Optimización de Despachos ESP-006 Leo Marthe lmarthe@commandalkon.com

Los Retos de Programación y Despachos Hoy en día se tienen una serie de criterios para hacer una buena programación y manejar un buen despacho; independientemente de las herramientas que se utilicen, es claro que entre más tecnología se tenga a la mano, mas fácil es el proceso de decisión pero más información se tiene para procesar.

Qué es COMMANDoptimize? COMMANDoptimize es la nueva generación en herramientas de decisión que crea y ajusta continuamente el plan operacional para el día actual y siguiente (vehículos, plantas, capacidades, demanda, prioridades, etc. )

El concepto no es nuevo Optimization for Dummies

El concepto es nuevo en nuestra industria. Optimization for Dummies

En qué se parece la industria del RMX a otras usando optimización? Los pedidos tienen diferentes horas de inicio y duración La puntualidad y los baches en el servicio son críticos. Se especifican productos Se especifican tipos de camiones Se debe controlar el sobre tiempo Se requieren recibos de despacho Los clientes deben firmarlos Los camiones vuelven a la planta de origen al final del día La planta de costos mas bajos se usa en lo posible Se deben seguir reglas sindicales Optimization for Dummies

En qué es diferente la industria del RMX a otras usando optimización? Despacho a tiempo (JIT) Cambios del mismo día Productos se hacen por pedido El producto tiene corta vida Pedidos con múltiples cargues (viajes) Viajes con espaciamiento definido La tasa de descargue cambia frecuentemente y se debe seguir Un camión hace un despacho de un producto por viaje Optimization for Dummies

Producción y transporte trabajan juntos Enfoque en nivel de servicio y costo. Industria de alto costo y baja rentabilidad Programación dinámica La calidad se da por hecho y es crucial El producto vale solo US$ 0.08 por litro con altos costos de demolición Optimization for Dummies

Programación de Concreto Se parece de alguna manera el Tetris. Optimization for Dummies

Programación de Concreto Optimization for Dummies

Primer pedido, 7:00, 3 camiones, cliente prioritario Optimization for Dummies

2do pedido, 8:00, 2 camiones, cliente normal Optimization for Dummies

3er pedido, 11:00, 1 camión, contado Optimization for Dummies

4to pedido, 8:00, 6 camiones, losa grande Optimization for Dummies

Muchos pedidos a la hora que el cliente la solicita 13 Muchos pedidos a la hora que el cliente la solicita Optimization for Dummies

Muchos pedidos sin optimizar 13 Muchos pedidos sin optimizar Optimization for Dummies

Muchos pedidos optimizados por el despachador 11 Muchos pedidos optimizados por el despachador Optimization for Dummies

Menor cantidad de camiones al ser optimizada por el despachador 11 Menor cantidad de camiones al ser optimizada por el despachador Optimization for Dummies

Muchos pedidos, optimizada por el sistema 8 Muchos pedidos, optimizada por el sistema Optimization for Dummies

8 La programación optimizada resulta en menos camiones y un día mas corto Optimization for Dummies

Asi termina una buena programación

Retos en Programación Consideraciones sobre datos de obra como tiempo de descargue e intervalo entre camiones Actualización de tiempos de viaje a zonas Capacidad de flota y planta Sobre programación y porcentaje de cancelaciones Plantas que pueden compartir pedidos Pedidos por confirmar para el final del día Políticas de manejo de crédito

Retos durante el Despacho Lineamientos Usar primero camiones grandes y llenos Las obras en cierta zona se asignan a la planta de la zona Evitar sobretiempos No cargar muy temprano (o muy tarde) un pedido Reaccionar rápido a cambios Se les pide a despachadores y programadores que sigan esos lineamientos para ofrecer el mejor servicio posible y a la vez reducir los costos de entrega ……. un día en despachos

Un día normal en despachos Será que el camión en Planta A debe ir a la obra #2 Obra #4 luego a obra 4 después retornar a Planta A? Planta A Obra #1 Obra #5 Luego a Planta B Planta B Obra #3 Obra #2 COMMANDoptimize

O el camión en Planta A a la obra #5 Obra #4 después a Planta B Obra #5 El camión en Planta B a obra #3 Planta B Después retornar a Planta B? Obra #3 Obra #2 COMMANDoptimize

mmm, el teléfono está timbrando! O el camión en Planta A a la obra #5 Obra #4 Planta A Obra #1 mmm, el teléfono está timbrando! después a Planta B Obra #5 El camión en Planta B a obra #3 Planta B Después retornar a Planta B? Obra #3 Obra #2 COMMANDoptimize

