Gestión de la Movilidad de Estudiantes Programa LLP-Erasmus Mayo de 2012

111 Italia, 97 Polonia, 70 Portugal, 45 Francia MOVILIDAD DE ESTUDIANTES UJA (Salientes – Outogoing) MOVILIDAD DE ESTUDIANTES EXTRANJEROS (Entrantes – Incoming) 449 estudiantes 111 Italia, 97 Polonia, 70 Portugal, 45 Francia 144 Universidades 128 Coordinadores UJA 338 estudiantes 72 Italia, 66 Polonia, 64 Alemania, 35 Francia 116 Universidades 102 Coordinadores UJA DEPARTAMENTOS CUYOS PROFESORES GESTIONAN MAYOR CARGA DE MOVILIDAD ERASMUS: Organización de Empresas, Marketing y Sociología (124 estudiantes) Filología Inglesa (102 estudiantes) Derecho Público y Derecho Privado Especial (85 estudiantes) Economía Financiera y Contabilidad (72 estudiantes)

GESTIÓN DE LA MOVILIDAD SALIENTE

Movilidad Saliente – Intervenciones previas a la Estancia FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO Julio - Noviembre PREPARACIÓN DE LA OFERTA Aconsejable revisar con el equipo de RRII los Convenios/Plazas que se ofertarán Noviembre - Diciembre LANZAMIENTO DE LA CONVOCATORIA Y PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES A TRAVÉS DE CAMPUS VIRTUAL Orientar a los estudiantes interesados sobre las características de las plazas y de las universidades de destino Valorar las solicitudes presentadas a través de Campus Virtual Febrero TRAS LA PUBLICACIÓN DE LA PRIMERA RESOLUCIÓN (LISTADO DE SOLICITUDES ADMITIDAS Y EXCLUIDAS) Informar sobre reclamaciones relativas a la valoración realizada a petición del Servicio de Atención y Ayudas al Estudiante

Movilidad Saliente – Intervenciones previas a la Estancia FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO Abril - Junio TRAS LA PUBLICACIÓN DE LA SEGUNDA RESOLUCIÓN, LA ADJUDICACIÓN DE PLAZAS A SUPLENTES Y LA CELEBRACIÓN DEL ACTO DE VACANTES Asesorar a los estudiantes acerca de la confección de su contrato académico (contrato online + Learning Agreement) y aprobar (o rechazar dicha propuesta) Asesorar a los estudiantes sobre otros aspectos académicos relacionados con su estancia (idiomas de docencia, posibles dificultades, etc)

Movilidad Saliente – Durante la Estancia FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO Primer plazo de modificación del Contrato Académico Septiembre-Noviembre: Estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre (se permiten todo tipo de modificaciones)   Primer plazo de modificación de la matrícula Octubre-Noviembre: Se permiten todo tipo de modificaciones de matrícula  TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DEL CONTRATO ON-LINE Y DEL LEARNING AGREEMENT TRAS LA INCORPORACIÓN TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DE MATRÍCULA COMO CONSECUENCIA DE MODIFICACIONES DEL CONTRATO ACADÉMICO Asesorar a los estudiantes beneficiarios acerca de las asignaturas que pueden incluir en su contrato académico, tanto españolas como de la universidad de destino Aprobar(o rechazar) la propuesta de contrato on-line y del Learning Agreement Todo lo que hemos visto antes ha pasado antes de que los estudiantes se incorporen a la Universidad de destino. Una vez que los estudiantes se incorporan a la universidad de destino la principal intervención que se requiere de los coordinadores es en el momento de modificaciones del contrato que además es el que suele acarrear mayores problemas. Para resumir las dos diapositivas que siguen: Los estudiantes con estancia de 1 solo semestre tienen 1 solo periodo de cambios al iniciar su estancia. En este periodo pueden realizar todo tipo de cambios en el contrato Los estudiantes con estancia de Curso Completo tienen 2 periodos de cambios PERO MIENTRAS EN EL PRIMERO PUEDEN REALIZAR TODO TIPO DE CAMBIOS EN EL SEGUNDO ÚNICAMENTE PUEDEN DE FORMA NORMAL AÑADIR ASIGNATURAS DE SEGUNDO CUATRIMESTRE. En este segundo periodo de cambios se permite excepcionalmente y a solicitud motivada del coordinador que el estudiante pueda cambiar asignaturas de 2º cuatrimestre

