ACTAS DE LOS ORGANOS COLEGIADOS DE UN CENTRO EDUCATIVO.

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1 ACTAS DE LOS ORGANOS COLEGIADOS DE UN CENTRO EDUCATIVO.
Consejo Escolar del centro y Claustro de Profesores.

2 APOYO LEGAL Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. B.O.E. núm. 285, de 27 noviembre 1992, rect. B.O.E. núm. 311, de 28 diciembre 1992), modificada por la Ley 04/1999, de 13 de enero, (B.O.E. núm. 12, de 14 enero 1999, rect. B.O.E. núm. 30, de 4 febrero 1999).

3 SESIONES PERCEPTIVAS El Consejo Escolar del centro y el Claustro de profesores podrán celebrar anualmente tantas reuniones como sean precisas para su buen funcionamiento y para la correcta marcha de los centros.

4 a) Requisitos formales – Fecha del escrito/convocatoria.
Los requisitos indispensables que deben reunir toda convocatoria/citación escritapara ser considerada como válida son: a) Requisitos formales – Fecha del escrito/convocatoria. – Sello de registro de salida del centro, fechado y numerado. – Firma del Secretario. – Visto bueno, en su caso, del Presidente del mismo. – Sello del centro. – Miembro del órgano colegiado a quien va dirigida. – Respeto a los plazos legales estipulados. b) Requisitos de base legal – Lugar día y hora de la sesión. – Tipología de la sesión: ordinaria o extraordinaria. – Orden del día, con los asuntos que vayan a deliberarse.

5 PLAZOS DE CONVOCATORIA
Una semana para las ordinarias Cuarenta y ocho horas para las extraordinarias.

6 DEFINICIÓN DE SESIONES ORDINARIAS
Se entiende como sesiones ordinarias aquellas cuya celebración está contemplada en las cinco reuniones mínimas preceptivas anuales, o bien las que decida como tales el Presidente del órgano colegiado. En ellas se tratan asuntos generales y específicos de la marcha, gestión y gobierno del centro, cuyo período de resolución se encuentra prefijado de acuerdo con las funciones y atribuciones que otorgan las disposiciones vigentes al Consejo Escolar del centro y al Claustro de profesores. También se pueden abordar en estas sesiones otros asuntos de carácter infrecuente o excepcional que, sin tener una naturaleza extraordinaria o que requieran urgente resolución, se puedan presentar en el centro a lo largo del curso.

7 DEFINICIÓN DE SESIONES EXTRAORDINARIAS
La antelación mínima de cuarenta y ocho horas para la celebración de sesiones extraordinarias indica ya a simple vista la urgencia de los asuntos a deliberar en las mismas. No obstante, juzgamos además como extraordinarias aquellas convocatorias que traten de un único punto del orden del día, tanto por su urgencia como su importancia, las que han sido señaladas como tales por la legislación vigente (constitucióndel Consejo Escolar del centro, nombramiento o cese del Director, elección de los representantes del Claustro de profesores en el Consejo Escolar, etc.), así como las que han sido solicitadas por los miembros de los órganos colegiados.

8 CITACIONES EN PRIMERA Y SEGUNDA CONVOCATORIA.
La posibilidad de una segunda convocatoria, establecida legalmente, tiene el objetivo de poder celebrar la sesión en la misma fecha de la citación cuando a la hora convocada para la primera no estén presentes los miembros precisos para la legal constitución del órgano a efectos de poder iniciar la sesión.