El pedido 3 está retrasado !! O el camión en Planta A a la obra #5 Obra #4 Planta A El pedido 3 está retrasado !! Obra #1 después a Planta B Obra #5 El camión en Planta B a obra #3 Planta B Después retornar a Planta B? Obra #3 Obra #2 COMMANDoptimize

Por qué hay camiones aguantados en la obra #4? O el camión en Planta A a la obra #5 Obra #4 Planta A Obra #1 Por qué hay camiones aguantados en la obra #4? después a Planta B Obra #5 El camión en Planta B a obra #3 Planta B Después retornar a Planta B? Obra #3 Obra #2 COMMANDoptimize

Por qué el camión 221 no ha regresado? O el camión en Planta A a la obra #5 Obra #4 Planta A Obra #1 después a Planta B Obra #5 El camión en Planta B a obra #3 Planta B Después retornar a Planta B? Obra #3 Obra #2 COMMANDoptimize

Y ahora, dónde estaba? O el camión en Planta A a la obra #5 Obra #4 después a Planta B Obra #5 El camión en Planta B a obra #3 Planta B Después retornar a Planta B? Obra #3 Obra #2 COMMANDoptimize

The Future of Concrete Dispatching Decisiones Complejas Ob #4 Planta A Ob #1 Ob #5 Planta B Ob #3 Ob #2 Optimization for Dummies The Future of Concrete Dispatching

Despachador Promedio camiones del mismo pedido de la misma planta Ob #4 Planta A Ob #1 Ob #5 Planta B Ob #3 Ob #2 Optimization for Dummies The Future of Concrete Dispatching

The Future of Concrete Dispatching El buen despachador los camiones que retornan de algunos pedidos van a otros pedidos y se combinan Ob #4 Planta A Ob #1 Ob #5 Planta B Ob#3 Ob #2 Optimization for Dummies The Future of Concrete Dispatching

The Future of Concrete Dispatching El mejor despachador los camiones que retornan van a otros pedidos y Plantas Ob #4 Planta A Ob #1 Ob #5 Planta B Ob #3 Ob #2 Optimization for Dummies The Future of Concrete Dispatching

The Future of Concrete Dispatching El mejor despachador toma en cuenta pedidos, plantas, camiones y conductores en todas las zonas de despacho haciendo combinaciones para minimizar tiempo y extras Ob #4 Planta A Ob#1 Ob #5 Planta B Ob #3 Ob #2 Optimization for Dummies The Future of Concrete Dispatching

The Future of Concrete Dispatching El mejor despachador camiones y conductores retornan a su planta domicilio considerando el tiempo en las otras plantas. Ob #4 Planta A Ob#1 Ob #5 Planta B Ob #3 Ob #2 Optimization for Dummies The Future of Concrete Dispatching

The Future of Concrete Dispatching El mejor despachador Problema; La mayoría de los humanos no pueden pensar estos movimientos hacia adelante La situación y la solución sigue cambiando Job #4 Plant A Job #1 Job #5 Plant B Job #3 Job #2 Optimization for Dummies The Future of Concrete Dispatching

Optimización considera TODO constantemente Ob #4 Planta A Ob #1 Ob #5 Planta B Ob #3 Ob #2 Optimization for Dummies The Future of Concrete Dispatching

Qué es Optimizar Despachos? Lograr el menor costo total de entrega con el mejor plan para el más alto nivel de servicio. Optimizar el despacho diario en tiempo real con los cambios que se presenten y los nuevos pedidos que se quieran ingresar

Por qué no es tan facil lograrlo? Complegidad de las decisiones Hay muchos cálculos No se puede analizar el día completo en todo momento No se puede analizar toda el área al mismo tiempo Dificilmente se mejora con las herramientas actuales La situación cambia constantemente Falta de tiempo Optimization for Dummies

Distracciones Nuevos pedidos Cambios en pedidos Cancelaciones Pedidos atrasados Modificaciones a menor volumen y a mayor volumen Pedidos lentos Choferes perdidos Daños Tráfico Clima Teléfonos Radio Vendedores Reportes Preguntas de facturación Clientes molestos Largas horas Programación cambiante Llamadas no relacionadas con el despacho Restricciones de tránsito Restricciones de horario vaciado Crédito

El eslabón mas débil de la cadena termina siendo el despachador El eslabón mas débil de la cadena termina siendo el despachador. Generalmente son los mejores que se pueden conseguir pero no pueden con todo Optimization for Dummies

Estamos usando las mismas herramientas en los últimos 10 años Optimization for Dummies

Las decisiones que se querían terminan tomándose cuando ya no se puede hacer mucho cuando los camiones ya están de vuelta. Optimization for Dummies

El Concepto de Optimización Da asistencia a los despachadores calculando el menor costo total de entrega con el mejor plan para el más alto nivel de servicio. La optimización puede optimizar el programa del día siguiente o más días a futuro de acuerdo a cómo se configure Optimiza el despacho diario en tiempo real con los cambios que se presenten y los nuevos pedidos que se quieran ingresar El sistema calcula el plan de trabajo del día en segundos y automáticamente re-planea con cada cambio y muestra los resultados.

