ADMINISTRACIÓN DE SOCIEDADES SOCIEDADES Docente: Carlos Fernando Acevedo S. Abogado Universidad Pontificia Bolivariana

LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS O JUNTA DE SOCIOS Es conjunto de socios reunidos de conformidad con lo señalado en el estatuto, para tomar todas aquellas decisiones y cumplir las funciones que le ley les otorga. Es el poder supremo de una sociedad, pues son los dueños de la sociedad, de tal manera que son los que pueden tomar cualquier clase de decisión sobre: nombramientos, remoción, financiera, comercial, etc., también se le conoce como el Máximo Órgano Social.

FUNCIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL Entre las decisiones que pueden tomar una Asamblea General de Accionistas o Junta General de Socios, están las funciones que describe el artículo 420 del Código de Comercio, veamos: 1) Disponer qué reservas deben hacerse además de las legales; 2) Fijar el monto del dividendo, así como la forma y plazos en que se pagará; 3) Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores, funcionarios directivos o el revisor fiscal;

FUNCIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL 4) Elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designación le corresponda; 5) Disponer que determinada emisión de acciones ordinarias sea colocada sin sujeción al derecho de preferencia, para lo cual se requerirá el voto favorable de no menos del setenta por ciento de las acciones presentes en la reunión. 6) Adoptar las medidas que exigiere el interés de la sociedad, y 7) Las demás que le señalen la ley o los estatutos, y las que no correspondan a otro órgano.

FUNCIONES DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL Sobre el artículo 420 numeral 7° del Código de Comercio al establecer las demás que señale los estatutos, quiere mencionar que el artículo 420 no está cerrando o negando mas funciones al Máximo Órgano Social, simplemente está mencionando unas de manera general, por lo que por estatutos, la sociedad puede ampliar o detallar las funciones de la Asamblea de Accionistas o Junta de Socios.

DELEGACIÓN DE FUNCIONES La Asamblea de Accionistas o Junta de Socios, al ser el Máximo Órgano Social, puede delegar algunas funciones (excepto la facultad para reformar los estatutos, por ejemplo), de tal manera que por estatutos, puede delegar funciones como: la de elegir y remover algunos funcionarios, por ejemplo, delegar en la Junta Directiva, la escogencia de Representante Legal, etc., la política empresarial que se va a tomar, las inversiones que se deban hacer, la facultad para celebrar actos o contratos de alguna naturaleza o monto determinado en aras de cumplir con el objeto social, etc.

DELEGACIÓN DE FUNCIONES Así como por estatutos el Máximo Órgano Social puede delegar alguna de sus funciones, el día que dicho Órgano así lo decida, mediante la misma forma en que delegó, puede revocar su mandato.

EL QUORUM Cuando una sociedad realiza su Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, debe contar con una participación mínima de accionistas o socios y su respectivo porcentaje accionario o capital social para que se pueda surtir con legalidad. El no contar con dicha participación mínima (o quórum) puede significar la nulidad de cualquier decisión que se tome como por ejemplo las Reformas Estatutarias o la Creación de Acciones Privilegiadas, Nombramientos, Fusiones o Disoluciones anticipadas, etc.

CLASES DE QUORUM Quórum deliberatorio: es el número mínimo de personas con su respectivo porcentaje accionario o social que se necesita para que se pueda desarrollar la Reunión, Asamblea o Junta. (Mitad mas uno de los socios) Quórum Decisorio: es el número mínimo de personas con su respectivo porcentaje accionario o social que se necesita para que se pueda tomar decisiones en la Reunión, Asamblea o Junta. (mayoria de los presentes en la reunión)

QUORUM DELIBERATORIO Y DECISORIO Es menester aclarar, que dicho quórum (deliberatorio y decisorio) son los mínimos que establece el Código de Comercio en su artículo 427, pero eso no es obstáculo para que por estatutos, la sociedad aumentedichos porcentajes para el quórum deliberatorio y decisorio. Salvo que en la ley o en los estatutos se fijare un quórum decisorio superior, las reformas estatutarias las aprobará la asamblea mediante el voto favorable de un número plural de accionistas que represente cuando menos el setenta por ciento de las acciones representadas en la reunión. (Art. 421 C. de Co.)

EL QUORUM Salvo que en la ley o en los estatutos se fijare un quórum decisorio superior, las reformas estatutarias las aprobará la asamblea mediante el voto favorable de un número plural de accionistas que represente cuando menos el setenta por ciento de las acciones representadas en la reunión. (Art. 421 C. de Co.)

