DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS COORDINACIÓN DE ARCHIVOS Lic. Eric Guillermo Conde López.

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1 DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS COORDINACIÓN DE ARCHIVOS Lic. Eric Guillermo Conde López

2 PLATICA SOBRE LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL IPN

3 INDICE Organización de Archivos
Sistemas de Clasificación Métodos de Ordenación Documental. Ciclo Vital del Documento. Documentos Archivo de: Trámite, Concentración e Histórico. Transferencia Primaria. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos Lineamientos. INDICE Instrumentos de Control Archivístico Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Guía Simple e Inventario General. Coordinación de Archivos Funciones. Recepción de Información, Ubicación de la C. A.

4 NORMATIVIDAD

5 Índice Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Reglamento Interior del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental Clasificación de la Información

6 Disposiciones Generales
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Disposiciones Generales Artículo 1. La presente Ley es de orden público. Tiene como finalidad proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de los Poderes de la Unión, los órganos constitucionales autónomos o con autonomía legal, y cualquier otra entidad federal. Capítulo I, TÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES COMUNES PARA LOS SUJETOS OBLIGADOS Martes 11 de Junio de 2002 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION

7 Reglamento Interior del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental
Artículo 1. El presente Reglamento tiene por objeto establecer la estructura y regular el funcionamiento y operación del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.

8 Clasificación de la Información
Pública Art. 7 LFTAIPG Información Reservada Art. 13 y 14 LFTAPIG Clasificada Confidencial Art. 18 LFTAIPG

9 Art. 7 – Información Pública
Con excepción de la información reservada o confidencial prevista en esta Ley, los sujetos obligados deberán poner a disposición del público y actualizar, en los términos del Reglamento y los lineamientos que expida el Instituto o la instancia equivalente a que se refiere el Artículo 7, entre otra, la información siguiente:

10 Art. 7 – Información Pública (II)
I. Su estructura orgánica. II. Las facultades de cada unidad administrativa. III. El directorio de servidores públicos, desde el nivel de jefe de departamento o sus equivalentes. IV. La remuneración mensual por puesto. V. El domicilio de la unidad de enlace, además de la dirección electrónica. VI. Las metas y objetivos de las unidades administrativas.

11 Art. 7 – Información Pública (III)
VII. Los servicios que ofrecen. VIII. Los trámites, requisitos y formatos. En caso de que se encuentren inscritos en el Registro Federal de Trámites y Servicios o en el Registro que para la materia fiscal establezca la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. IX. La información sobre el presupuesto asignado, así como los informes sobre su ejecución.

12 Art. 7 – Información Pública (IV)
X. Los resultados de las auditorias al ejercicio presupuestal. XI. El diseño, ejecución, montos asignados y criterios de acceso a los programas de subsidio. XII. Las concesiones, permisos o autorizaciones otorgados, especificando los titulares de aquéllos.

13 Art. 7 – Información Pública (V)
XIII. Las contrataciones que se hayan celebrado en términos de la legislación aplicable detallando por cada contrato: a) Las obras públicas, los bienes adquiridos, arrendados y los servicios contratados; en el caso de estudios o investigaciones deberá señalarse el tema específico; b) El monto; c) El nombre del proveedor, contratista o de la persona física o moral con quienes se haya celebrado el contrato, y d) Los plazos de cumplimiento de los contratos.

14 NO SE COLOCA LEYENDA POR SER DOCUMENTO PUBLICO
D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003 DOCUMENTO PÚBLICO

15 Art. 13 – Información Reservada
Como información reservada podrá clasificarse aquélla cuya difusión pueda: I. Comprometer la seguridad nacional, la seguridad pública o la defensa nacional; II. Menoscabar la conducción de las negociaciones o bien, de las relaciones internacionales, incluida aquella información que otros estados u organismos internacionales entreguen con carácter de confidencial al Estado Mexicano; III. Dañar la estabilidad financiera, económica o monetaria del país;

16 Art. 13 – Información Reservada (II)
IV. Poner en riesgo la vida, la seguridad o la salud de cualquier persona. V. Causar un serio perjuicio a las actividades de verificación del cumplimiento de las leyes, prevención o persecución de los delitos, la impartición de la justicia, la recaudación de las contribuciones, las operaciones de control migratorio, las estrategias procesales en procesos judiciales o administrativos mientras las resoluciones no causen estado.

