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Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Sistema de Atención al Ciudadano Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Octubre 2.

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Presentación del tema: "Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Sistema de Atención al Ciudadano Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Octubre 2."— Transcripción de la presentación:

1 Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Sistema de Atención al Ciudadano Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Octubre 2 de 2013 Requerimientos vía Web. Parte 1

2 Una historia sobre el SAC INICIO

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4 ¿Cómo puedo solicitar un certificado salarial en la Secretaría de Cesar? Te tocar ir personalmente. ¡A viajar se dijo !

5 Noooo… Pero no tengo tiempo y dinero para viajar. Pues la verdad es la única forma que existe.

6 1.Traslado terrestre ida y regreso Tiquetes: S Alimentación $ Tiempo: tres días de permiso no remunerado ($120,000) Otros: ANÁLISIS GASTOS VIAJE Total:

7 2. Traslado aéreo ida y regreso Tiquetes: $ Alimentación $ Tiempo: Un día de permiso no remunerado ($40.000) Otros: ANÁLISIS GASTOS VIAJE Total:

8 Definitivamente no podré viajar. Tendré que esperar para solicitar el crédito y comprar mi carro

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10 Líder SAC ¿ Qué puedo hacer para que los ciudadanos radiquen sus PQR vía Web?

11 Líder SAC Gerente de Modernización ¿Qué podemos hacer? Tengo un dilema los ciudadanos casi no radican vía Web

12 ¿Por donde iniciamos? Líder SAC Hagamos una reunión del área y realizamos una lluvia de ideas Gerente de Modernización

13 Líder SAC Estrategias SAC - MEN Estrategias SAC - WEB Líder SAC Capacitemos a los docentes de las Instituciones educativas Hagamos volantes Coloquemos un video en la página de la Secretaría Pautemos en radio y en televisión... En el canal regional Se puede colocar requerimientos vía Web ? Dependencia de atención al ciudadano

14 Líder SAC Y ahora que hacemos? Creemos un plan de divulgación básico Gerente de Modernización

15 Identifiquemos grupos para trabajar Y por donde empezamos? Gerente de Modernización Líder SAC

16 IDENTIFICANDO GRUPOS

17 Líder SAC Tenemos que hacer un análisis, para identificar el orden del grupo, ventajas y desventajas ¿Qué orden vamos a tomar ? Gerente de Modernización

18 Líder SAC Gerente de Modernización

19 1. Secretaría de Educación Opción 1: 5. Entidades Privadas 2. Instituciones Educativas 4. Entidades Territoriales 6. Ciudadanía en general 3. Comunidad Educativa Gerente de Modernización y líder SAC

20 Opción 1: Estrategias: Iniciando desde Ciudadanía en general hasta Secretarías de Educación Debemos buscar la mejor forma para que todos los ciudadanos del departamento se enteren rápidamente que pueden hacer requerimientos en la Secretaría vía Web Gerente de Modernización y líder SAC

21 1.Campañas de radio. 2.Pautemos en el canal regional. 3.Hagamos Volantes. 4.Coloquemos videos en las páginas de la Alcaldía y la Gobernación. Opción 1 Estrategias: Gerente de Modernización y líder SAC

22 Ventajas: 1.Llegamos a muchas personas usando medios masivos de comunicación 2.Llegamos a todos los lugares del departamento. 3.Aumentamos el número de requerimientos vía Web Opción 1 Gerente de Modernización y líder SAC

23 Ventajas: 4. Al trabajar enfocados al grupo 6 (Ciudadanía en general) trabajamos todos con todos los grupos al mismo tiempo. 5. Este orden nos ahorra trabajo y tiempo Opción 1 Gerente de Modernización y líder SAC

24 Desventajas: 1.Puede que el nivel de radicación vía Web se desborde y no podamos dar un buen servicio. 2. No hay control del proceso. Opción 1 Gerente de Modernización y líder SAC

25 Líder SAC Si pero tiene un gran riesgo, lo que nos implicaría muchas perdidas La opción 1 tiene muchas ventajas y nos ahorra mucho tiempo Gerente de Modernización

26 Líder SAC * Las personas perderían la confianza en el servicio Web y no volverían a radicar vía. * Se dañaría la imagen del servicio de la Secretaría *Perderíamos el trabajo realizado Perdidas !! ¿ Qué perdidas? Gerente de Modernización

27 Líder SAC Si….. vamos Analicemos la opción 2 Gerente de Modernización

28 1. Secretaría de Educación Opción 2: 5. Entidades Privadas 2. Instituciones Educativas 4. Entidades Territoriales 6. Ciudadanía en general 3. Comunidad Educativa Gerente de Modernización y líder SAC

29 Opción 2: Estrategias: Iniciando desde Secretarías de Educación hasta Ciudadanía en general Para cada grupo debemos generar una estrategia de acuerdo a las características y tamaño de cada grupo Opción 2 Gerente de Modernización y líder SAC

30 1.Capacitemos a los funcionarios de la Secretaría, a directores y administrativos de las Instituciones Educativas. 2.Hagamos carteleras para las Instituciones educativas. Estrategias: Opción 2 Gerente de Modernización y líder SAC

