Estado Libre Asociado de Puerto Rico Departamento de Educacion Oficina de Asuntos Federales Manejo y Uso de Fondos Federales Titulo I, Parte A Para Mejorar el Aprovechamiento Académico de los Estudiantes Desaventajados Aleida Vélez Quiñones Oficial de Programa

Definición de Presupuesto El presupuesto de la escuela es el resultado de un proceso que comienza desde que la escuela elabora su plan de trabajo y su estudio de necesidades, que no es otra cosa, que la manera de llevar a cabo el plan de trabajo.  Una vez realizadas las dos actividades anteriores, deben cuantificar las asignaciones que requerirán para poner en acción su plan. Existen unos puntos importantes que se deben considerar al elaborar un presupuesto escolar. 

Definición de Presupuesto (cont.) Los fondos disponibles a escuelas tienen fecha de comienzo y terminación comprendidos en un periodo al que llamamos vigencia. Cada presupuesto se detalla en partidas y objetos de  gasto. Para facilitar su análisis es importante recordar que existe una cifra de cuenta definida que contiene la partida. Ejemplo Escuela Schoolwide: 00081-EXXXX-221-XXXXX (código Esc.)-0000-XXF-2011-Schoolwide11A Ejemplo Escuela TAS: 00081-EXXXX-222-XXXXX (código Esc.)-0000-XXF-2011-S010A100052F (Título I) 00081-EXXXX-222-XXXXX (código Esc.)-0000-XXF-2011-S010A100052K (Padres)

Justificación de Uso de Fondos   Cada programa de educación sufragado con fondos federales tiene objetivos específicos y estos fondos solo se pueden utilizar para lograr esos objetivos. Además existen circunstancias o asuntos específicos para los que nunca se deben utilizar fondos federales. Con este propósito se ha diseñado un manual para proveer al personal a cargo de los fondos federales un resumen de los requisitos federales. No obstante, el personal siempre deberá consultar con las leyes y regulaciones específicas de cada programa, así como la guía reguladora del programa, la Carta Circular A-87 de la Oficina de Gerencia, Presupuesto de Los Estados Unidos (OMB por sus siglas en inglés) y las Normas generales administrativas del Departamento de Educación de Los Estados Unidos (EDGAR por sus siglas en inglés) para establecer los requisitos federales que apliquen cuando tengan que decidir si un gasto específico está permitido.

Estructura de Cuentas y Objetos de Gastos Con el propósito de que se tenga una idea sobre el uso de los objetos de gastos, se detalla por asignación presupuestaria y sus objetos de gastos las siguientes descripciones: NOMINAS Y COSTOS RELACIONADOS (001 ó 01F) FACILIDADES Y PAGOS POR SERVICIOS PUBLICOS (002 ó 02F) SERVICIOS COMPRADOS (003 ó 03F) GASTOS DE TRANSPORTACION Y SUBSISTENCIA (005 ó 05F) OTROS GASTOS (007 ó 07F) MATERIALES Y SUMINISTROS (010 ó 10F) COMPRA DE EQUIPO (011 ó 11F) INCENTIVOS Y SUBSIDIOS DIRIGIDOS AL BIENESTAR DE LA CIUDADANIA (013 ó 13F) APORTACIONES A ENTIDADES NO GUBERNAMENTALES (014 ó 14F) ASIGNACIONES ENGLOBADAS (081)

NOMINAS Y COSTOS RELACIONADOS (001 ó 01F) 1110 – Sueldos Puestos Regulares - Cárguese a esta cuenta los desembolsos por concepto de sueldos a empleados que ocupan puestos regulares en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico sin tomar en consideración la clase de nombramiento, la forma de selección ni el periodo de nómina. 1120 - Sueldos, Puestos Transitorios - Cárguese a esta cuenta los desembolsos por concepto de sueldos a empleados del Estado Libre Asociado de Puerto Rico que ocupen puestos transitorios.

NOMINAS Y COSTOS RELACIONADOS (001 ó 01F) (cont.) 1130 - Salarios, Personal Irregular - Cárguese a esta cuenta los desembolsos por concepto de salarios a personal irregular al servicio del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 1160 - Sueldos, Puestos Regulares o Transitorios de Jornada Parcial - Cárguese a esta cuenta los desembolsos por concepto de sueldos a empleados del Estado Libre Asociado de Puerto Rico que ocupan puestos regulares, o transitorios, a base de horario parcial. Estos puestos pueden ser de naturaleza profesional como por ejemplo las plazas de maestros nocturnos en el Departamento de Educación.

