TIPOS DE SISTEMAS DE ARCHIVO Lic. Fabricio Moreno Baca 2014 MULTIVERSIDAD TORREON

Sistema Alfabético El archivo alfabético es popular por tres razones principales: 1. Está basado en una secuencia con la cual todos estamos familiarizado, el alfabeto. 2. Es directo, lo que significa que los documentos pueden ser archivados y localizados inmediatamente sin consultar primero archivos auxiliares. 3. Es flexible para sistemas grandes o pequeños, porque se puede crear cualquier número de divisiones.

Sistema Alfabético Organización Todos los archivos de correspondencia alfabéticos están organizados básicamente en la misma forma y la mayor parte tiene elementos comunes: Guías principales Guías secundarias o auxiliares Guía especial auxiliar Expedientes individuales Expediente misceláneo

Sistema Alfabético Guías Principales Son aquellas que dividen el archivo en secciones alfabéticas importantes. Estas guías se encuentran al comienzo de las secciones. Si un archivo es pequeño, podría estar dividido de acuerdo con el abecedario. La guía principal “A” indica todos los expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres empiezan con “A”. Las pestañas para esta guía se encuentran generalmente en el extremo izquierdo, o también pueden estar escalonadas de izquierda a derecha. Cada guía debe tener por lo menos cinco expedientes pero, no más de 20 tras ella, cuando hay demasiados se pierden las ventajas de una rápida localización y adecuado sostén de expedientes.

Sistema Alfabético Guías Secundarias auxiliares: En muchos sistemas de archivo bien organizados, las guías especiales se utilizan después de una guía secundaria para subdividir esta sección y destacar nombres importantes, según el giro o por ejemplo muy frecuente o ambas cosas. Por ejemplo, si en la gaveta se ha incluido la guía auxiliar AD –debido a que se tiene varios expedientes cuya primera unidad de título es Adame, Admas, Adoum,- y posteriormente en la práctica se repite el apellido ALFARO, es recomendable rotular una guía especial auxiliar con este apellido para poder localizar en esta sección expedientes con el apellido mencionado, como: Alfaro González, Manuel; Alfaro Orueta, Estela, Alfaro Pérez, Carlos, etc.

Sistema Alfabético Expedientes Individuales Por lo general no se presentan expedientes individuales hasta que no se reciben cinco documentos referentes a un corresponsal o tema en particular. Estos expedientes están ordenados alfabéticamente después de cada guía. Los documentos dentro del expediente individual están ordenados cronológicamente, con la última fecha al frente, de tal manera que la correspondencia reciente sea fácil de localizar.

Sistema Alfabético Expediente Misceláneo: La colocación y manejo del expediente misceláneo dependerá de dos opciones con base en las necesidades propias de la oficina: 1. Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca un expediente misceláneo que llevará el encabezamiento o título de la guía de esa sección y se emplea para corresponsales cuyos documentos todavía no necesitan un expediente individual. Naturalmente, los documentos se ordenan alfabéticamente, fijándonos en la segunda o la tercera letra; así hay más de un documentos del mismo corresponsal deberá ordenarse cronológicamente, como en los expedientes individuales; el documento más reciente deberá quedar al frente. 2. El expediente misceláneo se puede colocar al final de la gaveta y llevará un encabezamiento doble que indique de qué letra a que letra están ahí documentos colocados, por ejemplo: A-Z; A-L; A-P, etc.

Sistema Alfabético Procedimiento para archivar Las guías y los expedientes en los archivos alfabéticos de correspondencia se organizan de tal manera que si los documentos están bien distribuidos, pueden ser colocados dentro de sus expedientes, rápida y eficientemente. Seguir los siguientes pasos: 1. Preparación. Los documentos distribuidos se llevan a la gaveta adecuada, se abre ésta. Si se utiliza una repisa o bandeja para archivar (Véase figura 5.4.) ésta se fija al costado y se colocan los documentos en ella 2. localización de la guía. Se selecciona la adecuada y se mueve hacia adelante. 3. Localización del expediente individual. Las cejillas de los expedientes individuales con sus membretes detrás de las guías se examina cuidadosamente, si hay expediente individual para el documento se coloca ésta. 4. Localización de los expedientes misceláneos. Si no existe un expediente individual para el documento, se corren hacia delante los expedientes individuales, dejando a la vista el misceláneo y se guarda el documento; todos los expedientes relacionados pueden engraparse juntos para mantenerlos en orden adecuado. No deben utilizarse sujetadores metálicos en los documentos que son excesivamente gruesos y tienen la tendencia a engancharse en hojas adyacentes y a deslizarse de los documentos durante el proceso de archivo y de localización.

