Contralora del Estado Guárico (I) ORIENTACIONES PARA LA ASIGNACIÓN Y CONTROL DE RECURSOS PÚBLICOS OTORGADOS A CONSEJOS COMUNALES Lcda. Patricia Camero Contralora del Estado Guárico (I) 2

ORIENTACIONES PARA EL ÓRGANO O ENTE FINANCIADOR 3

ORIENTACIONES PARA EL ÓRGANO O ENTE FINANCIADOR Previo a la aprobación del proyecto y entrega de los recursos: Verificar la adecuada constitución y registro del Consejo Comunal. Constatar la aprobación del proyecto por parte de la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas. Evaluar la viabilidad técnica, jurídica, política y financiera del proyecto. Orientar al Consejo Comunal sobre los aspectos a considerar para el manejo de los recursos. 4

ORIENTACIONES PARA EL ÓRGANO O ENTE FINANCIADOR Previo al otorgamiento de los recursos: Celebrar un convenio en el que se establezca, como mínimo: Monto, destino de los recursos y plazo de ejecución del proyecto a financiar. Obligación de los voceros de la UAFC de informar al órgano o ente financiador sobre el uso de los recursos. Oportunidad, forma y autoridad ante la cual la UAFC informará sobre la utilización de los recursos. 5

ORIENTACIONES PARA EL ÓRGANO O ENTE FINANCIADOR Otros aspectos a incorporar en el convenio: Obligación del Consejo Comunal de conformar un expediente del proyecto, en el cual se incorporen los comprobantes que demuestren el uso dado a los recursos. Mención expresa de que no se harán entregas subsiguientes hasta tanto se dé cumplimiento a la obligación de informar sobre la utilización de los recursos. 6

ORIENTACIONES PARA EL ÓRGANO O ENTE FINANCIADOR Otros aspectos a incorporar en el convenio: Señalamiento expreso que el incumplimiento de las obligaciones asumidas por el Consejo Comunal dará lugar a la rescisión del convenio. Obligación del órgano u ente financiador de fiscalizar, supervisar y controlar el proyecto financiado. 7

ORIENTACIONES PARA EL ÓRGANO O ENTE FINANCIADOR Posterior al otorgamiento de los recursos: Fiscalizar, supervisar y controlar el proyecto financiado. Solicitar informe final de la ejecución del Proyecto a la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria. Verificar el cumplimiento de la obligación de rendir cuentas por parte de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria. 8

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES 9

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Responsables de la Administración de los Recursos “La Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria es la instancia del consejo comunal que funciona como un ente de administración, ejecución, inversión, crédito, ahorro e intermediación financiera de los recursos y fondos de los consejos comunales, de acuerdo a las decisiones y aprobaciones de la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, privilegiando el interés social sobre la acumulación de capital.” Ley Orgánica de los Consejos Comunales, Artículo 30. 10

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Principios que regulan el manejo de los recursos financieros EFICACIA EFICIENCIA EFECTIVIDAD ÉTICA HONESTIDAD TRANSPARENCIA RESPONSABILIDAD CONTROL SOCIAL RENDICIÓN DE CUENTAS Ley Orgánica de los Consejos Comunales, Artículo 3 Ley Orgánica del Poder Popular, Artículo 5 11

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Responsables de la Administración de los Recursos Corresponde a la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria: Ejecutar las decisiones de la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas en el área de su competencia. Elaborar los registros contables con los soportes que demuestren los ingresos y gastos efectuados. Rendir cuenta ante la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, Colectivo de Coordinación Comunitaria y Ente u Órgano Financiador. Ley Orgánica de los Consejos Comunales, Artículo 31, Numerales 1, 2 y 3 12

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Competencias de la UAFC en la Ejecución de Proyectos Efectuar gastos sólo para la ejecución del proyecto aprobado. Ejecutar el proyecto bajo la modalidad aprobada por la Asamblea de Ciudadanos (as). Realizar contrataciones y compras una vez que se cuente con la disponibilidad financiera. Contratar siguiendo los procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento. 13

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Del Manejo de las Cuentas Bancarias Manejar los recursos financieros en una cuenta corriente a nombre del consejo comunal. Manejar la cuenta con, al menos, dos (2) firmas conjuntas. 14

