2ª REUNION DE ARCHIVOS DEL GOBIERNO FEDERAL INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL. 2ª REUNION DE ARCHIVOS DEL GOBIERNO FEDERAL CONSTRUCCION DE ARCHIVOS LIC. ERIC CONDE LOPEZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.

PRESENTACIÓN En virtud de la necesidad de atender lo dispuesto por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, aprobada por el Senado de la Republica el 30 de abril del año 2002, y publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio del mismo año, es necesario considerar la asignación de recursos y apoyos técnicos para iniciar a la brevedad la construcción de un archivo; la operatividad de un programa de digitalización y un sistema de información que posibilite cumplir en forma oportuna la apertura de servicios de acceso a la información no confidencial a partir del 1º. de enero del 2005.

INTRODUCCIÓN La nula intervención de los archivistas, da como resultado edificios o locales con poca funcionalidad para el personal, el usuario y para la seguridad y el resguardo de los documentos que se deben conservar. Las decisiones de tipo político, de orden estético y de aspectos económicos aumentan las pocas posibilidades de éxito en la construcción y remodelación de un archivo. La inmortalidad y el tratar de trascender de un sinnúmero de personas en la edificación, construyendo con poca flexibilidad, problemas graves de conservación y costos de operación altos, y la poca importancia por tener lugares dignos para preservar la documentación, es más común, encontrando lugares faltos de luz, ventilación, protección contra incendios o susceptibles de inundaciones. La solución a los problemas anteriores es la participación eficiente del personal de los archivos al interior de comités de planeación en la elaboración de los programas de necesidades y en la ejecución de proyectos.

CONSTRUCCIÓN O ADAPTACIÓN. Construir, adaptar, remodelar o restaurar, son las alternativas que se presentan con mas frecuencia en edificios para archivos, siendo esta la culminación de la planeación y del desarrollo del proyecto. En esta fase, normalmente de carácter definitivo, quedaran plasmados todos los aciertos o errores y el que haya podido negociar adecuadamente con la dependencia, publica o privada, revisando la mejor literatura disponible, visitando edificios de a cuerdo a las necesidades y actuando como un buen enlace con los arquitectos y diseñadores nos hará obtener un edificio funcional.

Especificaciones técnicas de edificios de archivo. Las especificaciones o normas técnicas parten de las funciones que tienen los edificios de archivo, y se sugieren en un programa general en los siguientes conceptos: Ubicación, estructura, funcionamiento, instalaciones, uso de materiales, protección de agentes físicos, del medio ambiente y seguridad.

UBICACIÓN. Para seleccionar el sitio que ocupará el archivo, debe tomarse en cuenta las siguientes condiciones:

EDIFICIOS NUEVOS. Cercano a las oficinas cuya relación de funciones sea más frecuente. Cercanas a instituciones culturales y de investigación, o bien a complejos de educación cuyas relaciones y cooperación sean estrechas. Cerca de actividades públicas y con suficientes accesos.

EDIFICIOS CONSTRUIDOS. Alejado de zonas o locales de productos inflamables, fabricas, laboratorios, áreas factibles de inundaciones, centros de reunión masiva. En el caso de ser parte integral de un edificio, deberá estar alejado de cocinas, comedores, sanitarios, sistemas hidráulicos lejano a mantos freáticos, ríos subterráneos, todo tipo de tubería subterránea, cisternas, fosas sépticas y todo elemento no dependiente o controlado por el archivo.

El terreno deberá tener las dimensiones para alojar la documentación y el crecimiento mínimo de 50 años, donde las características del edificio dependerán de su altura, de los servicios, estacionamiento, área de carga y descarga, pudiendo involucrar aspectos estéticos, funcionales, orientación, vientos dominantes, desniveles del terreno o del edificio.

El tipo de suelo, es de primordial importancia para la determinación de la construcción de un edificio propio para archivo, por lo cual se consideran las cargas muertas, cargas vivas aproximadas, fuerza de la acción de un cuerpo sobre otro cuerpo, momento, esfuerzos simples y compuestos, compresión, tracción, cortante.

ESTRUCTURALES. El estudio de las estructuras va encaminado a ilustrar el trabajo que cumplen las mismas, en la relación que existe entre las estructuras y el uso de los locales asignados a las diferentes áreas de los edificios de archivo. Existe la diferencia de cimentación y estructura, ambos son parte del mismo sistema de construcción, ya que su diferencia es la de estar abajo o arriba del nivel del terreno natural.