NOMINAS Y COSTOS RELACIONADOS (001 ó 01F) (cont.) 1410 – Compensación Adicional Empleados Reg. - Bono Navideño – Cárguese a esta cuenta los desembolsos por concepto de Bono Navideño a los empleados y funcionarios regulares del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, según los establecido por la Ley Núm. 34de 12 de junio de 1969 1412 – Compensación Adicional Empleados Transitorios - Bono Navideño – Cárguese a esta cuenta los desembolsos por concepto de Bono Navideño a los empleados y funcionarios transitorios del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, según los establecido por la Ley Núm. 34de 12 de junio de 1969

NOMINAS Y COSTOS RELACIONADOS (001 ó 01F) (cont.) 1430 – Compensación a Empleados - Licencia de Enfermedad Acumulada – Cárguese a esta cuenta los desembolsos por concepto de Licencia de Enfermedad Acumulada a los empleados y funcionarios del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 1490 – Compensación Adicional a Empleados – No Clasificados – Cárguese a esta cuenta los desembolsos por concepto Compensación Adicional a los empleados y funcionarios del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, que no puedan propiamente cargarse a los objetos específicos anteriores.

NOMINAS Y COSTOS RELACIONADOS (001 ó 01F) (cont.) 2810 – Seguro de Empleados - Compensación a Obreros (FSE) - Cargue a esta cuenta las contribuciones pagadas a la Corporación del Fondo del Seguro del Estado en beneficio de los empleados. 2870 – Seguro de Hospital Atención Médica a Empleados - Cargue a esta cuenta las aportaciones pagadas a los proveedores de Seguros Médicos en beneficio de los empleados. 6410 - Contribuciones al Seguro Social Federal - Cargue a esta cuenta las contribuciones pagadas al sistema de Seguro Social Federal en beneficio de los empleados.

NOMINAS Y COSTOS RELACIONADOS (001 ó 01F) (cont.) 6610 – Donativos y Aportación / Fondo de Pensiones del Gobierno Estatal (Retiro de Empleados) – Cárguese a esta cuenta las aportaciones pagadas al Sistema de Retiro de Empleados en beneficio de los empleados. 6630 – Donativos y Aportación / Fondo de Anualidad y Pensiones para Maestros) - Cárguese a esta cuenta las aportaciones pagadas al Sistema de Retiro de Maestros en beneficio de los empleados.

FACILIDADES Y PAGOS POR SERVICIOS PUBLICOS (002 ó 02F) 2180 - Líneas Telefónicas para Equipo Electrónico   2505 - Pago de Servicio de Teléfono - Cárguese a esta cuenta los gastos por servicios de teléfono comprados por contrato de servicios. 2507 - Pago de Servicio de Teléfono – Larga Distancia-Intraisla 2510 – Pago a la Autoridad de Energía Eléctrica - Cárguese a esta cuenta los gastos por servicios de energía eléctrica comprada por contrato de servicios. 2520 – Pago de Agua Potable y Alcantarillado - Cárguese a esta cuenta los costos de agua comprada y servicios de alcantarillado a la Autoridad de Acueductos y Alcantarillado.

SERVICIOS COMPRADOS (003 ó 03F) 1294 – Servicios Privatizados – Pago por Servicios Prestados - Cárguese a esta cuenta los costos de servicios contratados a empresas privadas tales como los servicios de vigilancia ofrecidos por compañías de seguridad.  2030 - Impresos y Encuadernación - Cárguese a esta cuenta el costo de imprimir, encuadernar, duplicar, etc... Incluya también en esta cuenta el costo de impresión de membretes en papel de oficina, sellos de goma, impresión de publicaciones especiales.

SERVICIOS COMPRADOS (003 ó 03F) (cont.) 2112 - Franqueo - Cárguese a esta cuenta los pagos por servicios postales, como sellos, máquinas de franqueo, tarjetas postales, el franqueo de sobres timbrados, correspondencia registrada, entrega especial y entrega de paquetes. No cargue a esta cuenta el costo de imprimir tarjetas postales o la impresión en sobres timbrados, ya que estos costos se cargarán a la cuenta 2030 - Impresos y Encuadernación. Tampoco cargue los pagos por arrendamiento de apartados de correo, que se cargarán a la cuenta 2990- Servicios Misceláneos - no clasificados, o el costo del alquiler de máquinas de franqueo, que se cargará a la cuenta 2650 - Arrendamiento de Otro Equipo de Oficina.

