ENCUESTAS ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL     Presentado por:   RUTH FLOREZ DELGADO MARTHA CECILIA POVEDA CAÑON     Presentado a: JAIRO HERNÁN DIAZ   GESTION.

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1 ENCUESTAS ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL     Presentado por:   RUTH FLOREZ DELGADO MARTHA CECILIA POVEDA CAÑON     Presentado a: JAIRO HERNÁN DIAZ   GESTION DOCUMENTAL I   G5     UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA COLOMBIA 2015

2 INTRODUCCIÓN La gestión documental es la operación de cualquier empresa que consiste en establecer categorías o grupos que reflejen orden y estructura jerárquica en la documentación y así evidenciar el desarrollo de cualquier trámite. Es una actividad tan antigua como la escritura que nació con la necesidad de documentar actos administrativos, transacciones legales y comerciales para dar fe de los hechos.

3 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Tener en cuenta: Identificar el nombre de la entidad Tener clara la organización jerárquica de la entidad Precisar funciones a cada dependencia o área

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5 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura; mantener la unidad y la dependencia del fondo, su integridad y carácter seriado de los documentos.

6 SISTEMAS DE ORDENACIÓN
NUMERICO: Ordinal y el cronológico MIXTOS: Alfanumérico, ordinal, cronológico ALFABETICOS: Temático, onomástico y toponímico

7 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

8 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. CONSULTA DE DOCUMENTOS Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme al dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental

9 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
CLASIFICACIÓN: Es la labor intelectual y física que consiste en separar la documentación según los criterios establecido por el comité de archivo. LA ORDENACIÓN: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización; se debe establecer si es cronológico, alfabético, alfanumérico. LA INSTALACIÓN: Es el conjunto de actividades de tipo físico orientadas a dotar de empaques adecuados y ubicar físicamente los documentos.

10 EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO DOCUMENTACION ACTIVA DOCUMENTACION SEMI-ACTIVA DOCUMENTACION INACTIVA VALORES PRIMARIOS HISTORICO CULTURAL INVESTIGACION CIENTIFICO FISCAL CONTABLE ADMINISTRATIVO LEGAL TECNICO

11 AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO DOCUMENTAL Total de la documentación producida o recibida por una institución o persona en desarrollo de sus funciones o actividades. Ejemplo Fondo Abierto: Documentación de entidades vigentes ejemplo Secretaria de Salud de Chía Fondo Cerrado: Documentación de entidades desaparecidas ejemplo  Coopdesarrollo SECCION DOCUMENTAL: Unidad administrativa productora de documentos. Ejemplo: DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

12 SUBSECCION DOCUMENTAL: Es una división de la sección documental.
Ejemplo Grupo talento humano Grupo de contabilidad SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Actas Contratos

13 SUBSERIE DOCUMENTAL: Es la subdivisión de la serie documental esta conformado por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes. Ejemplo: Actas de junta directiva Actas de comité de archivo TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple, que reúne todas las características necesarias para ser considerada como documento. Factura Acuerdo Memorando

14 Después de tener claro los anteriores conceptos se inicio a la organización documentación según las áreas del organigrama. FONDO DOCUMENTAL HIDROS CHIA SECCION AREA ADMINISTATIVA Y FINANCIERA SUBSECCION GRUPO GESTION HUMANA GRUPO DE CONTABILIDAD GRUPO DE TESORERIA SERIE ACTAS CONTRATOS SUBSERIE ACTAS JUNTA DIRECTIVA ACTAS DE ARCHIVO CONTRATO DE ARRENDAMIENTO CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS TIPOS DOCUMENTALES MEMORANDO CIRCULAR ACUERDO FACTURAS

15 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
ORDENAR LOS DOCUMENTOS: Identificar y ordenar las carpetas todos los tipos documentales correspondientes a la serie o subserie teniendo en cuenta la fecha de producción ya que esta será utilizada para organizar los documentos desde la fecha mas antigua que será la que estará como folio numero 1 y la fecha reciente se encontrara al final de la carpeta esta no puede superar los 200 folios. Las carpetas no pueden excederse los 200 folios.

