INSERTAR TABLAS, GRAFICAS E IMÁGENES EN EXCEL

Presentación del tema: "INSERTAR TABLAS, GRAFICAS E IMÁGENES EN EXCEL"— Transcripción de la presentación:

1 INSERTAR TABLAS, GRAFICAS E IMÁGENES EN EXCEL
PRESENTADO POR: Yeimi Bohórquez Ramírez Ana Deisy Galindo Ubaque Erly Tatiana Rodríguez Galindo Yimy Alexander Rodríguez Galindo

2 INSERTAR UNA TABLA Existen dos métodos para crear una tabla. Puede insertar una tabla en el estilo de tabla predeterminado, o bien, aplicar formato a los datos como una tabla en el estilo que elija.

3 Insertar una tabla En una hoja de cálculo, seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden estar vacías o contener datos. En el grupo Tablas de la ficha Insertar, haga clic en Tabla. Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+L o CTRL+T. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de verificación La tabla tiene encabezados. Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados que se pueden cambiar si no se activa la casilla La tabla tiene encabezados mencionada anteriormente. Puede cambiar los nombres predeterminados escribiendo el texto que desee.

4 Aplicar formato de tabla a los datos
En una hoja de cálculo, seleccione un rango de celdas vacías o celdas que contengan los datos a los que desea aplicar formato de tabla rápidamente. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en Dar formato como tabla.

5 INSERTAR UN GRAFICO Cabe resaltar que antes de crear cualquier gráfico, las celdas deben contener los datos a utilizar.

6 Cómo aparecen los datos de la hoja de cálculo en el gráfico

7 Aquí tiene una hoja de cálculo que indica cuántas cajas de té de Importadores Neptuno fueron vendidas por cada uno de los tres vendedores en cada uno de los tres meses. Necesita un gráfico donde se comparen los tres vendedores en cada mes del primer trimestre del año. Para crearlo, seleccione los datos que desea representar, incluidos los títulos de las columnas (Enero, Febrero, Marzo) y las etiquetas de las filas (los nombres de los vendedores). A continuación, haga clic en la ficha Insertar y, en el grupo Gráficos, haga clic en el botón Columna. Podría seleccionar otro tipo de gráfico, pero lo más normal es usar gráficos de columnas para comparar elementos, ya que comunicarán mejor su idea. Después de hacer clic en Columna, aparecerán varios tipos de gráficos de columnas donde elegir. Haga clic en Columna agrupada, el primer gráfico de columnas de la lista Columna en 2-D. Al colocar el puntero encima de un tipo de gráfico, el nombre del tipo de gráfico aparecerá en la información en pantalla. También verá una descripción del tipo de gráfico y cuándo se utiliza. Sugerencia Si desea cambiar de tipo de gráfico después de haberlo creado, haga clic en su interior. A continuación, en la ficha Diseño de Herramientas de gráficos, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de gráfico y seleccione otro tipo.

8 En este gráfico, los datos de cada celda de la hoja de cálculo son una columna. Los títulos de las filas (nombres de los vendedores) son el texto de la leyenda del gráfico que aparece a la derecha y los títulos de las columnas (meses del año) se encuentran en la parte inferior del gráfico. Como se observa a primera vista en este gráfico de columnas, Cencini (representado por la columna central de cada mes) fue el que vendió más té en enero y febrero, pero la superó Giussani en marzo. Los datos de cada vendedor aparecen en tres columnas independientes, una por cada mes. El alto de cada gráfico es proporcional al valor de la celda que representa. El gráfico compara todos los vendedores, mes a mes. En el gráfico, cada fila de datos de vendedor tiene un color diferente. La leyenda del gráfico, creada a partir de los títulos de las filas de la hoja de cálculo (los nombres de los vendedores), indica con qué color se representan los datos de cada vendedor. Por ejemplo, los datos de Giussani son los de color azul más oscuro y ocupan la primera columna de la izquierda para cada mes. Ahora, los títulos de las columnas de la hoja de cálculo (Enero, Febrero y Marzo) se encuentran en la parte inferior del gráfico. A la izquierda, Excel ha creado una escala de números que permite interpretar el alto de las columnas más fácilmente. Sugerencia Los cambios que realice en los datos de la hoja de cálculo después de crear el gráfico se reflejarán inmediatamente en el mismo.

9 Cambiar la vista del grafico

10 DISTINTAS VISTAS DE LOS MISMOS DATOS DE HOJA DE CÁLCULO
Con los datos puede hacer algo más que crear un gráfico. Puede hacer que el gráfico compare los datos de otra forma haciendo clic en un botón para cambiar de vista. El gráfico que ha creado compara los vendedores. Excel agrupó los datos según las columnas de la hoja de cálculo y comparó las filas de la hoja de cálculo para mostrar las diferencias entre los distintos vendedores. Esto se observa en el gráfico situado a la izquierda de la imagen. Sin embargo, otra forma de ver los datos es comparar las ventas de cada vendedor, mes a mes. Para crear esta vista del gráfico, haga clic en Cambiar entre filas y columnas en el grupo Datos de la ficha Diseño. En el gráfico de la derecha, los datos están agrupados por filas y se comparan las columnas de la hoja de cálculo. Ahora el gráfico dice algo diferente: muestra los resultados obtenidos por vendedor, mes a mes. Para recuperar la vista original del gráfico, vuelva a hacer clic en Cambiar entre filas y columnas. Sugerencia Para mantener las dos vistas de los datos, seleccione la segunda vista del gráfico, cópiela y, después, péguela en la hoja de cálculo. Después, cambie a la vista original del gráfico haciendo clic en el gráfico original y en Cambiar entre filas y columnas.

