INTRODUCCIÓN “Archivos”

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1 INTRODUCCIÓN “Archivos”

2 Entidades Públicas Obligadas (Art. 3)
I. Las dependencias, entidades, organismos públicos descentralizados, fideicomisos, órganos desconcentrados, y patronatos de la administración pública dependiente del Poder Ejecutivo del Estado y de los municipios; II. El Congreso del Estado de Tlaxcala; III. El Tribunal Superior de Justicia del Estado; IV. El Tribunal de Conciliación y Arbitraje del Estado; V. El Instituto Electoral de Tlaxcala; VI. La Comisión Estatal de Derechos Humanos; VII. La Universidad Autónoma de Tlaxcala; VIII. IAIP-Tlaxcala; IX. El Órgano de Fiscalización Superior; X. La Junta Local de Conciliación y Arbitraje del Estado; XI. Aquellos que la legislación local reconozca como de interés público y ejerzan gasto público, y XII. Los entes equivalentes a personas jurídicas de derecho público o privado, ya sea que en ejercicio de sus actividades actúen en auxilio de los órganos antes citados o ejerzan gasto público.

3 Las Sanciones Son infracciones (Art. 65): Art. 67
Infracciones (Art. 64): Las violaciones a lo establecido en la Ley son sancionadas en materia de responsabilidad administrativa a los servidores públicos. Son infracciones (Art. 65): Enajenar los documentos del archivo que obren en los archivos de la entidad publica. Sustraer sin autorización de quien pueda conocerla, los documentos que obren en los archivos de E.P. Extraviar o deteriorar por negligencia los documentos del archivo. Deteriorar dolosamente los documentos del archivo. Alterar, adaptar o modificar dolosamente la información de los documentos de archivo. Poseer ilegítimamente algún documento una vez separado del empleo, cargo o comisión. Toda la vulneración de las prescripciones contenidas en la ley, normas reglamentarias, acuerdos y reglas. Incumplimiento de cualquier disposición contenida en la ley Art. 67 Amonestación para el caso de las fracciones II,VII y VIII Multa (fracciones III y VI) Destitución (fracciones I, IV y V) Art. 68: Las sanciones se aplicarán de acuerdo con el procedimiento previsto en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado de Tlaxcala

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POR FAVOR RESPONDA LO PRIMERO QUE RECUERDE O IMAGINE AL ESCUCHAR LA SIGUIENTE EXPRESIÓN: ARCHIVO.

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De las siguientes fotografías para usted: ¿Cuál es un Archivo ? Indíquelo levantando la mano.

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Un archivo no es el lugar donde se acumulan sin orden, papeles, muebles, cajas, escobas, envases, botellas, plásticos y toda clase de objetos inservibles .

7 Entonces: ¿ Qué es un archivo ?
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala Entonces: ¿ Qué es un archivo ?

8 servir de fuente de estudio de la historia e investigación;
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala Archivo: Conjunto de documentos organizados y reunidos por los sujetos obligados, en el desarrollo de sus competencias, el cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e investigación; (Art.4 Fracc. II de la Ley de Archivos del Estado de Tlaxcala )

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TIPOS DE ARCHIVO Archivo de trámite Archivo de Concentración Archivo Histórico

10 QUE ES LO PRIMERO QUE PIENSA Y/O COMO SE IMAGINA AL :
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala SENSIBILIZACIÓN. RECUERDE DECIR QUE ES LO PRIMERO QUE PIENSA Y/O COMO SE IMAGINA AL : PERSONAL DE ARCHIVO.

11 ¡ QUE SE PIENSA DEL PERSONAL QUE LABORA EN UN ARCHIVO !
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala ¡ QUE SE PIENSA DEL PERSONAL QUE LABORA EN UN ARCHIVO !

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No se piensa que las personas laboren de manera Profesional, responsable, eficaz y con ética.

13 ¿ QUÉ SE HACE EN UN ARCHIVO ?.
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala SENSIBILIZACIÓN. POR ÚLTIMO RESPONDA LO PRIMERO QUE PIENSE : ¿ QUÉ SE HACE EN UN ARCHIVO ?.

14 ¿Qué se hace en un archivo?
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala ¿Qué se hace en un archivo? De manera general administra toda la documentación (información) de una dependencia, organismo, entidad, etc. Entre otras actividades y dependiendo sus funciones, estructura, recursos y tamaño: Recibe, organiza, conserva, controla, difunde, etc., la documentación bajo su responsabilidad. Debe además normar, asesorar, capacitar y supervisar en materia de archivos.

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¿ Y para qué ? Principalmente para cumplir con la ley, además lograr optimizar la función institucional, del sujeto obligado, fortalecer la cultura, historia e identidad del Estado entre otras razones.