SERVICIOS COMPRADOS (003 ó 03F) (cont.) 2181 – Conservación y Reparación de Equipo de Computadoras – Cárguese a esta cuenta los gastos de reparación, reposición y alteración a computadoras ubicadas en oficinas y salones realizados por contratistas particulares. Incluya el costo de materiales, piezas suministradas y el costo de servicios realizados por el contratista. 2632 - Arrendamiento de Otros Edificios y Construcciones, o Parte de los mismos - Cárguese a esta cuenta el alquiler pagado por casas, edificios, u otras estructuras y de espacio. Los renglones misceláneos cargados en el alquiler, como servicio de luz, agua, etc., también se incluirán en esta cuenta. Si dichos renglones se cobran en adición al precio del arrendamiento, deberán incluirse en la correspondiente categoría de gastos.

SERVICIOS COMPRADOS (003 ó 03F) (cont.) 2650 - Arrendamiento de Otros Equipos de Oficina - Cárguese a esta cuenta el alquiler pagado por muebles y artefactos de oficina y otro equipo de oficina. 2670 - Arrendamiento de Otro Equipo - Cárguese a esta cuenta la renta pagada por equipo de toda clase no clasificada. 2712 - Conservación v Reparación de Edificios y Otras Construcciones y Equipo por Contratos - En esta cuenta están incluidas las reparaciones y alteraciones a edificios, otras estructuras y equipo y enseres similares realizadas por contrato. Las reparaciones y alteraciones difieren de reconstrucciones y mejoras principales.

SERVICIOS COMPRADOS (003 ó 03F) (cont.) 2760 - Conservación y Reparación de Equipo de Oficina, por Contratos - Cárguese a esta cuenta los gastos de reparación, conservación, reposición y alteración a muebles y equipo de oficina realizados por contratistas particulares. Incluya el costo de materiales, piezas suministradas y el costo de servicios realizados por el contratista.   2960 - Adiestramiento a Funcionarios y Empleados Públicos - A esta cuenta se cargarán los gastos incurridos en adiestramientos en que participen empleados de gobierno. 2975 – Adiestramientos sobre Sistemas de Información 2980 – Servicios Comprados – No Clasificados

GASTOS DE TRANSPORTACION Y SUBSISTENCIA (005 ó 05F) 2220 - Servicios de Transportación - Cárguese a esta cuenta todos los pagos hechos bajo contrato de alquiler de autos públicos, guaguas escolares y otros medios de transportación utilizados en excursiones a centros industriales, comerciales, agrícolas, históricos, educativos, o culturales, así como a sitios de recreo. Nada de entretenimiento.   2310 - Pasajes de Viajes en P. R. - Cárguese a esta cuenta las sumas pagadas por pasajes en viajes en asuntos oficiales realizados en Puerto Rico. Estos viajes pueden consistir de tarifas pagadas directamente a porteadores públicos, ómnibus, taxímetros, o transportación aérea, etc. en viajes realizados en Puerto Rico (incluyendo Vieques, Culebra y otras islas adyacentes dentro de su jurisdicción). No incluya en esta cuenta el millaje y otras cantidades concedidas a los propietarios de automóviles, las cuales se cargarán a la cuenta 2350 - Bonificación por Millas Recorridas.

GASTOS DE TRANSPORTACION Y SUBSISTENCIA (005 ó 05F) (cont.) 2320 – Gastos de Subsistencia en P. R. - Cárguese a esta cuenta gastos de hospedaje, comida, etc., o subsistencia pagada en forma de dieta, a empleados gubernamentales en viajes oficiales en Puerto Rico. 2330 - Pasajes de Viajes Fuera de P. R. - Cárguese a esta cuenta las sumas pagadas por pasajes de viajes en asuntos oficiales fuera de jurisdicción de Puerto Rico. Tales gastos pueden consistir en pasajes pagados directamente a porteadores públicos, transportación en trenes, ómnibus, taxis, aviones. Cárguese también a esta cuenta el alquiler de automóviles usados para la transportación de personas en viajes fuera de la jurisdicción de Puerto Rico.

GASTOS DE TRANSPORTACION Y SUBSISTENCIA (005 ó 05F) (cont.) 2340 - Subsistencia a Personas Que Viajan Fuera de P.R. o que están Destacados en el Exterior - Cárguese a esta cuenta los gastos de hospedaje, comidas, etc., o la bonificación para subsistencia pagada a base de dietas, a empleados gubernamentales en viajes oficiales fuera de la jurisdicción de Puerto Rico, o aquellos empleados destacados permanentemente en el exterior. 2350 - Bonificación por Millas Recorridas - Cárguese a esta cuenta las cantidades rembolsadas a empleados por concepto del uso de automóviles propios en asuntos oficiales, cuando han sido debidamente autorizados.