11 DISEÑO DE GRAFICAS Al crear un gráfico, en la cinta de opciones aparecen las Herramientas de gráficos, que incluyen las fichas Diseño, Distribución y Formato. Antes de seguir trabajando con el gráfico, necesita conocer las Herramientas de gráficos. Una vez que se inserta el gráfico en la hoja de cálculo, aparecen las Herramientas de gráficos, con tres fichas: Diseño, Distribución y Formato. En éstas encontrará los comandos necesarios para trabajar con los gráficos. Cuando termine el gráfico, haga clic fuera del mismo. Las Herramientas de gráficos desaparecerán. Haga clic dentro del gráfico para que vuelvan a aparecer. No debe preocuparse si no ve todos los comandos que necesita todo el tiempo. Primero inserte un gráfico (mediante el grupo Gráficos de la ficha Insertar) o haga clic dentro de un gráfico existente para tener a su alcance todos los comandos que necesita.

12 Agregar títulos a los gráficos

13 LOS TÍTULOS OFRECEN INFORMACIÓN DESCRIPTIVA A LOS GRÁFICOS
Se recomienda agregar títulos descriptivos de modo que los usuarios no tengan que adivinar de qué trata el gráfico. Puede dar un título al gráfico y también a sus ejes, que miden y describen los datos del gráfico. Este gráfico tiene dos ejes. A la izquierda se encuentra el eje vertical (también denominado eje de valores o eje Y). Este eje es la escala de números que permite interpretar el alto de las columnas. Los meses del año de la parte inferior se encuentran en el eje horizontal (también conocido como eje de categorías o eje X). Para agregar títulos al gráfico rápidamente, haga clic en el gráfico para seleccionarlo y, después, vaya al grupo Diseños de gráfico de la ficha Diseño. Haga clic en el botón Más para ver todos los diseños. Cada opción muestra diseños diferentes que cambian la distribución de los elementos del gráfico. La ilustración muestra el diseño 9, que agrega marcadores de posición para el título del gráfico y los de los ejes. Los títulos se escriben directamente en el gráfico. El título de este gráfico es Té de Importadores Neptuno, el nombre del producto. El título del eje vertical de la izquierda es Cajas vendidas. El título del eje horizontal de la parte inferior es Ventas del primer trimestre. Aprenderá a escribir títulos en la sesión de práctica al final de la lección. También tendrá la oportunidad de probar otros diseños para ver cómo se puede cambiar la manera en que se distribuyen los distintos elementos del gráfico, como la leyenda y los títulos. Sugerencia También se pueden agregar títulos a través de la ficha Diseño del grupo Etiquetas. En este caso, se hace clic en Título del gráfico y en Títulos de los ejes.

14 Cambiar la apariencia del grafico

15 Al principio, al crear un gráfico, éste aparece en un color estándar
Al principio, al crear un gráfico, éste aparece en un color estándar. En cuestión de segundos, puede aplicarle distintos colores mediante un estilo de gráfico. Haga clic en el gráfico. A continuación, en la ficha Diseño, en el grupo Estilos de diseño, haga clic en el botón Más para ver todas las opciones y, después, haga clic en el estilo que desee. Algunos estilos sólo cambian el color de las columnas, otros cambian el color y agregan un borde alrededor de las columnas, otros agregan color al área de trazado (el área limitada por los ejes del gráfico) y otros agregan color al área del gráfico (todo el gráfico). Si no ve lo que desea en el grupo Estilos de diseño, puede obtener otras opciones de color seleccionando un tema diferente. Haga clic en la ficha Diseño de página y, a continuación, haga clic en Colores en el grupo Temas. Al situar el puntero encima de un color, el color se muestra en el gráfico en una vista previa temporal, que es diferente de lo que sucede cuando se observa un estilo de gráfico. El efecto del color se ve antes de aplicarlo, lo que le evita tener que deshacer la acción si no le gusta. Haga clic en el color que desee para aplicarlo al gráfico. Importante A diferencia de los estilos de gráfico, los colores de un tema se aplican a otros elementos que se agreguen a la hoja de cálculo. Por ejemplo, una tabla, o un estilo de celda, como un encabezado, adoptará los colores del tema aplicado al gráfico.

