Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT) Objetivos Alineación con los NETS de ISTE ¿Cómo funciona un “Mail Merge”? Aplicación del concepto Preparando el documento.

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2 Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT) Objetivos Alineación con los NETS de ISTE ¿Cómo funciona un “Mail Merge”? Aplicación del concepto Preparando el documento principal Utilización de un archivo de datos fuente. Completando el “Mail Merge” “Assesment”

3 Reflexionar sobre la importancia del uso de esta herramienta para facilitar el trabajo administrativo promoviendo más tiempo para la tarea académica. Utilizar la técnica de “mail merge” para el desarrollo de diversos informes y materiales administrativos que promuevan la productividad del maestro. Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT)

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5 ISTE NETS 2000 T.05 Productividad y Práctica Profesional Indicadores de ejecución 3. Aplica la tecnología para aumentar la productividad. 4. Usa la tecnología para comunicarse y colaborar con sus pares, padres y la comunidad y fortalecer el aprendizaje del estudiante. Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT)

6 RAE: “Capacidad o grado de producción por unidad de trabajo” Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT) “Para ser altamente efectivo hay que ser altamente productivo” Dr. Stephen R. Covey “Domina tu tecnología no dejes que ella te domine” FranklinCovey (NYSE: FC ) Extracto de 'Las 5 Elecciones hacia la Productividad Extraordinaria'

7 Para aumentar nuestra productividad debemos: Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT)

8 ISTE NETS 2008 T.03 Trabajos de la era digital Indicadores de ejecución 3. Comunican efectivamente información e ideas relevantes a estudiantes, padres de familia y colegas usando una diversidad de medios y formatos de la era digital. Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT)

9 ¿No sería agradable poder crear un documento con la información relevante de nuestros grupos de estudiantes y luego dejar que la computadora nos cree automáticamente cartas, boletines, informes, certificados entre muchos otros documentos? Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT)

10 Cartas a los padres Certificados de asistencia Certificados de logros académicos Informes de notas Informes de asistencia muchos otros……. Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT)

11 Libro de trabajo “Workbook” Hoja de calculo “Worksheet” Columna Fila Celda Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT)

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13 Un “Mail Merge” describe la producción de múltiples documentos desde una plantilla única la cual se nutre de otros documentos que contienen la información especifica. EJEMPLO Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT)

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15 La comprensión de estos elementos le ayudará a conseguir los resultados que usted desea y espera. El documento principal. Archivo de datos fuente con información a incluir, como el nombre de cada persona y la dirección que desea combinar con el documento principal. El documento final, que incluye la información en el documento principal, más información exclusiva de cada destinatario.

16 Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT) El documento principal es su punto de partida. El documento principal puede ser una carta, sobres, correo electrónico, o incluso un certificado. Contenido que es idéntico en cada copia, como el texto del cuerpo principal de una carta modelo. Sólo tiene que escribir este texto una vez, independientemente de cuántas cartas tiene la intención de impresión. Marcadores de posición («placeholders») para la información de cada estudiante.

17 Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT) La información del destinatario, que es única en cada copia combinada, llena de los marcadores de posición “placeholders” que se han agregado al documento principal. Información sobre el estudiante que podría ser: nombre, apellidos, nombre del padre o madre, notas, tardanzas etc.. Información sobre el estudiante debe ser conservada en su fuente.

18 Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT) La información del estudiante debe aparecer en las columnas y filas, como se muestra en la tabla en la imagen. El archivo fuente debe estar estructurado de una manera que permita vincular la información específica con los marcadores de posición («placeholders») en el documento principal.

19 Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT) Cuando termine la combinación de los documentos correspondencia, se obtienen múltiples documentos con la información de cada estudiante. El conjunto de los distintos documentos acabados, que se puede imprimir o que se puede transmitir por vía electrónica.

20 Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT) Si desea utilizar el documento principal con otras fuentes no debe grabarlo. Recuerde que documento principal es el documento que utilizó como punto de partida, que sigue siendo un documento aparte. No se guarda automáticamente después de la fusión.

21 (Práctica supervisada) " Dar a los alumnos algo que hacer, no algo que aprender y el hacer es de tal naturaleza como para exigir a pensar, el aprendizaje resulta naturalmente." - John Dewey

22 Programas a utilizar 1.Microsoft Office Word 2010 2.Microsoft Office Excel 2010 Programas alternativos libre de costo 1.Open Office  www.openoffice.orgwww.openoffice.org 2.Google Docs  docs.google.com docs.google.com Materiales a utilizar 1.Ejemplo de registro de notas y asistencia (MOODLE) 2.Ejemplo de reporte de notas y asistencia (MOODLE) Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT)

23 ¿Qué es el documento principal? (Elija una respuesta.) Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT) 1.El documento con que se inicia contiene el texto que es idéntico en cada copia combinada, y marcadores de posición para la información del destinatario único. 2.El primer documento en el conjunto de documentos del producto final. 3.El documento con que se inicia que contiene el texto que es idéntico en cada copia combinada.

24 El documento principal con el texto y marcadores de posición se guarda automáticamente después que la fusión se haya completado. (Elija una respuesta.) Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT) 1.Cierto. 2.Falso.

25 ¿Por qué la información del destinatario único que utiliza en una combinación de correspondencia tiene que ser almacenada en un archivo de datos fuente? (Elija una respuesta.) Prof. J. William Sandoval, MBA (MCT) 1.Los archivos de datos fuente son un tipo especial de archivo que sólo funciona con combinación de correspondencia. 2.Los archivos de datos fuente organizan la información de una manera que le permite combinar la información específica con marcadores de posición en el documento principal. 3.Los archivos de datos fuente están diseñados para mantener una gran cantidad de información.

26 Diario Reflexivo