ACCIONISTAS MOROSOS Al respecto el Oficio del 16 de abril de 2008, de la SUPERSOCIEDADES expresó lo siguiente: Con relación a las acciones pendientes de pago, (…) depende de si se está en presencia de acciones suscritas en mora, o si se trata de acciones pagadas parcialmente pero cuyos plazos de pago no se han vencido. En el primero de los casos no se podrán contabilizar las acciones en el quórum para deliberar, mientras que en el segundo de ellos sí se deberán tener en cuenta para tal efecto.”

ACCIONISTAS MOROSOS “(…) las acciones suscritas que estén en mora en su pago, no deben contabilizarse para determinar el quórum deliberatorio ni decisorio. Es decir que en la reunión de asamblea de accionistas podrán participar aquellos asociados titulares de acciones que hayan sido pagadas en su totalidad o que estén dentro del plazo para cancelar un porcentaje de ellas.”

REUNIONES ORDINARIAS Las reuniones de carácter ordinario se realizaran en las fechas establecidas en los estatutos de la sociedad y por lo menos una vez al año; cuando se guarde silencio en los estatutos respecto a las reuniones ordinarias el código de comercio establece que dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio deberán efectuarse.

FINALIDAD DE LAS REUNIONES ORDINARIAS (Art. 422) Analizar la situación de la sociedad. Elegir a los administradores y los demás funcionarios de su elección. Considerar las cuentas y balances del último ejercicio. Establecer las normas económicas de la compañía. Tomar decisiones respecto a la distribución de utilidades. Tomar todas las decisiones necesarias para asegurar el cumplimiento del objeto social.

REUNIONES ORDINARIAS Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad. Los administradores permitirán el ejercicio del derecho de inspección a los accionistas o a sus representantes durante los quince días anteriores a la reunión.

REUNIONES EXTRAORDINARIAS las reuniones extraordinarias tendrán lugar cuando la situación así lo exija, es decir, cuando ocurran imprevistos o urgencias que lo ameriten. las reuniones extraordinarias de la asamblea general de accionistas podrán ser convocadas por la junta directiva, el representante legal o el revisor fiscal.

REUNIONES EXTRAORDINARIAS El superintendente podrá ordenar la convocatoria de la asamblea a reuniones extraordinarias o hacerla, directamente, en los siguientes casos: 1) Cuando no se hubiere reunido en las oportunidades señaladas por la ley o por los estatutos; 2) Cuando se hubieren cometido irregularidades graves en la administración que deban ser conocidas o subsanadas por la asamblea,

REUNIONES EXTRAORDINARIAS 3) Por solicitud del número plural de accionistas determinado en los estatutos y, a falta de esta fijación, por el que represente no menos de la quinta parte de las acciones suscritas. La orden de convocar la asamblea será cumplida por el representante legal o por el revisor fiscal.

REUNIONES EXTRAORDINARIAS La asamblea extraordinaria no podrá tomar decisiones sobre temas no incluidos en el orden del día publicado. Por decisión del setenta por ciento de las acciones representadas podrá ocuparse de otros temas, una vez agotado el orden del día, y en todo caso podrá remover a los administradores y demás funcionarios cuya designación le corresponda.

IMPORTANCIA DE LA ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS Ya sea en las reuniones ordinarias o extraordinarias los socios en general se ponen al tanto de la situación en la que se encuentra la sociedad de manera global y se toman las decisiones indispensables para que la empresa cumpla el objetivo para el que fue creada. En la asamblea general de accionistas se toman las decisiones trascendentales para lograr el éxito de la empresa y mantener todo conforme a lo establecido en la ley.

CONVOCATORIA Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día. Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes.

CONVOCATORIA Por regla general, en cualquier sociedad se podría establecer por los estatutos, la forma en que se debe hacer la convocatoria, lo importante es que se garantice a todos los asociados la debida convocatoria y notificación. Ahora, cuando en los estatutos no se fije el procedimiento de convocatoria, se deberá hacer mediante un aviso en un diario que tenga amplia circulación en el domicilio principal de la empresa.

CONVOCATORIA Generalmente el aviso en periódicos, es el más usado en las grandes sociedades donde el número de accionistas hace difícil enviar una notificación certificada a cada uno. En las sociedades que tienen pocos asociados, se acostumbra a enviar una notificación o correo certificado directamente a cada uno de los asociados, según las direcciones que hayan reportado a la sociedad..