Premisa de Optimización Considerar costos de cada decisión Asegurarse que todas las opciones disponibles son analizadas Asegurarse que los conflictos “costo/servicio” sean resueltos alineados con los objetivos de la compañía (globales, por cliente, por obra, por pedido) Dar tiempo a los despachadores a enfocarse en las excepciones y otros factores que no se pueden o deben automatizar Mejorar la calidad de las decisiones de despacho

En qué se concentra? En costos al programar y despachar

Tiene en cuenta Restricciones Disponibilidad de plantas Capacidad de plantas Disponibilidad de productos (mezclas) en las plantas Horarios de operación Tipos de camiones Camiones en viaje redondo Escalafón de choferes Permisos y vacaciones Reglas de sobretiempo y costo de sobretiempo Requerimientos específicos de planta o de los pedidos

Factores a tener en cuenta Costo por tiempo Costo por distancia Costos viaje en vacio Velocidad de cargue Velocidad por mezcla Hora de operación de plantas Reglas sindicales Reglas de llamado a choferes Hora del día Costo de retraso Costo de no enviar camiones a la misma obra Atributos de camión Costos de productos Prioridad obras Rangos de inicio de obra Pedidos encadenados Cargues temprano Camiones en tareas

Requerimientos especiales de obras Ejemplos Tipos especiales de camiones (chutes largos, transmisión en todos los ejes, banda. Solo minimixers. Camiones especiales (dispensador de aditivos, pre-aprobado por seguridad) Atributos de Conductores (pre-aprobados por seguridad, entrenamiento especial, certificaciones, etc.) Materiales Planta aprobada Optimization for Dummies

Cómo lo hace? El sistema analiza varios movimientos hacia adelante como en el juego de ajedrez, donde el movimiento más obvio no necesariamente es el mejor a futuro. El sistema tiene en cuenta costos en todas las decisiones y se asegura que todas las opciones disponibles sean analizadas utilizando modelos matemáticos. Se asignan costos y se calcula el mejor plan con base a las variables y restricciones. El sistema utiliza costos para valorar el nivel de servicio asignando un costo de retraso con base en incrementos y la prioridad de clientes y de obras.

Costo de Servicio Optimización utiliza un “pseudo costo” para calcular el servicio Costos de estar retrasado en incrementos Costos de baches en el servicio en incrementos Costos por prioridad de cliente Costos por prioridad de obra La prioridad de cliente incrementa el “costo” de servicio Algunas obras tienen mayor prioridad y mayor “costo” El “costo” se incrementa a medida que incrementa la tardanza Optimization for Dummies

Cómo lo hace? El costo va subiendo a medida que el retraso aumenta La prioridad de cliente multiplica el costo de retraso Enfoque en servicio “Penalidad” ($) 50 75 25 Enfoque en eficiencia Retraso (min.) 20 10 30 Optimization for Dummies

La Optimización tiene dos facetas Cómo lo hace? La Optimización tiene dos facetas Planeación de recursos o capacidad Programación de pedidos futuros, camiones, conductores Planea el mejor programa Optimización en tiempo real Para el día a día Reacciona a los cambios constantes Debe se rápida para producir el nuevo plan Replaneación comienza con un nuevo estado de camión o cambios en pedidos Optimization for Dummies

Cómo funciona la planeación de capacidad? Las cargas de un pedido son programadas para la mejor planta basada en materiales, costos de distribución y costo de serivicio a el cliente Optimization for Dummies

Cómo funciona la planeación de capacidad? El cliente puede pedir solo ciertos tipos de camión o atributos, o no importarle en este pedido pero si en otros Descargue Trasero Descargue Frontal √ Semi trailer X Camión banda Dispensador de aditivo √ Control de slump Optimization for Dummies

La entrada de pedidos es similar a COMMANDconcrete Optimization for Dummies

Optimización necesita 100% GPS (Pedidos Mapeados) Optimization for Dummies

Se puede incrementar el tiempo de viaje sugerido con un off-set Optimization for Dummies