9 LOS PUNTOS A TRATAR EN EL ORDEN DEL DÍA.
- Un punto inicial: referido a la lectura y aprobación del acta o actas de sesio- nes anteriores. - Un punto de información al órgano colegiado. – Uno/dos puntos: En los que se traten asuntos que no requieran toma de acuerdos. – Dos/cuatro puntos: En los que se deliberen temas que precisen la toma, en su caso, de acuerdos. – Un punto final: Referido a ruegos y preguntas

10 MODIFICACIÓN DE LOS PUNTOS DEL ORDEN DEL DÍA.
Así como hemos visto en el apartado anterior, que existe la posibilidad de posponer algún punto del orden del día para otra sesión con convocatoria diferente siempre que estos puntos hayan sido inicialmente tratados, igualmente es legalmente viable la incorporación de nuevos puntos a los oficialmente fijados para la sesión correspondiente La Ley 30/1992 establece que no podrá ser objeto de deliberación o acuerdo, asunto alguno que no esté fijado en el orden del día de la sesión convocada « ... salvo que estén presentes todos los miembros del órgano colegiado y sea declarada la urgencia del asunto por el voto favorable de la mayoría»

11 El ACTO ADMINISTRATIVO DE LEVANTAR ACTA.
La Ley 30/1992 señala que corresponde al Secretario o Secretaria del órgano colegiado autorizar,levantar y redactar las Actas de las sesiones correspondientes encomendando al Presidente el visado de las mismas.

12 ACTAS De cada sesión que celebre el órgano colegiado se levantará acta por el Secretario o Secretaria, que especificará necesariamente los asistentes, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados.

13 El Papel del Secretario.
Asitir a las reuniones con voz pero sin voto si es un funcionario , y con voz y voto si la Secretaría del órgano la ostenta un miembro del mismo. Efectuar la convocatoria de las sesiones del órgano por orden de su Presidente, así como las citaciones a los miembros del mismo. Recibir los actos de comunicación de los miembros con el órgano y , por tanto , las notificaciones , peticiones de datos, rectificaciones o cualquiera otra clase de escritos de los que deba tener conocimiento. Preparar el despacho de los asuntos, redactar y autorizar las actas de las sesiones. Expedir certificaciones de las consultas, dictámenes y acuerdos aprobados.   Cuantas otras funciones sean inherentes a su condición de Secretario. El Secretario tiene la facultad de tomar nota potestativamente de todo lo que se manifieste o acontezca en las deliberaciones de los puntos del orden del día o en cualquier momento de la sesión, actuación que determinantemente no aconsejamos. Su única obligación es la de transcribir en el acta correspondiente, y con relación al apartado que estamos tratando, los puntos principales de las deliberaciones

14 Aprobación de las Actas
La aprobación del acta (aprobación formal y de su contenido) corresponde a todos los miembros de los órganos colegiados con derecho a voto, pudiéndose realizar este acto administrativo al término de la sesión o en la sesión posterior , no diferenciándose la circunstancia de su carácter ordinario o extraordinario. El procedimiento usual que se sigue en la aprobación de un acta, es el de ratificarla en la sesión posterior, hecho que constituye un acto de obligatorio cumplimiento por parte de los órganos colegiados. Insistimos en la obligatoriedad de la aprobación del acta en la misma o en la sesión posterior, no sólo por una cuestión práctica y necesaria en el procedimiento de actuación de un órgano colegiado, sino porque así lo ordena la normativa vigente .

15 Cumplimentación del Acta de cada sesión.
La Ley especifica claramente los aspectos que obligatoria y necesariamente debe figurar en el acta que, de cada sesión del órgano colegiado, levante su Secretario o Secretaria : Asistentes a la sesión. Orden del día de la convocatoria. Circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado la reunión o reuniones. Los puntos principales de las deliberaciones. El contenido de los acuerdos adoptados.