GASTOS DE TRANSPORTACION Y SUBSISTENCIA (005 ó 05F) (cont.) 2370 – Transportación y Subsistencia a Particulares 2380 - Gastos de Viajes en Puerto Rico - No clasificados - Cárguese a esta cuenta los gastos informados en los comprobantes de viajes de empleados del Gobierno, por viajes realizados dentro de la jurisdicción de Puerto Rico, que no puedan propiamente cargarse a los objetos específicos anteriores, como por ejemplo las llamadas telefónicas.   2390 - Gastos de Viajes Fuera de P. R. - No clasificados - Cárguese a esta cuenta los gastos informados en comprobantes de viaje de empleados gubernamentales, por viajes realizados fuera de Puerto Rico, para los cuales no se provee un objeto de desembolso específico anteriormente. Ejemplo de estos gastos son llamadas telefónicas, artículos de oficina, cuotas de convenciones.

OTROS GASTOS (007 ó 07F) 2210 - Gastos de Restaurante y de Hotel - En esta cuenta se cargarán los gastos incurridos, bajo contrato de reservación de habitaciones en hoteles, comidas, etc... Incluya, además, las cantidades pagadas a hoteles y restaurantes por concepto de recepciones, banquetes, o comidas en ocasiones especiales. 2990 - Servicios Misceláneos, No clasificados - Cárguese a esta cuenta todos los desembolsos por concepto de servicios misceláneos no clasificados en otra forma, como el alquiler de apartado postal de correo, alquiler de servicios de comida “catering” etc. Estas cuentas incluyen aquellos artículos que ordinariamente tienen un periodo corto. 4414 – Compra de Equipo – No Capitalizable- Esta partida es para registrar la compara de equipo menor de $ 500.00.

MATERIALES Y SUMINISTROS (010 ó 10F) 4012 - Materiales v Efectos de Oficina - Cárguese a esta cuenta el costo de todos los materiales (artículos y substancias) dedicados principalmente para uso de oficina, usados, o consumidos, durante un periodo de tiempo relativamente corto en el curso normal de las actividades de la oficina, o que son de un costo tan bajo, o están bajo, o están expuestos a romperse con frecuencia, que no pueden clasificarse como equipo. Por ejemplo: zafacones, perforadoras de papel, bolígrafos, bandejas de correspondencia etc..

MATERIALES Y SUMINISTROS (010 ó 10F) (cont.) 4101 - Materiales v Efectos Sanitarios - Cárguese a esta cuenta el costo de todos los artículos y sustancias cuya naturaleza limita su uso, primordial o exclusivamente, a ciertas actividades corrientes domésticas que son comunes en todas las oficinas, salones, comedores y almacenes, etc. 4200 - Insecticidas - Cargue a esta cuenta el costo de todos los artículos y sustancias compradas exclusiva, o primordialmente, para la exterminación de plagas.

MATERIALES Y SUMINISTROS (010 ó 10F) (cont.) 4212 - Materiales de Instrucción (Didácticos) - Cárguese a esta cuenta el costo de todos los artículos, materiales, efectos y sustancias cuya naturaleza indique que son usadas exclusiva, o principalmente, en actividades educativas. No incluye artículos con otra" clasificación usados en actividades educativas. Debe recordarse que sólo aquellos artículos diseñados especialmente para actividades educativas deberán cargarse a esta cuenta.

MATERIALES Y SUMINISTROS (010 ó 10F) (cont.) 4262 - Material para Edificios y Construcciones - Cargue a esta cuenta el costo de material, artículos, incluyendo piezas y accesorios para reparaciones de edificios comprados para, utilizados en y formando parte de edificios y sus alrededores (que no sea suelo, estructuras menores, puentes, carreteras, caminos, aceras). Incluya en esta cuenta los siguientes materiales de construcción y herrajes: mezcla y aceites de bitumol, asfalto y brea, rótulos y señales para edificios, barros y productos de barro, hormigón, cemento, cal, mortero y artículos de plásticos, puertas, ventanas, marcos. Materiales de pisos, cristales, ladrillos de cristal, herrajes (para construcción y terminación) productos de hierro y acero, madera y productos de madera, metales etc. cárguese también materiales eléctricos, de plomería y pinturas.