Sistema Numérico La ordenación numérica se hace de acuerdo con una numeración codificada, que puede ser asignada a la correspondencia, o bien puede tomarse la que ya tiene cheques, pólizas y facturas. El sistema numérico tiene ventajas, pero por ser indirecto, requiere de auxiliares como: el archivo alfabético misceláneo y el índice de tarjetas para cumplir con su efectividad. El archivo numérico consiste en la ordenación de documentos de acuerdo con números de código, que pueden ser asignados por el empleado del archivo o puede formar parte del mismo documento, como el número que aparece en un cheque o en una factura. Los sistemas numéricos son INDIRECTOS, es decir, que primero se requiere buscar en un catálogo auxiliar o índice de tarjetas para poder localizar rápidamente el documento.

Sistema Numérico Algunas empresas tienen preferencia por el sistema de archivo numérico y le conceden ventajas, como las siguientes: 1. Permiten una rápida identificación en secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar. 2. Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienen límite. 3. Existen permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez el documento, ya que ésta es la finalidad de un buen sistema de archivo. El Catálogo auxiliar o índice de tarjetas alfabéticas, además de ser una referencia para el archivo numérico, permite que en él se anoten todos los nombres de los corresponsales o asuntos que se manejan en la empresa.

Sistema Numérico Organización Tiene tres partes principales que son: archivo numérico principal, archivo alfabético misceláneo y catálogo auxiliar o índice de tarjetas. (Véase figura 6.1)

Sistema Numérico Las guías numéricas se pueden acomodar en varias formas: a) En posición escalonada de izquierda a derecha. b) En las posiciones 1ª y 2ª, y todos los membretes de los expedientes en la tercera y cuarta posición. (Véase figura 6.2)

Sistema Numérico c) En el centro solamente, y los membretes de los expedientes en dos posiciones hacia la izquierda o en dos posiciones a la derecha. Cuando un expediente se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se coloca en un nuevo expediente, que llevará el mismo encabezamiento con un número auxiliar. Por ejemplo, el expediente 506 se subdivide, se convierte en 506-2, porque en él se guarda correspondencia anterior y el nuevo se rotulará 506-1, y así se conserva el orden cronológico. (Véase figura 6.3)

Sistema Numérico Archivo alfabético misceláneo Éste contiene guías y expedientes que llevan encabezamientos alfabéticos. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía expedientes individuales en el archivo numérico principal. Cada expediente misceláneo contiene documentos de varios corresponsales y estos se encuentran en estricto orden alfabético. (Véase figura 6.4) Además, cada documento que se coloca dentro de un expediente de este archivo, debe codificarse con una “M” en el extremo superior derecho. Cuando se acumulan cinco documentos referentes a un corresponsal, se les asigna número y se guardan en el archivo principal.

Sistema Numérico Catálogo auxiliar ó índice de tarjetas Este tipo de catálogo se ordena alfabéticamente. Contiene, como su nombre lo indica solamente tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la codificación de una “M” si aún permanece en el archivo alfabético misceláneo, para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros de que lo debemos localizar en el misceláneo; no olvidemos que cuando se han reunido cinco documentos y se ha asignado un número, en esa tarjeta de catálogo auxiliar, se cambia la “M” por el numérico. El índice de tarjetas es necesario en el sistema numérico debido a que la correspondencia siempre se solicita por nombre y no por número (Véase figura 6.5 y 6.6.)