Movilidad Saliente – Durante la Estancia FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO Segundo plazo de modificación del Contrato Académico Febrero-Abril: Estudiantes de Curso Completo o estudiantes de Primer Semestre que hayan ampliado a Curso Completo (solamente ampliación de asignaturas de segundo semestre o modificación extraordinaria justificada de asignaturas de segundo semestre) y Segundo Semestre (se permiten todo tipo de modificaciones)   Segundo plazo de modificación de la matrícula Abril: Se permiten únicamente ampliaciones y modificaciones de matrícula referidas a asignaturas de segundo semestre TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DEL CONTRATO ON-LINE Y DEL LEARNING AGREEMENT TRAS LA INCORPORACIÓN TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DE MATRÍCULA COMO CONSECUENCIA DE MODIFICACIONES DEL CONTRATO ACADÉMICO Asesorar a los estudiantes beneficiarios acerca de las asignaturas que pueden incluir en su contrato académico, tanto españolas como de la universidad de destino Aprobar(o rechazar) la propuesta de contrato on-line y del Learning Agreement Para el segundo plazo: Solicitud a la Oficina de Relaciones Internacionales (a través de dprendon@ujaen.es) de modificaciones extraordinarias de asignaturas de segundo semestre para estudiantes de Curso Completo

GESTIÓN DE LA MOVILIDAD ENTRANTE Pasamos a la gestión de la movilidad saliente que quizás requiere de más intervención por parte de los coordinadores

Movilidad Entrante – Intervenciones previas a la Estancia FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO Hasta el 30 de Junio para estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre Hasta el 30 de Noviembre para estudiantes de Segundo Semestre RECEPCIÓN DE SOLICITUDES (APPLICATIONS FORMS), LEARNING AGREEMENTS Y RESTO DE DOCUMENTACIÓN REQUERIDA POR LA UNIVERSIDAD DE JAÉN Responder a dudas planteadas por estudiantes extranjeros de cara a la preparación de su contrato académico Mayo-Septiembre para estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre Noviembre-Enero para estudiantes de Segundo Semestre REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL CONTRATO ACADÉMICO INICIAL Revisar y aprobar en su caso la propuesta de contrato académico inicial remitida por el estudiante. La propuesta se remite a los coordinadores desde la Oficina de Relaciones Internacionales

Movilidad Entrante – Intervenciones durante la Estancia FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO Septiembre-Octubre para estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre   Enero-Febrero para estudiantes de Segundo Semestre INCORPORACIÓN A LA UNIVERSIDAD DE JAÉN Revisar con el estudiante las asignaturas incluidas en su contrato académico inicial para plantear posibles modificaciones si son necesarias Realizar orientación académica general Una vez que los estudiantes se incorporan a la universidad les pedimos que vayan a veros para comenzar a revisar su contrato…esta revisión desemboca normalmente en el siguiente momento…

Movilidad Entrante – Intervenciones durante la Estancia FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO Primer plazo de modificación del Contrato Académico Septiembre-Octubre: Estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre (se permiten todo tipo de modificaciones)   Segundo plazo de modificación del Contrato Académico Febrero-Marzo: Estudiantes de Curso Completo o estudiantes de Primer Semestre que hayan ampliado a Curso Completo (solamente ampliación o modificación de asignaturas de segundo semestre) y Segundo Semestre (se permiten todo tipo de modificaciones) TRAMITACIÓN DE MODIFICACIONES DEL LEARNING AGREEMENT TRAS LA INCORPORACIÓN Asesorar a los estudiantes beneficiarios acerca de los cambios a realizar. Aprobar(o rechazar) la propuesta de nuevo Learning Agreement El siguiente momento es el de modificaciones del contrato. Los estudiantes de 1 solo semestre tienen 1 único periodo de modificaciones en el que pueden plantear todo tipo de cambios. Por el contrario los estudiantes de Curso Completo tienen dos plazos de modificaciones pero en el segundo solamente pueden realizar modificaciones sobre asignaturas de segundo semestre.

