INDUCCIÓN PARA ARCHIVISTAS

Presentación del tema: "INDUCCIÓN PARA ARCHIVISTAS"— Transcripción de la presentación:

1 INDUCCIÓN PARA ARCHIVISTAS
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia INDUCCIÓN PARA ARCHIVISTAS ARCHIVO GENERAL – EDO. CARABOBO

2 DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL, DIGITALIZACIÓN Y CORRESPONDENCIA
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL, DIGITALIZACIÓN Y CORRESPONDENCIA Jefe de Archivo Lic. Eliane Medina

3 Gerencia de Administración y Apoyo Logístico
Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia INTRODUCCION Bajo la supervisión de la Gerencia de Administración, El Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia, estableció un proceso de Inducción en materia de Archivos el cual será realizado en las instalaciones del Archivo General del Estado Carabobo, en pro de la consolidación y mejora de los procesos internos que den respuesta de manera efectiva y eficaz para el resguardo documental. El personal remitido para la Inducción en el Archivo, contara con el apoyo teórico - practico para su completa formación a través de los Coordinadores y encargados de cada Coordinación (Transferencia Documental, logística, Digitalización y Proyectos). Adicionalmente se entregara el presente material que se encuentra estructurado de la siguiente manera: Conceptualización en Materia de Archivos. Organigrama de Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia. Procedimientos, evaluación practica y cuestionarios por cada unidad conformada en el Archivo General del Estado Carabobo. Sugerencias y Comentarios. Anexos

4 Archivos Conceptualidad Tipos Adm. Expedientes Mobiliarios
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Conceptualidad Archivos Tipos Expedientes Adm. Fondos Documentales Mobiliarios

5 Conceptualidad Documento: Expediente: Tipos de Expedientes:
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Conceptualidad Documento: Registro de la información recibida o generada por las distintas Dependencias de la Empresa, que poseen un valor administrativo, fiscal, legal, técnico, entre otros). Expediente: Conjunto de todos los documentos correspondientes a un asunto o negocio. Serie ordenada de actuaciones procesales administrativas o judiciales. Tipos de Expedientes: Expedientes de Recursos Humanos Expedientes Legales Expedientes de Suscripción (Pólizas) Expedientes de Siniestros (Reclamos) Fondo Documental: Es la agrupación de documentos generados por una institución o persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones que constituyen la expresión del conjunto de actividades desarrolladas.

6 Conceptualidad Archivo: Según su situación administrativa
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Conceptualidad Archivo: Lugar donde se resguarda el fondo documental que es generado, recibido y procesado por una o varias áreas. Colección de registros físicos o digitales, que se almacenan siguiendo una estructura bajo una determinada clasificación y ordenación. Según su situación administrativa Descentralizado Centralizado Según su frecuencia de consulta Activo o de Gestión Inactivos Historico

7 Conceptualidad Archivo General: Archivo Activo o de Gestión:
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Conceptualidad Archivo General: Unidad Administrativa donde se reúnen o se resguardan uno o más documentos de cualquier fecha o soporte, generados, transferidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la función o actividad de una o varias dependencias que conforman la Empresa; organizados y conservados, respetando su orden y clasificación natural en un lugar que reúna las debidas condiciones y atendido por personal capacitado Archivo Activo o de Gestión: Documentación recibida y producida por cada Dependencia, la cual se encuentra en trámite, sujeta a constante utilización y consulta, en el proceso de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia. Archivo Inactivo: Unidad donde se conservan los documentos físicos, según lo expresado en las diferentes leyes Archivo Histórico: Documentación que debe conservarse permanentemente por su valor probatorio, histórico y cultural.

8 Conceptualidad Custodia: Nuevas Emisiones: Nuevos Ingresos:
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Conceptualidad Custodia: Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos Nuevas Emisiones: Pólizas que son emitidas por primera vez de un determinado cliente. Nuevos Ingresos: Documentación que ingresa por primera vez al Archivo. Devolución: Documentación que fue cedida bajo carácter de préstamo a un usuario autorizado. Índice Documental: Es una relación esquemática del contenido de una base de datos, o fondo documental, basado en una estructura de campos que mejora la velocidad de las operaciones, permitiendo un rápido acceso a los registros de una tabla.

9 Conceptualidad Documentación Inactiva: Transferencia Documental:
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Conceptualidad Documentación Inactiva: Documentación que por su eventual o ningún uso debe ser conservada bajo los esquemas de la legislación vigente y las políticas establecidas por Seguros Horizonte, S.A. Transferencia Documental: Es la suma de las actividades mediante las cuales los documentos producidos o recibidos por una Oficina, Agencia y/o Sucursal en cumplimiento de sus funciones, se organizan para ser trasladados al Archivo General, donde permanecerán según lo estipulado en la Ley de la Actividad Aseguradora. Destrucción: Proceso de eliminación razonada y sistemática de la documentación inactiva, una vez culminado el tiempo de retención, de conformidad con lo establecido en la Tabla de Retención Documental.

