LOS RETOS DE LA VALORACIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DEL SIGLO XXI Mexico D.F. 2010 LOS RETOS DE LA VALORACIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DEL SIGLO XXI Didier Grange Archivista de la Ciudad de Ginebra Asesor especial del Consejo Internacional de Archivos Mexico D.F., 2 de diciembre 2010 Didier Grange - Diciembre 2010

Mas vale prevenir que lamentar Our most important and intellectually demanding task as Archivists is to make an informed selection of information that will provide the future with a representative record of human experience in our time. But why must we do it so badly ? Mas vale prevenir que lamentar E.Gerald Ham - 1974

LA VALORACIÓN ES « …l’acta de juzgar de los valores que presentan los documentos de archivos (valor primario y valor secundario) y de elegir los périodos de tiempo durant los cuales estos valores se pueden aplicar a estos documentos en un contexto respectando el vínculo esencial entre el organismo (o la persona) atañido y los documentos de archivos que ha generado en sus actividades » Carol Couture - 1995 « …l’acte de juger des valeurs que présentent les documents d’archives (valeur primaire et valeur secondaire) et de décider des périodes de temps pendant lesquelles ces valeurs s’appliquent auxdits documents dans un contexte qui tient compte du lien essentiel existant entre l’organisme (ou la personne) concerné et les documents d’archives qu’il génère dans le cadre de ses activités »

APPRAISAL IS « The process of evaluating records to determine their retention based on administrative, legal, and fiscal requirements and historical value » ARMA International - 2007

LA VALORACIÓN = LA FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA… La más difícil La más compleja La más sensible Que crea el impacto más importante

LO QUE LA SOCIEDAD ESPERA Amnesia, olvido Corrupción de la memoria Falsificación, manipulación de la memoria Mantener derecho Transparencia, democracia Responsabilidad social

PORQUÉ ? ¿Qué conservar y qué eliminar? ¿Qué criterio? ¿Qué método? ¿Qué herramientas? ¿Quién toma las decisiones? ¿Qué documentos crear en relación con las decisiones y acciones?

PRESIONES MÚLTIPLES Espacio Tiempo Soportes físicos Presupuesto - dinero Intereses - de grupos o de personas Falta de respecto y negligencia

UNA LITERATURA ABUNDANTE

EVOLUCIÓN DE LAS METODOLOGÍAS

Histórico-patrimonial LOS VALORES PRIMARIOS Administrativo Legal Histórico-patrimonial Financiero

CRITERIOS DE SELECCIÓN – VALOR SECUNDARIO Características vinculadas con las funciones el contenido la existencia de otros documentos relacionados el uso la preservación etc

MÉTODOS Micro appraisal Macro appraisal Documentation strategy Minnesota Method « Risk-cost approach », « Risk Management » Records continuum …

LAS HERRAMIENTAS

« Tableau de tri » (valoración)

CALENDARIO DE CONSERVACIÓN En distintos idiomas - Inglés : «Retention schedules», «Records retention schedule», «Records schedule» - Francés : «Tableau de gestion», «Tableau de tri» - Español : «Tabla de retención, «Tabla de evaluación documental», «Catálogo de disposición documental», …

A retention schedule is : DEFINICIÓN A retention schedule is : «A comprehensive list of records series, indicating for each the length of time it is to be maintened and its disposition» ARMA International, 2007

ELEMENTS Exemples

CALENDARIO DE CONSERVACIÓN Nacimiento Vínculo con el Records Management Características Constitución ¿Quién los utiliza?

CONTENIDO Introdución Réglas de conservación Aprobación del calendario Explicación/Justificación Contexto Glosario Proceso de utilización Réglas de conservación Orden de aparición Réglas Index Aprobación del calendario

ELABORACIÓN - ETAPAS 1 2 3 4 5 6 Identificación de los tipos/séries Colecta de los datos Constitución del expediente por tipos/séries Verificaciones jurídicas, financiarias y de los revisores Análisis de los datos colectados Propuesta de régla 4 5 6

ELABORACIÓN - ETAPAS 7 8 Aprobación (jefes de servicios o comision ad hoc) Aprobación (organo dirigente y/ o organe extérior) Difusión Aplicación / Revisión 9 10

PUBLICACIONES

EJEMPLOS

LOI SUR LES ARCHIVES – QUEBEC 1983 / 2010 Art.7 Todos los organismos públicos deben establecer et mantener un catálogo de disposición documental que determine los periodos de utilización y los suportes de conservación de sus documentos activos y semi-activos, y que indica cuales son los documentos inactivos conservados de manera permanente y cuales son eliminados. 1983, c. 38, a. 7.

