Compras Compra de servicios

Presentación del tema: "Compras Compra de servicios"— Transcripción de la presentación:

1 Compras Compra de servicios
SAP Business One, Versión 9.0 Bienvenido al tema sobre la compra de servicios.

2 Objetivos Al finalizar este módulo, podrá realizar lo siguiente:
Describir las opciones de la compra de servicios. En esta sesión, analizaremos las opciones de la compra de servicios. Observaremos dos formas en las que se administran los servicios en la compra, con y sin pedidos. Luego, veremos los pasos necesarios para introducir las facturas de proveedores para servicios tales como los auxiliares o de alquiler. Al final, analizaremos la posibilidad de utilizar transacciones periódicas.

3 Situación de ejemplo Adquiere servicios, como servicios de diseño web y paisajismo, de proveedores mediante pedidos. Otros servicios como la electricidad o el alquiler se adquieren con una factura del proveedor y sin documentos precedentes. Las transacciones periódicas lo ayudan a generar facturas de proveedor para los acuerdos de servicio con pagos regulares. En algunos casos compra servicios tales como diseño web o paisajismo de los proveedores. En estos casos, trabaja con el proveedor de antemano para acordar el tipo de trabajo que se hará y el precio. En estos casos, tiene sentido usar un pedido en el proceso de compra para confirmar su acuerdo con el proveedor. Otros servicios como la electricidad o el alquiler se adquieren sin pedidos. En cambio, cuando se recibe la factura del proveedor, introduce la información directamente en una factura de proveedor. Las transacciones periódicas lo ayudan a generar facturas de proveedor para los acuerdos de servicio con pagos regulares.

4 Compra de servicios: resumen del proceso
Pedido de compra Factura de proveedor Pago efectuado Al comprar paisajismo, formación u otras compras no físicas, puede seguir usando los pedidos y las facturas de proveedores. Cuando compra un servicio, es posible que desee comenzar con un pedido de compra que describa el servicio que se está comprando, el precio acordado y la cuenta de mayor asociada con el servicio. El pedido es opcional. La ventaja de utilizar un pedido es que le proporciona un documento en el cual establecer las condiciones y el precio del servicio. Por lo general, se discute acerca del alcance del proyecto y el precio esperado con el proveedor, y en ese momento se crea el pedido con los detalles del acuerdo. Cuando el proveedor recibe un pedido, confirma el acuerdo y se establecen las fechas en las que se brindará el servicio. El documento de pedido de entrada de mercancías no se usa por lo general para la compra de servicios. En general, este paso se realiza fuera del sistema. Después de que se recibe el servicio y el proveedor envía la factura, se introduce una factura de proveedores en el sistema. Finalmente, un pago efectuado se crea para pagarle al proveedor.

5 Clase de artículo/servicio
Documento En compras (y ventas) puede definir los documentos como Tipo de artículo o Tipo de servicio. Servicio Cliente C00001 Nombre Smith Descripción Cuenta de mayor Precio Documento Artículo Cliente C00001 Nombre Smith Número de artículo Descripción Cantidad Precio Tiene dos opciones al comprar servicios, puede definir un servicio como artículo o usar una descripción para comprar el servicio. Un documento de compras o ventas puede incluir artículos predefinidos de los datos maestros o descripciones de servicios que se introducen directamente en las líneas correspondientes. El documento no puede incluir ambas cosas. Cuando crea un documento, define el tipo de servicio o artículo para cualquier servicio o artículo. Esta opción se aplica a todo el documento, y no puede modificarse después de grabar el documento. La vista de tabla en la etiqueta Contenido es diferente para cada opción. ¿Cuándo definiría el tipo de servicio o artículo para prestar servicio? Únicamente puede utilizar la opción Servicio en SAP Business One para comprar o vender un servicio que no posee registro maestro. ¿Cuándo definiría el tipo de servicio o artículo para prestar servicio? Al comprar artículos físicos y servicios definidos como datos maestros de artículos.

6 Artículos de servicio Datos maestros de artículos
Categoría de artículo: Artículo de inventario Número de artículo L1919 Artículo de venta Descripción Servicio de entorno Artículo de compra General Datos de compras Datos venta Pedido de compra Artículo Cliente C00001 Nombre Smith Número de artículo Descripción Cantidad L1919 Servicio de entorno 1 Documento Observemos la configuración de un servicio en un registro maestro de artículos. Los artículos de servicio pueden ser muy útiles si usted adquiere un servicio frecuentemente y el precio se fija previamente con el proveedor. Como se mencionó antes, una buena ventaja de utilizar los artículos de servicio es que puede añadir el artículo de servicio a los documentos de marketing de tipo artículo, como los pedidos. Esto le permite combinar artículos y servicios en el mismo documento. Cuando añade el registro maestro de artículos al documento de marketing, especifique la cantidad utilizada. Esto le permite rastrear mejor los servicios en informes estándar. Se pueden utilizar los análisis de compras y ventas habituales para los servicios. Disponer de datos maestros de artículo para sus servicios también reduce las probabilidades de error durante la introducción de datos. Puede definir precios, cantidades de ventas, etc., que salen por defecto en sus documentos. Cuando crea un artículo de servicio, definirá la categoría de artículo como de no inventario. Para los artículos de servicio que compra, marque la casilla de selección para artículos comprados. Los artículos de servicio también pueden usarse en ventas así también como en compras. Normalmente, la creación de un servicio como un artículo se realiza con mayor frecuencia para la venta que para la compra.

7 Crear una factura de servicio
Factura de proveedor Nombre del proveedor Número de factura Fecha de factura Descripción Importe a pagar … Para servicios como la electricidad o el alquiler, no se realiza ningún pedido en el proceso. Veamos el proceso de creación de una factura de proveedor para este tipo de servicio. Imagine que acaba de recibir una factura de proveedor de alquiler del propietario de la casa que alquila. La factura del proveedor contiene el nombre del proveedor, su número de factura, la fecha en la que se emitió la factura, una descripción del servicio que se compró y el importe a pagar.

