Base de datos y Microsoft Access

Base de datos Es un conjunto de datos que pertenecen al mismo contexto almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos tienen formato electrónico, que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

Microsoft Access Microsoft Access es un programa Sistema de gestión de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal de pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "básico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Es un software de gran difusión entre pequeñas empresas (PYMES) cuyas bases de datos no requieren de excesiva potencia, ya que se integra perfectamente con el resto de aplicaciones de Microsoft y permite crear pequeñas aplicaciones con unos pocos conocimientos de programación.

El entorno de diseño de la base de datos

Vamos a empezar creando una base de datos Vamos a empezar creando una base de datos. Ya que estamos familiarizados con el listín telefónico, vamos a ver como lo "modernizamos" para que esté a la altura de esta nueva era llena de maravillas tecnológicas. Para ello, inicializamos el programa Pulsamos Inicio, programas, y claqueamos sobre Microsoft Access.

Se abre una ventana tal como esta

y elegiremos la opción "Base de datos de Access en blanco" y pulsamos aceptar Aparece una ventana llamada "Archivo nueva base de datos". Nosotros vamos a bautizar a nuestra base de datos "Listín Telefónico", y así lo escribimos en el cuadro "Nombre de archivo". A continuación pulsamos en el botón "crear". En la siguiente ventana vemos múltiples opciones A partir de aquí empezaremos a crear nuestra primera base de datos.

Creación de una base de datos ¿Cómo crear un fichero de base de datos? Al iniciar el programa se presentará la siguiente ventana: Se selecciona Base de datos en blanco y se hace doble clic. Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base de datos que se va a crear. Se debe utilizar un

nombre apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.

Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón Crear Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón Crear. Aparecerá la ventana de Access.

Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Para volver a esta ventana desde cualquier otra se pulsa el botón . En el apartado de cada elemento de la base de datos se explicará como crearlo desde la ventana de cada uno. Pero desde la ventana de base de datos hay dos formas de crear cualquier elemento sin necesidad de seleccionar la pestaña: Tabla, Consulta.... Este botón cambia dependiendo del último objeto creado. Al pulsarlo se creará otro objeto similar al último creado. Si se quiere elegir otro objeto sólo hay que hacer clic sobre la flecha de la derecha. Se desplegará el menú de todos los elementos de Access