10 Conceptualidad Catalogación: Desbroce: Digitalización:
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Conceptualidad Catalogación: Es la relación ordenada de elementos pertenecientes al mismo conjunto, que por su número precisan de esa catalogación para facilitar su localización; por ejemplo, en un archivo o una biblioteca o sistema de digitalización. Desbroce: Preparación de los documentos, realizando la extracción de grapas, clips y otros objetos que estén insertos en el documento físico. Digitalización: Acción de convertir en digital información analógica. En otras palabras, es convertir cualquier señal de entrada continua (analógica) en una serie de valores numéricos. Los materiales que se convierten pueden adoptar varias formas: cartas, manuscritos, libros, fotografías, mapas, grabaciones sonoras, películas, efemérides, objetos tridimensionales, etc.

11 Conceptualidad Mobiliario Estantes Fijos Archivadores Archimovil Racks
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Conceptualidad Mobiliario Estantes Fijos Archivadores Archimovil Racks

12 Organigrama Gerencia de Administración y Apoyo Logístico
Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Organigrama

13 Roles de Cada Coordinación
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Roles de Cada Coordinación Área de Servicio Área Técnica Transferencia Documental Logística Digitalización Enlace y Correspondencia Proyectos

14 Responsabilidades Archivo General - Edo. Carabobo
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Responsabilidades Manual de Archivo Central Arreglo de Archivos Activos e Inactivos Compromiso por parte de la sede Transferencia del Material Documental Respuestas inmediata en los procesos de busqueda Archivo General - Edo. Carabobo

15 Coordinaciones en Valencia
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Coordinaciones en Valencia Transferencia Documental Logística Digitalización Proyectos Archivo General

16 Coordinación de Transferencia Documental
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Coordinación de Transferencia Documental Somos los encargados de realizar las transferencias documentales a nivel nacional con destino al Archivo General, apoyando a su vez a las diferentes Sucursales, Agencias y Oficinas en la elaboración del material documental a transferir bajo los lineamientos establecidos por el Archivo General y cumpliendo con las normas de seguridad expuesta por la LOPCYMAT.

17 Transferencia al Archivo General
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Transferencia al Archivo General Área Técnica Administración Pólizas Anuladas Cierres de Cajas Cheques Enviados Cheques Recibidos Facturas Siniestros Departamentos Reembolsos Otros Vehículos Correspondencias Manuales, Memos Suscripción Enviadas Recibidas Pagos a Clínicas

18 Correlativo Numérico de las Cajas
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Correlativo Numérico de las Cajas Numeración de las cajas: Correlativo Numérico Año Administrativo Área Técnica Correspondencias Administración Por cada año administrativo de cada departamento se llevará un único correlativo numérico, exceptuando las correspondencias, las cuales llevarán el correlativo numérico del Área Técnica.

19 Procedimiento para la Elaboración de las Cajas
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Procedimiento para la Elaboración de las Cajas 1.- Las cajas son solicitadas a la Coordinación de Suministros a través de las notas de pedido bajo los procedimientos establecidos por esa Coordinación (5 primeros días de cada mes) 2.- Etiquetas de Identificación de Cajas Sellado de la Caja en la parte superior y posterior con cinta de embalaje UBICACIÓN DE LA ETIQUETA En ambos frontales anterior y posterior sujeta con cinta de embalaje ETIQUETA DE LA CAJA

20 Procedimiento para la Elaboración de las Cajas
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Procedimiento para la Elaboración de las Cajas 3.- Cada caja llevará una relación interna del material documental que contiene: No puede resguardarse en una misma caja documentación de suscripción, siniestro, administración u otra área UNA SOLA TIPOLOGÍA DOCUMENTAL SINIESTROS PÓLIZAS ANULADAS Deberán especificar número de Cédula del afectado y su respectiva liquidación Deberán especificar ramo y número de póliza

21 Procedimiento para la Elaboración de las Cajas
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Procedimiento para la Elaboración de las Cajas 3.- Cada caja llevará una relación interna del material documental que contiene: Cada bibliorato posee un solo año y una sola tipología documental especificando en la relación la cantidad de Biblioratos y la denominación de cada carpeta DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA Se deberá tener un orden por fecha de las correspondencias enviadas y recibidas CORRESPONDENCIAS

22 Procedimiento para la Elaboración de las Cajas
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Procedimiento para la Elaboración de las Cajas 1- Relación dentro de la caja detallada según su tipología y archivada en carpetas manilas 2- Caja sellada en ambos frontales con cinta de embalaje 3- La Etiqueta de la caja fijada con cinta de embalaje con el llenado de los campos completamente legibles