Movilidad Entrante – Intervenciones durante a la Estancia FECHAS APROXIMADAS MOMENTO DEL PROCESO TAREA DEL COORDINADOR ACADÉMICO Octubre-Noviembre para estudiantes de Curso Completo y Primer Semestre Febrero-Marzo para estudiantes de Segundo Semestre  MATRICULACIÓN INICIAL Revisar junto al estudiante las asignaturas a incluir en el formulario de Matrícula con atención especial a la exactitud de los códigos de cada asignatura y los turnos/grupos a seleccionar por el estudiante. Validar con la firma dicho formulario. Febrero-Marzo, solamente para estudiantes de Curso Completo (se permite únicamente modificación o ampliación de asignaturas de segundo semestre) MODIFICACIONES DE MATRÍCULA Esto es fundamental. Una vez que el estudiante sabe con exactitud y de forma definitiva cuáles son las asignaturas que va a incluir en contrato debe matricularse. SI NO SE MATRÍCULA NO SE LE EMITIRÁ CERTIFICADO DE NOTAS, AUNQUE HAYA INCLUIDO LAS ASIGNATURAS EN CONTRATO Durante el proceso de matrícula vuestra colaboración es fundamental ya que se os pide que ayudéis a los estudiantes a especificar los códigos y nombres exactos de las asignaturas y a ayudarles a evitar confusión con turnos y grupos. De hecho se os pide que validéis con vuestra firma el formulario de matriculación.

Preguntas Frecuentes – Movilidad saliente DUDAS RESPUESTAS ¿Cuál es la carga máxima de créditos ECTS que puede llevar un estudiante saliente? El cómputo máximo de asignaturas UJA que un estudiante UJA puede incluir en su contrato de movilidad es de 30 ECTS por semestre´/ 60 anuales ¿Esos 60 créditos anuales tienen que distribuirse de forma pareja a razón de 30 créditos por semestre? No necesariamente (aunque sea recomendable ¿Existe una carga mínima de créditos a llevarse? No. Sin embargo para evitar solicitudes de reembolso de la ayuda económica al estudiante se le deben reconocer a la vuelta al menos 16 créditos ECTS si se trata de una estancia anual / 8 créditos si se trata de una estancia semestral (8/4 si se trata de ingenierías

Preguntas Frecuentes – Movilidad saliente DUDAS RESPUESTAS ¿El computo total de créditos ECTS que se lleva un estudiante UJA debe coincidir exactamente con el computo total de créditos ECTS correspondiente a las asignaturas extranjeras que el estudiante cursa? No debe ser exactamente el mismo. Aunque debe existir equilibrio entre el peso del “paquete” de asignaturas extranjeras y el “paquete de asignaturas UJA . Un margen del 20% es razonable. ¿Puede un estudiante que ha sido seleccionado para una plaza estando cursando una titulación realizar su estancia con una titulación diferente? (pej.: estudiante de Ingeniería Técnica que se ha pasado a la superior Se permite siempre y cuando se considere que se trata de un paso natural de “primer ciclo” a “segundo ciclo”. El estudiante debe solicitar, una vez matriculado de la nueva titulación, que se le permitan hacer los cambios oportunos en el contrato académico (siempre que se encuentre en plazo)

Preguntas Frecuentes – Movilidad saliente DUDAS RESPUESTAS ¿De que periodos de modificación del contrato académico dispone un estudiante UJA con estancia de Curso Completo y que cambios puede realizar? Un estudiante UJA con estancia de curso completo tiene dos periodos de modificaciones de contrato. En el primer periodo (septiembre-noviembre), al comenzar su incorporación, puede realizar cualquier tipo de cambios, sin embargo, en el segundo periodo (febrero-abril) solamente puede añadir asignaturas de segundo semestre a su contrato. A estos estudiantes se les permite de forma extraordinaria en este segundo periodo modificar asignaturas de segundo cuatrimestre pero debe realizar la solicitud de forma motiva su Coordinador Académico UJA

Preguntas Frecuentes –Movilidad saliente DUDAS RESPUESTAS ¿De que periodos de modificación del contrato académico dispone un estudiante UJA con estancia semestral? Un estudiante UJA con estancia de un semestre dispone de un solo periodo de modificaciones del contrato. En este periodo puede plantear cualquier tipo de modificaciones ¿Que tramites debe realizar un estudiante que plantea modificaciones? Es muy importante que modifique el contrato online ya que el reconocimiento académico se realizará teniendo en cuenta su contenido. También debe modificar en paralelo el Learning Agreement y su matricula si es necesario.