16 Partes del Acta Encabezamiento del acta de la sesión.
Párrafo introductorio previo al desarrollo del orden del día de la convocatoria, en el que figuren los asistentes y ausentes de la sesión, el citado orden del día y las circunstancias iniciales de lugar y tiempo de la reunión. Exposición–redacción del punto primero del orden del día. Exposición–redacción de otros puntos del orden del día. Exposición–redacción del último punto del orden del día. Párrafo final de la sesión, con levantamiento y certificación del acta, en el que se reflejen las circunstancias ulteriores de lugar y tiempo de la sesión y la firma del Secretario con el visado del Presidente y el sello del centro

17 Modelos de Acta PÁRRAFO INTRODUCTORIO DE LA REDACCIÓN DEL ACTA DE LA SESIÓN En (localidad) ...., en las (dependencias, sala de profesores, biblioteca, etc.) del (Colegio de Educación Primaria/Instituto de Educación Secundaria «Denominación específica») , siendo las horas del día de de , se reúne en sesión (ordinaria/extraordinaria) el (Consejo Escolar/Claustro de profesores) del centro, con la asistencia de todos sus miembros componentes 2, con la ausencia justificada de .... (nombres y dos apellidos, en orden alfabético y sin especificación, en su caso, del sector educativo al que representan) y con la inasistencia de (nombres y dos apellidos, en orden alfabético y sin espeficación , en su caso, del sector educativo al que representan) que no la justifican, previa citación realizada al respecto y de acuerdo con el siguiente. ORDEN DEL DÍA Punto 1º: «Lectura y aprobación, si procede, del acta/a de la/s sesión/es anterior/es» Punto 2º: «Comunicaciones al ( Consejo Escolar/Claustro de profesores)» Punto 3º/5º: « » Punto 6º: «Ruegos y preguntas» Desarrollo del punto 1º: «Lectura y aproba

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19 INSTRUCCIONES A LA TRANSCRIPCIÓN DE LAS ACTAS MEDIANTE EL SISTEMA DE HOJAS MÓVILES
La posibilidad de que la citada transcripción se realice mediante medios mecánicos por el procedimiento de hojas móviles, siempre que se respeten una serie de garantías formales. A falta de regulación específica sobre este proceso de formalización de las actas de los órganos colegiados de los centros públicos docentes, cabe la aplicación analógica de lo establecido en el capítulo Sección 5ª del Capítulo III, del Título V (particularmente el artículo 136) de la Ley 14/1990 de 26 de julio, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas de Canarias (BOC nº 96, de 1 de agosto .) Por este motivo Se aprobó la Resolución de 1 de septiembre de 2009 por la que se dictan instrucciones específicas sobre la cumplimentación de las mencionadas actas).

20 Regla Primera La regla general es la de que los Libros de Actas han de estar previamente foliados (numerado cada folio) y encuadernados, legalizada cada hoja con la rúbrica de la persona titular de la dirección del centro (y que preside el órgano colegiado) y el sello del centro, y expresará en su primera página, mediante diligencia de apertura firmada por el secretario o la secretaria, a lo que se destina el libro, el número de folios y la fecha en que se inicia la transcripción de los acuerdos. En todo caso, folio y hoja significan lo mismo.

21 Regla Segunda No obstante lo anterior, cuando se utilicen medios mecánicos para la transcripción de las actas, los Libros, compuestos de hojas móviles, tendrán que confeccionarse de acuerdo con las siguientes cuatro reglas: 1. Habrá de utilizarse, en todo caso, papel timbrado del Estado o el papel numerado de la Comunidad Autónoma, si lo hubiera. En el papel adquirido para cada libro, que será de numeración correlativa, se hará constar en la diligencia de apertura firmada por el responsible de la secretaría, las series, números y la fecha de apertura en que se inicia la transcripción de los acuerdos. Al mismo tiempo, cada hoja será rubricada por la persona titular de la dirección o presidencia del órgano colegiado, sellada con el sello del centro y numerada correlativamente a partir del número 1, independientemente del número del timbre estatal o autonómico. 2. Aprobada el acta, el secretario o la secretaria la transcribirá definitivamente y la imprimirá,sin enmiendas ni tachaduras (o salvando al final las que involuntariamente se produjeren) en las hojas correlativas siguiendo rigurosamente su orden y haciendo constar, al final de cada acta por diligencia, el número, clase y numeración de todos y cada uno de los folios del papel numerado en que ha quedado extendida.

