ALFRESCO
INTRODUCCIÓN ¿Qué es Alfresco?
Gestor Documental Servirá como repositorio único de la documentación con la que se trabaja en la plataforma. En la plataforma existirá: Un espacio de trabajo para cada centro. Este espacio permitirá compartir documentación entre las personas que trabajan en el centro. Un espacio de trabajo común que permitirá compartir documentación entre el Departamento de Educación y los centros.
Organiza y facilita la gestión de contenidos de todo tipo. Documentos ofimáticas, presentaciones, imágenes, xml, multimedia… Gestión del ciclo de vida de los contenidos Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar, retirar, archivar Facilita el trabajo colaborativo Foros, Notificaciones, RSS, Blogs, Wiki Provee un repositorio fuente basado en últimas tecnologías y estándares
CARACTERÍSTICAS Repositorio de documentos Un sistema de permisos basado en reglas de control de acceso (roles). Indexación automática de documentos y búsquedas Categorización y control de versiones Sistemas virtuales de unidad compartida Integración con correo electrónico Motores de conversión de contenidos Conversión de DOC a PDF… Conversión entre formatos de imágenes y multimedia Reglas de Negocio Automatización de las conversiones Notificaciones automáticas
VENTAJAS Acceso desde casa Acceso web, WebDav, unidad de red. Gestión de registro Configuración personalizada Herramientas de colaboración
ACCESO URL de acceso: https://alfresco.hezkuntza.net/share/page/ Usuario y contraseña: XLNET y usuario adm-”centro”
PÁGINA DE INICIO
REPOSITORIO
ESPACIO Es una carpeta Contiene ficheros y sub-espacios(sub-carpetas) Organizado por jerarquías Aspectos/ Propiedades Metadatos Permisos Reglas
CREAR CARPETAS
CONTENIDO Contenido es lo que está dentro de una carpeta Información estructurada o no estructurada Múltiples formatos Propiedades (metadatos) Contenidos relacionados
CONTENIDO Acciones Rutas de acceso Preview Metadatos
SUBIR FICHEROS
EDICIÓN Acciones La edición fuera de línea descarga el documento para su edición. Se bloquea el documento para su edición. (Bloqueo/Desbloqueo) Este proceso termina con su cancelación o subiendo una nueva versión.
NUEVA VERSIÓN Acciones Nueva versión, permite cargar un documento, al mismo tiempo que se conservan las versiones anteriores. El control de versiones se ve reflejado en el menú de propiedades del documento.
COMPARTIR Montar url del contenido: https://alfresco.hezkuntza.net/w24qFrontalWSWAR/DescargarDocumento?uid=XXX Donde XXX es el uid del contenido que queremos integrar. Directamente desde el listado del contenidos >> share >> Public links 22 22
ELIMINAR CARPETAS
ELIMINAR DOCUMENTO
ETIQUETAS Etiquetar los documentos nos permite hacer filtros rápidos agrupando documentos con las mismas etiquetas.
BÚSQUEDAS Búsqueda compuesta por contenidos y/o metadatos. Contenido: Búsqueda de la palabra dentro del texto Metadatos: Rango de fechas y propiedades.
FLUJO DE TRABAJO Alfresco incluye dos tipos de Flujos de trabajo Simple Avanzado Flujo de Trabajo simple: Basado en el movimiento de contenidos entre carpetas Cada definición de flujo de trabajo se basa en un único estado (crear/modificar/eliminar) Para tener múltiples estados se realizan múltiples definiciones de flujo de trabajo.
USUARIOS Y GRUPOS INTRANET Usuario: Administrador (adm-”centro”) Administración Delegada: R26 Intranet. Docente
PERMISOS Un usuario puede tener varios roles en un espacio determinado. El rol que tiene un usuario en un espacio se propaga a los espacios que cuelgan de él, a no ser que se indique lo contrario en la gestión de usuarios de los espacios descendientes. Más información en http://docs.alfresco.com/4.2/references/permissions_share_com ponents.html
PERMISOS CARPETAS
PERMISOS FICHEROS
OTRAS FUNCIONALIDADES Flujos de trabajo avanzado Sitios colaborativos Blog Wiki Foros Calendarios
MUCHAS GRACIAS