17 Artículo 14.- Información Reservada
I. La que por disposición expresa de una Ley sea considerada confidencial, reservada, comercial reservada o gubernamental confidencial; II. Los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposición legal; III. Las averiguaciones previas;

18 Artículo 14. Información Reservada (II)
IV. Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio en tanto no hayan causado estado; Martes 11 de junio de 2002 DIARIO OFICIAL (Primera Sección) V. Los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se haya dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional definitiva, o

19 Artículo 14. Información Reservada (III)
VI. La que contenga las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva, la cual deberá estar documentada. Cuando concluya el periodo de reserva o las causas que hayan dado origen a la reserva de la información a que se refieren las fracciones III y IV de este Artículo, dicha información podrá ser pública, protegiendo la información confidencial que en ella se contenga.

20 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN DE LA INFOMACION D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003 LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL D. O. F. 11 DE JUNIO DE 2002 DOCUMENTO RESERVADO

21 Artículo 18. Como información confidencial se considerará:
I. La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados; II. Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión, distribución o comercialización. No se considerará confidencial la información que se halle en los registros públicos o en fuentes de acceso público.

22 Artículo 19. Carácter confidencial
Cuando los particulares entreguen su información con carácter de confidencial; deberán señalar los documentos que contengan información confidencial, reservada o comercial reservada, siempre que tengan el derecho de reservarse la información. En el caso de que exista una solicitud de acceso que incluya información confidencial, los sujetos obligados la comunicarán siempre y cuando se cuente con el consentimiento expreso del particular titular de la información confidencial.

23 DOCUMENTO CONFIDENCIAL
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN DE LA INFOMACION D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003 LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL D. O. F. 11 DE JUNIO DE 2002 DOCUMENTO CONFIDENCIAL

24 Organización de Archivos
Primera Parte Organización de Archivos

25 Organización de Archivos
Operaciones que hacen posible el acceso y control documental de un archivo Sistema de Clasificación Métodos de Ordenación

26 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Lineamientos para la organización y clasificación de los documentos en los archivos. D.O.F. 20 DE Febrero de 2004.

27 Sistemas de Clasificación (Tipos)
Estructura Orgánica. Dirección División Departamento

28 Funcional Esta determinado por la Función sustantiva (cargo) que realiza el departamento en particular Gerente General Gerente de Negocios Ventas Compras Producción

29 Asunto o Materias La base para formar los expedientes EJEMPLO:
JUBILACIÓN ALTAS DE PERSONAL BECAS DE INVESTIGACIÓN

30 Métodos de Ordenación Documental
1, 2, 3, 4, 5, … 1,1 1,2 1,3 A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K…………… … Z NUMERICO SIMPLE ALFABETICO GENERAL NUMERICO COMPUESTO A L F B 1978 DIC 1979 ENE ASUNTOS O MATERIAS N U M E ÁREA MÉDICA LEGISLACIÓN OBRA PÚBLICA PEDAGOGÍA CRONOLOGICO METODOS E T I C O SALA G SECCION H ESTANTE 2 NIVEL 3 CAJA 2 R I C O TOPOGRAFICO CONVENCIONALES DECIMAL GEOGRAFICO 111.0 111.1 111.2 121.0 121.01 131.10 AGUASCALIENTES BAJA CALIFORNIA NORTE BAJA CALIFORNIA SUR CAMPECHE CROMATICO

31 Ciclo Vital del Documento
ARCHIVO DE CONCENTRACION (ETAPA SEMIACTIVA) Transferencia Secundaria Transferencia Primaria ARCHIVO HISTORICO (ETAPA INACTIVA) ARCHIVO DE TRAMITE (ETAPA ACTIVA) D O C U M E N T O

32 DOCUMENTOS Los reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que se inscriba o genere en el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier soporte, sea papel, casette, video, electrónico, informático u holográfico.

