Colombia Comisión de Asuntos Jurídicos y Políticos de OEA.

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2 Colombia Comisión de Asuntos Jurídicos y Políticos de OEA.
“Sistema de Identificación y Registro Civil integrado.”

3 El Registro Civil tiene una estrecha relación con el Sistema de Identificación que logramos consolidar en los últimos años con el fin de individualizar a cada colombiano desde su nacimiento. Detrás del registro civil está la historia de cada uno de los colombianos. Por eso, avanzar día a día en la seguridad del documento, le permite a la Registraduría garantizar la plena identidad de los colombianos y al Estado hacer más eficiente la planificación nacional. El registro civil de nacimiento es el único documento público que legalmente prueba la existencia de una persona, la individualiza, le permite acceder a los beneficios que otorga el Estado y cumplir con las obligaciones que tiene frente a la sociedad y la familia. Para contribuir a abrir la puerta de acceso a los derechos para todas las personas, la Registraduría Nacional del Estado Civil cuenta hoy con tecnología, herramientas jurídicas y tradición en registro civil similar a la de los países desarrollados.

4 ESTADO ACTUAL En el marco del Proyecto de Modernización adelantado por la Registraduría, se actualizó la base de datos central con la grabación de mas de 13 millones de registros civiles y a su vez se digitalizaron mas 40 millones. Gracias al registro civil, el Estado puede saber cuántos nacimientos y defunciones ocurren en su territorio y diseñar políticas orientadas a brindar bienestar a los ciudadanos. Llevar la cuenta de los nacimientos, defunciones y cambios en el estado civil de las personas que habitan en su territorio no es tarea fácil para los Estados. El registro civil tiene validez universal y es el “único documento público que legalmente prueba la existencia de una persona”. Por eso, tener registro civil de nacimiento es un derecho de las personas, que valga la reiteración, da derecho a tener otros derechos como salud o educación.

5 LOGROS El NUIP (Número Único de Identificación Personal) es el número que permite identificar a los colombianos durante toda su vida. Han transcurrido 12 años desde que la Registraduría Nacional del Estado Civil, por medio de la Resolución número 0146 del 18 de enero de 2000, pasara de identificar a los colombianos mediante el Número de Identificación Personal, NIP, a identificarlos con el Número Único de Identificación Personal, NUIP. Su asignación corresponde a cada una de las oficinas que cumplen la función del registro del estado civil al registrar el nacimiento de una persona o al momento de solicitar el trámite de la tarjeta de identidad o de la cédula de ciudadanía, cuando la persona al entrar en vigencia la resolución ya estaba registrada pero no contaba con la asignación del Número Único de Identificación Personal.  Para las personas que ya se habían registrado y eran identificadas con el NUIP alfanumérico, la Registraduría les asignó un número equivalente de acuerdo con la nueva estructura del Número Único de Identificación y se suministra a los interesados cuando lo requieran. Por su parte, las personas que habían sido registradas e incorporadas a las bases de datos del Servicio Nacional de Inscripción con el número de Identificación Personal, NIP, deben esperar hasta cumplir la mayoría de edad para obtener su NUIP en la cédula de ciudadanía.  Desde el año 2000, el NUIP es un sistema que permite tener un control más exacto en el registro e identificación de los ciudadanos. Desde el nacimiento hasta la muerte los 10 dígitos numéricos acompañan a la persona.

6 LOGROS Registro Civil desde el nacimiento en Clínicas y Hospitales.
Garantiza la inscripción y el tramite del registro civil de nacimiento mediante un procedimiento eficaz y gratuito. En este sentido, todos los niños y niñas colombianos tienen derecho a tener un registro civil de nacimiento, desde el momento mismo de nacer. Por ello, la Entidad avanzó en el proyecto para que hospitales y clínicas cuenten con este sistema. Hoy, 308 centros asistenciales ofrecen este servicio. Un funcionario del centro médico diligencia el serial de registro civil de nacimiento, el cual es revisado por el Registrador del municipio o de la localidad. Una vez el Registrador firme el registro civil, éste adquiere plena validez. Para ello la entidad de salud debe contar con un equipo de computo, una línea telefónica y adquirir las licencias del software de inscripción del Registro Civil.

