PRESENTADO POR: DERLY ANDREA CHALPARIZÁN ZAMORA SEMINARIO DE GESTIÓN DOCUMENTAL FUNDACIÓN UNIVERSITARIA UNINPAHU FACULTAD DE INGENIERIA Y TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y BIBLIOTECOLOGÍA BOGOTÁ D.C. 2014

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos.

Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Los principios de la organización archivística de los fondos documentales son: El respeto al origen y al orden original de los documentos los cuales están dados por la oficina productora de los mismos.

Se refiere a que cada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece. Este principio debe tenerse en cuenta tanto en la organización de los documentos del archivo como en la ordenación, clasificación y descripción de los mismos Este principio debe tenerse en cuenta tanto en la organización de los documentos del archivo como en la ordenación, clasificación y descripción de los mismos.

Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo a la secuencia que originó el expediente y en el orden en que se crearon los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene la competencia específica. En consecuencia, debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa- efecto.

ordena que los documentos deben ser tratados, tramitados y conservados en el riguroso orden en el cual se han ido produciendo, generando u originando en la sección correspondiente. Como se puede ver estos principios para la conservación documental son lógicos, naturales y coherentes, con la secuencia de producción, tramitación y conservación.

En la disciplina archivística el ciclo vital del documento se define como etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción, recepción, distribución, trámite, organización, conservación, consulta y disposición final que comprende su eliminación o integración a un archivo histórico.

Se establecen en función del valor o importancia de los documentos y la frecuencia de uso.

Ley 594/2000 “Ley General de Archivos” Art. 23. Formación de archivos Establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión, que involucra toda la documentación que es sometida a continua utilización y consultas emanadas por las oficinas productoras u otras que la soliciten.

Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados y se deberán transferir al archivo central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la Tabla de Retención Documental correspondiente.

En él se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuyo requerimiento no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general de acuerdo a las normas que lo regulen.

La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las Tablas de Retención Documental y antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y procedimientos previstos en la misma. Se debe constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerden con el inventario documental que las relaciona, para realizar el procedimiento correspondiente.

Es aquél al que se transfiere la documentación del archivo central, que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, señalándole la asignatura topográfica.

FASEFUNCIÓNDURACIÓNLOCALIZACIÓN 1. ACTIVA Documentación en trámite. Vigencia administrativa y consulta frecuente. 3 a 5 años Archivos de oficina o de gestión 2. SEMIACTIVA Consulta esporádica. Evaluación para su selección y expurgo. De 3/6 a 25 años Archivo Intermedio (integrado en el Archivo General) 3. INACTIVA Valor histórico y conservación permanente. A partir de 25 años (valor permanente) Archivo General

El objetivo de la valoración es proteger el Patrimonio Documental ya que permite determinar los valores primarios y secundarios de los documentos y su permanencia en cada una de las fases de archivo.

Es importante tener en cuenta el uso, la frecuencia de consulta y las normas que regulan la producción documental. Estos criterios permitirán determinar si un documento está en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen relación a los Valores Primarios, en tanto la tercera puede contener o no documentos con Valores Secundarios.

Valor Administrativo: Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos por la institución para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trámite. Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos, egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada. VALORES PRIMARIOS: Los tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, ellos son:

Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. Valor Jurídico: De este valor se derivan derechos u obligaciones legales reguladas por el derecho común. Valor Legal: Es aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. VALORES PRIMARIOS:

Son aquellos que sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los creó y los utiliza, conservándolos permanentemente. VALORES SECUNDARIOS (HISTÓRICOS):

ALMACEN DE PAPEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS 1. Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias... Documentos importantes que hay que conservar clasificados y ordenados. 2. Pocas personas saben lo que hay. Inventario de los documentos con la descripción correspondiente. 3. Los documentos llegan como pueden. Traslado organizado. 4. Cada persona conserva o elimina lo que le parece oportuno. Criterios únicos de conservación y eliminación. 5. Es difícil encontrar y consultar un documento. Consulta y préstamo de la documentación de forma ágil. 6. Todo el mundo puede acceder.Acceso para el personal autorizado. 7. No hay normas de archivo ni de clasificación. Manual de gestión de documentación y archivos y cuadro de clasificación corporativo.