CONVOCATORIA En las Sociedades por Acciones Simplificadas –SAS-, los estatutos permiten una mayor libertad de notificación, de tal manera que sería viable que en los estatutos se incluya una cláusula donde se acepte por la totalidad de accionistas, la notificación de la Asamblea General de Accionistas, por medios como el correo electrónico Los otros tipos societarios podrán implementar el sistema de notificaciones por correo electrónico, pero esto debe ser mediante una aprobación estatutaria.

CONVOCATORIA Una indebida convocatoria, puede ocasionar que los asociados no convocados, soliciten la ineficacia de la Asamblea o Junta y con ello, las decisiones tomadas por los asistentes. (Artículo 190, 433 y 897 del Código de Comercio)

REUNIONES SIN CONVOCATORIA Es lo que se denomina ASAMBLEA o REUNIÓN UNIVERSAL La asamblea se reunirá en el domicilio principal de la sociedad, el día, a la hora y en el lugar indicados en la convocatoria. No obstante, podrá reunirse sin previa citación y en cualquier sitio, cuando estuviere representada la totalidad de las acciones suscritas.

REUNIONES DE SEGUNDA CONVOCATORIA Si se convoca a la asamblea y ésta no se lleva a cabo por falta de quórum, se citará a una nueva reunión que sesionará y decidirá válidamente con un número plural de socios cualquiera sea la cantidad de acciones que esté representada. La nueva reunión deberá efectuarse no antes de los diez días ni después de los treinta, contados desde la fecha fijada para la primera reunión.

REUNIONES DE SEGUNDA CONVOCATORIA Cuando la asamblea se reúna en sesión ordinaria por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, también podrá deliberar y decidir válidamente en los términos del inciso anterior. En las sociedades que negocien sus acciones en el mercado público de valores, en las reuniones de segunda convocatoria la asamblea sesionará y decidirá válidamente con uno o varios socios, cualquiera sea el número de acciones representadas.

LAS DECISIONES DE LOS SOCIOS Y ACCIONISTAS Las deliberaciones de la asamblea podrán suspenderse para reanudarse luego, cuantas veces lo decida cualquier número plural de asistentes que represente el cincuenta y uno por ciento, por lo menos, de las acciones representadas en la reunión. Pero las deliberaciones no podrán prolongarse por más de tres días, si no está representada la totalidad de las acciones suscritas. Sin embargo, las reformas estatutarias y la creación de acciones privilegiadas requerirán siempre el quórum previsto en la ley o en los estatutos.

LAS ACTAS DE ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS Cuando la asamblea general de accionistas se reúne siempre de las actuaciones que se realicen en dichas reuniones ya sean ordinarias o extraordinarias, se deberán realizar las anotaciones en actas en las cuales debe constar todo lo efectuado. Llevar un libro de actas es una obligación impuesta a la asamblea general de accionistas por el código de comercio.

LAS ACTAS DE ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS La finalidad de las actas que debe llevar la asamblea general de accionistas consiste en llevar una especie de registro de cada una de las decisiones que se toman en dicha asamblea, las actas deben ser firmadas por el por el presidente de la asamblea y su secretario a falta de estos por el revisor fiscal. El libro de actas es el registro de todo lo actuado por la asamblea general en sus reuniones, en fin es la constancia de todo lo realizado por la asamblea para lograr que el objeto social se desarrolle

LAS ACTAS DE ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS Las actas deberán contener de conformidad con lo establecido por el artículo 431 del código de comercio como mínimo lo siguiente: El lugar en que se efectúa la asamblea la fecha y hora de la misma. El numero de acciones suscritas. La forma y la antelación de la convocatoria a la reunión. Una lista de los presentes indicando el número de acciones propias o ajenas que representen.

LAS ACTAS DE ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS Los asuntos que se traten. Las decisiones tomadas. Número de votos emitidos a favor o en contra de las decisiones tomadas. Numero de votos en blanco. Las constancias que de manera escrita se hayan presentado por los asistentes. Las designaciones efectuadas. Fecha y hora de la clausura de la reunión.

INEFICACIA DE LAS DECISIONES Serán ineficaces las decisiones adoptadas por la asamblea en contravención a las reglas prescritas en esta Sección. Dicha sección comprende de los artículos 419 a 433 del Código de Comercio. Lo cual quiere decir q se trata de normas imperativas.