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© 2004 Interactiva 1 Como implantar la Facturación y Firma Electrónica en su empresa. Julián Inza, Presidente Albalia Interactiva.

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1 © 2004 Interactiva 1 Como implantar la Facturación y Firma Electrónica en su empresa. Julián Inza, Presidente Albalia Interactiva Hacia la Facturación Electrónica

2 © 2004 Interactiva 2 Gestión de Facturas Fuente: AECOC, Marzo 2004

3 © 2004 Interactiva 3 Obligatoria la eFactura Carrefour El Corte Inglés Eroski Caprabo Ahold Alcampo Makro Mercadona Condis Sabeco Día Schlecker Aki Ahorramas Bon Preu Leroy Merlin En el momento actual, con la experiencia incipiente del año 2003, el ahorro en el Sector de la Distribución ha supuesto: 18 millones de euros 2,5 Km de archivadores Ciertos distribuidores dejan de adquirir productos a proveedores que no puedan emitir facturas electrónicas a partir de septiembre de 2004

4 © 2004 Interactiva 4 Aspecto de una eFactura

5 © 2004 Interactiva 5 Pasos para firmar una factura Requisitos previos –Obtener el software de Firma –Obtener el certificado En cada ocasión: –Para Firmar Elegir la factura a firmar Con el botón derecho del ratón seleccionar la opción de firma Seleccionar el certificado para firmar (si hay más de uno) Se genera un fichero con la extensión.fir que contiene la factura, el certificado utilizado, y la firma –Para Enviar Se adjunta el fichero.fir al mensaje de correo

6 © 2004 Interactiva 6 Obligaciones del Emisor Conservar los datos de las facturas. No es necesario conservar las facturas emitidas sino la matriz o Base de datos que permite generarlas Asegurar legibilidad en formato original Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión En caso de factura electrónica: firmar electrónicamente la factura o delegar esta acción en un tercero o en el Receptor

7 © 2004 Interactiva 7 Pasos en la Remisión Obtención de los datos (Impresora virtual) Preparación del formato de intercambio Plastificado (Firma electrónica) B.D (Matriz) Procesos Internos (Conciliación y Contabilización) Envío o Almacenamiento y aviso Datos en bruto EDIFACT XML PDF AUTACK XMLDSign PKCS#7 U-Sign E-factoring

8 © 2004 Interactiva 8 Pasos para recibir una factura Requisitos previos –Obtener el software de Firma –Almacenar la factura de forma adecuada En cada ocasión: –Para Recibir Se extrae el fichero.fir que contiene la factura –Para Verificar la Firma o extraer la factura Elegir el fichero.fir a comprobar Con el botón derecho del ratón seleccionar la opción de verificar Al abrirse el programa, puede extraerse el documento factura en claro

9 © 2004 Interactiva 9 Obligaciones del Receptor Conservar las facturas recibidas en su formato original (electrónico) incluso aunque hayan sido necesarias transformaciones de datos internas. O delegar esta función en un tercero. Opcionalmente puede conservar la factura impresa con marcas gráficas PDF-417 Asegurar legibilidad en formato original Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado (no implica usarlo, necesariamente)

10 © 2004 Interactiva 10 Pasos en la Recepción Almacenaje Gestión de Pago Verificación de firma (CRL, OCSP, LDAP,...) Procesos Internos (Conciliación y Contabilización) Recepción directa (Web service), , descarga Sistema de acceso on-line a la factura (Obtención evidencia) Conversión de formatos PDF->XML->EDI ->Formatos internos E-Confirming

11 © 2004 Interactiva 11 La normativa comunitaria de facturaci ó n electr ó nica permite desarrollar aplicaciones financieras asociadas con ambici ó n europea: –Sexta Directiva del Consejo de las Comunidades Europeas 77/388/CEE, de 17 de mayo de 1977, en materia de armonizaci ó n de las legislaciones de los Estados miembros relativas a los impuestos sobre el volumen de negocios. Sistema com ú n del IVA: Base imponible uniforme. –Directiva 2001/115/CE, del consejo, de 20 de diciembre de 2001 por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturaci ó n en relaci ó n con el Impuesto sobre el Valor A ñ adido. La normativa espa ñ ola de facturaci ó n electr ó nica est á suficientemente desarrollada: –Real Decreto 2402/1985 de 18 de diciembre (obsoleto por el 1496/2003). –Ley 30/1992 de 26 de Noviembre, de R é gimen Jur í dico de las Administraciones P ú blicas y del Procedimiento Administrativo Com ú n –Ley 37/1992 del 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor A ñ adido –Orden HAC /3134/2002 de 5 de diciembre. –Resoluci ó n 2/ 2003 de 14 de febrero del Director General de la Agencia Estatal de Administraci ó n Tributaria sobre determinados aspectos relacionados con la facturaci ó n telem á tica –Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturaci ó n, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor A ñ adido –ORDEN EHA/3256/2004, de 30 de septiembre, por la que se establecen los t é rminos en los que podr á n expedirse certificados electr ó nicos a las entidades sin personalidad jur í dica a que se refiere el art í culo 35.4 de la Ley General Tributaria. (BOE ) Marco Legal Factura

12 © 2004 Interactiva 12 Concepto básico La facturación telemática se basa en la aplicación de mecanismos que permiten garantizar los principios básicos exigibles a la facturación: –La autenticidad del origen de las facturas –La integridad de su contenido Factura Electrónica es el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que remplaza al documento físico en papel conservando su mismo valor legal y que puede ser almacenado electrónicamente Factura electrónica, factura digital, factura telemática, son diferentes denominaciones para las facturas remitidas por medios electrónicos (Artículo 18 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación RD.196/2003)