22 3. Como garantía y seguridad de todas y cada una de las hojas sueltas hasta la encuadernación, se prohíbe alterar el orden numérico de los folios descritos en la diligencia de apertura, debiendo anularse por diligencia en los casos de error en el orden de transcripción o en su contenido. 4. Cuando todos los folios reservados a un Libro se encuentren ya escritos o anulados los últimos por diligencia al no caber íntegramente el acta de la sesión que corresponda pasar al Libro, se procederá a su encuadernación. Al final de cada tomo se extenderá diligencia de cierre por el secretario o secretaria, con el visto bueno de quien presida el órgano, expresiva del número de actas que comprende, con indicación del acta que lo inicia y de la que lo finaliza.

23 Regla Tercera Una vez tenidas en cuenta las anteriores reglas, el procedimiento que debe seguirse es el siguiente: 1. Para la transcripción de las actas de los órganos colegiados por el sistema de hojas móviles,debe adoptarse por el órgano colegiado correspondiente acuerdo expreso en este sentido. 2. Adoptado el acuerdo debe proveerse el centro de hojas de papel timbrado del Estado (o de la Comunidad Autónoma, si lo hubiera), en número suficiente, aproximadamente 100, para confeccionar un libro de actas. 3. Las hojas que conforman el Libro de actas, deberán ir numeradas correlativamente a partir del número 1, independientemente de la numeración propia del papel. 4. Cada hoja deberá rubricarse por el director o directora y sellarse en su margen superior derecho. 5. El órgano colegiado podrá decidir, por acuerdo expreso que se reflejará en la diligencia deapertura, si se imprimen los folios por ambas caras, en cuyo caso el anverso y el reverso sepaginarán, siendo rubricada y sellada únicamente el anverso del folio.

24 En el folio número 1 debe estamparse la siguiente diligencia
DILIGENCIA para hacer constar que se abre y confecciona el presente Libro al que se destinan (...) folios útiles, numerados correlativamente y legalizados cada uno de ellos con la rúbrica del/la Director/a, Presidente/a del Claustro/Consejo Escolar/… y sello del Centro, en papel timbrado del Estado de la clase (...) serie (...) y números correlativos del (…) al (…), a efectos de transcribir las actas de las Sesiones celebradas por el Claustro de Profesores/Consejo escolar del Colegio……….de ………. (Localidad), iniciándose con la transcripción del acta de la Sesión Ordinaria/Extraordinaria del Claustro de Profesores/Consejo Escolar de fecha …de ……….de ………. ………………………..a ……. de……………………de………… VºBº El/La Director/a E El/La Secretario/a Fdo.:……………… Fdo.:……………………..

25 En el caso que se opte por la impresión a doble cara, la Diligencia de apertura será la siguiente:
DILIGENCIA para hacer constar que se abre y confecciona el presente Libro al que se destinan (...) páginas útiles, numeradas correlativamente y legalizadas las páginas impares con la rúbrica del/la Director/a, Presidente/a del Claustro/Consejo Escolar/… y sello del Centro, en papel timbrado del Estado de la clase (...) serie (...) y números correlativos del (…) al (…), a efectos de transcribir las actas de las Sesiones celebradas por el Claustro de Profesores/Consejo escolar del Colegio……….de ………. (Localidad), iniciándose con la transcripción del acta de la Sesión Ordinaria/Extraordinaria del Claustro de Profesores/Consejo Escolar de fecha …de ……….de ………. ………………………..a ……. de……………………de………… VºBº El/La Director/a El/La Secretario/a Fdo.:……………… Fdo.:……………………..

