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PORTAL WEB Manual de Usuario Perfil Centro de Costos OFIXPRES S.A.S.

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1 PORTAL WEB Manual de Usuario Perfil Centro de Costos OFIXPRES S.A.S

2 Índice de temas Portal WEB OFIXPRES S.A.S Características del Sitio – Seguridad – Presupuestos Uso del Sitio Web – Primer Ingreso – Ingresar como Centro de Costos – Hacer un Pedido, Navegar Catálogo Centro de Costos – Hacer un Pedido V

3 Índice de temas Uso del Sitio – Hacer un Pedido Selección de Familias y productos Adición al Carro de Compras Catálogo Compañía Motor de Búsqueda Consulta del Carro de Compras Modificación del Carro de Compras Enviar el Pedido Confirmación del Pedido Control Presupuestal V

4 Índice de temas Uso del Sitio – Hacer un Pedido Control Presupuestal – Consulta de Autorización – Acta de Entrega – Estado de Pedidos – Mi Cuenta – Devoluciones – Descarga Manual – Contáctenos V

5 Portal WEB OFIXPRES S.A.S El acceso al Portal Web de OFIXPRES S.A.S para la línea de Productos SUMINISTROS se hace por la dirección: V

6 Características del Sitio - Seguridad Conexiones Seguras SSL: El sitio Web de OFIXPRES S.A.S, dispone de un sistema de seguridad basado en el intercambio de información encriptado por el protocolo SSL y llaves de 128 bits. Con esto, se garantiza la integridad y confidencialidad de la información. Autoridad Certificadora: Actualmente OFIXPRES S.A.S provee en sus sitios Certificado emitido por Certicamara, Autoridad Certificadora Colombiana, con lo cual se garantiza que la conexión es al sitio de OFIXPRES S.A.S. Usted puede consultar dicho certificado haciendo clic en el candado que se visualiza en la parte inferior derecha de su navegador Web. Administración de claves: El acceso al sitio de OFIXPRES S.A.S. se hace por medio de Nombre de Usuario y Clave, la cual permite administración por tiempo de vigencia, debe ser una combinación alfanumérica no menor a 8 caracteres, bloqueo de cuentas luego de 3 intentos fallidos de acceso y generación de registro de uso de la aplicación. V

7 Características del Sitio - Presupuestos El sistema, provee un manejo de presupuestos basado en los siguientes esquemas : – Acumulable, no Acumulable: Permite que el saldo de un periodo presupuestal pueda ser acumulable para el siguiente – Restrictivo, no restrictivo: Restrictivo prohíbe el paso de una orden que excede el monto de presupuesto permitido. Tipo de presupuesto: – Grupo de producto por valor: Monto disponible por grupo de producto. – Por Centro de Costo o Autorizador: Monto asignado de consumo por periodo para un Centro de Costo o Autorizador. – Por valor: Monto total disponible. V Recuerde: El manejo de presupuestos corresponde a la configuración del sistema aplicada al cliente. Dicha configuración es administrada por OFIXPRES S.A.S : previa solicitud del cliente. Recuerde: La información de presupuesto es visible durante todo el proceso de pedido, con lo cual se provee el seguimiento a los totales presupuestales asignados.

8 Uso del Sitio Web Primer Ingreso En este campo ingrese el Usuario y la Contraseña asignada. Debe hacer clic en el botón Recuerde digitar completo el nombre de usuario. Durante el primer Ingreso, el Portal de OFIXPRES S.A.S Solicitará cambio de clave. Para esto tenga a mano el Nit de la compañía, digite su nueva clave y se solicitará repetirla. V Recuerde: La contraseña debe tener mínimo 8 caracteres, debe estar conformada por un carácter alfabético y un carácter numérico. Puede contener caracteres especiales como (. - $). Es posible que la configuración de cliente maneje el esquema de tiempo de vida de claves y repetición de las mismas, por lo cual el sistema puede validar que no se repitan claves recientemente usadas.

