Primeras informaciones post-auditoría e informe Erasmus Gabinete de Relaciones Internacionales y Empresa 14 de julio de 2016

A. Introducción a la auditoría de sistemas Erasmus+ B. Contexto: cambio del PAP al Erasmus+. Convocatoria C. Primeros resultados y observaciones. Índice

1- Auditoría de sistemas 2- Auditoría documental de “la muestra” La auditoría de sistemas Erasmus+ (1) A.Introducción a la auditoría de sistemas Erasmus+

1- Auditoría de sistemas  Conocer quién y cómo gestiona la movilidad en nuestra institución  Constatar que los procesos se realizan correctamente, de acuerdo a la normativa Erasmus+  Y que quedan debidamente documentados  Detectar agentes, incidencias, deficiencias, ámbitos de mejora Auditoría documental de “la muestra” La auditoría de sistemas Erasmus+ (2)

B. Contexto: cambio del PAP al Erasmus+. Convocatoria

Nuevo contexto Erasmus + (1) Cambios muy significativos en criterios y procedimientos La información llega muy poco a poco y tarde Aplicación retroactiva de los cambios a las movilidades en curso ( ) Mayor control: toda la información se vuelca en la Mobility tool,

Nuevo contexto Erasmus+ (2) Curso (PAP) Todos los centros y plazas Erasmus + complemento del Ministerio (compatibles) Encuesta en papel Curso (Erasmus+) [Cambio] Ayudas Erasmus+ o bien Erasmus.es del Ministerio (incompatibles)  Convocatoria específica y pública de ayudas Erasmus+ y solicitudes [Cambio] Encuesta online [Novedad] Mobility Tool [Novedad] OLS (preparación lingüística en línea y gestión de licencias) Retraso de varios meses en la puesta en marcha del programa, a nivel de la Unión Europea  Ningún modelo o impreso; criterios vagos. Retraso de varios meses en la llegada de los fondos a las universidades

C. Primeros resultados y observaciones

1. En algún caso no se había utilizado el modelo de Erasmus+; o era el modelo pero no contenía el logo.  Hay que utilizar los modelos del programa con el logo. 2. En más de la mitad de casos, el learning agreement no estaba firmado ANTES de iniciarse la movilidad.  Aunque se firme después, hay que poner fecha de antes. Movilidad de estudios (1)

3. En algunos casos, el learning agreeement no tenía las 3 firmas. Con el expediente ya cerrado y más de un año después, debería tenerlas...  Antes de cerrar el expediente de movilidad del estudiante, hay que revisar esto. Movilidad de estudios (2)

4. En uno de los casos no había la información respecto a las materias y créditos a cursar en la estancia y su reconocimiento. El learning agreement no estaba detallado.  ANTES de la estancia hay que dejar al menos una propuesta de qué haría el estudiante y qué se le reconocería. Movilidad de estudios (3)

5. El documento de pre-compromiso debe estar firmado ANTES de iniciarse la estancia. 6. El convenio financiero debe estar firmado ANTES de iniciar la estancia. 7. El estudiante debe dejar constancia de que tiene un seguro para su estancia.  Se recomienda continuar utilizando el documento de “declaración de seguro”?. Movilidad de estudios (4)

8. Modificaciones al learning agreement : si las hay, deben estar recogidas POR ESCRITO en el documento y deben estar VALIDADAS POR AMBAS PARTES; FIRMADAS por la universidad de origen (centro UPC) y de destino. 1 incidencia. Movilidad de estudios (5)

1. El traineeship agreement debe estar firmado ANTES de iniciarse la movilidad.  Aunque se firme días después, hay que poner fecha de antes. 2. El traineeship agreeement tiene que tener las 3 firmas. Con el expediente ya cerrado y más de un año después, debería tenerlas...  Antes de cerrar el expediente de movilidad del estudiante, hay que revisar esto. Movilidad de prácticas (1)

3. El traineeship agreement debe tener completados TODOS los apartados.  Revisar esto cuando se firma. 4. El convenio financiero debe estar firmado ANTES de iniciar la estancia. 5. El certificado de estancia debe cuadrar con el certificado de incorporación. 6. Debe de haber un breve informe del tutor de la empresa sobre las prácticas. Movilidad de prácticas (2)

 En general : muchos informes post-estancia de los estudiantes no tenían completados todos los apartados.  En el sistema antiguo ( ) la recogida de datos era en papel y no se revisó este aspecto a conciencia.  Para el nuevo sistema online, hay que insistir a los beneficiarios que es importante que completen todas las informaciones. Movilidad de estudiantes: sobre los informes post-estancia (1)

 En general : Al menos 2/20 estudiantes han indicado que no tendrían un reconocimiento académico, cuando luego sí lo tenían y toda la documentación ha quedado recogida en su expediente.  Hay que informar e insistir a los estudiantes sobre este aspecto. Movilidad de estudiantes: sobre los informes post-estancia (2)

 Hay centros que tienen modelos propios  Hay otros centros que sólo tienen el borrador y la cuenta a mano de los créditos a reconocer.  En algún modelo se indica qué se va a reconocer, pero no el número de créditos correspondiente (al menos el total). Movilidad de estudiantes: sobre el reconocimiento realizado (1)

 Positivo: varios centros sacan de forma estándar de Prisma el documento “acta de mobilitat”. Movilidad de estudiantes: sobre el reconocimiento realizado (2)  Menos positivo: aunque se quiere avanzar hacia una administración sin papel, varias de las “actas de movilidad” estaban imprimidas ahora en junio de 2016 para la auditoría; porque sino en el centro no se imprime este documento en papel (sólo queda recogido en Prisma).

 A veces, por unos pocos días, las estancias no se ajustan a la normativa. Movilidad de estudiantes: sobre la duración de las estancias  Hay que recordar que la duración mínima para estudios son 3 meses (90 días) y para prácticas 2 meses (60 días). Asimismo, la duración máxima son 12 meses (360 días), si el estudiante no había tenido ninguna otra movilidad.

 Hay que hacer constar en el sistema el número de créditos reconocidos. Sino, luego faltan datos después de volcar todo en el Mobility Tool. Movilidad de estudiantes: sobre los créditos

 Los estudiantes internacionales de la UPC que realicen una movilidad outgoing deben tener informado en Prisma, obligatoriamente, el número de NIE. Es campo indispensable para la validación de datos para el informe final Erasmus+. Movilidad de estudiantes: sobre los NIEs

1. El work plan debe estar firmado ANTES de iniciarse la movilidad.  Aunque se firme días después, hay que poner fecha de antes. 2. Este documento debe contener TODAS LAS FIRMAS. Movilidad de personal

1. El programa Erasmus+ requiere que recolectemos, tramitemos, firmemos MÁS DOCUMENTOS para cada beneficiario. 2. Es importante tener TODOS los documentos que confirmen que la movilidad se realizó y para qué. En resumen... (1)

3. Y que al volver hubo RECONOCIMIENTO de las estancias. 4. Es importante que la documentación cumpla con los requisitos formales establecidos. 5. Hay que informar más y mejor a los participantes en Erasmus+. En resumen... (2)

Hay que REVISAR que tenemos TODA la documentación de cada una de las movilidades realizadas Y Que CADA documento está COMPLETO (los distintos apartados, firmas, fechas, etc.) En resumen... (3)

Gracias.