SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA TOLIMA SOLIDARIO 2006 - 2007.

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1 SECRETARIA DE EDUCACION Y CULTURA TOLIMA SOLIDARIO 2006 - 2007

2 CONTABILIDAD PUBLICA

3 CONTABILIDAD PUBLICA  PARTE LEGAL  PLAN GENERAL DE LA CONTADURIA PUBLICA  NORMAS Y PROCEDIMIENTOS  IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD PUBLICA  TALLER DE APLICACION – DESARROLLO EN GRUPOS. Agenda

4 MARCO LEGAL CONSTITUCION NACIONAL- art.354. LEY 298/96 – DCTO 1914/96 RESOLUCION Nº 222 de 2006 Dcto 992/02 – art.12 DOCTRINAS. JURISPRUDENCIA

5 NUEVO REGIMEN CONTABILIDAD PUBLICA La regulación de principios. Normas Técnicas. Procedimientos OBJETIVO Criterios Observaciones Proceso contable

6 EVOLUCION CONTABILIDAD PUBLICA ANTESAHORA 1.Se conocían ingresos y gastos en cada entidad, no se tenia información consolidada 2.No existía información UNIFORME, no toma de decisiones en programas y proyectos de inversión. 3.No uniformidad en aplicación de normas contables y presentación de informes. 1.Existe información clasificada por cada uno de los niveles y sectores – establecido el patrimonio total. 2.Al contar información uniforme y consolidada se evalúan necesidades y direccionan proyectos de inversión. 3.Existen principios y normas claras para cada ente público, lo que permite uniformidad en la preparación y elaboración de los Estados Financieros.

7 EVOLUCION CONTABILIDAD PUBLICA ANTESAHORA 4. Corrupción latente, no pruebas, ni soportes 5. No exigencias en oportunidad y profesión como en la calidad de la información. 4. Es más fácil identificar los responsables de la corrupción. 5.Existe cultura contable TECNIFICANDO el procesamiento de la información y realizada por profesionales de la Ciencia Contable.

8 FUNCIONES DE LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN Determina políticas, normas y principios de contabilidad. Establece normas técnicas generales y específicas. Lleva contabilidad general de la Nación. Conceptuar sobre clasificación ingresos y gastos del presupuesto general de la nación. Señalar y definir los estados financieros e informes que deben elaborar y presentar las entidades y organismos públicos.

9 FUNCIONES DE LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACIÓN Elaborar balance general Establecer libros contabilidad entidades publicas. Emitir conceptos y absolver consultas. Expedir normas. Bienes domiciliarios. Aprobación congresos.

10 Plan General de Contabilidad Pública. Marco Conceptual Propósitos Control Rendición de Cuentas Gestión eficiente Transparencia Objetivos Gestión Pública Control Público Divulgación y cultura Usuarios Comunidad Universidades Estado Organismos internacionales Características Confiable, razonable, objetiva, verificable, relevante, oportuna, material, universal, comprensible, racional y consistente Principios Gestión continuada, registro, devengo o causación, asociación, medición, prudencia, periodo contable, revelación, no compensación y hechos posteriores al cierre. Normas Técnicas Normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos finacieros Relativas a los activos Relativas a los pasivos Relativas al patrimonio publico Relativas a las cuentas finacieras, economicas, sociales y AM Relativas a las cuentas de orden Relativas a las cuentas de ppto. y tesoreria Relativas a los estados contables e informes Relativas a los libros de contabilidad ESTRUCTURA REGIMEN CONTABLE PÚBLICO 2007

11 Organismos Internacionales Sistema presupuestal Sistema plan de Inversiones publicas Sistema de Cuentas nacionales Control fiscal Población CGN. Veedurias Contraloría General de la República Rama Legislativa DANE B. República Planeación Nacional Ministerio de Hacienda y C.P F.M.I – B.M – B.I.D. Sistema Nacional de Contabilidad Púbica C.G.N. S.I.I.F. Territorial S.I.I.F. Nacional Hechos financieros económicos y sociales Base contable pública Base de datos SISTEMAS Y USUARIOS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA

12 RECONOCIMIENTO Y REVELACION DE LOS HECHOS ECONOMICO ASOCIAR ACTIVOS, PASIVOS, PATRIMONIO, INGRESOS, EGRESOS, GASTOS, COSTOS Y CUENTAS DE ORDEN. APLICACIÓN DE RECURSOS PAR CUMPLIR FUNCIONES SEAN CIERTAS. PARTIDAS MEDIDAS CONFIABLEMENTE EN TERMINOS MONETARIOS. COSTO HISTORICO – EN EL MOMENTO QUE SE GENERE LA OPERACION