Rapport du Comité interministériel sur les Archives judiciaires (1989) 28 recomendaciones

Manuel de Gestion des documents des Tribunaux (2000)

RECUEIL DES DELAIS DE CONSERVATION A L’INTENTION DES COURS MUNICIPALES DU QUEBEC ( Revisado en 2005) • 1000 Organisation et administration • 2000 Législation et affaires juridiques • 3000 Ressources informationnelles • 4000 Ressources financières • 5000 Ressources humaines • 6000 Ressources matérielles et immobilières • 7000 Communications et relations publiques • 8000 Gestion des procédures • 9000 Gestion des comparutions et des procès

Estados-Unidos NARA http://www.archives.gov/records-mgmt/rcs/

http://www.geneve.ch/tribunaux/Biblio_Archives/Archives/docpdf/CALENDRIER_CONSERVATION_CGPJ.PDF

SISTEMA DE ARCHIVOS DE ANDALUCIA (2003) Modernizar y regular la organización y el funcionamiento de los archivos judiciales así como el procedimiento a través del cual se efectúe el expurgo de la documentación judicial Descongestionar los diferentes órganos judiciales, otorgando a cada uno de ellos su propio archivo en el que poder clasificar y custodiar la documentación Regular una normativa unitaria conjunta de esta materia adecuándola a la realidad social y jurídica con la aplicación de las nuevas tecnologías Establecer criterios uniformes que garanticen una más idónea conservación de la documentación Aplicar tanto a la documentación en trámite como a la documentación en la que han transcurrido los plazos de caducidad y prescripción Aplicar en todos los órdenes jurisdiccionales.

VALORACIÓN – COMISIONES Y JUNTAS

COMISIONES Y JUNTAS DE EXPURGO Una decisión colegiada Origen Misión (legal) Composición Funcionamiento Documentos producidos

EJEMPLO ESPAÑOL REAL DECRETO 1401/2007, de 29 de octubre, por el que se regula la composición, funcionamiento y competencias de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos http://www.mcu.es/archivos/docs/decreto_2007.pdf

REAL DECRETO 1401/2007 En concreto, le corresponde el estudio y dictamen sobre las siguientes cuestiones: a) Los plazos de permanencia de los documentos administrativos en cada uno de los diferentes tipos de archivos de oficina o gestión, central, intermedio e histórico. d) Las propuestas de eliminación de documentos o series documentales y, en su caso, de conservación de su contenido en soporte distinto al original en que fueron producidos, de acuerdo con los requisitos establecidos reglamentariamente

REAL DECRETO 937/2003 Real Decreto 937/2003 (18 de julio 2003) de modernización de los archivos judiciales http://noticias.juridicas.com/base_datos/Admin/rd937-2003.html

Artículo 14. Juntas de Expurgo 1. Las Juntas de Expurgo son aquellos órganos colegiados de naturaleza administrativa que tienen por finalidad determinar, por cuenta del órgano responsable del respectivo Archivo Judicial de Gestión, la exclusión o eliminación de los expedientes procesales o gubernativos del Patrimonio Documental o, en caso contrario, la transferencia de los mismos a la Administración competente en materia de patrimonio histórico 2. Se constituirá una Junta de Expurgo en cada comunidad autónoma que ejercerá sus competencias en todo el ámbito territorial de cada una de éstas