8 Crear una factura de servicio
Factura de proveedor Nombre del proveedor Número de factura Fecha de factura Descripción Importe a pagar … Factura de proveedor Número de proveedor Introduzca datos Crear una factura de proveedor en SAP Business One e introduce el código de proveedor.

9 Crear una factura de servicio
Factura de proveedor Datos maestros del proveedor Nombre del proveedor Número de factura Fecha de factura Descripción Importe a pagar … Número de proveedor Nombre del proveedor Dirección Condiciones de pago Método de pago … Factura de proveedor Número de proveedor Introduzca datos Datos por defecto Esto introduce los datos por defecto del proveedor desde los registros maestros del proveedor tales como el nombre del proveedor, dirección, condiciones de pago, método de pago, etc.

10 Crear una factura de servicio
Factura de proveedor Datos maestros del proveedor Nombre del proveedor Número de factura Fecha de factura Descripción Importe a pagar … Número de proveedor Nombre del proveedor Dirección Condiciones de pago Método de pago … Factura de proveedor Número de proveedor Número de factura Fecha de factura Descripción Cuenta de mayor Total a pagar Introduzca datos Datos por defecto Introduce el número y la fecha de factura del proveedor que se lee en la factura del proveedor. Verifica que existe la parametrización correcta del tipo de artículo o servicio para introducir información de servicio tal como la descripción de los servicios y la cuenta de mayor adecuada. Y por supuesto, introduce el importe a pagar en el campo de importe total en la factura del proveedor.

11 Crear una factura de servicio
Factura de proveedor Datos maestros del proveedor Nombre del proveedor Número de factura Fecha de factura Descripción Importe a pagar … Número de proveedor Nombre del proveedor Dirección Condiciones de pago Método de pago … Factura de proveedor Número de proveedor Número de factura Fecha de factura Descripción Cuenta de mayor Total a pagar Introduzca datos Datos por defecto Verifique los números de factura duplicados Cuando graba la factura, SAP Business One realiza una verificación de número de factura duplicado del proveedor. El sistema le avisa si se encuentra el número de factura de proveedor para que pueda buscar la factura. Esta función lo ayuda a evitar pagos duplicados.

12 Crear una factura de servicio
Factura de proveedor Datos maestros del proveedor Nombre del proveedor Número de factura Fecha de factura Descripción Importe a pagar … Número de proveedor Nombre del proveedor Dirección Condiciones de pago Método de pago … Factura de proveedor Número de proveedor Número de factura Fecha de factura Descripción Cuenta de mayor Total a pagar Introduzca datos Datos por defecto Verifique los números de factura duplicados Cuando el sistema graba la factura, el valor actualiza el importe a pagar al proveedor, la cuenta de gastos relacionada y la cuenta asociada de mayor relacionada al mismo tiempo.

13 Transacción periódica
Crear un modelo Modelos de transacciones periódicas Nombre de modelo Tipo de transacción Intervalo de periodicidad Fecha de inicio Válido hasta Alquiler Factura de Proveedor Mensual Enero del 2013 Diciembre del 2013 Ejecutar transacciones... Acuerdo con proveedor que requiere pagos mensuales ... ...12 facturas se activarán durante el período … A veces, los servicios como el alquiler o mantenimiento se suministran regularmente con una tarifa periódica estándar. En estos casos puede utilizar las transacciones periódicas. Esta funcionalidad le permite generar documentos de compra, venta o inventario de forma automática y regular. Solo fije un modelo en el que seleccione la frecuencia, rango de datos y tipo de documento para la transacción periódica. Las transacciones periódicas también están disponibles para los documentos de inventario así como también los documentos de compra, venta y marketing. En nuestra situación de ejemplo, hemos acordado con un proveedor a alquiler una parte del espacio comercial por un año. Fijamos el modelo para generar una factura de proveedor para abonar el importe de alquiler todos los meses. Cuando ejecutamos el modelo, se crean los documentos del período. Al final del período, se activará un total de 12 facturas.

14 Demostración: Compra de servicios

15 Demostración: Factura de servicio

16 Demostración: Transacciones periódicas

17 Resumen A continuación se detallan algunos puntos clave:
Para la compra de servicios, la factura del proveedor es el único documento obligatorio en la compra. Tiene la opción de utilizar un pedido para especificar los servicios solicitados al proveedor. Fijar los datos maestros de artículos para un servicio puede ser útil para los servicios que regularmente compra o vende. Los artículos de servicio se registran en los documentos de marketing de tipo artículo. Usar un registro maestro de artículos le permite rastrear cantidades utilizadas en compras regulares y análisis de ventas, así como también eliminar errores de registro de datos. Un modelo de transacción periódica puede ser útil para generar documentos de compra de forma periódica. Para la compra de servicios, la factura del proveedor es el único documento obligatorio en la compra. Tiene la opción de utilizar un pedido para especificar los servicios solicitados al proveedor. Fijar los datos maestros de artículos para un servicio puede ser útil para los servicios que regularmente compra o vende. Los artículos de servicio se registran en los documentos de marketing de tipo artículo. Usar un registro maestro de artículos le permite rastrear cantidades utilizadas en compras regulares y análisis de ventas, así como también eliminar errores de registro de datos. Un modelo de transacción periódica puede ser útil para generar documentos de compra de forma periódica.

18 Gracias Ha completado el tema sobre la compra de servicios.
Le agradecemos el tiempo que nos ha dedicado. Ha completado el tema sobre la compra de servicios. Le agradecemos el tiempo que nos ha dedicado.