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Requisitos para emitir pagos Que los bienes hayan sido entregados, con las características y cantidades requeridas. Que los servicios pagados se correspondan con los efectivamente prestados y contratados. Que las obras se correspondan con las realmente ejecutadas y su calidad con la especificada en el respectivo proyecto o contrato. 15

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Requisitos para emitir pagos Que la entrega del bien, recepción de servicios o ejecución de obras y sus características y cantidades hayan sido constatados, mediante la respectiva inspección o control perceptivo. Que se hayan previsto las garantías necesarias y suficientes para responder por las obligaciones contraidas por el contratista (de anticipo, de fiel cumplimiento, entre otras). 16

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Requisitos para emitir pagos Emitir los cheques a nombre de la persona natural o jurídica que suministró el bien, prestó el servicio o ejecutó la obra. Estampar las notas de: “NO ENDOSABLE” y “CADUCA A LOS 60 DÍAS” NO ENDOSABLE CADUCA A LOS 60 DÍAS Consejo Comunal Sin Fronteras Ferretería Las Tres Estrellas, C.A. 35.382,25 Treinta y cinco mil trescientos ochenta y dos con 25/100 --------- Caracas, 02 de marzo 2012 ------------------------------------------- 17

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Requisitos para emitir pagos Estar soportado con los comprobantes del gasto (facturas, contratos, valuaciones, entre otras), en original y sin tachaduras o alteraciones que afecten su sinceridad. Que los precios sean justos y razonables. Que las facturas cumplan con los requisitos exigidos en la Providencia Nro. 00071 del SENIAT, publicada en G.O.R.B.V. 39.795, del 08-11-2011. 18

Requisitos de las Facturas Según Providencia Nro. 00071 del SENIAT, publicada en G.O.R.B.V. 39.795, del 08-11-2011 12 de marzo de 2012 Consejo Comunal Sin Fronteras Calle 3, Vereda 6, Sector El Limón, Casa Comunal Sin Fronteras Bloques de 3 huecos de 10,00 5.000,00 concreto de 10 30 Mechas para concreto 6,00 180.00 15 Malla riplex 60 cm x 8 pies 63,50 952,50 5 Carrucha neumática rueda 355,00 1.755,00 10 “ capacidad de 120 kg 12 7.907,50 948,90 8.856,40 19

Requisitos de las Facturas ABASTOS XXXXX RIF J-0000000-0 Calle 14 con 5, Telf 0212-7814056 Fecha 14/09/11 08:00 N° C.F. 0010 PAN 2,50 (E) JUGO 12,00 CAFÉ 5,00 TORTA 20,00 IVA 12% 4,44 TOTAL 43,94 XXX545000 Denominación “Factura” Nombre o Razón Social Número de RIF Domicilio Fecha y hora de emisión del comprobante Número consecutivo del recibo Descripción, cantidad y monto del bien o servicio, así como la indicación de exento o exonerado (E) Monto y porcentaje del Impuesto a pagar Monto total a pagar Logotipo fiscal y número de registro de la máquina Fiscal MH 20

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Ejemplo de entregas conformes 12 de marzo de 2012 Consejo Comunal Sin Fronteras Calle 3, Vereda 6, Sector El Limón, Casa Comunal Sin Fronteras Autobús Encava Ent-900 2010 Transmisión sincrónica, 26 puestos + conductor, 8mts de largo, 2.86mts de alto. Piso en secciones de aluminio, cubiertas en material anti resbalante, estructura de acero galvanizado, protegida contra la corrosión, resvestimiento externo con láminas de aluminio y formas de fibra de vidrio, revestimiento interno en laminado. 12 500.000,00 60.000,00 560.000,00 21

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Requisitos para emitir pagos Comprobar que las operaciones aritméticas (suma y multiplicación) estén correctas y el precio sea el pactado. Suscribir las notas de entrega o facturas con la firmas de los voceros de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, en señal de conformidad. 22

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Anticipos a Contratistas Excepción al pago sin haber recibido los bienes, el servicio o la obra contratada. Deben estar previstos en el proyecto y convenio. No deben exceder del 50% del monto total contratado. Deben estar avalados por la correspondiente garantía (debidamente constituida). 23

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Anticipos a Contratistas Garantías de anticipo Constituida ante empresa bancaria o de seguros, inscrita en la Superintendencia de Bancos, Seguros o Sociedad Nacional de Garantías Recíprocas para la Pequeña y Mediana Industria, según corresponda. Constituida por el 100% del monto del anticipo. 24