23 Etiqueta de Identificación de Cajas
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Etiqueta de Identificación de Cajas Completamente Legible el nombre de la Sede en ambas etiquetas (Frontal y Posterior) Área Técnica: Pagos a Clínicas, Reembolsos, Finiquitos, Expedientes Pagados, Expedientes Pagados, Automóvil, Personas Administración: Cheques, Caja , contabilidad Otros: Correspondencias Enviadas y Recibidas. De un sola tipología: Siniestros, Pólizas Anuladas, Pagos a Clínica, Cheques Entregados, Correspondencias Enviadas 2011, etc. Numero de Caja según correlativo de la sede. Un solo año administrativo por caja referente al contenido documental. Las relaciones de las cajas No aplica para las sedes, únicamente para Torre America, Torre Credicard y Oficina Principal Actualmente son 10 años según la nueva ley aseguradora. No aplica a nivel administrativo. “SOLO PARA USO DEL ARCHIVO GENERAL”.

24 Procedimientos para las Transferencias Documentales
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Procedimientos para las Transferencias Documentales Sucursales, Agencias y Oficinas Preparan el Material Documental según las normas del Manual de Archivo En caso de dudas consultar al personal de Archivo Emitir via correo solicitud de Retiro con dos semanas de anticipación, indicando cantidad y correlativo de las cajas Coordinación de Transferencia Documental Reciben el correo y procede a programar la fecha del retiro Realizan los procedimientos para la transferencia del material documental Sedes Transferencia Documental De estar conformes Firman Acta de Retiro en señal de conformidad De presentar irregularidades se solventa con la sede y se anexa carta explicativa Los Receptores realizan Auditoria del 10% de las cajas retiradas En presencia de un Gerente, Coordinador, Jefe Tecnico u Administrador se inicia el proceso de Retiro

25 Solicitud de La Transferencia
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Solicitud de La Transferencia Siempre y cuando el Fondo Documental a transferir por la sede cumpla con los lineamientos establecidos en el Manual del Archivo General, la sede podrá emitir vía correo la solicitud para la Transferencia, indicando cantidad de cajas , correlativo númerico y departamento al cual pertenecen. La Coordinación de Transferencia Documental se encargará de coordinar la fecha del retiro según cronograma de programación en conjunto con la disponibilidad de las unidades de transporte del Dpto. de Servicios Generales, y dara respuesta a la solicitud indicando la fecha tentativa del retiro, en un plazo no mayor a 2 días hábiles.

26 Documentación que no debe ser enviada al Archivo
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Documentación que no debe ser enviada al Archivo Guías, Comprobantes o Cataportes del servicio de Mensajería Fotocopias las cuales no poseen ningún efecto legal

27 Consecuencias de No Cumplir con los Procedimientos
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Consecuencias de No Cumplir con los Procedimientos Busquedas Infructuosas Inestabilidad de las Cajas Identificaciones Inconclusas

28 Gerencia de Administración y Apoyo Logístico
Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Consecuencias de No Solicitar Oportunamente las Transferencias Documentales

29 Cumplimiento de los Procedimientos
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Cumplimiento de los Procedimientos El incumplimiento de estos procesos acarrea retrasos en los tiempos de respuestas que afectan la continuidad de las operaciones que las sedes desarrollan para dar una atención oportuna a nuestros asegurados y proveedores de servicios. Para garantizar un servicio documental óptimo que cumpla con las exigencias de nuestras diferentes sedes es necesario mancomunar esfuerzos, en el sentido de que se cumpla a cabalidad con el embalaje del fondo documental a transferir al Archivo General.

30 Coordinación de Logística
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Coordinación de Logística

31 Procesos de la Coordinación de Logística
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Procesos de la Coordinación de Logística Siniestros y Certificados Militares Se reciben Solicitudes de Expedientes provenientes de Diferentes Sucursales. Búsqueda de la Ubicación De las Solicitudes en el Fondo Documental 1 2 Encomienda 3 Se entrega las Solicitudes con las respectivas ubicaciones a los Archivista, seguidamente proceden a La búsqueda de expedientes en Los Archivos Al encontrar el expediente se debe colocar dentro de la caja el formato de Control Documental (Fuera) donde se especifica el nombre del solicitante y fecha de la solicitud entre otros. 4 En muchas ocasiones no se Envía el expediente por varios factores: -La liquidación no esta relacionada. -La relación no coincide con la caja. -La caja no se encuentra en los Archivos Solicitante 5 Fecha de Envio Falta de Datos