13 NORMAS ACTIVOS INVERSIONES RENTAS POR COBRAR DEUDORES PROVISIONES INVENTARIOS P. PLANTA Y EQUIPO ACTIVOS DEPRECIABLES BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO RECURSOS NATURALES Y DEL MEDIO AMBIENTE. VALORIZACIONES OTROS ACTIVOS

14 NORMAS PASIVOS OPERACIONES DE CREDITO OPERACIONES DE FINANCIAMIENTO. CUENTAS POR PAGAR OBLIGACIONES LABORALES Y S SOCIAL BONOS Y TITULOS EMITIDOS PASIVOS ESTIMADOS OTROS PASIVOS

15 NORMAS PATRIMONIO Noción  RECURSOS PÚBLICOS OBLIGACIONES BIENESDERECHOS CUMPLIMENTO DE FUNCIONES DE COMETIDO ESTATAL

16 NORMAS PATRIMONIO Reconocimiento  RECURSOS PÚBLICOS Aportes iniciales Incrementos directos Capitalizaciones  Variaciones positivas Superávit Pagado Operacional Valuación Donado Incorporado  Variaciones negativas Disminuciones Incorporaciones de pasivos Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones Extinción de rentas por cobrar

17 NORMAS PATRIMONIO Revelación HACIENDA PÚBLICA CAPITAL FISCAL: Recursos para creación y desarrollo (Nación y E.T) Acumulación por traslados otras cuentas patrimoniales: Resultado del ejercicio Patrimonio incorporado Provisiones, depreciaciones, amortizaciones, agotamiento Reversión no societarias CAPITAL FISCAL: Aportes para la creación de establecimientos públicos Acumulación por traslados otras cuentas patrimoniales: Resultado del ejercicio Patrimonio incorporado Provisiones, depreciaciones, amortizaciones PATRIMONIO INSTITUCIONAL CAPITAL FISCAL: Aportes para la creación de empresas no societarias Acumulación por traslados otras cuentas patrimoniales: Resultado del ejercicio Patrimonio incorporado

18 NORMAS PATRIMONIO  SUPERÁVIT DONADO Bienes y derechos recibidos de terceros sin contraprestación para formación bruta de capital  CUENTAS Dinero, especie y derechos Las donaciones que financian gastos se registrarán como ingresos Cambios específicos

19 NORMAS PATRIMONIO  SUPERÁVIT INCORPORADO Reconocimiento de bienes y derechos recibidos de otras entidades públicas – Formación de capital Reconocimiento de intangibles formados Gobierno general, los bienes de uso permanente recibidos sin contraprestación de otra entidad del gobierno general  CUENTAS Patrimonio público incorporado – Bienes, derechos y obligaciones Cambios específicos

20 NORMAS PATRIMONIO SUPERAVIT PAGADO SUPERVIT OPERACIONAL SUPERAVIT DE VALUACION SUPERAVIT DONADO SUPERAVIT POR PATRIMONIO INCORPORADO

21 NORMAS PATRIMONIO HACIENDA PUBLICA PATRIMONIO INSTITUCIONAL PATRIMONIO INSTITUCIONAL

22 NORMAS ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL RECONOCIMIENTO DE INGRESOS CON BASE EN LA CAUSACION RECONCONOCIMIENTO INGRESOS POR VENTA DE BS SE REGISTRA CUANDO SE HAYA TRANSFERIDO LA TITULARIDAD. POR SERVICIOS CUANDO SURJA EL DERECHO AL COBRO. DEVOLUCIONES Y DECUENTOS COMO MENOR VALOR DEL INGRESO TRANSFERENCIAS CUNDO SURJA DERECHO A COBRO. SE REVELAN ORIGEN DE LOS MISMOS

23 NORMAS TÉCNICAS RELATIVAS A LAS CUENTAS DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL NORMAS TÉCNICAS RELATIVAS A LAS CUENTAS DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL Noción Ingresos, gastos y costos en que incurre la ECP Reflejan el resultado de la gestión durante el período contable Cumplimiento de actividades ordinarias Incluye partidas extraordinarias Reconocimiento IngresosGastos Devengo Prudencia Medición