7 LOGROS Durante los primeros nueve meses del 2012 fue posible incorporar a la base de datos, registros civiles. En 2010 se logró, a través del Artículo 118 de la Ley 1395, eliminar el requisito de territorialidad en la inscripción del registro civil, lo que facilita el trámite para quienes por diferentes circunstancias tenían dificultades para regresar a sus lugares de origen a realizar este trámite. De hecho y gracias aportes de la Registraduría, en el 2010, las personas pueden registrarse en cualquier parte del país y no sólo en el lugar de nacimiento porque “todos los actos, hechos y providencias que deban inscribirse en el registro civil o que afecten el mismo, podrán inscribirse en cualquier oficina autorizada para cumplir con la función de registro civil del territorio nacional o en los consulados de Colombia en el exterior”, dice la norma. Con este marco jurídico, la Dirección Nacional de Registro Civil desarrolló un aplicativo que permite hacer la inscripción en registro civil en cualquier Registraduría, Notaría, consulado y hospital autorizado, lo cual se refleja en el resultado obtenido durante este último año. Asimismo, la persona puede obtener una copia de su registro civil en cualquiera de las Registradurías porque el servicio está en línea.

8 LOGROS Consolidación de la base de datos del Registro Civil. El Servicio Nacional de Inscripción cuenta con registros civiles de nacimiento, registros civiles de nacimiento y de defunción. Un total de registros civiles se encuentran grabados en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, la cual conserva los datos biográficos de los inscritos, información que hace que Colombia cuente con uno de los sistemas más completos en identificación en el mundo. La Registraduría alimenta esta base de Registro Civil desde el año 1999 con la información que graba y digitaliza de los registros civiles que se habían expedido desde 1991 hasta la fecha; sin embargo, la base de datos no incluye todos los registros civiles de tomo y folio, debido a que algunas de estas copias reposan en las distintas notarias del país,

9 LOGROS Identificación biométrica de niños entre los 7 y 17 años. A partir de la información del Registro Civil se produce el documento para niños y niñas, permitiendo reducir casos de suplantación del menor de edad. Cuatro años después del lanzamiento de la tarjeta de identidad biométrica para los jóvenes de 14 a 17 años, los beneficios de este documento de identidad, seguro e imposible de falsificar, se extienden a todos los niños mayores de siete años de edad. Desde el pasado mes de julio, los niños y niñas entre los siete y 14 años, que antes recibían la tarjeta de identidad rosada, empezaron a acceder a los beneficios de la tarjeta de identidad azul que implica la captura de las impresiones dactilares de los diez dedos de la mano de los menores de edad. La inclusión de los niños, niñas y adolescentes en el sistema de identificación biométrica representa beneficios tanto para el menor de edad que porta el documento de identidad y su familia, como para las entidades públicas y privadas en el momento de prestar sus servicios.

10 LOGROS LEY ANTITRAMITES:
En cumplimiento de la Ley Antitrámites o Decreto 019 de 2012, la Registraduría Nacional del Estado Civil adelanta varios proyectos para que los ciudadanos reciban una atención oportuna y se eviten congestiones en cada una de las sedes de la Entidad. Eliminación certificación de la contraseña. Consulta del certificado de vigencia de la cédula a través de la pagina web. Interoperabilidad de las bases de datos del registro civil de defunción con el sistema del Ministerio de Salud y Protección Social. Aplicativo web para reportar personas fallecidas. Consulta del Registro Civil de nacimiento a través de la pagina web. El Decreto 019 “por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”, marca un hito importante en cuanto al sistema de identificación en Colombia y a los documentos que portan sus habitantes como los registros civiles, los cuales impactan el estatus de la persona en la sociedad civil, si son casados, si son menores, si no lo son, para considerarse como sujetos de derecho. En total, el Decreto tiene 238 artículos con normas como la eliminación del pasado judicial, el certificado de supervivencia, la huella digital según el caso, la denuncia penal por pérdida de documentos y los documentos autenticados no podrán ser ahora exigidos por las entidades del Estado. Esta norma permite además darle más competitividad al sector público a través de una administración más eficiente, eficaz y transparente. Dentro de las normas contempladas en este Decreto, la Registraduría Nacional del Estado Civil cumple un papel primordial en cuanto a la verificación de la huella dactilar a través de medios electrónicos, la cual se realizará frente a las bases de datos de la Entidad. Desde el 01 de julio de 2012 la verificación de la supervivencia de una persona se efectúa consultando únicamente las bases de datos del registro civil de la Registraduría, la cual se alimentará con la información que remitan las notarías, los consulados, los registradores y las demás autoridades encargadas de llevar el registro civil. .