9 Uso del Sitio Web Ingresar como Centro de Costos En este campo ingrese el Usuario y la Contraseña asignada. Debe hacer clic en el botón. Recuerde digitar completo el nombre de usuario. Una vez validado el ingreso del usuario, en la página aparecerá la información con la cual se creó la cuenta: V Recuerde: Al realizar 3 intentos de acceso con una clave errada la cuenta de usuario quedará bloqueada. Para habilitar de nuevo la cuenta de usuario es necesario contactar con el Administrador del Sistema

10 Uso del Sitio Web El sitio web presenta la combinación de funcionalidades para el Perfil Centro de Costos Así: Menú Inicial: provee Acceso a las funciones principales para el Perfil Centro de Costos. Como consulta de Estado de Pedidos e Información de Compras Habituales 1 Menú Herramientas: Acceso a funcionalidades adicionales como consulta Catálogo Compañía, Catálogo Centro de Costos, Consulta del Estado de Autorización de las ordenes diligenciadas y consulta de información de las Actas de Entrega 2 Motor de Búsqueda: Funcionalidad de búsqueda de productos en el catálogo asignado al Centro de Costos 3 Carro de Compras: Contenido de la compra actual Nosotros: Información sobre OFIXPRES S.A.S. y contacto Web. 6 Funcionalidades de Navegación: Botón inicio, Información de OFIXPRES S.A.S. V

11 Uso del Sitio – Hacer un Pedido Navegar Catálogo Centro de Costos V Para la realización de su pedido, siga los siguientes pasos 1.Ubique en los botones principales de la página el botón Está en la pantalla así: Haga Clic aquí

12 Uso del Sitio – Hacer un Pedido Para el Perfil Centro de Costos, Hacer Pedidos es su principal función. Para ejecutar esta tarea debe seguir los siguientes pasos: 1.Clic en el botón Haga su pedido. El sitio Web presentará la información del catálogo organizado por Grupos de Productos o FAMILIAS. El Centro de Costos podrá navegar por las diferentes familias del catálogo encontrando los productos que puede solicitar. En la familia Formas Preimpresas usted podrá encontrar los formatos únicos de cada Cliente En la familia Todas encontrará la totalidad de productos asignados a su catálogo. V

13 Uso del Sitio – Hacer un Pedido Selección de Familias y productos Para consultar los productos, el Centro de Costos debe seleccionar una de las familias haciendo clic sobre ella. 1.Haga clic sobre una de las familias. El sitio Web presentará la información de productos basado en el catálogo autorizado para el Centro de Costos actual. Así, el Centro de Costos tendrá la capacidad de ver qué productos puede solicitar y cual es su información como: Descripción, Precio Unitario, Código del producto, Unidad de Presentación, Promedio de Consumo para el Centro de Costo actual, Cantidades a solicitar y el Porcentaje de Variación de la cantidad actual contra el promedio de Consumo. El Promedio de Consumo se calcula con base a los últimos 3 meses de pedido. El Porcentaje de Variación evalúa las unidades en la columna Cantidad contra la columna promedio V

14 Uso del Sitio – Hacer un Pedido Adición al Carro de Compras El Centro de Costos, podrá Seleccionar productos de su catálogo, cantidades y adicionarlos al carro de compras de la siguiente manera: 2.En la columna Cantidad, se ingresan las unidades a solicitar por producto. Para las cantidades debe tener en cuenta la Unidad de presentación del producto. 3.Durante la navegación de familias de productos, encontrará el botón Adicionar al Carrito con el cual se agregarán los productos seleccionados. Es importante que los productos tengan la marca 4.Puede continuar seleccionando y adicionando producto a medida que repita los pasos 2 y 3. 5.Para productos en otras familias, puede repetir los pasos adicionales, navegar por las demás familias y de igual forma seleccionar productos y adicionarlos al Carro de Compras. V

15 Uso del Sitio – Hacer un Pedido Catálogo Compañía En el menú Herramientas, bajo la opción Catálogo Compañía, el Centro de Costos podrá consultar todos los productos que el cliente negoció con OFIXPRES S.A.S. El acceso a este catálogo es informativo. Para que el Centro de Costos pueda realizar pedidos desde este Catálogo debe tener permitidas las compras por fuera del catálogo En este momento, el sitio Web presentará la información de productos,basado en el catálogo completo del cliente. Si el cliente tiene la opción de compras fuera del catálogo, el Centro de Costos podrá seleccionar y adicionar al carro de compras como parte de la orden. V

16 Uso del Sitio – Hacer un Pedido Motor de Búsqueda Al momento de adicionar productos a la Orden, el Centro de Costos puede realizar una búsqueda puntual del producto por medio del Motor de Búsqueda. En él, se permiten búsquedas por Palabra Clave, Nombres o Código de Producto 1.En el Motor de Búsqueda indicamos el código de un producto. 2.Clic en Buscar 3.La aplicación filtrará el catálogo del Centro de Costos, con todos los resultados que coincidan con los criterios de la búsqueda, presentando dicha información como un catálogo, con la información de Descripción del Producto, Precio, Código, Unidad de presentación, Promedios de Consumo, Selección de Cantidades y Variación. Usted adiciona el producto al Carro de Compras por medio del botón Adicionar al Carrito V