32 Procesos de la Coordinación de Logística
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Procesos de la Coordinación de Logística Siniestros y Certificados Militares Una vez obtenido el Físico Se le hace entrega de los Expedientes a la Unidad De Digitalización. Culminado el Proceso de Digitalización, La Unidad de Logística recibe nuevamente Los Expedientes. 6 7 8 9 Los expedientes los reciben Los Analistas y hacen el Estudio del mismo, para su fin. Si la Sucursal solicitante, nos solicita el expediente (físico) se procede a llevar un control de de cada uno de los Expedientes enviados

33 Procesos de la Coordinación de Logística
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Procesos de la Coordinación de Logística Siniestros y Certificados Militares Una vez finalizado el proceso por los Analistas, los Expedientes Son nuevamente recibidos por la Unidad Se procede a colocar en el Control de envío, la Fecha en la cual devolvieron el físico y la Ubicación del mismo. 10 11                                       Los Archivistas, se dirigen a los Respectivos Racks, seguidamente Proceden a ubicar las cajas, para Finalmente anexar el Expediente. 12 Fila Rack Altura Columna

34 Unidad de Documentación
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Unidad de Documentación Documentación es la Unidad encargada del control y registro de los diferentes Fondos Documentales inactivos de las diferentes sedes, Oficina Principal y Archivo General.

35 Gerencia de Administración y Apoyo Logístico
Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia

36 Enlaces o Filtros que existen entre las Coordinaciones
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Enlaces o Filtros que existen entre las Coordinaciones 1 Retiros de Cajas (Transferencia Documental) Procedimientos 2 Registro Manual, Determinación y Colocación de la Numeración Definitiva, Ubicación en el Archivo (Logística) Normativas 3 Se Realiza un Cuadre Numérico en Cantidades y Contenidos de las Cajas antes de ser Registradas en el Índice General (Unidad de Documentación) 4 Registro en el Índice y Verificación del Lenguaje Controlado (Unidad de Documentación y Logística)

37 49 37 76% Distribución de las Dependencias a Nivel Nacional 25 10 14
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Distribución de las Dependencias a Nivel Nacional 25 SUCURSALES 10 AGENCIAS 14 49 OFICINAS DE ATENCION 25 24 SUCURSALES 37 10 En Archivo 8 AGENCIAS 76% 14 OFICINAS DE ATENCION 5

38 Gerencia de Administración y Apoyo Logístico
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39 Gerencia de Administración y Apoyo Logístico
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40 Gerencia de Administración y Apoyo Logístico
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41 CAMPO ALEGRE (PATRIMONIALES) CAMPO ALEGRE (PERSONA)
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Pólizas Gerencia de Patrimoniales Gerencia de Personas Gerencia de Patrimoniales Gerencia de Personas INCE IPSFA INCE (BIV) Horisalud Vida RCG INCENDIO Complementaria ROBO CAMPO ALEGRE (PATRIMONIALES) CAMPO ALEGRE (PERSONA)

42 Solicitudes de Pólizas
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Solicitudes de Pólizas Gerencia de Patrimoniales Gerencia de Personas Horisalud Número de Póliza Número de Póliza Complementaria Número de Cédula Tipo de Producto Vida Número de Póliza

43 Coordinación de Digitalización
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Coordinación de Digitalización Misión Nuestra misión es facilitar la gestión digital de la información , almacenamiento y el manejo electrónico de archivos, a través de un sistema de base de datos, el cual permitirá a todos los usuarios de las diferentes dependencias, consultar los diferentes tipos de documentos que se encuentren en el Archivo Central, para así contribuir de manera más optima al logro del plan estratégico de Seguros Horizonte, C.A. Visión Consolidarnos como la unidad necesaria para agilizar los procesos de búsqueda de documentos, en el menor tiempo posible, acortando las distancias, fundamentado en una tecnología de ultima generación, contribuyendo de esta manera al crecimiento y fortalecimiento de Seguros Horizonte, C.A.

44 Procesos de la Coordinación de Digitalización
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Procesos de la Coordinación de Digitalización Extraer Documento Digitalizar Documento Desbroce y Desglose De Expedientes Registro e Indexación de Imagen Linea de Producción. Fondo de Documentación Tecnológica Auditoria Final. Armado de Expedientes Auditoria General

45 Como Solicitar Expedientes al Archivo General
Gerencia de Administración y Apoyo Logístico Departamento de Archivo General, Digitalización y Correspondencia Como Solicitar Expedientes al Archivo General Se deben solicitar los expedientes a través del Aplicativo Alejandría. Desde la Intranet de Seguros Horizonte se tiene acceso al Aplicativo Alejandría. 1 2 3 Indicar los datos del expediente en el formulario. 4 5 6 En el campo Observaciones debe Iniciar: El número de caja donde se encuentra el expediente. El nombre del Colectivo. Si la solicitud es Urgente. En caso de ser digitalizado indique si es todo el expediente o algún documento en especifico. Presione sobre el botón Procesar para enviar la Solicitud. 7 8