Microsoft Project Iniciar un Nuevo Proyecto

Diagrama de Gantt y Ruta Crítica (1917) Henry Gantt desarrolla un sistema de representación gráfica donde se plasman las tareas o actividades a realizar frente a una escala de tiempo (en MS Project, hoy se denomina escala temporal). Hoy esta forma de representación la utiliza MS Project en su vista denominada Diagrama de Gantt. Método de RUTA CRÍTICA (1957) Surge el CPM (Critical Path Method) o método de RUTA CRÍTICA que permite calcular la duración de un proyecto en virtud de las tareas que lo componen y su encadenamiento y/o simultaneidad (que varias tareas se pueden desarrollar al tiempo o bien una cuando acabe la anterior...)

Programación del plan de proyecto Programación a partir de la FUTURO FECHA DE INICIO PRESENTE Si no se introducen fechas de inicio o fin de las tareas MS Project programa el inicio de las tareas lo ANTES POSIBLE FUTURO FECHA DE FIN PRESENTE Si no se introducen fechas de inicio o fin de las tareas MS Project programa el inicio de las tareas lo MAS TARDE POSIBLE

5 Pasos para la configuración de un nuevo proyecto 1 Formato de Fecha Horario Predeterminado de ENTRADA y de SALIDA 2 Horas de la jornada laboral ( por ejemplo 8) que deben coincidir con las del calendario 3 Configuración del horario del calendario laboral (debe coincidir con el punto 2 y 3) 4 Chequear el inicio del proyecto (especialmente la hora) 5

Definir FASES – TAREAS - HITOS Definir Fases y Tarea Resumen del Proyecto Agrupan varias tareas HISTORIA Analizar proyectos similares realizados con anterioridad EXPERIENCIA ANTERIOR Personas que hayan participado de proyectos idénticos INTUICIÓN Personas que hayan participado de proyectos similares Método del PERT Quitado en la versión 2010 pero lo podemos realizar de forma manual conociendo está formula: Duración media (Dm) = (Do + Dp + 4 * De) / 6 Do es la duración optimista Dp es la duración pesimista De es la duración estimada Dm es la duración media Definir Tareas: Son las actividades que hay que desarrollar Estimar Duraciones Definir Hitos: Tareas especiales de DURACIÓN CERO

? Duración de las Tareas DURACIONES ESTIMADAS Si bien todas las duraciones durante la planificación son técnicamente consideradas ESTIMADAS, el signo de interrogación indica que se debe considerar cómo una duración ESTIMADA. La duraciones estimadas se calculan en la programación de igual manera que las confirmadas, simplemente SIRVEN DE ALERTA. UNIDADES DE TIEMPO LABORAL PARA INDICAR DURACIONES UNIDADES DE TIEMPO REAL PARA INDICAR DURACIONES Minutos m Horas h Días d Semanas s Meses ms Minutos trascurridos mt Horas trascurridas ht Días trascurridos dt Semanas trascurridas st Meses trascurridos mst

Vinculaciones o Dependencias entre tareas Fin a comienzo (FC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la tarea (A). Comienzo a comienzo (CC) La tarea (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea (A). Fin a fin (FF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la tarea (A). Comienzo a fin (CF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience la tarea (A).

Vinculación de Tareas: TIEMPOS DE RETARDO Y TIEMPOS DE ADELANTO Los tiempos de retardo y los tiempos de adelanto se pueden expresar en unidades de tiempo de duración o en % de la tareas Predecesora Los tiempos de retardo se ingresan con valores Positivos Los tiempos de adelanto se ingresan con valores Negativo

Tipos de Delimitaciones Lo antes posible Opción predeterminada en proyectos que se programan a partir de la fecha de comienzo. Lo más tarde posible. Opción predeterminada en proyectos que se programan a partir de la fecha de finalización. NO restrictivas No comenzar antes del Si escribe una fecha en el campo Comienzo MS Project asigna la delimitación “NO comenzar antes del” y especifica esa fecha en el campo “Fecha de delimitación”. No finalizar después del Si escribe una fecha en el campo Fin MS Project asigna la delimitación “NO finalizar después del” y especifica esa fecha en el campo “Fecha de delimitación”. No comenzar después del No finalizar antes del Restricción Moderada Debe comenzar el Debe finalizar el Restricción Alta

