Evaluar el cumplimiento de la normas relacionadas y aplicables al proceso de gestión de recursos( asignación de citas, facturación, cartera, y tesorería,

Presentación del tema: "Evaluar el cumplimiento de la normas relacionadas y aplicables al proceso de gestión de recursos( asignación de citas, facturación, cartera, y tesorería,"— Transcripción de la presentación:

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2 Evaluar el cumplimiento de la normas relacionadas y aplicables al proceso de gestión de recursos( asignación de citas, facturación, cartera, y tesorería, insumos odontológicos y médicos), los procedimientos, manuales, instructivos, y demás documentos definidos el en proceso.

3 NTC GP 1000 Oportunidades de mejora 4.2.1 Generalidades La Guía de acceso a los servicios de salud Cód. SC-GU-2", no se encuentra publicada en la intranet con el fin de verificar su cumplimiento, por lo tanto. 4.2.3 Control de documentos Los instructivos del proceso de Gestión de Recursos se encuentran desactualizados Se están presentando a Tesorería las certificaciones y/o facturas con inconsistencias, tales como: En las certificaciones, la fecha de suscripción del contrato, no coincide con la fecha establecida en el contrato, las facturas se presentan con forma de pago diferente a la forma de pago establecidas en el contrato,

4 NTC GP 1000 Oportunidades de mejora 7.1 Planeación de la realización del producto o prestación del servicio numeral c) En el almacén general no se cuenta con el procedimiento de máximos y mínimos para la suplir las necesidades, por lo cual, el control se realiza con base en la información dada por los coordinadores de los centros y los pedidos históricos realizados por cada uno y con la verificación previa de existencias en el almacén de un remanente para 15 días. Este control es importante para planificar los insumos y no tener riesgos de desabastecimiento de insumos médico - odontológicos. 8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio No se evidencia la existencia de indicadores sobre la gestión de cartera en el aplicativo ITS.

5 NTC GP 1000Oportunidades de mejora Numeral 8 8.5.2 Acciones correctivas En el Cami Altamira se encuentra instrumental en regular estado y algunos se encuentran para dar de baja, pero aún siguen siendo usados como: Porta amalgamas (7), Cucharillas rotas por un extremo (29), Condensador doble extremo para amalgama ( 19) 1 para de baja, Bruñidor 21B (34) 1 para baja, discoide - cleoide (13) 1 para baja, explorador de doble extremo (13) Forcep 150 (10) 1 para baja, Jeringa Carpule (10) 1 para baja, pinzas algodoneras(51) 1 para baja, Porta amalgamas (7), Puntas de Cavitron (17) 6 dañados, Sonda WHO (27) 5 dañados ( Se adjunta el acta de inventario instrumental 2014) En la Upa Bello Horizonte se encuentra instrumental para Baja: 3 puntas de cavitron, 9 portamatrices, 3 sondas HWO, 5 portaamalgamas. Trabajar con estos instrumentos pueden generar un riesgo en la prestación del servicio.

6 NTC GP 1000 Oportunidades de mejora 8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o servicio Las unidades de Odontología de la Upa Alpes, no tienen trampa de residuos de amalgama y el vertimiento se hace a la caja de agua de la Upa 8.5.3 Acción preventiva Se evidencia que se están presentado demoras en la entrega de las facturas a la Dependencia de Tesorería, situación que impide que se tomen los descuentos por pronto pago otorgados por el proveedor en los contratos. Es importante tener en cuenta que la Contraloría de Bogotá D.C, en la visita fiscal realizada, en la vigencia del 2012, había dejado un hallazgo que decía entre otros aspectos : "..Se dejó pasar el término para aplicar alguno de los descuentos por pronto pago otorgados por el proveedor, demostrando una falencia en el manejo de los recursos del hospital".

7 NTC GP 1000Oportunidades de mejora 8.5.3 Acción preventiva En todos los insumos de odontología y en algunos de medicina (tisat nistatina, clotrimazol, sulfadiazina de plata, ampicílina del almacén general), no se da cumplimiento al instructivo "ALMACÉN" código D05MA01, version 3 de 10/01/2009, documento desactualizado, en cuanto a la actividad "Diligenciando los datos de la “Tarjeta Mural” que contiene la descripción del insumo, fecha de vencimiento y sticker de semaforización (verde si la Fecha de Vencimiento es mayor de un año, amarillo si la Fecha de Vencimiento está entre 6 y 12 meses de vencimiento y rojo cuando está en menos de 6 meses". Lo que puede generar un riesgo en cuanto a vencimiento de insumos, sin que se gestionen los cambios oportunamente.

8 Realizar capacitación sobre la importancia de mantener los planes de contingencia activados y actualizado en cada uno de los puntos de facturación de las diferentes sedes. Se recomienda realizar visitas de autocontrol del proceso por parte de los responsables. Es necesario realizar actualización del procedimiento AP-GF-ADI-DI-PR-85 V 04 Generación de cuentas por capitación, ya que al revisarlo se evidenciaron responsables que no se encuentran en el procedimiento. Establecer indicadores que midan la gestión de cartera de la ESE, para que se evalúen de forma periódica. Es necesario que se revisen los riesgos identificados en el Proceso de Gestión de Recursos, para que se actualicen y se completan las acciones de mitigación y los puntos de control.

9 Establecer controles por parte del responsable del almacén, de tal manera, que periódicamente se realicen aleatorios, para verificar el comportamiento de los movimientos de los productos e insumos odontológicos y medico quirúrgicos y realizar corrección de lotes y fechas de vencimientos unificando el físico con lo que está en el sistema. Mejorar el proceso de seguimiento y control de los insumos fortaleciendo el autocontrol de los procesos por medio de indicadores, de cumplimiento e impacto del programa, tales como: *N° de insumos solicitados al almacén/ N° de actividades realizadas en el mes *Productividad odontológica/ costos del programa * Cantidades de actividades realizadas / Cantidad de insumos Utilizados. Realizar arqueos periódicos y sorpresivos a las cajas que se tienen en la ESE San Cristóbal en cada uno de los centros de atención, con el objetivo de controlar el movimiento de ingresos en cada una de las cajas.