11 LOGROS Consulta del Registro Civil vía web. El ciudadano obtiene la información acerca de la oficina donde inscribió su registro civil. Este nuevo servicio vía Web se implementó en la Registraduría desde el pasado 19 de octubre de 2012, para facilitarle la búsqueda de los registros de nacimiento y matrimonio a los colombianos, el cual permite a los ciudadanos consultar en que oficina del país, ya sea Notaría o Registraduría, se adelantó la inscripción de su registro civil de nacimiento o de matrimonio. Este nuevo sistema es de gran ayuda, ya que en algunos casos los padres olvidan donde registraron a sus hijos o las parejas donde registraron su matrimonio. Esta aplicación da a los usuarios la posibilidad de descargar e imprimir de manera gratuita el documento que certifica el lugar donde se realizó el registro y el serial. Una vez se genere el certificado el sistema asigna un número de verificación el cual será utilizado para consultar si el certificado emitido corresponde efectivamente a una consulta realizada en la página web de la Registraduría Nacional, como comprobante de la autenticidad del documento. Con esta información, los usuarios podrán acercarse a la oficina que allí aparece a solicitar las copias necesarias del registro civil.

12 LOGROS Unidad de Atención a la Población Vulnerable – UDAPV- Prestación del servicio con enfoque diferencial . Desde el año 1999, la Registraduría Nacional del Estado Civil, ha llevado la función de registro civil e identificación a los lugares más olvidados de la geografía nacional y a las comunidades menos favorecidas, ofreciendo respuesta efectiva a nuevos y crecientes problemas, originados por el conflicto interno, por una iniciativa de cooperación interagencial que ha facilitado la observancia del mandato constitucional encargado a la Entidad. En lo que va corrido del año niños, niñas y jóvenes que viven en situación de vulnerabilidad y que habitan zonas apartadas del país se han beneficiado con las jornadas especiales de identificación, realizadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, a través de la Unidad de Atención a la Población Vulnerable - UDAPV. Es importante destacar que la Registraduría Nacional del Estado Civil, viene desarrollando amplios esfuerzos a través de la Unidad de Atención a Población Vulnerable – UDAPV para atender especialmente a grupos vulnerables de población ubicada especialmente en los Departamentos reportados con un alto índice de subregistro, lo que ha permitido proveer de documentos y especialmente de Registro Civil a niños y niñas especialmente ubicada en zonas rurales y de difícil acceso a nivel nacional.

13 UNIDAD DE ATENCIÓN A POBLACIÓN VULNERABLE - U D A P V
Durante este año la Unidad de Atención a la Población Vulnerable, Udapv, ha realizado campañas especiales de identificación por 17 departamentos del país, en las que se han beneficiado menores de edad, quienes representan el 67% de la población atendida, durante las jornadas que se realizan para aquellas personas que habitan en zonas de difícil acceso y no tienen los recursos suficientes para desplazarse a las sedes de la Registraduría Nacional. De estos menores entre los 0 y los 17 años de edad, son niñas y son niños, quienes se han beneficiado del esfuerzo que hace la Registraduría con el apoyo de otras entidades como el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, y la Oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados - ACNUR, para expedir los documentos de identificación de manera gratuita

14 LOGROS - UDAPV Total población atendida: personas Indígenas: 22% Afro descendientes: 26% Campesinos: 29% Otros: 23% El esquema de atención a través de unidades portátiles que operan como Oficinas Móviles, demostró ser el medio más adecuado para atender a las comunidades que no tienen acceso a la oferta institucional del Estado, teniendo en cuenta las grandes distancias que deberían cubrir para llegar a las cabeceras municipales, el elevado costo para transportarse con el grupo familiar y las difíciles condiciones socio-económicas, que se convierten en una barrera para obtener los beneficios que otorga el Estado Colombiano a partir de su oportuna identificación. El uso de tecnologías de última generación en materia de comunicación satelital ha permitido realizar nuestra labor de forma continua, incorporando la información en “tiempo real” de los Registros Civiles de Nacimiento, tarjetas de identidad y cedulas de ciudadanía, efectuando la verificación de la información directamente con las Bases de Datos del Sistema Central, lo que contribuye a identificar de forma segura y con altos estándares de calidad a la población que se atiende mediante estas Unidades. Niños: 62% Adultos: 38%