16 Aplicar formato a los títulos

17 También es fácil hacer que destaquen más los títulos del gráfico o de los ejes. En la ficha Formato, en el grupo Estilos de WordArt, hay muchas formas de trabajar con los títulos. En la ilustración se ha agregado un relleno de texto (una de las opciones del grupo) para cambiar el color. Para usar un relleno de texto, haga clic en un área de título para seleccionarla. Después, haga clic en la flecha de Relleno de texto en el grupo Estilos de WordArt. Sitúe el puntero encima de cualquier color para ver los cambios en el título. Cuando vea un color que le guste, selecciónelo. Relleno de texto también incluye opciones para aplicar un degradado o una textura a un título. Entre otras de las opciones del grupo Estilos de WordArt se encuentran Contorno de texto y Efectos de texto, que incluyen Sombra, Reflexión y Resplandor. Para realizar cambios en la fuente (por ejemplo, aumentar o reducir su tamaño, o cambiar su estilo), haga clic en Inicio y, después, vaya al grupo Fuente. Alternativamente, puede realizar los mismos cambios de formato mediante la mini barra de herramientas. La barra de herramientas aparece atenuada después de seleccionar el texto del título, pero, si la señala, se volverá sólida y podrá seleccionar una opción de formato.

18 Aplicar formato a columnas individuales

19 Todavía puede hacer más cosas con el formato de las columnas del gráfico. En la ilustración se ha agregado un efecto de sombra a cada una de las columnas (detrás de cada columna hay una sombra con desplazamiento diagonal). Para ello, haga clic en una de las columnas de Giussani. De esta forma se seleccionarán las tres columnas de Giussani (lo que se denomina serie). En la ficha Formato del grupo Estilos de forma, haga clic en la flecha de Efectos de formas, seleccione Sombra y, a continuación, sitúe el puntero encima de los distintos estilos de sombra de la lista. A medida que sitúe el puntero encima de cada estilo, obtendrá una vista previa de las sombras. Cuando vea uno que le guste, selecciónelo. Después, haga clic en una de las columnas de Cencini para seleccionar las tres columnas y siga los mismos pasos. Haga lo mismo con Kotas. El proceso lleva muy poco tiempo. Tendrá la oportunidad de probarlo en la sesión de práctica. En Estilos de forma tiene más opciones donde elegir. Por ejemplo, haga clic en Relleno de forma para agregar un degradado o una textura a las columnas. Haga clic en Contorno de forma para agregarles un contorno. Por otra parte, Efectos de formas ofrece más opciones que sombras. Por ejemplo, puede aplicar efectos de biselado y bordes suaves a las columnas, e incluso hacer que resplandezcan. También puede aplicar efectos a otras áreas del gráfico, como el área de trazado (el área limitada por sus ejes). En la siguiente práctica se indica cómo hacerlo.

20 Insertar imágenes prediseñadas
En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imágenes prediseñadas. En el panel de tareas (panel de tareas: ventana de un programa de Office que proporciona los comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizarlos mientras trabaja en los archivos.)Imágenes prediseñadas, en el cuadro de texto Buscar, escriba una palabra o frase que describa la imagen prediseñada que desea o escriba todo o parte del nombre de archivo de la imagen prediseñada. Para limitar la búsqueda, siga uno de estos procedimientos o ambos: Para limitar los resultados de la búsqueda a una colección concreta de imágenes prediseñadas, en la lista Buscar en, active la casilla de verificación situada junto a cada una de las colecciones en las que desea buscar. Para limitar los resultados de búsqueda a las imágenes prediseñadas, en la lista Los resultados deben ser, active la casilla de verificación Imágenes prediseñadas. Puede activar también las casillas de verificación situadas junto a Fotografías, Películas y Sonidos para buscar en estos tipos de elementos multimedia. Haga clic en Buscar. En la lista de resultados, haga clic en la imagen prediseñada para insertarla.

21 Insertar una imagen de una página Web
En la página Web, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la imagen que desee y, a continuación, haga clic en Guardar imagen como en el menú contextual (menú contextual: menú que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse en el elemento,). En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee y haga clic en Guardar. En la hoja de cálculo o presentación, en la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imagen. 5. Busque la imagen que guardó en el paso 2 y, a continuación, haga clic en Insertar.

22 Insertar una imagen de un archivo
Haga clic en el lugar donde desea insertar la imagen. En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imagen. Busque la imagen que desea insertar y, a continuación, haga doble clic en ella. Para agregar varias imágenes, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en las imágenes que desea insertar y, a continuación, haga clic en Insertar. Nota Las imágenes que se insertan desde un archivo se incrustan (insertar: incluir información creada en un programa, como un gráfico o una ecuación, en otro programa. Después de insertar el objeto, la información pasa a formar parte del documento. Los cambios que realice al objeto se reflejan en el documento.) en la hoja de cálculo o presentación. Puede reducir el tamaño de un archivo creando un vínculo (vínculo: se utiliza para insertar una copia de información que se crea en otro programa en un documento de Microsoft Word manteniendo una conexión entre los dos archivos. Cuando se modifica la información del archivo de origen, los cambios se reflejan en el documento de destino.) a una imagen en lugar de incrustarla. En el cuadro de diálogo Insertar imagen, haga clic en la imagen que desea insertar, en la flecha situada junto a Insertar y luego en Vincular a archivo.

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