16 DESCRIPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DESCARTADA:
DESCARTE DOCUMENTAL: Se revisa la carpeta o expediente y se retiran todos los documentos que no corresponden a archivo, ejemplo: invitaciones, hojas en blanco y también se revisa que los documentos no tengan ganchos metálicos, clips entre otros. ACTA DE DESCARTE Unidad Administrativa Oficina Productora No. Versión 1.2 Jul-2012 CERTIFICAMOS El (La) señor(a)­­­­­­­­­­ _______________________________________ con cédula de ciudadanía __________________, en calidad de _____________________ adscrito(a) a ______________________________________________, certifica que se llevó a cabo el descarte de los documentos relacionados a continuación, que cumplieron con el periodo de vigencia, establecido en las Tablas de Retención Documental, de acuerdo a la Resolución Rectoral del 26 de mayo de 2010. DESCRIPCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DESCARTADA: SUBSERIE FECHA INICIAL FECHA FINAL No. DOCUMENTOS RESPALDO (SI/NO) TIPO DE RESPALDO           Para constancia se firma en Medellín, a los ____ días de _______________ de _____ Certifico que la relación de los tipos documentales descartados es veraz. Testigo 1 Nombre y cédula Autorizado por (Nombre): Cargo: Cédula: Testigo 2

17 FOLIACIÓN Foliar cada una de las tipologías (documentos) de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente. Si llegase el caso de cometer un error de foliación, el folio se puede anular haciendo una línea diagonal sobre el folio que se encuentra mal.

18 DESCRIPCIÓN Identificar y Describir cada una de las carpetas (celuguías o rótulos), en la esquina superior derecha, con el formato GDC-FO-02, y ubicar en la gaveta y/o estante correspondiente. DEPENDENCIA TALENTO HUMANO CÓDIGO 140.03 SERIE HISTORIAS LABORALES CONTENIDO LAURA MILENA ROMERO MOJICA FECHA INICIAL 19 agosto 2013 FECHA FINAL FOLIOS 120 CAJA No. CARPETA No. 1/1 OBSERVACIONES:

19 ALMACENAMIENTO EN CAJAS
Una vez ordenadas las carpetas internamente se procederá a ubicarlas en la Caja de Archivo de izquierda a derecha. En las cajas de archivo. Nota: Las carpetas que tengan el mismo código de serie se ordenaran en forma alfabética. Como por ejemplo todos los comunicados entre dependencias.

20 ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL
Esta fase busca establecer la producción documental en cada unidad administrativa y su relación con las funciones que le han sido asignadas.

21 TIPOS DE UNIDADES DOCUMENTALES
Unidad documental simple: Es la que esta conformada por una sola tipología ya que su función es la misma. Unidad documental compuesta: Es la que posee variedad de tipologías documentales que van relacionadas en común formando un expediente.

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23 Documentos de Apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos etc), que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especificas de la gestión administrativa. Pueden ser generados por la misma institución o proceder de otra y no formar parte de las series documentales de la oficina. Documento facilitativo: Es aquel de carácter administrativo común a cualquier institución y que cumple funciones de apoyo. Documento Esencial: Documento vital, Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo a un después de su desaparición, por lo tanto facilita la facilidad la reconstrucción de la historia de la entidad.

24 ENCUESTA ESTUDIO UNIDAD DOCUMENTAL
1. Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. 2. Nombre de la unidad documental. Debe registrarse el nombre que le asigna la oficina que la tramita o conserva. 3. Función de la oficina que la genera o tramita. Anotar la función específica de la oficina productora (o tenedora) en desarrollo de la cual se genera (o custodia) esta Unidad Documental. 4. Caracteres externos. Debe señalarse la materia, forma y estado de conservación de la Unidad Documental, objeto de análisis.

25 4.1. Soporte. Debe anotarse la materia donde se registra la información (papel, microfilm, cinta magnética, entre otros). 4.2. Formato. Teniendo en cuenta el número de folios que conforman la Unidad Documental debe anotarse si se trata de un expediente, de un libro o de un documento simple. Puede complementarse la información especificando el tamaño que puede cambiar de acuerdo con el soporte y contenido de los documentos. 4.3. Ordenación. Se anotará el tipo de ordenación utilizada en la oficina productora que puede atender a la fecha, al autor, al número de radicación, al tema, entre otros, de lo cual resultará la ordenación cronológica, onomástica, numérica o alfanumérica. 4.4. Estado de Conservación. Debe señalarse si la Unidad Documental está BUENA, REGULAR o MALA; indicando en lo posible si el deterioro es físico (rasgado, arrugado, doblado, quemado), químico (acidez de las tintas y del papel) y biológico (ataque de hongos, insectos, gusanos, roedores).

26 5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación de la Unidad Documental. Debe anotarse la legislación y la normatividad existente tanto a nivel general (leyes, códigos, decretos, reglamentos, entre otros) como al interior de cada institución. Asimismo, debe señalarse si la práctica se deriva de una costumbre o rutina institucional. 6. Trámite. Original. Número de Copias. Se deben tener en cuenta los Procedimientos que describen cada uno de los pasos que se realizan para la resolución de un asunto: señalando las oficinas que intervienen, el destino del original y de las copias respectivas. 7. ¿La información contenida en esta Unidad Documental se halla registrada o condensada en otra? Sí_______ No______Es necesario tener en cuenta si la Unidad Documental en mención está registrada en un libro radicador, en un informe, en un balance, en un consolidado o en un resumen general. En caso afirmativo debe especificar en cuál o cuáles está incluído. 8. ¿Qué documentos conforman esta Unidad Documental? En el evento de que la Unidad Documental sea un expediente deben señalarse los documentos que se produjeron en la tramitación del asunto.