CARGAS Las cargas que trasmite la estantería, en edificios de archivo, a la losa o piso, están consideradas en un rango de 1000 a 2000 Kg./m2. Para este tipo de inmueble. Su variación es debida a la distancia entre la estantería y la altura de la misma. En cada caso habrá que calcular el peso, bajo las siguientes normas: el peso de un metro lineal de documentos es aproximadamente de 40 a 50 Kg. Y un metro cúbico contiene 15 metros lineales, más el peso de la estantería.

PLANEACIÓN. Planear es trazar las tareas necesarias para elaborar un programa correcto de trabajo formulando objetivos, seleccionando los medios para cumplirlos, fijando los tiempos y costos de ejecución del proyecto. Si planeamos adecuadamente, podremos dirigir adecuadamente las actividades, obteniendo un eficiente uso de los recursos, eliminando tareas inútiles e eliminando el menor numero de riesgos a la casualidad.. Dentro de la planeación de edificios para archivo, se pueden definir dos aspectos, anteproyecto y proyecto. En el primero se efectúa el compendio de información innecesaria para determinar si en principio es viable la realización del proyectó, siendo un instrumento que facilita la toma de decisiones y por ello es indispensable que el anteproyecto proporcione la información general sobre la situación que se pretende cambiar como un nuevo edificio, una ampliación, un nuevo servicio, sistemas o instalaciones. En el anteproyecto se inician las negociaciones de terreno, área por construir, aportaciones económicas, tiempo de cada una de las fases y se elabora el programa de necesidades

En el anteproyecto se inician las negociaciones de terreno, área por construir, aportaciones económicas, tiempo de cada una de las fases y se elabora el programa de necesidades El programa de necesidades es una etapa intermedia de la planeación y lo realiza el personal técnico y administrativo para los arquitectos y diseñadores, resolviendo en forma adecuada sus requerimientos. En el programa deberá indicarse el tipo y local que se desea, los servicios que prestara, las facilidades para el usuario y personal, las medidas de los espacios , los recursos con los que se deberá contar y la proyección a mediano y largo plazo. El programa de necesidades debe de ser susceptible a cambios en el transcurso de las negociaciones en la formulación del anteproyecto y del proyecto arquitectónico, debiendo revisarse la literatura especializada y consultar con especialistas y asesores para hacer el planteamiento de su propuesta.

INICIO PROYECTO DE CONSTRUCCION DEL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL 1ª PROPUESTA

PROYECTO INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL. VISTA INTERIOR DEL ARCHIVO GENERAL.

CONSTRUCCION DEL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL REALIDAD CONSTRUCCION DEL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL EN LAS INSTALACIONES DEL EDIFICIO DE LA UNIDAD POLITECNICA PARA EL DESARROLLO Y LA COMPETITIVIDAD EMPRESARIAL.

INSTALACIONES DEL EDIFICIO DE LA UPDCE.

FECHAS DE INICIO Y TERMINACIÓN DEL PROYECTO DEL ARCHIVO GENERAL DEL IPN. Etapa 1 Inicio 22 de sep. Terminación 05 de oct. Etapa 2 Inicio 06 de oct. Terminación 19 de nov. Etapa 3 Inicio 20 de nov. Terminación 19 de dic. Etapa 4 Inicio 20 de dic. Terminación 10 de ene. Etapa 5 Inicio 11 de ene. Terminación 31 de ene. Etapa 6 Inicio 30 de abr. Terminación 30de may.

UBICACION DOMICILIO: AV. WILFRIDO MASSEU S/N ESQ. AV. LUIS ENRIQUE ERRO. UNIDAD PROFESIONAL DE COMPETIBILIDAD COL. SAN PEDRO ZACATENCO, DELEGACION GUSTAVO A. MADERO, MÉXICO D. F. C. P.07738

ARQUITECTURA Y DESCRIPCION Las nuevas instalaciones del Departamento de Administración de Documentos y Archivos del IPN. Cuenta con una Área de 2,600 m2. Esta integrada por: Archivo de Tramite Archivo de Concentración Además de contar con: Área de Descarga Jardines Servicios (sanitarios, aseo) Área de guarda con anaqueles metálicos y Estructura. La capacidad de archivo es de 8,400 metros lineales de documentos.

CIMENTACIÓN La cimentación, en su más amplia acepción, es la parte soportante de una construcción, e incluye no solamente el elemento que trasmite la carga al suelo o a la roca, sino también al propio suelo roca sustentante. Los desperfectos más frecuentes en las cimentaciones se deben al suelo o a la roca sustentante.

