Medida del grado de cumplimiento de los objetivos propuestos. 3.8 eficiencia Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. 3.9 evaluación Proceso de estimación de la eficacia, eficiencia, utilidad y relevancia de un servicio.

3 DEFINICIONES 3.13 Indicador de desempeño Expresión numérica o verbal (derivada de estadísticas y datos de la biblioteca) y utilizada para caracterizar su desempeño.

4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO 4.1 Introducción 4.1.1 El objetivo de los indicadores de desempeño bibliotecario es servir de herramienta para evaluar la calidad y eficacia de los servicios prestados por una biblioteca, así como valorar la eficiencia de los recursos asignados por la biblioteca a tales servicios y a otras actividades.

4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO 4.1.2 El anexo B de esta norma incluye indicadores de desempeño cuya utilidad ha quedado suficientemente demostrada. 4.2 Criterios Un indicador adecuado debe cumplir con los siguientes criterios. Contenido informativo como herramienta para medir una actividad, identificar tanto los logros como los problemas y deficiencias, con el objetivo de poder actuar para remediarlos.

4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO Fiabilidad Un indicador de rendimiento debe ser confiable, en el sentido que produzca el mismo resultado cuando se utilice repetidamente bajo las mismas circunstancias. Validez El indicador, debe medir lo que intenta medir.

4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO Adecuación El indicador debe ser adecuado al objetivo para el que se ha formulado. Las unidades y escala deben ser las adecuadas, y las operaciones necesarias para implementar el proceso de medición deben ser compatibles con los procedimientos habituales de la biblioteca, su distribución física, etc.

4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO Practicidad El indicador debe ser práctico, en el sentido que utilice datos que resulten accesibles para la biblioteca, con un esfuerzo razonable en términos de tiempo y capacitación del personal, costos operativos, y tiempo y paciencia de los usuarios.

4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO Si el indicador se aplica a la comparación entre bibliotecas, ( Sexto criterio). Comparabilidad Un indicador de desempeño bibliotecario permite la comparación entre bibliotecas si el mismo resultado, una vez considerado el margen de error, significa que el nivel de calidad de servicios o de eficiencia de las bibliotecas comparadas es el mismo.

4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO 4.3 Marco descriptivo Los indicadores se describen de acuerdo con el siguiente marco Nombre. Único y descriptivo. Objetivo. Cada indicador debe tener un objetivo explícito, formulado en función de servicios o actividades a ser evaluados. Campo de aplicación. Establecer los tipos de bibliotecas a las que se puede aplicar.

4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO Definición del indicador. Se debe definir únicamente respecto a los datos que se han de recoger y/o a la relación que se debe establecer entre los mismos. Método. Se deben describir de forma concisa los datos que hay que recoger y los cálculos que hay que realizar.

4 CRITERIOS Y MARCO DESCRIPTIVO Interpretación y factores que afectan al indicador. Puede incluir información sobre la variabilidad esperada (estacional, hora del día), factores internos o externos a la biblioteca que puedan afectar a los resultados. Fuentes (opcional). Se pueden proporcionar referencias bibliográficas de la fuente del indicador. Indicadores relacionados. Cuando se considere oportuno.

5 UTILIZACIÓN DE INDICADORES Los indicadores deberían vincularse con las metas y la planificación y evaluación sistemáticas de la biblioteca. Los procesos de medición y evaluación se deberían llevar a cabo regularmente. Los resultados se deberían presentar de tal forma que proporcionen información para los procesos de toma de decisiones y demuestren cómo la biblioteca cumple su misión.

5.2 Selección de los indicadores de desempeño Los indicadores incluidos en esta norma son los que se han considerado mas útiles para las bibliotecas en general. Las bibliotecas deben decidir qué indicadores son más apropiados en cada situación, considerando la misión, metas y objetivos de la biblioteca. Es deseable que todas las partes estén de acuerdo en la idoneidad de los indicadores utilizados.

5.2 Selección de los indicadores de desempeño Para seleccionar los indicadores se deberían tener en cuenta los siguientes factores : a) Servirá de ayuda el indicador de desempeño a la gestión de la biblioteca, al organismo financiador y a la población a servir ?. b) El bibliotecario tiene conocimiento de que una actividad o área en particular no funciona como debiera ?.

5.2 Selección de los indicadores de desempeño c) Qué nivel de esfuerzo se puede pedir al personal para recopilar y analizar los datos necesarios para elaborar los indicadores. El bibliotecario tiene que ser consciente, al seleccionar los indicadores de desempeño, que éstos deben ser los más apropiados para la evaluación del funcionamiento de la biblioteca en relación con objetivos y metas.

5.3 Limitaciones Mejora de los resultados de los indicadores. Los resultados de los indicadores se deben interpretar considerando lo que la biblioteca quiere conseguir, y no simplemente para mejor los resultados de los indicadores específicos.

5.3 Limitaciones Grado de precisión. La falta de precisión en la medición puede deberse a: Errores de muestreo. Aspectos subjetivos. Tiempo o recursos insuficientes. Indicadores imprecisos.

5.3 Limitaciones Relacionar recursos con servicios. No existe necesariamente una relación directa entre los recursos asignados y la calidad de los servicios.

5.3 Limitaciones Comparabilidad de los datos de los indicadores de desempeño. El objetivo principal de la utilización de indicadores de desempeño bibliotecario es el autodiagnóstico.

5.3 Limitaciones Un objetivo secundario es fomentar comparaciones útiles y significativas entre bibliotecas. Estas comparaciones se deberían hacer con precaución, teniendo en cuenta las limitaciones de tales comparaciones.