26 Regla Cuarta Una vez cumplimentada la anterior diligencia se anulará el resto del folio 1, (incluido el reverso) con trazo grueso, empezar a transcribir, a partir de la página 2, la primera acta del órgano colegiado, utilizando para ello el anverso, sin enmiendas ni tachaduras, salvando al final del acta las que se produzcan, mediante diligencia. En el caso de que se optepor la impresión a doble cara, igualmente se empezará a transcribir a partir de la página 3, utilizando el anverso y el reverso. Una vez transcrita el acta y salvadas las posibles enmiendaso tachaduras, se debe plasmar una diligencia de cierre del acta, de la siguiente manera: DILIGENCIA para hacer constar que el acta que antecede, y que se firma a continuación, queda transcrita en los folios enumerados correlativamente del …………. al ……………, en papel timbrado del estado de la Clase …., Serie…. y números correlativos del ….. al ….. VºBº El/La Director El/La Secretario/a Fdo.:……………… Fdo.:…………………….. En ……………..a……..de…………….del …….

27 En el caso que se opte por la impresión a doble cara, la Diligencia será la siguiente:
DILIGENCIA para hacer constar que el acta que antecede, y que se firma a continuación, queda transcrita en las páginas enumeradas correlativamente de la …………. a la……………, en papel timbrado del estado de la Clase …., Serie…. y números correlativos del ….. al ….. VºBº El/La Director El/La Secretario/a Fdo.:……………… Fdo.:…………………….. En …………………..a ……….. de ………………….del …………

28 Regla Quinta A la hora de finalizar el Libro, cuando el número de folios que queden en blanco no sea suficiente para la transcripción del acta correspondiente, se anularán dichos folios en la diligencia del final del Libro. DILIGENCIA para hacer constar que el presente tomo destinado a la transcripción de las actas de las sesiones celebradas por el Claustro de Profesorado/Consejo Escolar del … (nombre del Centro) de …. (Localidad), consta de … actas, comenzando con la correspondiente a la sesión de fecha … de …… de ……… y finalizando con la de fecha …… de ….. de …..; haciéndose constar asimismo que los folios….. al ….., número de timbre correlativo del …… al ….. quedan anulado ………………………..a ……. de……………………de………… VºBº El/La Director/a El/La Secretario/a Fdo.:……………… Fdo.:……………………..

29 En caso de que se opte por la impresión a doble cara, la Diligencia será la siguiente:
DILIGENCIA para hacer constar que el presente tomo destinado a la transcripción de las actas de las sesiones celebradas por el Claustro de Profesorado/Consejo Escolar del …(nombre del Centro) de …. (Localidad), consta de … actas, comenzando con lacorrespondiente a la sesión de fecha …. de …… de ……… y finalizando con la de fecha ……de ….. de …..; haciéndose constar asimismo que las páginas….. al ….., número de timbre correlativo del …… al ….. quedan anuladas. ………………………..a ……. de……………………de………… VºBº El/La Director/a El/La Secretario/a Fdo.:……………… Fdo.:……………………..

30 Regla sexta Terminado el proceso descrito en las instrucciones anteriores, el Libro deberá ser encuadernado, tal y como está conformado y diligenciado.

31 Regla Séptima Las referencias en las presentes instrucciones al director o la directora del centro se entenderán hechas también a la persona que ostente la presidencia de otros órganos colegiados en los que no esté previsto que la ejerza el titular de la dirección del centro (por ejemplo, jefe o jefa de departamento didáctico, entre otros).

32 Regla Octava Para facilitar la transcripción informática de las actas, las plantillas para la gestión de las mismas estarán disponibles en la Web de la Consejería de Educación, Universidades,Cultura y Deportes, en el apartado de organización y funcionamiento.

33 Regla Novena Sin perjuicio de lo establecido en las presentes instrucciones, los centros autorizados para implantar procesos de gestión documental, vinculados a sistemas de calidad,podrán utilizar procedimientos alternativos, siempre que se respeten las garantías básicas establecidas legalmente para la cumplimentación de actas y que cuenten con la autorización previa de la Inspección de Educación.

34 Regla Décima Queda sin efectos la anterior Resolución de 1 de septiembre de 2009 por la que se dictan instrucciones relativas a la transcripción de las actas de los órganos colegiados de los centros docentes mediante el sistema de hojas móviles.