ESTRUCTURA Y CIMENTACIÓN La estructura de las Nuevas Instalaciones son de hormigón, formando columnas y liberando un claro de 25 m. con apoyos intermedios, con una altura de 4 m. en la cumbrera. La cimentación es por el método de pilotes, profundos a 270 m. y 25 m. desplantada a 0.50 m. abajo del nivel de banqueta y con una altura de 0.50 m., lo que permitirá la estabilidad del Edificio dadas las condiciones de un subsuelo altamente compresible y de humedad media.

SISTEMA DE DETECCIÓN Y EXTINCIÓN DE INCENDIO Sistema de extinción distribuidos en el total de la instalación, conformado por 20 tanques de 80 lb. cada uno de gas CO2, el cual no agrede a los documentos de resguardo ni al medio ambiente. La totalidad del sistema opera mediante sensores de humo, extinción manual y local previa verificación. Conjunto que cubre: Unidad Politécnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial, Centro de Formación Innovación Educativa, Administración de Documentos y Archivos, Estudios Laborales, Estructura Educativa, Centros de Desarrollo Infantil y Derechos Politécnicos Sistema complementario al actual, que permitirá monitorear la detección temprana que se encuentra en proceso de licitación.

INSTALACIÓN ELÉCTRICA Y DE AIRE ACONDICIONADO INSTALACION ELECTRICA Cuenta con el equipamiento necesario para su correcta y continua operación: - Subestación eléctrica derivada. - Planta de emergencia de 250 KVA’s. - UPS (sistema de controles) de 15 KVA’s. El Alumbrado se planeó bajo el concepto de iluminación temprana, de tal forma que la luz no degrade el acervo y únicamente se iluminen las áreas en donde se requiera. Generando un ahorro en el consumo eléctrico. INSTALACIÓN DE AIRE ACONDICIONADO La edificación permite el suministro y control de la temperatura (16º C a 20°C) como de la humedad (40%), 6 m3. cúbicos de aire nuevo por hora. valores que se mantendrán permanentes en cualquier época del año.

AREA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO GENERAL DEL IPN. 1ª ETAPA ESTADO ACTUAL 2ª ETAPA

ARCHIVO DE CONCENTRACION

JARDINES DEL ARCHIVO GENERAL.

¿POR QUÉ ES NECESARIO CONSIDERAR LOS EDIFICIOS PARA USO DE ARCHIVOS? Las construcciones no son eternas, solo es eterno el eterno cambio de las cosas.

LOS DESPERFECTOS SE PRODUCEN Y HASTA ACELERAN AL PROCESO DESTRUCTIVO POR LAS CAUSAS SIGUIENTES: A). Proyectos incorrectos o definiciones por los datos o antecedentes equivocados d los mismos, por los cálculos o por equivocaciones de los planos. B). Desacuerdo entre el proyecto y la construcción. C). Materiales inapropiados o defectuosos originalmente, o que se han alterado después de recibidos, durante el almacenamiento o la manipulación. D). Ejecución incorrecta o deficiente. E). Mantenimiento deficiente o nulo. F). cambios de destino de la construcción G). Cambios ambientales (zonas no apropiadas para la edificación o en zonas residenciales, industriales o de vivienda).

H). Influencia de construcciones próximas, actuales o futuras. I). Causas fortuitas, no consideradas. En la mayoría de los casos son varias las causas que contribuyen al fracaso y no es correcto atribuirlos a la última. El Ingeniero Henry Lassier, en el prologo de su obra: “Patología y Terapéutica del Hormigón”. Dice lo siguiente: “Cada equivocación contiene en si misma una enseñanza que con frecuencia es muy valiosa y paga a buen precio, por lo que el estudio de los accidentes y de sus consecuencias debieran lógicamente formar parte de la enseñanza en las escuelas, con igual derecho que el de las construcciones normales”.

INGENIEROS Y ARQUITECTOS. En algunos aspectos del trabajo. Ingenieros y arquitectos coinciden con los médicos, ya que se trata de conservar y alargar la vida de lo creado, con mantenimiento, reparaciones y reconstrucciones, y en caso de colapso estructural hacemos la “AUTOPSIA”

¿COMO Y DONDE OBTENER INFORMACIÓN? LAS FUENTES SON DIVERSAS, POR LO QUE ES NECESARIO RECURRIR A: 1. Archivos Generales y de los Historiadores del lugar. 2. Historia del lugar y de las construcciones en publicaciones, no siempre técnicas. 3. Planos antiguos del lugar y de sus redes técnicas y de la propia construcción que se investiga. 4. Entrevistas con algunos antiguos vecinos del lugar, aunque no siempre son confiables. 5. Propiedades del Suelo o de la roca, y de los materiales usados en la construcción, obtenidas directamente o usando los métodos de introspecciones.