17 Uso del Sitio – Hacer un Pedido Consulta del Carro de Compras A medida que se adicionan productos al Carro de Compras, esta información comienza a formar parte de la Orden que el Centro de Costos está diligenciando. Estas adiciones se ven reflejadas en la opción Carro de Compras ubicado en el lado derecho de la aplicación. 1.La opción Carro de Compras almacena toda la información de items que han sido adicionados. 2.Para ingresar al detalle hacer clic en el botón Detalle, con lo cual se visualizará el resumen de la compra. V

18 Uso del Sitio – Hacer un Pedido Modificación del Carro de Compras La consulta de Detalle del Carro de Compras presenta por columnas: Cantidades Solicitadas, Descripción de Productos, Precio Unitario, I.V.A. que aplica a dicho producto, monto total por línea, sub totales y gran total de la compra. Adicional provee las siguientes funcionalidades: 1.La columna Cantidades permite modificar las unidades solicitadas por cada uno de los productos. Así, se digita la nueva cantidad deseada y se hace clic en el botón Actualizar para que guarde los cambios a ellos. Se pueden modificar múltiples productos al tiempo. 2.Si se desea retirar uno de los productos de la actual compra, se debe hacer clic en el ícono de Caneca, ubicado al extremo derecho del producto a retirar. También puede asignar cantidades CERO y hacer clic en el botón ACTUALIZAR. 3.Haga clic botón Continuar con el cual se finaliza el proceso y se da por aceptada la orden. V

19 Uso del Sitio – Hacer un Pedido Enviar el Pedido Para terminar el proceso de compra, se debe hacer clic en el botón Enviar, con lo cual el sistema presentará la información de la orden tramitada y adicional presenta la información para el respectivo despacho. 1.La página, presentará las cantidades a solicitar, detalle de cada uno de los productos, los precios unitarios, el I.V.A asociado a cada uno de ellos y el total por línea. De igual forma presenta los respectivos Sub-Total y Total de la Orden. 2.Finalmente, presenta la información de Dirección de Envío con la cual se registro el Centro de Costos y se creó la cuenta. 3.Para finalizar el proceso, se debe hacer clic en el botón Enviar. V

20 Uso del Sitio – Hacer un Pedido Confirmación del Pedido Finalmente, al enviar la orden, el sistema presentará el número asignado, centro de costos que hace la solicitud y los totales de la orden. 1.Al finalizar el pedido, la página asigna el número único de confirmación del pedido como Número de Orden de Pedido, adicional, se visualiza el Código del Centro de Costos y los Totales respectivos. 2.Como soporte de la transacción, puede exportar en formato Excel, el detalle de la orden que acaba de finalizar con el botón Exportar a Excel V

21 Uso del Sitio – Hacer un Pedido Control Presupuestal El control presupuestal permite el control sobre el periodo actual de pedido, monto asignado e información relacionada con saldos disponibles, ejecutados y pendientes por ejecutar. El control presupuestal depende de la configuración actual del cliente, por esta razón, si no tiene asignado dicho control no visualizará la siguiente información. 1. Para visualizar el presupuesto clic en Detalle del carro de compras

22 V Uso del Sitio – Hacer un Pedido Control Presupuestal El control presupuestal depende de la configuración actual del cliente, por esta razón, si no tiene asignado dicho control no visualizará la siguiente información. 1.El sistema presenta, dentro del carro de compras la información sobre presupuesto así: -Periodo Actual: Periodo Activa de ejecución presupuestal. -Presupuesto Periodo: Monto presupuestal asignado. -Presupuesto Consumo Periodo: Monto ejecutado a la fecha dentro del periodo actual. -Presupuesto disponible: Saldo disponible. -Presupuesto Invertido en Ordenes Pendientes por Autorizar: Ordenes que se han diligenciado pero no han sido autorizadas.