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Del Control de las Donaciones Al recibir u otorgar donaciones debe dejarse constancia de ello, mediante acta levantada a tal fin, a objeto de documentar su sinceridad y exactitud. 25

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Del Control de las Donaciones El acta que debe levantarse al realizar o recibir donaciones deberá contener lo siguiente: Datos del lugar donde se levanta el acta, Fecha y hora; Identificación del ente u órgano donante, motivo de la donación y descripción de lo donado . Firma de los presentes (voceros del Consejo Comunal y persona (s) que realizan la donación). 26

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Modelo de Acta de Donación 27

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Del Control de los Bienes Muebles de los Consejos Comunales Para llevar un control de la ubicación, destino y custodia de los bienes muebles pertenecientes al Consejo Comunal, deberá levantarse un acta, a fin de dejar constancia de la entrega de los bienes a personas determinadas. 28

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Del Control de los Bienes Muebles de los Consejos Comunales El acta que debe levantarse al entregar a personas determinadas, bienes muebles del Consejo Comunal, deberá contener: Datos del lugar donde se levanta el acta. Fecha y hora. Descripción del uso que se le dará al bien mueble, su ubicación física y designación del responsable de su custodia. Firma de los presentes (Voceros de la UAFC y persona que recibe el bien). 29

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Otras obligaciones de la UAFC: Llevar los Registros Contables. Presentar ante la Unidad de Contraloría Social, el comprobante de la Declaración Jurada de Patrimonio. Formar, simultáneamente, con la ejecución del proyecto, el Expediente para la Rendición de Cuentas. Rendir cuenta de los recursos administrados ante la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas, el Colectivo de Coordinación Comunitaria, la Unidad de Contraloría Social y Órgano de Control Fiscal, cuando lo requieran. 30

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Responsabilidades Derivadas del Manejo de los Recursos de los Consejos Comunales Los voceros o voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria incurrirán en responsabilidad civil, penal y administrativa, según sea el caso, por los actos, hechos u omisiones que alteren el destino de los recursos del Consejo Comunal, por lo cual serán sancionados conforme a las leyes que regulen la materia. Ley Orgánica de los Consejos Comunales, artículo 32 31

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Bienes, obras o servicios Responsabilidades Derivadas del Manejo de los Recursos de los Consejos Comunales 1.-La adquisición de Bienes, obras o servicios con inobservancia Total o parcial Del procedimiento de Contratación. 2. Omisión, retardo, negligencia o imprudencia en la preservación y salvaguarda de los bienes o derechos Del patrimonio 5. La utilización en obras o servicios de índole particular, de trabajadores, bienes o recursos 22. “ El empleo de Fondos de alguno de los entes y organismos señalados en los numerales 1 al 11 del artículo 9 de esta Ley en finalidades diferentes de aquellas…” 13. “Abrir con fondos de un ente u organismo de los señalados en los numerales 1 al 11 del artículo 9 de esta Ley, en entidades financieras, cuenta…” Art. 91 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del SNCF 14. El pago, uso o disposición ilegal de los fondos u otros bienes de que sean responsable, el particular o funcionario respectivo 25. Quienes estando obligados a rendir cuenta, no lo hiciere en la debida oportunidad 24. Quienes estando obligados a permitir las visitas de inspección o fiscalización, se negare a ello 32

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Beneficios de dar cumplimiento a las orientaciones para el manejo de los recursos de los Consejos Comunales Evita: Sobreprecios. Desviaciones de fondos. Pagos indebidos. Comprometer al Consejo Comunal por montos superiores a los otorgados por el Ente u Órgano financiador. 33

ORIENTACIONES PARA LOS CONSEJOS COMUNALES Beneficios de dar cumplimiento a las orientaciones para el manejo de los recursos de los Consejos Comunales Cumplir la Normativa Legal. Fomentar la transparencia. Fortalecer el ejercicio del Poder Popular. Garantizar la eficacia de la Participación Ciudadana en la Ejecución de Políticas Públicas y el manejo de recursos del Estado. Alcanzar los objetivos de Proyectos Comunitarios. Contribuir al Bienestar Ciudadano. 34

“La patria exige cada día nuevos sacrificios y es necesario darle hasta el último aliento de la vida” Simón Bolívar En escrito del 23 de octubre de 1829, al general Bartolomé Shalom. 35

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