EFECTOS. Estos efectos pueden aparecer en cualquiera de los elementos de la construcción, en cualquier material o en cualquier tipo de construcción, tales como: Cimientos Muros Pilares Columnas Dinteles Vigas Techos Cubiertas Arcos Bóvedas Cúpulas Escaleras Pavimentos de piedra Madera Metal

Y en elementos complementarios de la construcción como: Viviendas. Iglesias. Edificios. Comerciales. Industriales. Puentes. Muelles. Torres. Chimeneas. Presas. Instalaciones de archivo.

HISTÓRIA CLINICA Con todos estos antecedentes se podrá descubrir el origen del daño y sus causas, e iniciar lo que podríamos llamar la “Historia Clínica” de la construcción que se investiga. Se complementa con: Evaluación de la resistencia actual de la construcción con el cual se podrá hacer el Diagnostico y proponer el tratamiento correspondiente de reparación o reconstrucción, o aconsejar su demolición.

SIGNOS EXTERNOS QUE INDICAN DAÑOS. Grietas, fisuras, locales o generales. Asientos. Desplomes. Flechas excesivas en elementos. horizontales o inclinados. Pandeo. Abofamientos y desconchados. Roturas y astillados. Exfoliaciones. Corrosiones. Pudriciones. Perforaciones de insectos. Manchas de Humedad. Vegetación (raíces, humedad y presión). Moho. Eflorescencias. Decoloración. Cambios de textura.

MANTENIMIENTO. El mantenimiento es el conjunto de trabajos que se realizan para evitar la degradación de una construcción, empezando por la limpieza. Reparar es componer, arreglar una construcción que ha sufrido deterioro; si esto afecta a los elementos fundamentales es una reconstrucción. Restaurar es poner una construcción en el estado que tenia originalmente, incluyendo los elementos ambientales.

COMO ANALIZAR Y VALORAR LOS DESPERFECTOS. Lo primero que se tiene que hacer es situar la construcción en el tiempo y en el espacio.

EN EL TIEMPO. Para lo primero necesitamos conocer su historia, es decir: 1. La época en que fue construida, así sabremos que materiales y que técnica constructiva se emplearon; 2. Su destino original y los posteriores 3. Las alteraciones que ha sufrido con el paso de los años por reparaciones, reconstrucciones, adiciones, entro otros. 4. Nombre del proyectista y del constructor.

ESPACIO. Para lo segundo debemos conocer de las características del lugar tales como: 1. La topografía y geología que tenía el lugar y compararlas con las actuales, observando los cambios que se han producido por la naturaleza o por el hombre. 2. Los cambios de drenaje y del nivel freático. 3. La proximidad a las costas, lagos, ríos, ciénegas, barrancas y acantilados. 4. cambios ecológicos (zonas residenciales convertidas en industriales u oficinas. 5. Fuegos, inundaciones, huracanes y sismos que se hayan producido en el lugar.

EFECTO DEL AGUA. Hay un efecto casi permanente que incide directamente e indirectamente en la mayoría de los signos de desperfectos: es el agua en cualquiera de sus estado; es el principal de los riesgos. El agua en estado de vapor erosiona mecánicamente y químicamente las piedras y las maderas, y corroe el hierro; en estado liquido tiene efectos análogos, y cuando lleva elementos disueltos o en suspensión y se lleva por el viento, su efecto puede ser desastroso.

El agua en estado sólido es un elemento mecánico, análogo al de las sales disueltas que cristalizan, que conviene conocerlo, pues cuando falla el aislamiento en los muros de los bóvedas, estos se destruyen por ese efecto. El agua llega a las construcciones exteriormente o es tomada del suelo por capilaridad, esta última es la más difícil de eliminar. La que llega del exterior puede ser a demás de la lluvia, producto de desperfectos en las instalaciones hidráulicas, roturas de tubos o tupiciones.

OTROS ELEMENTOS QUE SE CONSIDERAN PARA EL ADECUADO PROCESO DE CONSTRUCCIÓN PARA EDIFICIOS QUE ALBERGARAN ARCHIVOS SON:

LIMITES MAXIMOS DE TOLERANCIA DE CONTAMINANTES DEL AIRE EN UN ARCHIVO. REFERENCIA BIBLIOGRAFICA NORMAISO 11799

Recomendaciones de las condiciones de clima para instalaciones de un archivo.

“LA TECNICA AL SERVICIO DE LA PATRIA”

GRACIAS POR SU ATENCIÓN