13 © 2004 Interactiva 13 Abanico de soluciones: Aplicaciones ad hoc Plataformas XML Redes VAN para EDI Ficheros PDF Firma adaptada al formato o en PKCS#7 Multifirma en lotes, con soporte de Hardware Criptográfico Software de gestión Formatos de intercambio Integración de escáneres y OCR en recepción Soluciones de Validación Selección de PSC Opción de Firma por terceros o en Autofacturación Proyectos de adaptación

14 © 2004 Interactiva 14 PKCS#7 Formato universal (semejante al ZIP) Utilizable con cualquier software compatible Permite que el documento viaje en el interior o en el exterior Transporta firmas y certificados PDF Fácil de entender para personas poco expertas en informática Las firmas y certificados viajan en el interior del fichero Convertible a XML En versiones anteriores a la 6 necesita un Plug-In de Firma y Verificación EDIFACT Muy extendido en el sector de la Distribución Muy compacto y estandarizado XML Añade semántica al formato, independiente del aspecto visual Es interpretable por ordenador en origen y destino Permite firmar trozos del documento Formatos electrónicos con carácter probatorio A entregar a la inspección tributaria, si lo solicita

15 © 2004 Interactiva 15 Formatos (PKCS#7)

16 © 2004 Interactiva 16 Formatos (PDF)

17 © 2004 Interactiva 17 Formatos (XML)

18 © 2004 Interactiva 18 Formatos (EDI)

19 © 2004 Interactiva 19 Herramienta AEAT

20 © 2004 Interactiva 20 Factura en PDF La factura en PDF puede firmarse desde el interior (mediante las funciones de Acrobat 6.0, o mediante un plug-in de firma en versiones anteriores) o desde el exterior (en formato PKCS#7, a ñ adiendo la extensi ó n recomendada.fir )

21 © 2004 Interactiva 21 PDF417 PDF417 es un formato de almacenamiento en papel de datos electr ó nicos semejante a un diskette o un CD.

22 © 2004 Interactiva 22 Plataformas (FacCil) Plataforma de firma y envío Plataforma de recepción, verificación, conversión almacenaje y recuperación Obligado tributario Emisor Obligado tributario Receptor Las plataformas pueden ser de emisión o de recepción Una entidad puede elegir una plataforma de emisión o gestionarlo directamente Una entidad puede elegir una plataforma de recepción o gestionarlo directamente Las plataformas de emisión unifican toda la facturación saliente de una empresa Las plataformas de recepción unifican toda la facturación entrante de una empresa

23 © 2004 Interactiva 23 Plataformas Consultoría para determinar la mejor solución Informe jurídico para justificarla Conversión de salida y firma para emisión PDF Gestión de envío Gestión de recepción Verificación, almacenamiento, conversión de formatos, tratamiento de excepciones Integración con escáner y OCR para homogenización con facturas recibidas en papel Adaptación de sistemas de conciliación Formación al personal Planificación del despliegue Soporte a Clientes y Proveedores

24 © 2004 Interactiva 24 Análisis de Situación y Necesidades Dictamen Jurídico Conversores y Plataforma Generación y Verificación de Firma Fase Piloto Desarrollo del proyecto Equipo de consultoría de Interactiva Ajuste a las necesidades Proyectos Despliegue Despliegue y formación

25 © 2004 Interactiva 25 Uso sencillo de la Facturación Electrónica inicio --> ejecutar --> regsvr32 "C:\Archivos de programa\camerfirma\desktopfirma\capicom.dll" En caso de problemas al instalar

26 © 2004 Interactiva 26 Obtención software de firma

27 © 2004 Interactiva 27 DesktopFirma

28 © 2004 Interactiva 28 Terminar la instalación DesktopFirma Hay que ir aceptando los pasos de la instalación hasta que termina

29 © 2004 Interactiva 29 El certificado electrónico: Obtención 1 2

30 © 2004 Interactiva 30 El certificado electrónico: Obtención

31 © 2004 Interactiva 31 Error de certificado al acceder

32 © 2004 Interactiva 32 El certificado electrónico: solicitud

33 © 2004 Interactiva 33 El certificado electrónico: Descargar

34 © 2004 Interactiva 34 El certificado electrónico: Instalación guiada

35 © 2004 Interactiva 35 El certificado electrónico: configuración correcta...

36 © 2004 Interactiva 36 El certificado electrónico: instalación

37 © 2004 Interactiva 37 El certificado electrónico: selección de almacén

38 © 2004 Interactiva 38 Ver la factura a firmar

39 © 2004 Interactiva 39 Elegir la factura a firmar

40 © 2004 Interactiva 40 Firmar electrónicamente

41 © 2004 Interactiva 41 Selección de certificado

42 © 2004 Interactiva 42 Firmar la factura

43 © 2004 Interactiva 43 Firmar la factura

44 © 2004 Interactiva 44 Firmar la factura

45 © 2004 Interactiva 45 Verificar Firma

46 © 2004 Interactiva 46 Verificación de firma

47 © 2004 Interactiva 47 Extracción de la factura

48 © 2004 Interactiva 48 Factura en PDF

49 © 2004 Interactiva 49 Firmar el

50 © 2004 Interactiva 50 Resumen Firmar facturas puede ser muy sencillo La factura firmada (PKCS#7) puede tener la extensión.fir y es la que tiene valor ante una inspección Hay procesos diferentes que también son válidos: –Firma de ficheros PDF –Firma de ficheros XML –Firma de ficheros EDIFACT –Firma de mensajes de Correo La firma de Ficheros PDF es fácil de entender y permite conversión a XML La firma de Ficheros XML y EDIFACT es más adecuada para sistemas automatizados Ampliar información en (sección legislación)http://www.interactiva.com.es

51 © 2004 Interactiva 51 Preguntas


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