Preguntas Frecuentes – Movilidad saliente DUDAS RESPUESTAS ¿Cómo se realiza el reconocimiento académico de la estancia Erasmus de un estudiante UJA? La universidad de destino remite a nuestra Oficina de Relaciones Internacionales el Transcript of Records. Desde nuestra oficina se remite a la Secretaría donde este documento se pone en relación con la Matrícula del estudiante y con el Contrato Académico online

Preguntas Frecuentes – Movilidad entrante DUDAS RESPUESTAS ¿Qué limitaciones tiene un estudiante entrante a la hora de seleccionar asignaturas UJA a incluir en su contrato académico? Los estudiantes entrantes solamente pueden seleccionar asignatura con docencia y derecho a examen Un estudiante entrante de primer semestre no puede cursar asignaturas anuales ni de segundo semestre Un estudiante entrante de segundo semestre no puede cursar asignaturas anuales ni de primer semestre ¿Qué asignaturas si puede incluir en su contrato? Cualquier asignatura ofertada de cualquier titulación de grado y Máster siempre y cuando se oferte, tenga derecho a examen y corresponda con su periodo de estancia

Preguntas Frecuentes – Movilidad saliente DUDAS RESPUESTAS ¿De que periodos de modificación del contrato académico dispone un estudiante extranjero con estancia de Curso Completo y que cambios puede realizar? Un estudiante extranjero con estancia de curso completo tiene dos periodos de modificaciones de contrato. En el primer periodo (septiembre-octubre), al comenzar su incorporación, puede realizar cualquier tipo de cambios, sin embargo, en el segundo periodo (febrero-marzo) solamente puede realizar cambios relativos a asignaturas de segundo semestre (modificar o añadir asignaturas). ¿De que periodos de modificación del contrato académico dispone un estudiante extranjero con estancia semestral? Un estudiante extranjero con estancia de un semestre dispone de un solo periodo de modificaciones del contrato. En este periodo puede plantear cualquier tipo de modificaciones

Preguntas Frecuentes –Movilidad saliente DUDAS RESPUESTAS ¿Que tramites debe realizar un estudiante que plantea modificaciones? Debe modificar el Learning Agreement y su matricula si es necesario. ¿Cómo se realiza el reconocimiento académico de la estancia Erasmus de un extranjero? La Oficina de Relaciones Internacionales de la Universidad de Jaén emite el Transcript of Records y lo remite a las universidades de destino. Solamente se incluyen en el TOR asignaturas de las que el estudiante se haya matriculado.

Asesoramiento IES destino Oferta académica en relación con su titulación Idioma de docencia y nivel real requerido Números créditos mínimo o máximo Existencia de otros requisitos Duración estancia y periodos de realización

Evaluación académica (10 % de la puntuación total) Concepto Puntuación máx. Ajuste del perfil personal y académico del solicitante con el perfil institucional y académico de la IES de destino 3 Participación con anterioridad como beneficiario de algún programa de intercambio internacional 1

Firma contrato

Firma contrato MANUAL DEL MÓDULO DE CAMPUS VIRTUAL PARA LA CUMPLIMENTACIÓN TELEMÁTICA DE LOS CONTRATOS DE MOVILIDAD INTERNACIONAL 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Objetivos del módulo de gestión de los contratos de movilidad 2. CUMPLIMENTACIÓN DEL CONTRATO 2.1. Acceso al módulo de gestión de los contratos de movilidad a través de Campus Virtual 2.2. Cumplimentación inicial del contrato 2.3. Rechazo del contrato por el coordinador o responsable 3. MODIFICACIONES Y AMPLIACIONES DEL CONTRATO

Asignaturas elegibles para estudiantes extranjeros Asignaturas con docencia en castellano, a través del motor de búsqueda existente en la web de Relaciones Internacionales: http://www.ujaen.es/serv/vicint/home/academics_home.php

Asignaturas elegibles para estudiantes extranjeros Asignaturas con docencia en inglés o con apoyo en inglés, a través de la lista de asignaturas del programa PATIE colgada en la web de Relaciones Internacionales: http://www.ujaen.es/serv/vicint/home/academics_home.php?subtitle=cin