16 INTEGRACION DE EXPEDIENTES CONCEPTOS GENERALES
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala INTEGRACION DE EXPEDIENTES CONCEPTOS GENERALES

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PARA INICIAR, DEBEMOS RECONOCER ¿QUÉ ES UN? Documento: Es todo registro de información independientemente del soporte físico en que esté.

18 Conocimiento que es comunicado
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala ¿ Qué contiene el documento? Información = Conocimiento que es comunicado

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DOCUMENTO DE ARCHIVO. La información que generen, reciban o administren las entidades públicas en sus respectivos sistemas institucionales de archivos, que se encuentre contenida en cualquier medio o soporte documental, ya sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático, holográfico o cualquier otro derivado de las innovaciones. (Art.4 Fracc. XIV de la Ley de Archivos del Estado de Tlaxcala )

20 Documentos de comprobación inmediata
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala TIPO DE DOCUMENTOS QUE NO DEBEN ESTAR EN EL EXPEDIENTE Su generación se debe a trámites complementarios, no principales y muy simples. Son comprobación inmediata de un acto administrativo generalmente secundario. No son documentos en relación a un asunto por lo tanto, No son patrimonio documental. Documentos de comprobación inmediata

21 Documentos de apoyo informativo
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala OTRO TIPO DE DOCUMENTOS QUE NO DEBEN ESTAR EN EL EXPEDIENTE Se caracterizan por tener información de apoyo para realizar las tareas asignadas. Son integrados artificialmente por temas. No son documentos originales, son reprografías copias, fotocopias y/o son de publicación periódica y en forma masiva. Documentos de apoyo informativo

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Deben registrarse en las unidades de archivo correspondiente, a efecto de garantizar el control, la propiedad y la utilidad pública de dichos documentos. Administración de documentos: (Art. 16) Los documentos que los servidores públicos generen o reciban en el desempeño de su función.

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Es importante tomar en cuenta: Que todos los servidores públicos son responsables de la conservación, buen estado y custodia de los documentos que se encuentran bajo su responsabilidad; deben procurar que éstos se conserven en lugares y condiciones idóneas y evitar actos que impliquen daño o destrucción (Art. 18) La depuración de documentos se realizará considerando la utilidad, importancia y valor de los mismos. (Art. 19)

24 Los Procesos Documentales y Archivísticos básicos son:
El responsable de archivos, en consulta con el comité, emitirá los instrumentos de control para la regulación del proceso Archivístico que lleven a cabo durante el ciclo vital de los documentos; en coordinación con las unidades de archivo. (Art. 22 ) Manejo de la correspondencia de entrada, control de correspondencia en trámite y correspondencia de salida; Integración de expedientes y series documentales; Clasificación y ordenación de expedientes; Descripción documental; Valoración primaria y secundaria; Disposición documental; Acceso a la Información archivística; Transferencias primarias y secundarias; Conservación y restauración, y Difusión. (Art. 23 )

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Los documentos de archivo deben integrarse y obrar en expedientes, o unidades de documentación compuesta (Art. 24) Constituidos por uno o varios documentos de archivo, ordenados lógica y cronológicamente por un mismo: Asunto, Materia, Actividad, ó Trámite.

26 LOS DOCUMENTOS FORMAN EXPEDIENTES
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala LOS DOCUMENTOS FORMAN EXPEDIENTES

27 Documentos del mismo asunto deberán integrarse en el mismo expediente
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala Documentos del mismo asunto deberán integrarse en el mismo expediente

28 Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala
Los expedientes que se relacionen con el ejercicio de una misma función o atribución genérica forman una: (Art. 25) SERIE DOCUMENTAL

29 Las series de una misma FUNCIÓN forman una: (Art. 4 fracc. XXXIII)
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala Las series de una misma FUNCIÓN forman una: (Art. 4 fracc. XXXIII) SECCIÓN

30 LAS SECCIONES SON SUBDIVISIÓN DEL FONDO
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala Fondo LAS SECCIONES SON SUBDIVISIÓN DEL FONDO Sección Sección Sección Serie Serie Serie Serie Serie Serie Serie Serie Serie Serie Serie Serie E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. E X p. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc. doc.

31 ¿ CÓMO ORGANIZA USTED SU DOCUMENTACIÓN?.
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala ¿ CÓMO ORGANIZA USTED SU DOCUMENTACIÓN?.

32 NO ORGANIZAR DOCUMENTACIÓN CONFORME AL ORGANIGRAMA
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala ¿Orgánica? Es decir ¿Por organigrama? NO ORGANIZAR DOCUMENTACIÓN CONFORME AL ORGANIGRAMA

33 TAMPOCO DEBEN HACER HACERLO POR TEMA COMO EN LA BIBLIOTECA
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala TAMPOCO DEBEN HACER HACERLO POR TEMA COMO EN LA BIBLIOTECA

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SI, POR : ATRIBUCIONES FUNCIONES

35 IDENTIFICACIÓN DE LAS FUNCIONES
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala IDENTIFICACIÓN DE LAS FUNCIONES Secciones comunes. (Funciones comunes) Atribuciones y funciones comunes al conjunto de instituciones que integran la administración pública y que sirven de apoyo para realizar las funciones para las que ha sido creado el organismo Secciones sustantivas. (Funciones sustantivas) Atribuciones y funciones especificas de cada dependencia o entidad que la hacen diferente de entre sus similares y que constituyen la razón de ser del organismo.