24 Operacionales Operación básica No operacionales Complementarias Vinculadas No operacionales REVELACIÓN

25 INGRESOS Noción Flujos de entrada de recursos Generados durante el período contable Susceptibles de incrementar el patrimonio público Reflejan el desarrollo de actividades ordinarias y los ingresos de carácter extraordinario Reconocimiento (Principios de Devengo ó Causación y Prudencia) Normas, declaraciones tributarias y, liquidaciones oficiales y actos administrativos en firme Contraprestación en la comercialización de bienes Liquidación en la prestación de servicios Valor de reconocimiento del ente cedente en las transferencias Valor recaudado y valor de la operación en las operaciones interinstitucionales

26 INGRESOS Revelación Poder impositivo del Estado Operaciones de producción y comercialización de bienes y prestación de servicios Relaciones con otras entidades del sector público Ocurrencia de eventos complementarios y vinculados a la operación básica o principal Eventos extraordinarios Se clasifican en: Fiscales Venta de bienes y servicios Transferencias Recursos de los fondos de reservas de pensiones Operaciones interinstitucionales Otros ingresos

27 INGRESOS Ingresos Fiscales Venta de Bienes y Servicios Transferenci as Los recursos originados en traslados sin contraprestaci ón directa, entre los diversos sectores y niveles Recursos de los fondos de las entidades administradoras de pensiones Cotizaciones, recuperaciones de cartera, devoluciones de aportes de la Administradora y las cuotas partes de pensiones Operaciones interinstitucion ales Fondos recibidos Operaciones de Enlace Operaciones sin flujo de fondos Otros Ingresos

28 GASTOS LOS GASTOS SE RECONOCEN POR PRINCIPIO DE CAUSACION. SON IMPORTES MONETARIOS NO RECUPERABLES LOS GASTOS ESTIMADOS CUBRIR PREVISIONES DE HECHOS FUTUROS CIERTOS GASTO SOCIAL IMPORTE DESTINADO A CUBRIR NECESIDADES INSATISFECHAS DE LA POBLACION (SALUD, EDUCACION, VIVIENDA). GASTOS INVERSION SOCIAL IMPORTE DE EJECUCION E PROYECTOS CUMPLIR METAS ESTATALES. OPERACIONES INTERINSTITUCIONALES, SON APORTES Y TRANSPASOS TRASNFERENCIAS RECURSOS TRASLADADOS SIN CONTRAPRESTACION. OTROS GASTOS – EXTRAORDINARIOS

29 GASTOS Noción Flujos de salida de recursos de la ECP durante el período contable Susceptibles de reducir el patrimonio público Se requieren para el desarrollo de actividades ordinarias Incluye los gastos de carácter extraordinario Reconocimiento Costo histórico - Principio de medición Gastos estimados – Principio de prudencia Operaciones interinstitucionales - Valor desembolsado y valor de la operación que las genera Revelación Funciones que desempeña la ECP Naturaleza del gasto Hechos no transaccionales Relaciones con otras entidades del sector público Ocurrencia de eventos extraordinarios

30 GASTOS Se clasifican en: De administración De operación Estimados Transferencias Gasto público social Operaciones interinstitucionales Otros gastos GASTO PÚBLICO SOCIAL Solución de NBI en salud, educación, saneamiento ambiental, agua potable, vivienda, medio ambiente, recreación y deporte y los orientados al bienestar general y al mejoramiento de la calidad de vida de la población, de conformidad con las disposiciones legales.

31 COSTOS DE VENTAS Y OPERACION Costos de Operación. Costo Venta Costo de Pcc Acumulados Costo Histórico inventarios Costo Histórico Bienes producidos Y Servicios prestados BS Comercializados Pcc de bs y Prestación de servicios Seguridad Social Objeto Social

32 CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL EN LOS FSE Todos los establecimientos educativos estatales deben llevar contabilidad de acuerdo con las normas vigentes. (Artículo 12 D. 992/02)

33 ACTIVIDADES PROCESO CONTABLES EN LOS FONDOS SERVICIOS EDCUCATIVOS Hechos económicos financieros y sociales Imputación soportes contables Utilización Catálogo cuentas Elaboración de comprobantes de diario, de ajuste y de cierre Libros Auxiliares Libro Diario Mayor y Balances Revisión, verificación y clasificación de transacciones de documentos fuente y soporte Elaboración de estados e informes contables ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN. Subsistemas de: Planeación Presupuesto Rentas y cuentas por cobrar Tesorería Inventarios Activos fijos IDENTIFICACIÓNCLASIFICACIÓNREGISTRO Y AJUSTES GENERACIÓN DE INFORMES

34 NORMAS SOBRE SOPORTES, COMPROBANTES CONTABLES Definen criterios uniformes para registro Formalidades de tenencia, conservación y custodia y reconstrucción de soportes, comprobantes y libros de Contabilidad. La elaboración de los comprobantes Exhibición parar efectos de inspección y vigilancia y control por parte de las autoridades pertinentes.

