SAN LUIS POTOSI, S.L.P. NOVIEMBRE 2016

Presentación del tema: "SAN LUIS POTOSI, S.L.P. NOVIEMBRE 2016"— Transcripción de la presentación:

1 SAN LUIS POTOSI, S.L.P. NOVIEMBRE 2016
CATALOGO de Formas APLICADO A: CONEVyT SAN LUIS POTOSI, S.L.P. NOVIEMBRE 2016

2 Solicitud de examen por sede de aplicación
IEEA-DAC - 002 Solicitud de examen por sede de aplicación Objetivo Formato para solicitar exámenes por micro región unidad operativa y sede de aplicación. 1

3 i n s t r u c t i v o IEEA-DAC -002 Elabora :
El Técnico Docente en coordinación con el Asesor. Distribución Original: Formato original para la oficina del conevyt Periodicidad: Cada etapa de aplicación y/o cuando se inscriba el Educando Medio para obtener la forma: Impresa Nombre del archivo Solicitud de exámenes por Sede de Aplicación Clave del anexo IEEA-DA-002 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Indicar sede de Aplicación. Anotar el grupo. Micro región a la que pertenece. Unidad Operativa a la que pertenece el Educando. Si la Sede es Nueva (Para registro). Nombre del Educando que solicita el examen. Sesión que solicita de Evaluación Diagnóstica. Modulo que solicita de acuerdo al nivel. Número de examen por Adulto. Firma del Educando que solicita. Número de cuadernillos que se utilizaron en la aplicación. Número de cuadernillos que no se utilizaron en la aplicación. Número de cuadernillos que recibió el Aplicador. Número de Educandos que asistieron al examen..

4 IEEA-DAC – 007 – A Hoja de respuestas Objetivo
Formato el que el educando anota las respuestas de su examen. 1 2 4 3 5 8 6 10 9 7

5 i n s t r u c t i v o IEEA-DAC – 007- A Elabora : El Educando.
Distribución Original: Formato original para el Educando. Periodicidad: Cuando el educando sustenta un examen. Medio para obtener la forma: Impresa Clave del anexo IEEA-DA-007-A 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Nombre del Educando Registro para respuestas. Firma del adulto que presenta el examen. Espacio para anotar resultados de calificación. Nivel educativo al que pertenece el examen. Etapa de Estudio. Fecha en que se presenta el examen. Tipo de examen que se presenta. Clave o identificador del examen. Sede de aplicación.

6 Cuadro de Clasificación Archivística
IEEA-DG-DJ - 001 Cuadro de Clasificación Archivística objetivo Tiene por objeto describir la estructura del Organismo con las funciones se definen las series documentales de un archivo que aporta datos fundamentales sobre dicha estructura, tales como códigos y niveles que apoyan su organización.

7 i n s t r u c t i v o IEEA-DG-DJ - 001
Fondo – Siglas de la Dependencia Clave de la Sección Sección Clave de la Serie Serie Se autoriza por CEGAIP i n s t r u c t i v o 1. 2. 3. 4. 5. IEEA-DG-DJ - 001 Elabora Instituto Estatal de Educación para Adultos Coordinación de Archivo Distribución Original: COPIA Departamento jurídico Periodicidad Cuando se cumpla con la valoración asignada por el Departamento y/o por disposición legal. Medio para obtener la forma Programa Excell Nombre del archivo Catálogo de formas DJ Documento IEEADG-DJ-001

8 Catalogo de Disposición Documental
IEEA-DG-DJ - 002 Catalogo de Disposición Documental objetivo Tiene por objeto establecer los criterios para la valoración, vigencias, técnicas de selección y acceso de los documentos generados por este Instituto.

9 i n s t r u c t i v o IEEA-DG-DJ - 002 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Elabora Instituto Estatal de Educación para Adultos Coordinación de Archivo Distribución Original: COPIA Departamento jurídico Periodicidad Cuando se cumpla con la valoración asignada por el Departamento y/o por disposición legal. Medio para obtener la forma Programa Excell Nombre del archivo Catálogo de formas DJ Documento IEEADG-DJ-002 Código de Fondo-Sección-Serie (código) Niveles Sección (código) Series Documentales (código) Descripción de la Serie Plazos de Conservación Valoración Primaria si es Administrativo, Legal, Contable y Fiscal Vigencias –periodo de vigencia conforme a la Normativa aplicable al expediente. Técnicas de Selección: eliminación, conservación o muestreo del expediente. Acceso: si es público, privado o confidencial.

10 Formato Inventario General
Tiene por objeto dejar asentado la característica y contenido del expediente.. IEEA-DG-DJ - 003 Formato Inventario General objetivo

11 i n s t r u c t i v o IEEA-DJ - 003 Fondo - Nombre de la Dependencia
Unidad Administrativa Servidor Público Responsable Ubicación Física Código Sección Serie Fecha de Actualización Código de expediente Titulo del expediente Fojas Fechas extremas Valor Acceso Número de Identificación de Caja Observaciones Especificar si es Archivo de Trámite o Archivo de Concentración Logo del Instituto Estatal de Educación para Adultos i n s t r u c t i v o 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18 IEEA-DJ - 003 Elabora Instituto Estatal de Educación para Adultos Coordinación de Archivo Distribución Original: COPIA Departamento jurídico Periodicidad Cuando se cumpla con la valoración asignada por el Departamento y/o por disposición legal. Medio para obtener la forma Programa Excell Nombre del archivo Catálogo de formas DJ Documento IEEADG-DJ-003