Productos disponibles en plantas Optimization for Dummies

Disponibilidad de Productos Automaticamente excluye las plantas que no tienen el producto activo Lo importante es mantener bien los productos en los locales Ahora se pueden modificar en Proyectos

Campos que al adicionar múltiples productos por pedido, le permiten definir cuál producto sigue a cuál y su espaciamiento. Optimization for Dummies

Order Entry El código de planta se usa solamente para determinar la que aparece en Tracking. Optimización seleccionará cual es la mejor para cada viaje. Optimization for Dummies 63

Order Entry La hora de inicio tiene un rango. Si el campo de “hasta” está en blanco, se considera absoluto. Si hay un rango, Optimización traatará de iniciar el pedido en este rango. Optimization for Dummies

Order Entry Ahora Mal Pages son obligatorios. Estos se llenan automáticamente como en CS. Esta cambia en la medida que se aprende. Optimización utilizará los Map Pages en cada viaje. Optimization for Dummies

Order Entry Nueva opción de Cant fija/hora de descargue. Esto le dice al optimizador que despache concreto a la tasa de descargue sin importar otra cosa Optimization for Dummies 66 66

Order Entry La prioridad de pedidos sirve para resolver conflictos Se usa de 1 (baja) a 9 (alta) Se sugiere una de 3 por defecto. Blank = 0 Optimization for Dummies

Order Entry Tiempo en que el viaje puede ser despachado antes de la hora programada. En realidad es “tiempo de espera en planta”. Sirve para inspectores o tomadores de muiestras en planta. Optimization for Dummies

Order Entry Si este pedido debe seguir a otro del mismo cliente, se puede especificar un intervalo o bache entre los pedidos. Optimization for Dummies

Order Entry Algunas veces los clientes requieren camiones con varios atributos. Los prohibidos pueden ser muchos. Optimization for Dummies

Order Entry Optimization for Dummies

Order Entry Programa de cargues Programa optimizado Optimization for Dummies

Driver Call In Cuando se ha tomado el último pedido es hora de correr el reporte de llamado de conductores Optimization for Dummies

Reporte impreso de COMMANDconcrete Optimization for Dummies

DRCI Llamado de Conductores COMMANDoptimize usa una pantalla llamada DRCI (DRiver Call-In) Optimization for Dummies

DRCI Driver Call In Se puede accesar por el menu de reportes de COMMANDconcrete Optimization for Dummies

DRCI Driver Call In Haciendo click derecho en la planta para el día deseado (mañana) Optimization for Dummies

DRCI Driver Call In Se muestra el DRCI para la planta / día seleccionado Optimization for Dummies

DRCI Driver Call In Se muestran los conductores y las horas sugeridas de llamado (entrada). Optimization for Dummies

DRCI Driver Call In Se puede cambiar la disponibilidad con un click Optimization for Dummies

DRCI Los camiones no asigandos se muestran en rojo bajo “camiones no usados” Optimization for Dummies

Cómo opera la optimización en tiempo real? El DRCI puede usarse para asegurarse que el conductor se registre en el camión correcto. Optimization for Dummies

Cómo opera la optimización en tiempo real? Algoritmo El sistema comienza organizando todos los viajes (cargues) pendientes en el orden en que deben ser cargados. Se evalúan todas las plantas viables verificando las restricciones. Se tiene en cuenta la hora en obra, el tiempo de viaje, tiempo de preparación y tiempo de cargue.

Algoritmo Después que los cargues están organizados: Se calculan los costos de despachar cada camión disponible Se calculan los costos de cada camión que va a estar disponible para todas las plantas viables

Algoritmo El costo está compuesto por: Costo de materiales para un tamaño uniforme de cargue Costo de entrega por tiempo Costo de entrega por distancia Costo de viaje en vacío si es necesario Costo de retraso si al utilizar la combinación planta/camión resulta en un atraso Más otros, es decir, todo lo que se considere costo se va sumando a cada combinación planta/camión

Algoritmo El sistema asigna el cargue no asignado a la mejor combinación planta/camión del menor costo y se mueve al siguiente cargue sin asignar. Después sigue revisando si hay cargues no asignados y el ciclo se repite indefinidamente hasta completar el despacho del día.

Algoritmo Después sigue revisando si hay cargues no asignados y el ciclo se repite indefinidamente hasta completar el despacho del día.