33 Archivo de Trámite Son todos aquellos que se encuentran en las Unidades responsables, contienen documentos y/o expedientes de asuntos que no han sido resueltos y requieren de un periodo de tiempo para su conclusión o bien, cuya consulta es constante. Tiene a su cargo la recepción de documentos, clasificación, catalogación y transferencia de expedientes a los archivos de concentración.

34 Obligaciones de los Responsables del Archivo de Trámite
Integrar los expedientes de archivo; Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial; Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del CGCA, CDD, Guía Simple e Inventario General; Valorar y seleccionar los documentos con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de Concentración, Elaborar los Inventarios de transferencia primaria. Lineamiento 10°, Secc. II, Fracc. I a V.

35 Archivo de Concentración
Son aquellos que integran expedientes en su etapa semiactiva (asuntos ya en conclusión), debidamente ordenados y en legajos; los cuales se seleccionan bajo previo cumplimiento de su plazo precaucional, con el fin de ser transferidos al archivo histórico o en su caso se procederá a su baja y/o destrucción. En el caso del I. P. N. el Archivo de Concentración depende de la Coordinación de Archivos; la cual recibirá las solicitudes de transferencia primaria en los meses de Febrero y Agosto de cada año, siempre que se cumpla con la Normatividad vigente.

36 Obligaciones de los Responsables del Archivo de Concentración
Recibir de los archivos de trámite la documentación semiactiva; Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental; Solicitar la liberación de expedientes para determinar su destino final; Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del CGCA, CDD, Guía Simple e Inventario General; Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria; Valorar en coordinación con el Archivo Histórico, los documentos y expedientes de las series documentales resguardadas conforme al Catalogo de Disposición Documental, y Realizar las transferencias secundarias al Archivo Histórico de la Dependencia. Lineamiento 11°, Secc. III, Fracc. I a VII.

37 Archivo Histórico El archivo histórico se integra con los documentos procedentes de los archivos de Concentración o de otras fuentes históricas, en el se custodian la documentación que por su carácter debe conservarse indefinidamente. Este archivo se encuentra adscrito a la Presidencia del Decanato en su Departamento de Archivo Histórico. Las ECU’s formarán su Archivo Histórico estableciendo el espacio requerido para la conservación de este acervo documental.

38 Obligaciones de los Responsables del Archivo Histórico
Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del CGCA, CDD, Guía Simple e Inventario General; Validar la documentación que debe conservarse permanentemente por tener valor histórico, para el dictamen del Archivo General de la Nación; Recibir los documentos con valor histórico enviados por el archivo de Concentración; Organizar, Conservar, Describir y Difundir la documentación con valor histórico; Establecer un programa que permita respaldar los documentos históricos a través de sistemas ópticos y electrónicos, y Estimular el uso y el aprovechamiento social de la documentación, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta. Lineamiento 12°, Secc. IV, Fracc. I a VI.