3. Las Juntas de Expurgo adscritas al Ministerio de Justicia a través de la Secretaría de Estado de Justicia tendrán su sede donde radique la presidencia del Tribunal Superior de Justicia y estarán presididas por un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Superior de Justicia, con voto dirimente de los empates, e integradas por los siguientes vocales: Un Fiscal, designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Superior de Justicia El Gerente Territorial del Ministerio de Justicia (…) Un técnico superior especialista en archivos, designado por la Administración competente en materia de patrimonio histórico Un titulado superior de Administración (…) El secretario judicial especialmente designado por el Ministerio de Justicia de entre aquellos que tengan destino en el partido judicial donde radique la Junta de Expurgo realizará las funciones de secretario (…)

JUSTICIA - ESPAÑA Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Justicia Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (Subdirección General de Archivos Estatales - Ministerio de Cultura)

CATALUÑA Comisió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria de la Documentació de la Generalitat de Catalunya

ANDALUCÍA Orden de 1 se septiembre de 2004, por la que se constituye la Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía, en aplicación de lo dispuesto por el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales

COMPOSICIÓN DE LA JUNTA DE EXPURGO La Junta de Expurgo de la Comunidad Autónoma de Andalucía estará presidida por un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía, con voto dirimente de los empates, y estar integrada por los siguientes vocales: a) Un miembro de la carrera fiscal, designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía b) Un secretario judicial, designado por la Consejería de Justicia y Administración Pública de entre aquellos que tengan destino en el partido judicial de Granada c) El Jefe del Servicio de Documentación y Publicaciones de la Consejería de Justicia y Administración Pública d) Un funcionario del Cuerpo Superior Facultativo, opción archivero, designado por la Consejería de Cultura e) Un técnico superior especialista en archivos, designado por la Consejería de Justicia y Administración Pública f) Un funcionario designado por la Consejería de Justicia y Administración Pública con competencias en materia de Justicia, que realizará funciones de Secretario

ICA Y LA VALORACIÓN

Committee on Appraisal (hasta el 2004) Proceedings of the XXXVth International Conference of the Round Table on Archives (CITRA), Reykjavik, Iceland, 10-13 October 2001, Archives and society: what to preserve? Acquisition and appraisal (2002) Report on the International Survey « Appraisal and Selection of the Documents » (2004) Manual on Appraisal (Draft) (2005)

Evaluación de documentos en Iberoamerica (2009-2012) Crear conciencia acerca de la necesidad de evaluar documentos Capacitar sobre métodos, criterios, enfoques y técnicas para evaluar documentos de archivos, en distintos tipos de Archivos y en diferentes suportes Homologar la metodología de enseñanza de esta función archivística en los distintos centros de enseñanza Consituir un grup de reflexión acerca de esta tema, a nivel latinoamericano

RECOMENDACIONES

RECOMENDACIONES - 1 Crear procesos, métodos y herramientas adecuados Inscribir los calendarios de retención y la existencia de las comisiones de valoración dentro de los textos de Leyes y Reglamentos Documentar los procesos y las decisiones Crear los calendarios de conservación Verificar la aplicación de los calendarios de conservación

RECOMENDACIONES - 2 Denunciar las « fraudas » y sancionar Consultar ampliamente ante de tomar una decisión Crear les comisiones de valoración Informar - Comunicar - Promover la transparencia y el acceso Valorizar y revisar – si necesario

FORMAR Y CONTRATAR ARCHIVEROS PROFESIONALES

« The goal of an information retention and disposition program is to ensure that a record is identified, appraised, and maintened for an appropriate period of time in such a way that it is accessible and retrievable. It is disposed of – either destroyed or transferred for permanent preservation – at the end of the total retention period.

The existence of, and compliance with, an information retention and disposition program is important to meet that goal and to avoid premature disposition and/or unauthorized disposal retention of information » ARMA International, Retention management for Records and Information, 2005, p.1

RESPONSABILIDAD Gubernamental Institucional Profesional Personal Asociaciones Personal

RESPONSABILIDAD de la sociedad

Archives de la Ville de Genève Mexico D.F. 2010 Didier Grange Archives de la Ville de Genève Palais Eynard 4 Rue de la Croix-Rouge 1204 Genève Suiza Tel 0041 (22) 418.2984 didier.grange@ville-ge.ch http://www.ville-ge.ch/archives grange@ica.org Didier Grange - Diciembre 2010