Tracking en COMMANDoptimize Es muy similar. Optimization for Dummies

Tracking en COMMANDoptimize Un contador muestra los minutos y segundos desde la última actualización optimizada. Generalmente cada 1 minuto. Optimization for Dummies

Tracking en COMMANDoptimize Los símbolos frente a los pedidos muestra algún problema

Tracking en COMMANDoptimize El pedido es precedido por una letra = el pedidos está esperando optimización porque es nuevo o hay cambios = el pedido está optimizado; para hoy solamente

Estado de Pedidos en tracking Problemas con fondo Rojo – Pedido necesita coordenadas GPS – Pedido necesita Map Page – Pedido necesita configurar tamaño máximo camión T – Cargues L no pueden ser programados – Se llegó a la Cant Pedida pero no la programada G M T L > Optimization for Dummies

Tracking en COMMANDoptimize Pedidos a cargar muestra el camión asignado sugerido Optimization for Dummies

Y si no acepto la sugerencia? Como el GPS … recalcula ! Optimization for Dummies

Tracking en COMMANDoptimize Los camiones en pedidos muestran letras X – Fuera de servicio O – En Obra Y – Impreso P – Descargando L – Cargando R – Retornando T – A Obra W – Lavando Optimization for Dummies

Sugerencias Algunas veces la sugerencia parece extraña. Para ver el detalle, click derecho y “mostrar cargas” Optimization for Dummies 96

Mostrar Cargas Desde aquí se ve el plan del pedido y la historia con número de tiquetes Optimization for Dummies 97

Mostrar Cargas Optimization for Dummies 98

Show Plan Algunas veces la sugerencia parece extraña. Para ver el detalle, click derecho y “mostrar plan” Optimization for Dummies 99

Mostrar Plan Se puede ver el plan para el camión. 100 Optimization for Dummies 100

Tracking enCOMMANDoptimize Ord – tasa pedido en cant/hr Esr – tasa efectiva– real de los cargados Unl – tasa de descargue en cant/hr Opt – tasa optimizada para los camiones siguientes Optimization for Dummies

Tracking en COMMANDoptimize Pedidos a cargar Optimization for Dummies 102

Las situaciones cambian rápido Optimización cambia también rápidamente Optimization for Dummies

Tracking en COMMANDoptimize Rojo al lado de la carga muestra los minutos tarde Optimization for Dummies 104

Tracking in COMMANDoptimize A veces se pueden ver los pedidos que van a estar tarde Optimization for Dummies 105

Tracking in COMMANDoptimize Camiones no disponibles o no listos. Cuenta los que están en tareas Optimization for Dummies

Tracking en COMMANDoptimize Un camión descargando ya tiene su próxima carga programada. La asignación sugerida aparece en el lavado. Optimization for Dummies

Optimization suggestions La “O” y el cambio de color muestran una sugerencia

Optimization suggestions Click derecho le permite “Aceptar/Rechazar Cambio de Planta”.

Optimization suggestions Si no se hace nada a tiempo se asume “rechazada”

Tracking en COMMANDoptimize Los camiones re-enrutados se muestran como excepción Optimization for Dummies

Cambios de Paradigmas Con Optimización No se previene la sobreprogramación Optimización saca el mejor provecho de la situación desarrollada por los despachadores y programadores Optimización muestra el grado de sobreprogramación y el nivel correspondiente de retraso. La gente de despacho está todavía a cargo Optimization for Dummies

Los depachadores se necesitan para: Excepciones Clima Trancones de tráfico Daños Falta de materiales Problemas con conductores Sobreprogramación Información correcta Llamar a los clientes si se retrasan Decisiones Optimization for Dummies

Se necesita orden y dirección para continuar con el trabajo en un negocio que cambia constantemente Optimization for Dummies

Qué necesita el sistema? Información confiable: Costos de Materiales Costos de Plantas Costos de Distribución Ciclo de Viaje Tiempos de arranque y fin de día Tiempo en obra Tiempos de Viaje en Map Pages Costos de Personal (Horas Normales y Extras) Reglas de Personal Costos de mal servicio Prioridad de Clientes

Beneficios Se reducen los costos variables de: Conductores Camiones y Plantas Materiales Se reducen los requerimientos de activos fijos (camiones, plantas) Se mejora el nivel de servicio Se incrementa la eficiencia en entrega y producción Se incrementa la eficiencia de la gente de despachos y programación Mejor manejo de incidentes y de riesgos Otros intangibles: Se mejoran las oportunidades de entrenamiento y promoción interna Se trabaja con procesos consistentes en toda la organización

“Visión” de Futuro

Gracias Llenar la evaluación al instructor ESP 006 Optimization for Dummies