Al abrir el Access aparece una ventana para crear una base en blanco, con la ayuda de un asistente o abrir una existente. Al principio optamos por la primera opción, luego abriremos nuestra base creada desde el archivo existente.

Crear una base de datos en blanco: crea la base y luego se debe definir por separado cada uno de los elementos de la base. Esta es la opción que elegiremos por primera vez, para crearla. Crear una base de datos utilizando un asistente: usa bases de datos ejemplos donde todos los elementos de la base son creados por el asistente, dando lugar a modificaciones limitadas. No usaremos esta opción. Abrir una base de datos existente: la elegimos de la lista de bases que se encuentran debajo, si no está ahí, se hace click en cancelar y luego se hace click en el botón abrir de la barra de herramientas o se selecciona la opción abrir del menú archivo. Esta es la opción que utilizaremos habitualmente después de crearla.

Al crearla, Access solicita el nombre y el lugar dónde almacenar la base, es un archivo con extensión.mdb.

Aparece la ventana de la base de datos con el menú de objetos para ir creándolos (Nuevo), ejecutarlo o verlos (Abrir) o abrirlos para hacer alguna corrección (Diseño)

Este abre la vista diseño de los objetos, esto se utiliza cuando se los crea o se modifica su estructura. Este crea un objeto nuevo según tipo de objeto seleccionado. Aquí se diseña el objeto utilizando un asistente, es decir, cajas de diálogo que guían en la creación, luego se puede realizar modificaciones. Esta opción crea el objeto mediante el ingreso de datos, no la usaremos. Con esta opción se diseña el objeto paso por paso, se controla totalmente la creación del objeto. Ventana de la Base de Datos Este botón muestra los datos o resultados en los diferentes objetos: da la vista hoja de datos de las tablas y consulta de selección, muestra (como los verá el usuario) los formularios, informe y páginas y ejecuta las macros, consultas avanzadas y módulos.

La vista diseño muestra una ventana dónde se visualizan dos áreas bien definidas. En esta área se ingresa el nombre, tipo y descripción de cada campo En esta se encuentran las propiedades de cada campo separadas en dos fichas: General y Búsqueda. Creación de una tabla (vista diseño)

Uno de los campos se lo debe definir llave o clave principal, este será el dato que identificará unívocamente un registro, es decir con solo citar, en este caso, el IDEmpresa, que será un número, el sistema traerá el registro de la empresa, por ejemplo, Las Marías; no puedo señalar el nombre de la empresa como llave porque podría haber varias empresas llamadas de la misma manera. Para asignar un campo como llave principal se lo debe seleccionar y luego hacer click en el botón que tiene una llavecita en la barra de herramientas. Aquí se ingresa el nombre del campo; la longitud máxima para el nombre es 64 caracteres, combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales excepto los siguientes: el punto, el acento grave, el signo de admiración y los corchetes. Se deben usar nombres cortos porque internamente el sistema los utiliza para su código. Aquí, a través de una lista desplegable, se selecciona el tipo de datos que almacenará ese campo: Texto (cuando es un texto corto), Numérico (cuando el dato intervendrá en algún cálculo), Autonumérico (cuando deseo que el sistema genere un número, como es el caso de las claves o llaves principales). Si tenemos el cursor en esta área y apretamos la tecla F1 aparecerá la ayuda referente a los tipos de datos aceptados por Access. Aquí se ingresa alguna aclaración referente al campo, la misma aparecerá en la barra de estado de los formularios o informes donde se utilice la tabla. Guía al usuario en el momento de carga de los datos. Area de definición de campos

Aquí se selecciona el tamaño del campo según el tipo de dato del mismo. Tener en cuenta que el sistema otorga un tamaño fijo para el campo, por eso hay que tratar de optimizar espacio asignado. A través de la listas desplegable se selecciona la forma en que se mostrará el dato en los formularios e informes. Area de propiedades del campo

Aquí se solicita la cantidad de decimales en el caso de datos de este tipo. Si al campo no se le ingresa datos, tomará el valor que se estipule aquí. Aquí se ingresa el mensaje que se activará cuando se ingrese un dato que no cumple con la regla de validación. Aquí se define si es obligatorio o no el ingreso del dato. Aquí se define un campo como índice. El índice puede acelerar la búsqueda y consultas en grandes volúmenes de datos pero hace lenta la carga de datos porque el sistema tiene que actualizar todos los índices cada vez que se ingrese un dato. Sólo mantendremos indexado los campos que contendrán las llaves principales. Aquí se señala las condiciones que debe cumplir el dato: p.e. mayor a cero (>0) Area de propiedades del campo (ficha General) Aquí se define la forma en que se ingresará el dato: p.e. en el caso de datos de tipo fecha: __/__/__ Aquí se define el título del campo, este aparecerá en los formularios e informes, en caso de que se obvie se mostrará el nombre del campo.

El control determina la forma en que se ingresará el dato al campo, puede ser: cuadro combinado (lista desplegable de opciones pero se puede ingresar un valor que no se encuentre en esa lista), cuadro de texto (cuadro en blanco), cuadro de lista (lista desplegable de opciones obligatorias). Area de propiedades del campo (ficha Búsqueda)

Aquí se determina de dónde saldrán los datos para el control seleccionado anteriormente. En este caso se ingresará una lista de valores, también podrán obtenerse de una tabla, una consulta o de una lista de campos. Area de propiedades del campo (ficha Búsqueda)

Aquí se detalla los datos que conformarán la lista de valores anteriormente seleccionada. Este ingreso es utilizado cuando los datos son fijos. Es decir se encuentran entre un rango o grupo de valores. Area de propiedades del campo (ficha Búsqueda)

Finalmente queda la tabla con todos los campos definidos y sus propiedades establecidas.

Cada fila es un registro y las columnas son los campos. En esta vista se ingresan los datos. También para la carga de datos se usan los formularios. A través de estos botones se puede navegar entre los registros de la tabla. Estos también estarán en los formularios. Vista Hoja de Datos

Cuando cerramos la tabla después de crearla o de cargarles los datos, esta aparece junto a otras en la ficha Tablas, lo mismo sucederá con los otros objetos de la base. El sistema los muestra en lista en su ficha correspondiente, para volver a acceder a ellos.