27 9. Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la Unidad Documental. Deben anotarse las oficinas que intervienen en la gestión documental. Esta información debe coincidir con lo relacionado en el numeral II.6. 10. ¿Con qué periodicidad se produce esta Unidad Documental: Diaria__ Semanal__ Mensual__ Anual__ Otra__ ¿Cuál?__. Se debe señalar con una X la opción acertada y en el caso de no estar contemplada, citarla. 11. ¿Por cuánto tiempo conservan esta Unidad Documental en el archivo de oficina y quién lo establece? Debe anotarse el tiempo de retención (meses o años) en la oficina señalando los motivos y criterios que tienen para hacerlo. 12. En el Archivo de Gestión esta Unidad Documental la consultan: 12.1 La misma oficina ______ 12.2 Otras oficinas _____ ¿Cuáles? _______ 12.3 Otras entidades ______ ¿Cuáles? _________________________ 12.4 Personas naturales ______________________________________

28 12.5 ¿Por qué lo consultan?_____________________________________
Deben registrarse los usuarios internos (administración) y externos (otras entidades y particulares) de la unidad documental, especificando los fines de la consulta. 13. Ha sido objeto de transferencias de la oficina a otros archivos? Central ______ Histórico ______ Otros _____ ¿Cuáles?______ 13.1 ¿Con qué periodicidad se realizan? Deben consignarse los traslados de las Unidades Documentales mencionadas efectuados internamente en la entidad, es decir, de la oficina productora al archivo. Es necesario consignar, además, la periodicidad con que se hacen dichas transferencias. 14. ¿En el archivo central la oficina sigue consultando esta unidad documental? 14.1. ¿Con qué frecuencia?

29 14.2. ¿Qué años? Debe consignarse si la oficina productora sigue haciendo uso de la Unidad Documental una vez que ha sido transferida a otro archivo, anotando la frecuencia y años consultados. 15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta Unidad Documental ? Debe anotarse cualquier anomalía que incida en la producción, recepción, uso, circulación y conservación de la Unidad Documental como pasos y/o copias innecesarios, falta de claridad en la ejecución de procedimientos y funciones. 16. Observaciones. Se anotarán todos aquellos datos que el encuestador considere pertinentes y que no fueron contemplados en las preguntas anteriores.

30 Funcionarios entrevistados
Funcionarios entrevistados. Se deben registrar los nombres, y cargos de los funcionarios de la oficina productora con quienes se diligenció la encuesta. Funcionario que diligencia la encuesta. Se anotará el nombre de la persona que realiza la encuesta con el fin de establecer responsabilidades en su aplicación. Jefe de archivo. Se registrará el nombre y la firma del Jefe de Archivo de la institución quien liderará todas las labores archivísticas. Ciudad y fecha. Se consignará la ciudad y la fecha en que se realiza la encuesta.

31 GLOSARIO Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación , dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

32 Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico funcionalde la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos,cualquiera que sea su titularidad.

33 Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

34 Foliar: Acción de numerar hojas.
Folio: Hoja. Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. Fondo abierto: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente. Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. Fondo cerrado: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o jurídicas que los generaban. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

35 Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

36 Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también “depuración” y “expurgo”. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

37 Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo. Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital. Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

38 CONCLUSIÓN Es importante el cumplimiento de todos los criterios para la organización de cualquier archivo para garantizar la conservación y el uso adecuado de la información y la documentación que conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, por parte de cada servidor público, empresa, persona natural o jurídica. Las entidades por esta época se están preocupando por tener organizado el archivo ya que es la vida o eje central de la institución

39 BIBLIOGRAFIA Ordenación documental, Archivo general de la nación, 2003, {En línea} Disponible en: Fundamentos de organización documental, {En línea} Disponible en: Glosario documental, Acuerdo Nº ,Archivo general de la nación, {En línea} Disponible en: O_No_27_2006_Glosario.pdf Colección de instrumentos técnicos, Gestión documental enfocadas a procesos, {En línea} Disponible en: 3%8DA%20MAYOR%20DE%20BOGOT%C3%81.%20GESTI%C3%93N%20DOCUMENTAL%20ENFO CADA%20A%20PROCESOS.% pdf