5.3 Limitaciones Aspectos por comparar de cada biblioteca. a) misión, metas y objetivos. b) desempeño de una serie de indicadores. c) recursos. d) tipo de usuarios. e) estructura de gobierno. f) procedimientos.

ANEXO A. Lista de indicadores de desempeño de bibliotecas. Percepción del usuario: Satisfacción del usuario Servicios públicos: Porcentaje de la población destinataria alcanzado Costo por usuario Visitas a la biblioteca per capita Costo por visita a la biblioteca

ANEXO A. Lista de indicadores de desempeño de bibliotecas. Suministro de documentos: Disponibilidad de títulos -------------------B.2.2.1 Disponibilidad de títulos solicitados Porcentaje de títulos solicitados existentes en la colección Uso de materiales en sala per cápita Proporción de acervo no usado Ubicación correcta en el estante ________________________________________

ANEXO A. Lista de indicadores de desempeño de bibliotecas. Recuperación de documentos: Tiempo medio recuperación de documentos desde depósitos cerrados Tiempo medio de recuperación de documentos en áreas de libre acceso Préstamo de documentos: Volumen de préstamos Préstamos per capita Documentos en préstamo per cápita

ANEXO A. Lista de indicadores de desempeño de bibliotecas. Costo por préstamo Préstamo por empleado Proporción del acervo en préstamo Suministro de documentos de fuentes externas: Rapidez del préstamo interbibliotecario Servicio de referencia e información: Tasa de respuestas correctas

ANEXO A. Lista de indicadores de desempeño de bibliotecas. Búsquedas de información: ....... Instalaciones: ...... Servicios técnicos: Servicios a los usuarios:

ANEXO B Descripción de los indicadores En la sección Método de cada indicador, (algunas descripciones) incluyen la expresión “extracción de una muestra representativa (aleatoria)”. Debe ser obtenida de tal manera que sea una muestra representativa de la población y tomada al azar. Deben usarse como guía obras clásicas de métodos estadísticos.

B.2.2 Suministro de documentos B.2.2.1 Disponibilidad de títulos (Indicador de desempeño) B.2.2.1.1 Objetivo Evaluar hasta que punto los títulos de la biblioteca están realmente disponibles para el usuario en el caso de que fueran solicitados.

B.2.2.1 Disponibilidad de títulos B.2.2.1.2 Campo de aplicación Todas las bibliotecas. Se deben evaluar por separado las colecciones de referencia y de préstamo. Se puede utilizar para colecciones específicas, áreas temáticas, sucursales, o períodos de tiempo. Se puede utilizar para comparar bibliotecas con la misma misión. (mismo método)

B.2.2.1 Disponibilidad de títulos B.2.2.1.3 Definición del indicador Porcentaje de títulos de la biblioteca que están disponibles para los usuarios inmediatamente. Disponible significa, para el propósito de este indicador, que hay ejemplares de los títulos en la biblioteca para préstamo o para la consulta en sala.

B.2.2.1 Disponibilidad de títulos Los ejemplares en proceso técnico , catalogación, clasificación, encuadernación, reorganización de las estanterías etc. y los ejemplares no localizados por robo, colocación equivocada, etc.. Se cuentan como no disponibles, pero los títulos se incluyen en el número total de títulos. Los títulos, pueden incluir,(artículos de revistas, libros),debe expresarse claramente

B.2.2.1 Disponibilidad de títulos B.2.2.1.4 Método Seleccione una muestra representativa (aleatoria) de los títulos de la biblioteca. Registre para cada título de la muestra, si hay un ejemplar disponible. Medida aproximada: verifique con los registros de la biblioteca. Medida más precisa: comprobar si existen los ejemplares.

B.2.2.1 Disponibilidad de títulos La disponibilidad de títulos es: donde A es el número de títulos disponibles en la muestra. B es el número total de títulos en la muestra. Redondee al número entero mas próximo.

B.2.2.1 Disponibilidad de títulos La bibliotecas con variaciones pronunciadas, por ejemplo variaciones estacionales, podrán obtener un indicador más preciso midiendo, disponibilidad a intervalos de tiempo y calculando después la disponibilidad media

B.2.2.1 Disponibilidad de títulos B.2.21.5 Interpretación y factores que afectan el indicador El indicador es un número entero entre 0 y 100. Estima la probabilidad de que un título seleccionado aleatoriamente en la biblioteca esté disponible. Un valor alto significa una disponibilidad elevada.

B.2.2.1 Disponibilidad de títulos Las variaciones estacionales, semanales o a lo largo del día. Otros factores: el número de ejemplares de cada título, especialmente los de mucha demanda; el período estándar de préstamo, los períodos especiales para títulos de mucha demanda. El número de documentos que pueden obtenerse simultáneamente.

B.2.2.1 Disponibilidad de títulos En el resultado pueden influir factores secundarios como: Número de títulos obsoletos y duplicados que ya no se necesitan. Número de títulos en (encuadernación u otros procesos). Rapidez de reubicación en las estanterías.

B.2.2.1 Disponibilidad de títulos B.2.2.1.6 Fuentes bibliográficas (ver anexo c) [3] (“Disponibilidad de materiales”) [17] p. 300 B.2.2.1.7 Indicadores relacionados Tasa de uso de documentos. Disponibilidad de instalaciones. Disponibilidad de sist. automatizados

IRAM Perú 552/556 C1068AAB Buenos Aires Argentina. Tel.: + 54 11 43 46 06 00 Fax: +54 11 43 46 06 01 Correo electrónico: iram@iram.org.ar Página Web: www.iram.org.ar