Metodología para el proceso de migración hacia la suite ofimática OpenOffice Experiencia del proceso en las Empresas Municipales de Cali - Emcali.

Presentación del tema: "Metodología para el proceso de migración hacia la suite ofimática OpenOffice Experiencia del proceso en las Empresas Municipales de Cali - Emcali."— Transcripción de la presentación:

1 Metodología para el proceso de migración hacia la suite ofimática OpenOffice Experiencia del proceso en las Empresas Municipales de Cali - Emcali

2 Casos de Exito España Asia Brasil Hospital Universitario UPAEP, A.C. (Mexico) Colmena Salud (Colombia) Facultad de Ciencias – PUJ (Colombia) Novell

3 Novell - Open DeskTop Initiative Inicio Marzo de 2004 Mas de 5000 usuarios Julio de 2004 90% utilizando OpenOffice Mediados del 2005 Novell Linux Desktop

4 Porque migrar? Reducción de costos – Hardware – Licencias Independencia Tecnológica Personalización de aplicaciones

5 Preparación de la migración Planeación y coordinación Establecer prioridad de aplicaciones Eje central “El Usuario” Crear entorno de retroalimentación Compartir información Grupo de Apoyo y Soporte

6 Usuarios Categorizar usuarios Evaluar disposición Crear interés hacia el cambio Capacitación en las herramientas que se van a utilizar Realizar un seguimiento en los adelantos Mantenerlos informados

7 Comenzando la migración Emcali - PTI

8 Panorama 800 equipos nuevos 200 equipos anteriores (aprox) 1000+ usuarios Aplicaciones – OpenOffice – Thunderbird – Firefox Plazo 10 meses

9 Políticas de migración Utilizar los formatos de OpenOffice para documentos internos. Guardar como PDF documentos informativos. Utilizar los formatos de MS Office cuando se trabaje con empresas externas.

10 Tareas Paralelas Sensibilización Manuales Instalación Capacitación Soporte

11 Sensibilización Jornada de Sensibilización del PTI Ventajas del PTI en el ambiente laboral y personal Actividad de preparación para la capacitación Explicación de Software Libre Abrir canales de comunicación Crear un ambiente de comunidad

12 Manuales Manual de usuario Manual de macros Retroalimentación de los usuarios Creación de FAQ Disponibilidad de información pertinente

13 Instalación de los equipos Software instalado – OpenOffice – Thunderbird – Firefox Migración de la información Cambio de equipo Entrega

14 Capacitación Nivel básico Jornada de 20 horas Temas – OpenOffice – ThunderBird – Firefox Instalación de las aplicaciones

15 Capacitación Presentación de similitudes y diferencias con las nuevas aplicaciones Identificar el potencial de los usuarios Identificar posibles inconvenientes Evaluación de asistentes Evaluación de capacitadores

16 Soporte 4 tipos – Telefónico – Escritorio remoto – Correo electrónico – Presencial Jornada laboral completa Mismos capacitadores

17 Soporte Complementar la capacitación Solucionar los problemas que se presenten a los usuarios Resolver las dudas en los temas de la capacitación Prevenir los inconvenientes detectados en la capacitación

18 Inconvenientes presentados Rechazo al cambio Archivos con: – Macros – Diagramas – Mas de 32000 filas en Hojas de calculo – Otros Cruce de horarios en la capacitación

19 Solución de problemas Creación de una plantilla Uso de OpenOffice 2.0 en algunos equipos Re-escritura de algunas macros Exportar archivos de AS/400 como CSV Seguimiento y control a usuarios que lo requieran Curso técnico al área de soporte

20 Resultados Entorno de trabajo similar Bajo impacto en el cambio Equipos funcionales con aplicaciones libres 800 equipos nuevos en 23 edificios Capacitados hasta el momento mas de 300 usuarios 50 OpenOffice 2.0

21 Resultados Mas del 90% de aceptación entre los asistentes a las capacitaciones Promedio de más de 4 puntos a los capacitadores en escala de 1 a 5

22 Conclusiones La migración hacia OpenOffice es posible El éxito depende en gran medida de la disposición del usuario OpenOffice y MS Office tienen el mismo propósito Clasificar los usuarios en niveles de básico, medio y avanzado incrementa el aprovechamiento de la capacitación