35 NORMAS SOBRE SOPORTES, COMPROBANTES CONTABLES PUEDEN SER ELABORADOS MANUAL O AUTOMATIZADA SISTEMATIZAN EN FORMA CRONOLOGICA Y NORMATIVA LOS DATOS DE LAS TRANSACCIONES. PERMITEN LA CONSTRUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE PUBLICA. SON BASE PARA EL CONTROL DE RECURSOS. LA INFORMACION DE LIBROS Y DOCUMENTOS FORMAN PARTE INTEGRAL DE LA CONTABILIDAD. PERMITE CONOCER Y VERIFICAR HECHOS FROS. CONOCER, ORDENAR Y CONTROLAR OPERACIONES DEL ENTE PUBLICO. DEJAR CONSTANCIA DECISIONES ADOPTADAS.

36 REGISTROS DE LIBROS PRINCIPALES REGISTROS DE LIBROS PRINCIPALES Acta de apertura Suscrita por el Representante legal o quien haga sus veces en las seccionales Inserta en el primer folio: Nombre ente público, y nombre libro, fecha de registro y número de Folios consecutivos

37 NORMAS LIBROS DE CONTABILIDAD LIBROS DE CONTABILIDAD PRINCIPALES Diario-Mayor - SOCIOS Nivel cuentas CGN Cuatro digitos AUXILIARES Nivel auxiliar El más bajo de Información Ocho o más dígitos

38 SOPORTES DE CONTABILIDAD DEBEN ADJUNTARSE A LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD ARCHIVARSE Y CONSEVARSE EN LA FORMA QUE SE EXPIDIERON SON DE ORIGEN INTERO Y EXTERNO INTERNO NO AFECTAN DIRECTAMENTE A 3ROS, COMO : PROVISIONES, RESERVAS, AMORTIZACIONES, DEPRECIACIONES Y ASIENTOS DE CIERRE. ORIGEN EXTERNO: COMPROBANTES INVOLUCRAN A 3ros: COMPROBANTES DE EGRESO, RECIBOS DE CAJA, FACURAS, CONTRATOS Y ACTOS ADTIVOS QUE GENEREN REGISTRO DE OPERACIÓN.

39 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD RESUMEN OPERACIONES FINANCIERAS. ELABORARSE EN IDIOMA ESPAÑOL. INDICARSE: FECHA, ORIGEN, DESCRIPCIÓN Y CUANTÍA DE OPERACIÓN. NUMERARSE EN FORMA CONSECUTIVA. CODIFICACION CON BASE CATALOGO DE CUENTAS. ELABORARSE EN FORMA MANUAL, MECANICO O ELECTÓNICA.

40 FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS Número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respaldan. No se puede alterar el orden o la fecha de los registros, dejar espacios en blanco, borrar, tachar, mutilar, arrancar las hojas o cambiar su orden, hacer interlineamientos, raspaduras o correcciones. Los errores de transcripciones deben corregirse mediante una anotación al pie de la página o por cualquier otro mecanismo que evidencie su corrección. La anulación de un folio debe hacerse sobre el mismo, indicando la causa, fecha de anulación y firma del funcionario responsable.

41 EXHIBICION, CONSERVACION Y CUSTODIA LIBROS Y DEMAS COMPROBANTES Y SOPORTES DEBEN ESTAR A DISPOSICIÓN DE LA CGN Y DEMAS ENTIDADES DE CONTROL DEL ESTADO SU CONSERVACION SE PUEDE DAR DE MANERA MANUAL Y/Ó MICROFILMADA. RESPONSABILIDAD DEL MAJEO, ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS A CARGO DE LOS SERVIDORES PUBLICOS. SE DEBE DESIGNAR MEDIANTE ACTO ADTIVO EL RESPONSABLE DE LA CUSTODIA Y TENENCIA DE LIBROS ESTA INFORMACIÓN. CUANDO HAYA PERDIDA, EXTRAVIO O DESTRUCCIÓN SE FORMULAR DENUNCIO RESPECTIVO. SE DEBE ORDENAR DE INMEDIATO LA RECONSTRUCCION DE LA INFORMACIÓN EN UN TERMINO NO MAYOR A 3 MESES. SE DEBE TOMAR DE BASE COMPROBANTES, DOCUMENTOS DE TERCEROS, COPIAS GRABADAS Y DEMAS DOCUMENTOS.