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Cuadro General de Clasificación Archivística del FONDO… CÓDIGO SECCIÓN SERIE

37 Cuadro General de Clasificación Archivística de Funciones Comunes
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala Código SECCIONES COMUNES 1C Legislación 2C Asuntos Jurídicos 3C Programación Organización y Presupuestación 4C Recursos Humanos 5C Recursos Financieros 6C Recursos Materiales y obra pública 7C Servicios Generales 8C Tecnologías y Servicios de la Información 9C Comunicación Social 10C Control de Auditoría de Actividades Públicas 11C Programación, Información, Evaluación y Políticas 12C Transparencia y Acceso a la Información 13C Administración de archivos Cuadro General de Clasificación Archivística de Funciones Comunes

38 Valores Primarios. Valores Secundarios.
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala Valores Primarios. (En archivo de trámite y concentración) Aquel que contiene el documento a partir de su creación o recepción ; y son administrativo y puede ser legal, jurídico, contable o fiscal. Valores Secundarios. (En archivo histórico) Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y son testimonio, evidencia e información.

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1.-• La clasificación archivística, consiste en realizar un proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de cada dependencia o entidad de manera que se vayan integrando las respectivas series documentales . 2.- • Ordenar los documentos y las series estableciendo una unidad de orden de los expedientes acuerdo a las necesidades para cada caso. (Sistemas de ordenamiento - Numérico, cronológico, cromático, etc.)

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II. Código de la serie a la que pertenece el expediente que se clasifica. Los expedientes estarán correctamente clasificados (Art. 26) Mediante la utilización de códigos clasificadores que los identifiquen. I. Código o clave del área productora del expediente. III. Título del tema, asunto o materia a la que se refiere el expediente. IV. Número consecutivo del expediente dentro de la Serie a la que pertenece. V. Año de apertura y en su caso, cierre del expediente VI. Los datos de valoración y disposición documental que se asocien al expediente. VII. Los datos asociados a la información de acceso restringido y en su caso apertura pública del expediente

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Un responsable de Archivos El Comité Técnico de Archivos El Comité estará conformado por: I. Un Presidente, que será el Titular de la Entidad Pública Obligada o quien éste designe; II. Un Secretario, que será el Responsable de Archivos de la entidad Pública, y III. Los vocales siguientes: a) El Responsable del Área de Información Pública; b) Un representante de la Dirección Jurídica o equivalente; c) Un representante del órgano de control interno de la entidad pública, e d) Un representante del área de informática.

42 DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS:
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS: (Art. 19) Para llevar a cabo la depuración de documentos en las UNIDADES DE ARCHIVO, los responsables deben consultar y considerar la opinión del Comité de cada entidad pública o del Consejo: Respecto del destino de los documentos objeto de la depuración. Al realizar la depuración de documentos la UNIDAD DE ARCHIVO, deberá: 1: Elaborar un inventario y 2: Un calendario de la vigencia de los documentos entregados. (Al término de este plazo, se resguardarán hasta cumplir con el tiempo que se establezca para su existencia) CONCLUIDO EL PERIODO: Se determinará si procede su DESTRUCCIÓN o CONSERVACIÓN HISTÓRICA.

43 Ningún documento puede ser destruido a criterio personal
(Art. 20) Los encargados de resolver sobre la procedencia o no, de la destrucción de archivos son: El responsable de archivos de cada entidad pública En coordinación con: La unidad de archivo que generó el documento y El Comité o el Consejo

44 Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala
Podrán ser destruidos aquellos documentos que la unidad orgánica de donde proceden: (Art. 21) Siempre y cuando dichos documentos no contengan valores primarios (Se dan en su primera edad o de gestión y son: administrativos, legal o físico) o secundarios (Se dan en la segunda edad y son informativos, testimoniales y evidénciales) de conformidad con la valoración de los documentos de archivo. Considere inactivos Hayan cumplido 30 años de existencia contados a partir de la fecha en que se produjeron.

45 El responsable de archivos de cada entidad pública
Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala ¿Quiénes deben asistir al acto de destrucción de documentos: (Art. 21) ? El responsable de archivos de cada entidad pública En coordinación con: La unidad de archivo que generó el documento y El Comité o el Consejo DARÁN CONSTANCIA DEL ACTO REALIZADO

46 Gracias por su atención