15 retos DIGITALIZACION ARCHIVOS HISTORICOS
Teniendo en cuenta lo establecido en el D. Ley 1260 de 1970, las copias que reposan en el Servicio Nacional de Inscripción, corresponde a registros con indicativo serial, siendo necesario asegurar la información correspondiente a registros en Tomo y Folio, anteriores a la esta norma. Los archivos físicos constituyen el soporte fundamental del sistema de Registro Civil en Colombia, este cuenta con dos componentes básicos: Archivo centralizado de la primera copia de los registros civiles con indicativo serial, recibidos en el Servicio Nacional de Inscripción, enviados por todas las oficinas autorizadas en Colombia y el exterior. Archivo descentralizado de originales, o protocolos que reposan en cada oficina de Registro Civil en el país y en el exterior, teniendo en cuenta que hasta antes de 1970 los registros civiles se diligenciaban en una única copia que reposa en libros foliados (sistema de tomo y folio) a cargo de cada oficina. Este último requiere la digitalización que permite obtener un soporte físico para adelantar las tareas de identificación y consolidar la información correspondiente al antiguo sistema de TOMO y FOLIO

16 retos RECONSTRUCCION DE ACTAS
Cuando los folios o seriales se han destruido, extraviado o desfigurado, se puede reconstruir con base en el duplicado que reposa en el Servicio Nacional de Inscripción y a falta de este con una copia auténtica o reproducción del mismo que tenga el interesado (Art. 99 Decreto 1260 de 1970). La reconstrucción requiere solicitud del interesado o del funcionario de Registro Civil respectivo, esta se hace mediante resolución emitida por la Dirección Nacional de Registro Civil, previa certificación del funcionario de que el original se ha extraviado, destruido o desfigurado. A partir de la digitalización mencionada anteriormente, se podrá facilitar las solicitudes que en estas eventualidades requieran los ciudadanos cuya información original reposa en el sistema de TOMO y FOLIO, facilitando la reconstrucción y su identificación oportuna. A partir de eventos correspondientes a desastres naturales, incursiones de grupos armados ilegales, o perdida de folios o tomos completos, se requiere implementar los mecanismos que permitan disponer su reconstrucción oportuna.

17 retos ELIMINACIÓN DEL SUBREGISTRO:
Colombia ha avanzado sustancialmente en este cuatrienio para eliminar el subregistro, la Encuesta Nacional de Demografía y Salud – ENDS- del año 2010, indica que el porcentaje de niños y niñas sin registro civil alcanza en promedio el 4% en todo el territorio nacional. Los porcentajes de no registro son más altos en la zona rural de departamentos afectados por el conflicto armado interno para lo cual se han focalizado los esfuerzos. Las cifras disponibles en la actualidad del porcentaje de niños y niñas sin Registro Civil de Nacimiento corresponde a la información obtenida a partir de la Encuesta Nacional de Demografía y Salud – ENDS 2010 (Capitulo 3 Pág. 69 a 71),  realizada por PROFAMILIA, que muestra en sus resultados que: El porcentaje de niños y niñas sin registro civil alcanza en promedio el 4% en todo el territorio nacional. Los porcentajes de no registro son más altos en la zona rural (5%) y en la región Caribe (6 %). Existen cuatro departamentos que sobresalen por su alto porcentaje de no registro de niños: Chocó (10%), Vichada (9%), Córdoba (8%) y La Guajira (8% por ciento). Las razones más importantes que dieron los familiares para no registrar el nacimiento del niño o niña fueron: el niño murió (28%), los padres no tenían papeles (14%), no había presencia del padre (12%), falta de tiempo (9%).

18 retos PAPEL DE SEGURIDAD PARA REGISTROS CIVILES
Para brindar mayores garantías en la expedición del Registro Civil y dar cumplimiento a lo señalado en el decreto 2188 de 2001, relacionado con la determinación de las especificaciones mínimas, formato único y papel de seguridad, En la actualidad los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción, sus copias y las certificaciones son expedidos y entregados a los ciudadanos en un papel que no ofrece todas las garantías de seguridad que impidan su falsificación, y además dificulta el control eficiente del recaudo cuando se efectúa este trámite. El Decreto 2188 del 16 de octubre de “por el cual se reglamenta parcialmente el Decreto Ley 1260 de 1970 y se dictan otras disposiciones” ordenó implementar el papel de seguridad para el registro civil y garantizar así la legitimidad del documento. La Registraduría Nacional del Estado Civil quiere ir más allá, al plantear una solución definitiva de seguridad que permita fortalecer el sistema de registro civil en Colombia. La idea es que el mismo tenga características de seguridad que sean visibles al ojo humano, (ojo desnudo) pero que también tengan detalles ocultos que solo puedan ser percibidos por el sistema robusto con el que cuenta la Entidad. .

19 GRACIAS