Access Bases de datos

Bases de datos Es un conjunto de archivos (tablas ) donde podemos almacenar y controlar información, clasificando y ordenando datos de acuerdo a su utilidad. Es importante al crear una base de datos analizar la información que se desea almacenar y clasificarla de acuerdo a tablas que no permiten la repetición de información a través del archivo.

tabla Es un archivo o fichero, cuya finalidad es almacenamiento de grandes cantidades de información en forma clasificada. La estructura de las tablas esta compuesta por campos y registros. Cada tabla debe almacenar cierta clasificación de datos

ejemplo si deseamos crear una base de datos que nos permita guardar información sobre facturación de ventas, debemos entender que se debe almacenar los artículos a la venta con toda su información, la lista de clientes de la empresa y las ventas que se efectúan entonces es imperativo crear una tabla para almacenar información únicamente de los artículos a la venta , otra tabla donde se ingresen los datos de los clientes y otra para almacenar los datos de las ventas la cual utilizaría la información de los clientes que están comprando y los artículos que se están vendiendo.

De lo anterior concluimos que hay dos tipos de tablas Tablas de almacenamiento: permiten unicamente ingresar informacion especificamente de un objeto o personas para poder utilizar la informacion en una tabla transaccional. (tabla de clientes y tabla de articulos.) Tabla transaccional: es una tabla que recibe informacion de otras tablas que permiten relacionar informacion y asi efectuar una mescla de datos.(tabla de ventas.)

campos Son espacios vacios dentro de la tabla que se distinguen por un identificador ( nombre ) y a los que podemos asignar un valor de diferente tipo.

registros Son considerados como la suma de información en cada uno de los campos que se refieren a personas o a un objeto

Llave primaria Es un campo dentro de una tabla que sirve como identificador único de los registros almacenados en la tabla. Las características de una llave primaria son: 1.- El identificador no se puede repetir, por ejemplo un tabla de clientes, el campo llave podría ser un código, ya que este no se puede asignar para identificarlo. No podría ser el nombre del cliente pues estos pueden repetirse.

2.- los campos llaves de una tabla se convierten en llaves foráneas en otras tablas, de esta forma se puede efectuar una relación de datos.

ejemplo El registo nacional de las personas necesita almacenar toda la informacion relacionada a sus actividades que son las siguientes: Actas de nacimiento. Tarjetas de identidad. Actas de defuncion.

Tomando en cuenta lo anterior, podemos deducir que el conjunto de libros donde se almacena la información es la base de datos, y que el libro es una tabla donde se organiza la información correspondiente a cada tema, las tablas a su vez podrían ser así:

identidad Nombre Nacionalidad sexo padres observaciones Todos los espacios vacíos que deben llenar serian los campos, los cuales los cuales deberíamos clasificar de acuerdo al tipo de datos que almacenaran.

La identidad que se ingresa seria 0601-1992-10234, por tanto el campo debería ser NUMERICO , así como el nombre la nacionalidad, padres serian campos de TEXTO, observaciones por contener informacion variada deberia ser un campo MEMO. Una vez lleno todo el documento con la información correspondiente, consideramos que toda la informacion en el se refiere a una persona especifica , entonces decimos que el conjunto de datos es un registro.

Para crear la tabla inicial Elaborando una tabla Para crear la tabla inicial

Lo primero que debemos hacer es crear una tabla de datos, por lo que nuestra acción numero uno será aprender a modificar cualquier actividad de Access(tablas, consultas, formularios, etc.), lo cual logramos dando clic al icono VER y luego seleccionamos vista de diseño seguidamente seguidamente daremos un nombre a nuestra tabla por ejemplo : CLIENTES

Una vez que hemos asignado un nombre a nuestra tabla presionamos el botón aceptar y se desplegara una pantalla donde definiremos los campos de la tabla asi como las propiedades o caracteristicas de cada uno de ellos.

ç Para dar una mejor explicacion, debemos definir cuales seran las tablas que desarrollaremos y las caracteristicas de los campos que cada una contiene. Tabla 1= clientes Nombre del campo tipo longitud Numero numerico Entero largo Nombre del cliente texto 50 Direccion Memo Telefono 9

Escribimos en la parte superior los nombres de los campos que deseamos en la tabla y especificamos el tipo de campo que requerimos, como apreciamos en la pantalla el primer campo tiene una imagen de llave esto significa que este campo será la llave primaria de la tabla

Personalización de los campos Las propiedades de los campos cambian de acuerdo al tipo de campo que seleccionemos, sin embargo las propiedades mas comunes son las siguientes: Tamano del campo. Formato. Mascara de entrada. Titulo. Valor predeterminado. Regla de validcion. Texto de validacion.

Agregar o eliminar una llave primaria Si deseamos crear o eliminar una llave primaria, debemos dar clic derecho sobre el campo que deseamos y luego seleccionamos la opción de clave principal

Ingresar datos en la tabla Este proceso es muy simple, solamente debemos dar doble clic sobre el nombre de la tabla a la cual deseamos asignar datos en el area de actividades y escribir la informacion.

Para crear un nueva tabla Como hemos mencionado, las bases de datos están constituidas por una o mas tablas , queremos agregar nuevas tablas a nuestra base de datos debemos ejecutar las siguientes instrucciones. En Access, la creación de actividades esta centrada dentro de la viñeta crear, para efecto de crear una nueva tabla, damos clic el opción diseñó de tabla , seguidamente iniciaremos con la creación de campos y la personalización de los mismos.

A continuación crearemos dos tablas mas , la primera creada fue clientes la segunda será la tabla de películas y la tercera almacenara las rentas de películas efectuadas por los clientes Nombre de campo tipo longitud serie numérico entero Titulo de película texto 50 Tipo de película Entero Clasificación de película precio moneda estándar

Al igual que la tabla de clientes, cerramos la ventana una vez creada, y especificamos si deseamos almacenarla para luego asignarle un nombre e ingresarle informacion.

Tabla de rentas La tabla de rentas es del tipo transaccional, pues en ella se ingresan los clientes que rentan y las peliculas que rentan, recibiendo informacion de las dos tablas . Existen algunos detalles que deben ser declarados en estas tablas entre ellos. Nombre del campo tipo longitud Numero Numerico Entero largo serie Entero Fecha de renta Fecha - hora Fecha corta

La estructura de la tabla tiene dos campos como llaves foráneas (numero de la tabla cliente y serie de la tabla de películas). Recordemos que los campos son llaves primarias en las tablas de almacenamiento. Las tablas de transacciones contienen llaves foráneas que se convierten en llaves primarias combinadas dentro de ellas . Para lograr la creación de llaves efectuamos lo siguiente: Marcamos los campos de llave foranea. Damos clic derecho en el nombre de uno de los campos y seleccionamos la opcion CLAVE PRIMARIA. Aparecera dos o mas simbolos de llaves junto alos campos

No es necesario repetir el nombre ni ningún otro dato pues basta con saber el numero de cliente para poder ubicar la información completa desde la tabla de cliente o el numero de serie para conocer el titulo de la película. Aquí radica la integración de datos, pues no necesitamos repetir información que ya existe en otra tabla. Ya que la tabla recibe datos de las otras tablas , para evitar errores de dedo a la hora de transcribir datos, es importante efectuar una vinculación de datos para seleccionar la información únicamente sin necesidad de escribir.