39 Transferencia Primaria
Proceso mediante el cual el archivo de Tramite pone a disposición del Archivo de Concentración la documentación que por razones de tiempo han cumplido ya con su Vigencia en su etapa activa de acuerdo con el Catalogo de Disposición Documental. Si se requiere Asesoría para este Proceso solicitarlo por escrito. (Mediante Oficio dirigido al Lic. Eric Conde López, Coordinador de Archivos del IPN)

40 REQUISITOS PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA FEBRERO Y AGOSTO (CADA AÑO)
Solicitud de Transferencia. Pegar el Control de Cajas a las 4 Caras de cada Caja. Llenar el registro y tramitación de Transferencia Primaria y recepción de Documentación. Enviar CD, con la Relación Contenida en las Cajas. Elaborar Guía Simple. VER FORMATO EJEMPLO DE LLENADO

41 Segunda Parte Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos

42 Viernes 20 de Febrero de 2004 DIARIO OFICIAL
Lineamientos Viernes 20 de Febrero de 2004 DIARIO OFICIAL Cap. I. Disposiciones Generales Sección I. Del control de gestión documental. Sección II. De los archivos de trámite. Sección III. Del archivo de concentración. Sección IV. Del archivo histórico. Sección V. De los instrumentos de consulta y control archivísticos. Sección VI. De los expedientes de archivo. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos Cap. II. De la Organización de Archivos Cap. III. De la Conservación de los Archivos Cap. IV. De los Documentos Electrónicos

43 Instrumentos de Control Archivístico
Tercera Parte Instrumentos de Control Archivístico

44 Instrumentos de Control Archivístico
Calendario Institucional Instrumentos Cuadro General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental Guía Simple de Archivos Inventario General de Series Documentales

45 Cuadro General de Clasificación Archivística
Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones sustantivas de cada dependencia o entidad. Se encuentra integrado por: Fondo: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica (Instituto Politécnico Nacional).

46 Sección: Serie Documental:
Grupo documental que se conforma respetando el principio de procedencia del documento con base a la estructura orgánica de la dependencia o entidad, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Serie Documental: División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general, que por consecuencia han sido o pueden ser clasificados bajo un rubro común. VER CGCA INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVISTICO

47 Catálogo de Disposición Documental
Registro general y sistemático que establece los valores primarios de los documentos, los plazos de conservación, la vigencia documental (tiempo de guarda), la clasificación de reserva o confidencialidad, los valores secundarios (históricos) y el destino final. VER CDD INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVISTICO

48 Guía Simple de Archivos
Esquema general de descripción de las Series Documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y al Catálogo de Disposición Documental. VER GUIA SIMPLE INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVISTICO EJEMPLO DE LLENADO

49 Inventario General de Series Documentales
Instrumento de consulta que describen las Series y expedientes de un archivo de tramite y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental). VER INVENTARIO INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVISTICO EJEMPLO DE LLENADO

50 Coordinación de Archivos
Cuarta Parte Coordinación de Archivos

51 FUNCIONES Establecer de acuerdo con la normatividad vigente los criterios y procedimientos que deben ser implementados por los archivos del Instituto. Administrar la información General del Instituto; así como la referente a las series documentales que se manejan en los archivos. Diseñar, validar y adecuar sistemas electrónicos para el manejo de los archivos del IPN. Elaborar reportes generales de consulta y control de los archivos. Desincorporar e Incorporar Series Documentales. Lineamientos, Capitulo II De la Organización de Archivos.

52 Recepción de Información de la Coordinación de Archivos por parte de las UR’s.
Inventario General de cada UR.- Mes de Diciembre de cada año, Guía Simple.- Meses de Febrero y Agosto de cada año, Transferencias Primarias.-Únicamente dos procesos Febrero y Agosto de cada año.

53 Datos de la Coordinación de Archivos
El Departamento de Administración de Documentos y Archivos y su Coordinación de Archivos, se encuentra adscrita a la División de Servicios Generales, de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios, en la Secretaria de Administración del I:P.N. Se ubica en el edificio de la Unidad Politécnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial; con domicilio en Unidad Profesional “Adolfo López Mateos”, Av. Wilfrido Masseu s/n, Col. San Pedro Zacatenco, Delegación Gustavo A. Madero, México D. F. C. P Teléfonos: Extensión (es): y Correo electrónico: INFORMACION ADICIONAL EN:

54 EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS AGRADECE SU ATENCIÓN