Microsoft Project Tipos de Recursos Hoja de Recursos

Tipos de Recursos de Ms Project TRABAJO MATERIALES COSTO PRESUPUESTO tiempo cantidad costo control costo costo

Microsoft Project Asignar Recursos de Trabajo Tareas Condicionadas por el esfuerzo Tipos de Tareas

Duración y Trabajo Duración 6 días=48 horas Duración de una tarea Es la extensión en el tiempo Duración 6 días=48 horas con Jornadas de 8 horas Trabajo de una tarea Es la cantidad de horas hombre Trabajo = 96 horas 6 días x 8 horas de jornada x 2 Recursos

Tareas Condicionadas por el esfuerzo JORNADA de 8 HORAS Project reduce o aumenta el trabajo de cada recurso. Project no cambia el trabajo total de la tarea. Project alarga o acorta la duración de la tarea en función del número de recursos que tiene asignados.

AGREGAR RECURSOS UNIDADES FIJAS DURACIÓN FIJA TRABAJO FIJO NO SI NO SI Tipos de Tareas AGREGAR RECURSOS UNIDADES FIJAS DURACIÓN FIJA TRABAJO FIJO CONDICIONADA X ESFUERZO CONDICIONADA X ESFUERZO CONDICIONADA X ESFUERZO NO SI NO SI SI Aumenta el trabajo total de la tarea No Cambia el trabajo total de la tarea Aumenta el trabajo total de la tarea No Cambia el trabajo total de la tarea No Cambia el trabajo total de la tarea El trabajo por Recurso se mantiene constante Disminuye el trabajo por Recurso El trabajo por Recurso se mantiene constante Disminuye el trabajo por Recurso Disminuye el trabajo por Recurso No cambia la duración de la Tarea Disminuye la duración de la Tarea La Duración está FIJA: No cambia la duración de la Tarea La Duración está FIJA: No cambia la duración de la Tarea Disminuye la duración de la Tarea

Microsoft Project Asignar Recursos de Materiales Asignar Recursos de Costo Asignar Recursos de Presupuesto

Asignar Recursos de Material – Costo y Presupuesto Los recursos materiales son suministros, existencias u otros artículos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto. Algunos ejemplos de recursos materiales son el hormigón, el acero, computadoras, impresoras, licencias de soft. Cuando crea un recurso material, establece que es un material y se define la etiqueta del material, o unidad de medida, por ejemplo, m3, ton, unidades, licencias o cajas. Recursos de Presupuesto Los recursos de presupuesto solo se pueden asignar a la tarea resumen del proyecto y nos sirven para tener una referencia de Costo, Materiales y Horas Trabajadas en la planificación de nuestro proyecto. Recursos de Costo Son los recursos que nos permiten contratar, arrendar o comprar recursos que pueden ser humanos, instalaciones, equipos o materiales, también se pueden utilizar para viáticos, viajes, extras Se completa su valor al asignar este recurso a la tarea

Gestión de Costos Microsoft Project

¿Cómo se calcula el costo del Proyecto? Tasa estándar x trabajo horario laboral Tasa hs extras x trabajo horario no laboral Costo x Uso a b c Costo del Proyecto Costo de los recursos de trabajo 1 Costos de los recursos de Material 2 + Costos de tareas Tasa estándar x cantidad de material Costo x Uso a b Costos de los recursos de Costo 3 + Campo Costo Costos Fijo de la Tarea 4 +

Variaciones en las Tasa de los Recursos de Trabajo y Materiales ASIGNACIÓN ASIGNACIÓN

Recursos de Presupuesto ASIGNACIÓN TAREA RESUMEN DEL PROYECTO

Presupuesto x Tarea versus Costo x Tarea COMPARACIÓN CAMPO PERSONALIZADO CAMPO COSTO

Ruta Crítica Microsoft Project

Demoras y Ruta Critica MARGEN DE DEMORA TOTAL: Es la cantidad de tiempo que una tarea se puede Posponer, sin que ello afecte a la fecha final del proyecto. También se denomina holgura. DEMORA PERMISIBLE: Es la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea sin que genere un retraso en otras tareas TAREAS CRÍTICAS Tareas cuyo margen de demora ES CERO, es decir que no admiten demoras en absoluto ya que dichos márgenes incidirían en la duración final y total del proyecto.

