GEOTECNIA AMBIENTAL Ingeniería al Servicio del Medio Ambiente Utilización de formularios codificados según Norma ISO 9001:2008 Febrero 2013.

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1 GEOTECNIA AMBIENTAL Ingeniería al Servicio del Medio Ambiente Utilización de formularios codificados según Norma ISO 9001:2008 Febrero 2013

2 Sistema de Gestión de Calidad G.A. 2  Se requiere la revisión del Manual de Calidad, en especial los puntos de interés tales como; Objetivos de la Calidad, Política de la Calidad, Alcance, Procedimientos y Formularios. Esta información esta siempre disponible en: - Carpeta Compartida (Red). - Copia Física Disponible en Oficinas.

3 ¿Cómo saber si el formulario es el correcto y no uno obsoleto 3 SI NO ESTA SEGURO, CONSULTE SOBRE EL FORMULARIO INDICADO

4 FORMULARIO DE SOLICITUD DE FONDOS (FPF-1.5) 4  ¿Quién solicita el fondo?: Quien asista a Terreno.  ¿Quién rinde un fondo?: Todos los que lo soliciten. Solo los coordinadores pueden rendir sin haber solicitado previamente.  ¿Quién recibe el fondo?: Asistente Administrativa y Contable (Grace, en caso de no estar Cristina)  Que no debe ir en un fondo: Medicamentos (eso va en el botiquín), Bebidas Alcohólicas y Cigarrillos.  ¿Cuanto puedo gastar en comida?: $12.000 diarios (incluye Desayuno, Almuerzo, Once y Cena; si usted gasta 12.000 en un almuerzo no puede agregar mas comidas).  ¿Cuanto es el valor máximo de una boleta?: $30.000  ¿Cómo se completa un fondo? ¿Cómo se completa un fondo?

5 5 Al momento de pedir una solicitud de fondos, siempre se revisarán. En el caso de reducir el monto, no es justificación para excederse en el gasto.

6 FORMULARIO DE SOLICITUD DE EQUIPOS Y VEHÍCULOS 6  Quien puede solicitar un Equipo o el Vehículo: Cualquier trabajador de Geotecnia Ambiental.  Cual es el conducto regular para solicitar un equipo o Vehículo. Necesidad de un equipo Se completa el FSP-1.6 y si se le entrega a la Asistente Administrativa y Contable (Cristina ) La Asistente Administrativa y Contable, le comunicará al encargado sobre la solicitud Quien solicita y el encargado se juntarán y revisarán el equipo y completarán el DRC-10.7 El documento será archivado por la Asistente Administrativa y Contable EN EL CASO DE SOLICITAR VEHÍCULOS; LA ASISTENTE ADMINISTRATIVA Y CONTABLE LE ENTREGARÁ EL INSTRUCTIVO SOBRE EL USO DEL VEHÍCULO IUV-10.8

7 7  Cuanto tiempo de anticipación es necesario para solicitar un equipo: 2 Días (con el fin de verificar disponibilidad).  Quienes son los responsables de:  Que pasa si ocurre un incidente con el equipo o vehículo: En este caso quien se declare “Responsable” del Incidente deberá completar el formulario Incidentes en Terreno FIT- 9.7. Quien no de aviso de un desperfecto o siniestro (de su responsabilidad o anterior), se le hará responsable.FIT- 9.7  Como se usan los formularios antes mencionados: FSP-1.6 / IUV- 10.8 y DRC- 10.7FSP-1.6IUV- 10.8 DRC- 10.7 VehículoDon BorisPandaGiovanni RolatecCharliesGPS/RadiosMauricio DinaplacaFelipeOtrosCristina

8 8  En el caso de arriendo de Vehículos: Siempre se deberá colocar logos imantados en camionetas (no es necesario para diligencias dentro de la ciudad). Estos se solicitan con la Asistente Administrativa y Contable.

9 FORMULARIO DE MINUTA DE REUNIÓN 9  Quien redacta una minuta: Cualquier asistente a la reunión, menos quien dirige.  Que significa Estratégica, Táctica y Operacional Estratégica: El objetivo es alinear los recursos de una empresa para el logro de las metas a largo plazo. Táctica: Son las metodologías que se desarrollan para obtener el resultado esperado en mediano plazo. Operacional: Son las actividades operacionales que comprenden una planificación diaria, para actividades a corto plazo.

10 10  Como se completa un formulario Minuta de Reunión FMR-1.2 FMR-1.2 Una minuta es un resumen coherente de los temas tratados de una reunión. Quien es secretario y quien revisa: La función del secretario es tomar apuntes de los temas mas importantes de la reunión, los compromisos y los responsables. La función de quien revisa es certificar que todo lo escrito en la minuta es verídico.

11 USO DE LA BIBLIOTECA 11  La persona a cargo de la biblioteca es: Encargada de Comunicaciones (Rossana)  Cual es el conducto regular para sacar un documento de la biblioteca Enviar correo a Rossana solicitando el documento La encargada registrará esta solicitud y les entregará el documento solicitado EL documento solicitado deberá ser entregado a Rossana, quien registrará la recepción conforme de éste En caso de necesitar un documento que solo será utilizado en la biblioteca NO es necesario comunicar su uso, pero se deberá mantener el orden

12 Registro de HH 12  44,5 horas por semana. (9,75 hrs de Lu - Ju + 5,5 Vi).  Se busca un registro “Real” y objetivo de horas dedicadas a proyectos.  Revisión de horas administrativas (no asignable a proyectos).  Se recomienda un ingreso periódico, al menos semanal, no esperar el limite de 15 días. (Perdida de información, dificultad en el análisis oportuno ).

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