42 EXHIBICION, CONSERVACION Y CUSTODIA LIBROS Y DEMAS COMPROBANTES Y SOPORTES DEBE LLEVARSE DE MANERA INDEPENDIENTE PARA CADA COLEGIO. SE DEBEN CONSERVAR SOPORTES Y DEMAS LIBROS DE CONTABILIDAD POR ESPACIO DE DIEZ (10) AÑOS

43 FORMALIDADES: PRINCIPALES - AUXILIARES PRINCIPALES- AUXILIARES Idioma Español Conservación que garantice autenticidad e integridad Manual o medio Magnéticos Copias respaldo Registro actualizado y cronológico

44 NORMAS SOBRE ESTADOS E INFORMES Y REPORTES CONTABLES DEBEN PRESENTARSE DE MANERA COMPARATIVA CON LOS DEL PERIODO INMEDIATAMENTE ANTERIOR. LA MATERILIDAD SE DETERMINA CON EL TOTAL DEL ACTIVO, AL ACTIVO CORRIENTE Y NO CORRIENTE, AL PASIVO TOTAL, AL PASIVO CORRINTE Y NO CORRIENTE.

45 ESTADOS FINANCIEROS BASICOS BALANCE GENERAL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL ESTADOS DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES BASICOS.

46 BALANCE GENERAL Presenta en forma clasificada, resumida y condensada la situación financiera, económica, social y ambiental una fecha determinada. Revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio.| Esta conformado por el Activo, Pasivo y el Patrimonio y debe ir acompañado de las Notas a los estados contables.

47 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL Señala el resultado de la actividad financiera, económica, social y ambiental y revela el flujo de recursos percibidos (INGRESOS) y consumidos (GASTOS) en cumplimiento de su función durante un periodo determinado.

48 ESTADOS DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO. REVELA EN FORMA DETALLADA Y CLASIFICADA LAS VARIACIONES DE LAS CUENTAS DEL PATRIMONIO DEL ENTE PUBLICO, DE UN PERIODO DETERMINADO A OTRO.

49 ESTADOS DE FLUJOS DE EFECTIVO REVELA LOS FONDOS PROVISTOS Y UTILIZADOS POR LAS ENTIDADES PUBLICAS EN DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES OPERATIVAS, DE INVERSION Y FINANCIACION. PERMITE EVALUAR A PARTIR DEL ORIGEN Y APLICACIÓN DEL EFECTIVO, LA CAPACIDAD PARA OBTENER FLUJOS FUTUROS DE EFECTIVO.

50 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIERO REVELA LA INFORMACION ADICIONAL SOBRE LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES FINANCIERAS, ECONOMICAS, SOCIALES Y AMBIENTALES DEL ENTE PUBLICO. CONTIENEN EXPLICACIONES DE CARÁCTER GENERAL Y ESPECIFICO EN RELACION CON LAS CIFRAS CONTABLES Y FORMAN PARTE INTEGRAL DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.

51 NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES EFECTIVO: Referencia a existencia de saldos contrarios, cuando ellos existen. Grado de actualización de conciliaciones, partidas antiguas por conciliar, cajas menores constituidas activas o inactivas. INVERSIONES: Entidades donde están las colocaciones; tipo de inversión; rentabilidad pactada. DEUDORES: Edades, Origen, metodología cálculo provisión, deudas de difícil cobro, grado de antigüedad, acciones emprendidas para la recuperación de la cartera morosa. BIENES MUEBLES E INMUEBLES: Fecha ultimo inventario; valor compras y/o ventas efectuadas; Activos inservibles.

52 MENSAJE DE CALIDAD EDUCATIVA TALLER DE PROYECTO PEDAGOGICO PRODUCTIVO-INST EDUC RURALES MUNICIPIO DE PRADO –HOTEL RIO PRADO FECHA: 29 DE JULIO DEL 2007 AL 1 DE AGOSTO DEL 2007. DIRIGIDO A RECTORES Y DOCENTE A CARGO DE PROYECTO. RECLAMAR CONVOCATORIA -