Ruta Crítica - Camino Crítico Conjunto de tareas que desembocan en el FINAL DEL PROYECTO TAREA CRÍTICA: Es una tarea dentro del CAMINO CRÍTICO DEMORA PERMISIBLE: Tiempo del que dispone una tarea antes de retrasar a su sucesora MARGEN DE DEMORA TOTAL: Tiempo del que dispone una tarea antes de retrasar la fecha final del proyecto Una tarea se vuelve crítica cuando el MARGEN DE DEMORA TOTAL = 0 (cero)

Ver la Ruta Crítica VISTA – TABLAS -PROGRAMACIÓN VISTA – DIAGRAMA DE GANTT – GANTT DE SEGUIMIENTO FORMATO – þ TAREAS CRÍTICAS

Modificar la Ruta Crítica MODIFICAR EL VALOR DEL MARGEN DE DEMORA TOTAL: Puedo modificar el valor 0 (cero) por default del margen de demora total por un valor superior. ARCHIVO – OPCIONES -AVANZADO MOSTRAR VARIAS RUTAS CRÍTICAS: Si activo esta opción todas las tareas sin sucesoras pasan a ser tareas críticas y sus predecesoras forman parte del camino crítico. ARCHIVO – OPCIONES -AVANZADO

Sobre Asignaciones y Redistribución Microsoft Project

Triángulo del Proyecto ALCANCE DEL PROYECTO TIEMPO DEL PROYECTO COSTO DEL PROYECTO: DINERO y RECURSOS ATENCIÓN EN LOS RECURSOS ATENCIÓN EN LA RUTA CRÍTICA ATENCIÓN EN LAS SOBREASIGNACION DE RECURSOS

Control de la programación desde el TIEMPO DEL PROYECTO Dejar la PROGRAMACIÓN FLEXIBLE Controlar las delimitaciones de las tareas Puedo utilizar la TABLA – FECHAS DE RESTRICCION Controlar DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS Controlar si hay tareas con dependencia FC que puedo modificar a CC Controlar DURACIÓN DE LAS TAREAS Atención en las tareas CONDICIONADAS POR EL ESFUERZO, ellas permiten reducir la duración al aumentar la cantidad de recursos

Control de la programación desde los COSTOS Controlar los COSTOS teniendo en cuenta los RECURSOS prestar atención SOBREASIGNACIONES ¿Cuándo se produce? CAPACIDAD MÁXIMA Disponibilidad de un Recurso en el Proyecto durante la jornada laboral UNIDADES DE ASIGNACIÓN % de la jornada laboral que un Recurso dedica a una tarea > mayor que

Ajustar la disponibilidad de los Recursos UNIDADES DE ASIGNACIÓN Reducir el % de asignación de un recurso sobre asignado REEMPLAZAR RECURSOS Reemplazar un recurso sobre asignado por otro infra signado, siempre que cuente con la misma habilidad RETRASO DE REDISTRIBUCIÓN Cantidad de tiempo que puede agregar entre tareas superpuestas con recursos sobre asignados. Afecta todos los recursos asignados RETRASO EN LA ASIGNACIÓN Cantidad de tiempo que puede pasar desde el inicio de la tarea hasta la fecha de comienzo de una asignación. DIVIDIR UNA TAREA Divida una tarea para programar cuando un recurso puede trabajar en ella. Puede asignar un recurso diferente a cada parte La duración de la tarea se calcula como la suma de las partes sin incluir sin incluir el tiempo de retraso.

Redistribuir Recursos RECURSO – REDISTRIBUIR PROJECT intentará hacer 2 COSAS 1 - RETRASAR TAREAS 2 - DIVIDIR TAREAS PROJECT No Retrasa o Adelanta 1 – “Tareas “Deben comenzar el” 2 - “Tareas “Deben finalizar el”

Opciones de redistribución Criterio para indicar Sobreasignaciones

Opciones de redistribución Criterio para indicar Sobreasignaciones Sólo identificador     Project retrasa las tareas según sea necesario con los números de identificador más altos antes de considerar otros criterios. Estándar     Project busca relaciones predecesor, margen de demora (una tarea con más tiempo de demora total se retrasa primero), fechas (una tarea con una fecha de comienzo posterior se retrasa primero), prioridades y restricciones para determinar cuándo y cómo se deben redistribuir las tareas. Esto es el valor predeterminado. Prioridad, estándar     Project busca primero prioridades y después relaciones predecesoras, demora, fechas y restricciones para determinar cuándo y cómo se deben redistribuir las tareas.