MATERIALES Y SUMINISTROS (010 ó 10F) (cont.) 4992 - Materiales. Suministros y Piezas - No clasificados - Cargue a esta cuenta el costo de todos los materiales, suministros y piezas consumidos o usados, los cuales no pueden clasificarse bajo ninguna de las anteriores cuentas de materiales, suministros y piezas.

COMPRA DE EQUIPO (011 ó 11F) 5050 - Equipo de Oficina - Cargue a esta cuenta el costo de máquinas y otros enseres de oficina y mobiliario e instalaciones, diseñados especialmente para uso general de oficina: computadoras, impresoras y “software”, equipo de ingeniería, agrimensura y dibujo arquitectónico, usado en la oficina, o en el terreno, se cargará a esta cuenta, ya que este equipo está generalmente asociado con el trabajo en la oficina o con la etapa de planificación y diseño de las construcciones. Incluya en esta cuenta el costo de equipo de bibliotecas especialmente diseñado para uso en bibliotecas. No incluya desembolso para equipo de duplicar, imprenta, reproducción, o fotográfico, los cuales se cargarán al objeto 5224- Equipo de Imprenta, Encuadernación y Reproducción.

COMPRA DE EQUIPO (011 ó 11F) (cont.) 5080 - Equipo Educativo y Recreativo - Cargue a esta cuenta el costo de equipo especialmente diseñado para fines educativos, o recreativos. Incluya en esta cuenta el costo de los siguientes equipos: instrumentos y equipo musical, equipo atlético, mobiliario y equipo para parques y canchas, escritorios escolares y cualquier otro equipo especialmente diseñado para actividades educativas y recreativas. 5090 – Compra de Equipo de Computadoras (Hardware y Software) 5092 – Pago de Licencias de Programas de Computadoras

COMPRA DE EQUIPO (011 ó 11F) (cont.) 5100 - Equipo Médico Dental y de Laboratorio - En esta cuenta se cargarán costo de maquinaria, aparatos, instrumentos y útiles quirúrgicos y otro equipo diseñado especialmente para uso médico. Incluya los siguientes equipos: camillas, sillas dentales, equipo para procesar muestras de laboratorios, etc. 5200 - Equipo de Aire Acondicionado, Agua, Luz y Fuerza - A esta cuenta se cargarán los siguientes equipos: aire acondicionado de consola, central o convencional, enfriadores de agua, molinos de viento, etc. No cargue a esta cuenta el costo de cualquier equipo que" haya perdido o habrá de perder la característica de un equipo para convertirse en una adición o mejora a un edificio o alguna otra unidad del activo fijó; por ejemplo equipo de aire acondicionado, calentadores de agua, instalaciones eléctricas, etc.

COMPRA DE EQUIPO (011 ó 11F) (cont.) 5240 – Equipo de Imprenta y Encuadernación- Cargue a esta cuenta el costo de equipo para la adquisición de fotocopiadoras y duplicadoras así como impresos y encuadernación.   5490 - Equipo -no clasificado - Cargue a esta cuenta el costo de equipo que no pueda clasificarse bajo otra cuenta de equipo.  

INCENTIVOS Y SUBSIDIOS DIRIGIDOS AL BIENESTAR DE LA CIUDADANIA (013 ó 13F) 6180 – Becas y Vales para Estudios - Cargue a esta cuenta los pagos hechos para asistir a cursos de adiestramiento.

APORTACIONES A ENTIDADES NO GUBERNAMENTALES (014 ó 14F) 6190 - Donativos y Aportaciones a Individuos Excepto Aportaciones para Ayuda - Cargue a esta cuenta todos los costos de artefactos quirúrgicos, o de otra naturaleza, espejuelos, herramientas e implementos, etc. comprados con el fin exclusivo de proveerlos gratuitamente a personas impedidos. También cargue a esta cuenta las sumas donadas a personas, no clasificadas de otra manera. Un ejemplo de tales donativos lo constituye el estipendio mensual que reciben del Departamento de Educación los estudiantes universitarios que practican como maestros y los estudiantes de agricultura de las segundas unidades rurales.

ASIGNACIONES ENGLOBADAS (081) 6121 – Asignaciones sin Distribuir – Pendiente de descripción por parte del Departamento de Hacienda que se encuentra en el proceso de revisión de la descripción de los objetos de desembolsos del Reglamento Núm. 49

Plataforma de PCE IX Presupuesto-

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