AF-010 Crear, Modificar ó Cancelar una Orden Interna

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1 AF-010 Crear, Modificar ó Cancelar una Orden Interna
Módulo Activos Fijos Septiembre, 2007 Documento para discusión

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Esquema Actual: Cuando se pretende adquirir un Activo Fijo, no existe una comunicación clara entre las áreas involucradas para determinar la correcta clasificación y los costos de un bien. Esto nos lleva a procesar datos erróneos e incompletos dentro de la información financiera. Se generan ordenes de compra que no tienen un amarre entre sí para determinar que pertenecen a una inversión de un mismo activo. Para poder crear un activo fijo ò un activo en curso, Contabilidad depende de la recepción de las copias de las facturas por la compra del bien. Además debe indagar personalmente con las posibles áreas involucradas para obtener mayor información respecto del mismo (centro de costos, responsable, etc.) Esquema Futuro (con SAP): Toda compra de Activo Fijo será controlada por medio de una Orden Interna en donde se concentrarán todos los costos y gastos necesarios para que el bien se encuentre en uso. Para esto las áreas involucradas que soliciten un gasto ó costo imputable al bien deberán ligar dicha orden a cada solicitud de pedido. La orden interna la genera el Administrador de Activos Fijos revisando que cumpla con las políticas que la consideren como inversión de activo fijo . Observaciones: Antes de SAP no existía una política definida para el control de los Activos, razón por el cual existe información que contiene errores ó aplicación de criterios incorrectos. Implementación de mySAP ERP

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Toda Inversión de Activos Fijos será controlada por medio de Órdenes Internas con clase de Orden de Inversión en la cual se acumularan los costos y gastos adicionales para que el bien se encuentre en uso. Las Ordenes Internas con clase de inversión que tendrán ligado un AFEC se clasificaran en: a) Obra en Proceso (Edificios e instalaciones) b) Maquinaria en Tránsito c) Mobiliario y Equipo en Tránsito d) Equipo de Cómputo y Comunicaciones en tránsito e) Moldes y herramientas en Tránsito f) Equipo de transporte en Tránsito 3. AFEC significa: Activo Fijo en Curso. 4. Cuando se pretenda hacer una inversión de Activo Fijo (ver políticas AF-020 Creación de AF), el usuario quien será el responsable del bien, antes de elaborar su solicitud de pedido, deberá solicitar por correo al Administrador de Activos Fijos la creación de la Orden Interna con los siguientes datos: a) Descripción del bien a adquirir: Nombre que se le asignará a la orden interna y por el que todas las personas involucradas identificarán el Activo en curso. Esto también será base para definir la clase del Activo en curso (AFEC). b) Centro de Costos responsable c) Nombre del Activo Fijo Principal Cuando se trate de equipos componentes, equipos periféricos, adaptaciones ò mejoras al bien (subnùmero); para que el Administrador de AF identifique el número de Activo fijo correspondiente en SAP y quede la estructura del Subnùmero asociada en función de dicho bien. Implementación de mySAP ERP

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5. El Administrador de AF revisará la solicitud y aplicará las políticas para la creación de Activos fijos. Si ésta procede el Administrador de AF creará la orden y el AFEC correspondientes y remitirá el folio de dicha orden al usuario solicitante y el No. del Activo Fijo principal si se tratara de un Activo Fijo Subnùmero. 6. Si la solicitud no procede, el Administrador de AF le responderá por el mismo medio al usuario solicitante que su petición fue rechazada con la justificación de la misma. 7. Cuando el usuario solicitante elabore la solicitud de pedido para la compra de un Activo Fijo deberá indicar además de los requeridos por Compras, los siguientes datos: a) Imputación de Orden Interna b) Folio de la Orden Interna c) No. Del Activo Fijo principal (en caso de tratarse de un Activo Fijo subnùmero) d) Detallar por línea cada parte por la que se conformará el Activo (principal y subnùmero) 8. Una vez que el depto. de Compras tenga la cotización del Activo, deberá notificar por correo al Administrador de AF, haciendo referencia al número de Orden Interna; el valor POR UNIDAD del Activo para que éste a su vez aplique la política del valor mínimo de capitalización (véase BBP AF-020 Creación de AF). El Administrador de AF informará por el mismo medio si procede o no la clasificación como Activo. 9. Si no procede la compra como clasificación de Activo, el Administrador de AF notificará al usuario que modifique la solicitud de pedido con la imputación correspondiente a Equipo menor, Mantenimiento de local ò Adiciones o mejoras a locales arrendados en el caso de construcciones (Activos de bajo valor no capitalizables) (véase BBP AF-020 Creación de AF) así como el grupo de material respectivo. El Administrador de AF cancelará la Orden Interna creada para tal efecto. 10. Si el Pedido no fue autorizado, el depto. de Compras notificará al Administrador de AF para que dé de baja la Orden Interna. Implementación de mySAP ERP

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11. El usuario deberá notificar al Administrador de AF el número de la última solicitud de pedido por la conclusión de los gastos generados al bien ò a la conclusión de una obra ò de los trabajos correspondientes a una área determinada de una obra, por el que ya no generará más solicitudes de pedido para que se tenga conocimiento de la misma y se pueda rastrear el último costo o gasto que llegará a afectar a la Orden Interna. 12. Para poder identificar los valores de los Activos Fijos principales ò de los subnùmeros, el depto. de Compras deberá solicitar al proveedor que desglose en la factura las partes y su valor por las que se compone el bien tomando como referencia lo que se indicó en la solicitud de pedido correspondiente. 13. Cuando se haya acordado pagar el bien por medio de anticipos, será necesario que en la factura del finiquito venga descrito el desglose total del bien adquirido con la aplicación de los anticipos correspondientes. 14. Cuando se trate de compras de Equipos de Cómputo y Comunicaciones todo usuario deberá enviar en primera instancia su petición por correo al Coordinador de Sistemas quien evaluará los requerimientos técnicos y en caso de proceder la compra será éste quien solicite a nombre del usuario la orden interna y el pedido por la compra correspondiente 15. Todas las compras de activos deberán reflejar las unidades compradas, ninguna por LOTE. Implementación de mySAP ERP