31 3. Hagamos una circular informativa emitida por el de Educación. 4. En el encuentro de rectores hagamos una actividad para que ellos la repliquen a sus docentes Estrategias: Opción 2 Gerente de Modernización y líder SAC

32 5. Enviemos un comunicado a las entidades territoriales y privadas. 6. Aquí ya podemos utilizar las estrategias de la opción 1. Estrategias: Opción 2 Gerente de Modernización y líder SAC

33 Para cada grupo debemos generar una estrategia de acuerdo a las características y tamaño de cada grupo Ventajas: 1.Tenemos en cuenta las características del grupo 2.Tenemos en cuenta el tamaño del grupo. 3.Las estrategias van de acuerdo al punto 1 y 2 Opción 2 Gerente de Modernización y líder SAC

34 Ventajas: 4. No se desborda el servicio. 5. Podemos generar estrategias por cada grupo, ver el impacto en el servicio, normalizar el servicio y ver oportunidades de mejora, y luego continuar con el siguiente grupo, es gradual. Opción 2 Gerente de Modernización y líder SAC

35 Para cada grupo debemos generar una estrategia de acuerdo a las características y tamaño de cada grupo Desventaja: Opción 2 Ventajas: 6. Garantiza los resultados. 7.Se puede tener mayor control del proceso. 8.Permite identificar oportunidades de mejora. Gerente de Modernización y líder SAC

36 Para cada grupo debemos generar una estrategia de acuerdo a las características y tamaño de cada grupo Desventajas: 1.Requiere de mucho tiempo. 2.Se debe hacer seguimiento continuo. Opción 2 Gerente de Modernización y líder SAC

37 Líder SAC La opción 2 no me gusta conlleva mucho tiempo Si pero… tiene pocas desventajas y muchas ventajas.. Adicional muchas ganancias Gerente de Modernización.

38 Líder SAC * Las personas tendrían mayor confianza en el servicio al radicar vía Web. *Aunque lleva mucho tiempo y trabajo, garantiza los resultados. * Nuestro indicador de radicación vía Web aumentaría gradualmente y se mantendría Ganancias !! ¿Qué Ganancias? Gerente de Modernización.

39 TRABAJAREMOS CON LA OPCIÓN 2 Iniciando desde Secretarías de Educación hasta Ciudadanía en general. Líder SACGerente de Modernización.

40 Si… yo hablo con el administrador y trabajamos en el sistema Hay que realizar algo en el sistema ?? Líder SACGerente de Modernización.

41 Administrador del sistema Si claro, para eso fue la última reunión de área que tuvimos…donde todos dimos ideas Recuerdas la actividad que estamos realizando para aumentar los PQR radicados vía Web? Líder SAC

42 Si !! Debemos actualizar la información… parametrizando !! Si… quisiera saber si tenemos que hacer ajustes al sistema?? Líder SAC Administrador del sistema

43 * Tramites y preguntas frecuentes. * El encabezado e imagen central. * La información de las páginas principales Y…¿Qué vas a parametrizar ? Líder SAC

44 En qué te puedo ayudar? Ayúdame a recoger información por cada dependencia de los tramites y preguntas frecuentes Líder SACAdministrador del sistema

45 Yo voy a actualizar las imágenes e información de las páginas principales Ok… me voy a trabajar con todas las dependencias Líder SACAdministrador del sistema

46 Imagen de encabezado Imagen central Titulo_Texto 1, 2 3 y 4 Body_Texto 1, 2, 3,4 y 9

47 Líder SAC Por favor cada dependencia debe enviar por correo electrónico, las preguntas frecuentes y tramites con sus respectivos formatos para actualizar nuestro SAC RR- HH CALIDAD EDUCATIVA FINANCIERA INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DESPACHO FONDO PRESTACIONAL NOMINA

48 Ya te envié un correo con todos los tramites por dependencia y las preguntas frecuentes de cada una Ok… ya mismo voy a parametrizar y actualizar el sistema Líder SACAdministrador del sistema

49 Tramites Preguntas frecuentes

50 RESULTADO 1.Tramites ( Actualizados) 2.Preguntas frecuentes (Actualizadas) 3.Páginas principales (actualizadas) TAREA FINALIZADA ESTAMOS LISTOS !! Líder SACAdministrador del sistema

51 Secretario de Educación Gerente de Modernización, Líder y Administrador SAC Secretario necesitamos su apoyo Vamos a hacer un plan de divulgación dirigido a que las personas se enteren que pueden radicar vía Web Queremos brindar un mejor servicio Pueden contar con todo lo que necesiten…Ustedes saben que estamos enfocados en trabajar para toda la comunidad !!

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53 Líder funcional SAC ¿ Cómo estará el indicador de requerimientos radicados vía Web a nivel nacional ?

54 Líder funcional SAC Desde enero ha aumentado en 2.462, sin embargo el % es bajo

55 Una historia sobre el SAC La historia queda inconclusa… debo esperar la siguiente parte …. FIN

56 SAC Invitamos a todas las Secretarías de Educación a generar estrategias para aumentar los requerimientos radicados vía Web PMSE GRACIAS POR SU ATENCIÓN !! Creado por: Andrea Rojas


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