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13 i n s t r u c t i v o IEEA-DG-DJ - 004 1. Logotipo 2.
Área de Procedencia Responsable de Archivo Cargo Dirección Teléfono Correo Electrónico Fecha Código / Serie Número de Expedientes Fechas Extremas Ubicación Descripción i n s t r u c t i v o 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. IEEA-DG-DJ - 004 Elabora Instituto Estatal de Educación para Adultos Coordinación de Archivos Distribución Original: Coordinación de Archivo COPIA Departamento jurídico Periodicidad Cuando se cumpla con la valoración asignada por el Departamento y/o por disposición legal. Medio para obtener la forma Programa Excell Nombre del archivo Catálogo de formas DJ Documento IEEADG-DJ-004

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15 i n s t r u c t i v o IEEA-DG-DJ - 005 1. Logotipo 2.
Código de Expediente Fondo - Código Sección - Código Serie – Código Titulo de Expediente Descripción Número de Expediente Fechas Extremas Valor Documental Acceso Vigencia Documental – Tiempo de Guarda Partes del Expediente que contiene información reservada Partes del Expediente que contiene información confidencial Clasificación de la Información Desclasificación de la Información i n s t r u c t i v o 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. IEEA-DG-DJ - 005 Elabora Instituto Estatal de Educación para Adultos Coordinación de Archivos Distribución Original: Coordinación de Archivo COPIA Departamento jurídico Periodicidad Cuando se cumpla con la valoración asignada por el Departamento y/o por disposición legal. Medio para obtener la forma Programa Excell Nombre del archivo Catálogo de formas DJ Documento IEEADG-DJ-005

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17 i n s t r u c t i v o IEEA-DG-DJ - 006 Logo
Nombre del Instituto Estatal de Educación para Adultos Cédula de Identificación de Fondo Documental Fondo Sección Serie Años Numero de Expedientes Numero de Identificación de Cajas Peso Numero de Caja i n s t r u c t i v o 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. IEEA-DG-DJ - 006 Elabora Instituto Estatal de Educación para Adultos Departamento Jurídico Distribución Original: Coordinación de Archivo COPIA Departamento jurídico Periodicidad Cuando se cumpla con la valoración asignada por el Departamento y/o por disposición legal. Medio para obtener la forma Programa Excell Nombre del archivo Catálogo de formas DJ Documento IEEADG-DJ-006

18 Formato de Relación de Transferencia Primaria
IEEA-DG-DJ - 007 Formato de Relación de Transferencia Primaria objetivo Cuando la series terminan su vigencia en el archivo de trámite corresponde hacer la relación de transferencia primaria para trasladar los documentos organizados al archivo de concentración del Instituto Estatal de Educación para Adultos.

19 i n s t r u c t i v o IEEA-DG-DJ - 007 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. IEEA-DG-DJ - 007 Elabora Instituto Estatal de Educación para Adultos Coordinación de Archivos Distribución Original: Coordinación de Archivo COPIA Departamento jurídico Periodicidad Cuando se cumpla con la valoración asignada por el Departamento y/o por disposición legal. Medio para obtener la forma Programa Excell Nombre del archivo Catálogo de formas DJ Documento IEEADG-DJ-007 Unidad Administrativa Área Remitente Autoriza Hoja Fecha No. De Remesa No. De Cajas No. De Transferencia Clave De Serie Documental Título Del Expediente Periodo De Trámite Plazo De Conservación No. De Consecutivo No. De Caja Tipo De Documento.: O = Original Ó C = Copia ORIGEN: (I/E/C) La Letra Inicial Del Origen Del Documento. I = Interno (Elaborado En El IEEA) E = Externo (Elaborado En Un Despacho O En Otra Dependencia) C = Combinado (Documento Con Información De Origen Interno Y Externo) CARÁCTER DEL EXPEDIENTE: (P/R/C/M) La Letra Inicial Del Carácter Del Documento P = Público R = Reservado C = Confidencial M = Mixto

20 IEEA-DG-DJ - 008 Vale de Préstamo objetivo
Tiene por objeto llevar el control de préstamo de expedientes que solicitan las áreas al Archivo de Concentración.

21 i n s t r u c t i v o IEEA-DG-DJ - 008 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
11 12 IEEA-DG-DJ - 008 Elabora Instituto Estatal de Educación para Adultos Coordinación de Archivos Distribución Original: Coordinación de Archivo COPIA Departamento jurídico Periodicidad Cuando se cumpla con la valoración asignada por el Departamento y/o por disposición legal. Medio para obtener la forma Programa Excell Nombre del archivo Catálogo de formas DJ Documento IEEADG-DJ-008 Fecha de Solicitud del expediente Nombre del solicitante Cargo Área solicitante Información que solicita Código de Expediente Periodo de entrega Tipo de Formato Numero de fojas Numero de legajos Firma de quien recibe Firma de quien entrega

22 Formato de Baja Documental
IEEA-DG-DJ - 009 Formato de Baja Documental objetivo Cuando termine la vigencia documental en el archivo de concentración, si el documento no es histórico se procederá a bajar documental

23 i n s t r u c t i v o IEEA-DG-DJ - 009 1. Logotipo 2.
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. IEEA-DG-DJ - 009 Elabora Instituto Estatal de Educación para Adultos Coordinación de Archivos Distribución Original: Coordinación de Archivo COPIA Departamento jurídico Periodicidad Cuando se cumpla con la valoración asignada por el Departamento y/o por disposición legal. Medio para obtener la forma Programa Excell Nombre del archivo Catálogo de formas DJ Documento IEEADG-DJ-009 Logotipo Unidad Administrativa Área de Procedencia de Archivo Número Secuencial Nombre del Expediente Código de Clasificación Valor Primario Periodo de Trámite Vigencia Documental Total de Hojas, cantidad de expedientes, años, total de cajas y peso en kilogramos