23 V Uso del Sitio – Hacer un Pedido Control Presupuestal Dentro del control presupuestal, la aplicación le solicitará, si da el caso, de que verifique las cantidades solicitadas para así poder ajustar la ejecución del presupuesto. Si no modifica las cantidades, el sistema no le permite tramitar el pedido. Para modificar el pedido, cambie las cantidades respectivas y haga clic en el botón actualizar, así el sistema recalculará el monto de la orden actual

24 V Uso del Sitio – Consulta de Autorización Esta opción le ayudará a saber el Estado en que su pedido se encuentra en la página web. Si ya fue autorizado, no ha sido autorizado o si se le han realizado modificaciones Puede ingresar por estos vínculos En pantalla usted verá los 5 últimos pedidos realizados por el Centro de Costos con su respectivo estado, dependiendo de las convenciones en colores que se indican en la página

25 Uso del Sitio – Consulta de Autorización 1.Los estados de Autorización para las ordenes son: (Verde) Orden Autorizada (Amarillo) Autorizada con Modificaciones (Azul) Sin Autorizar (Rojo) Rechazada 3.Para ver la información detallada de la orden se debe hacer clic sobre el Número de la Orden V En pantalla usted verá los 5 últimos pedidos realizados por el Centro de Costos con su respectivo estado, dependiendo de las convenciones en colores que se indican en la página IMPORTANTE Si el pedido está en estado Orden sin Autorizar (Azul), la fecha que verá es la fecha cuando se realizó el pedido. Si el pedido está en Estado Orden Autorizada con Modificaciones (Amarillo) u Orden Autorizada (Verde), es la fecha de la autorización del pedido.

26 Uso del Sitio – Acta de Entrega La funcionalidad de Acta de Entrega permite que el usuario relacione directamente en la página web los elementos que solicitó contra los que fueron recibidos en el despacho. 1.La opción Crear Acta de Entrega presenta en orden cronológico la información de pedidos para los cuales no se ha diligenciado. 2.Para crear un Acta de entrega, se debe seleccionar la opción de Crear Acta de Entrega y hacer clic en el botón Siguiente. 3.Luego, de la lista, se debe hacer clic sobre el Número de Orden 4.La aplicación, presenta la información de la orden solicitada y allí usted puede indicar las cantidades recibidas contra las cantidades solicitadas. Si tiene alguna observación se puede ingresar y finaliza haciendo clic en el botón Crear Recuerde: Es necesario indicar si el pedido fue Cumplido Parcial cuando las cantidades recibidas no coinciden con las cantidades solicitadas o Cumplido Completo cuando la entrega se ajustó al pedido solicitado

27 V Uso del Sitio – Acta de Entrega Cuando sean despachadas las cantidades faltantes y desee cerrar el Acta de Entrega ingrese así: Selecciona la opción Consultar o modificar acta. Clic en Siguiente En la siguiente pantalla, usted debe hacer clic en el Número de Orden En la siguiente pantalla usted debe cambiar la cantidad, escribir los comentarios correspondientes a la orden y cambiar el Estado del Acta por Cumplido. Finaliza haciendo clic en el botón Actualizar

28 V Uso del Sitio – Estado de Pedidos Por medio de Estado de Pedidos el Centro de Costos puede consultar sus pedidos en OFIXPRES S.A.S. si se encuentran despachados o en espera de envío así: 1.La aplicación presentará el formulario para ingresar los criterios de búsqueda así: 1.Número de orden Web: Número Que la página asigna al finalizar la orden 2.Número de Pedido Oracle: Número que OFIXPRES S.A.S. Asigna para el despacho del pedido. 3.Fecha Inicial, Final: Rangos de fecha para filtrar la búsqueda. 4.Estado: Búsqueda por estado así: No Despachado o Despachado con Faltantes, Pedidos Completos sin Facturar, Pedidos Completos Facturados 2.Clic en el botón Ver Pedidos.

29 Uso del Sitio – Estado de Pedidos V Al visualizar la información del Estado de Pedidos, se tiene acceso al detalle del mismo y de la guía del transportador como Coordinadora. 1.Durante la visualización, se tiene información de los pedidos de acuerdo a los criterios de búsqueda. 2.Al hacer clic sobre el Número de Pedido, se visualizará la información detallada de la orden seleccionada, en donde se listarán productos, códigos, precios, I.V.A. fechas de envío, recepción, nombre del transportador, Estado de Línea, Estado del Despacho, Guía, Cantidades y Unidades Despachadas. 3.Al hacer clic sobre el número de la Guía y dependiendo del transportador, se podrá visualizar la guía, con sus respectivas fechas e información relevante. En el ejemplo se visualiza una guía del transportador Coordinadora

30 V Uso del Sitio – Estado de Pedidos Cuando son pedidos en Bogotá, el Transportador asignado es COORDIANDINA. En la ventana se visualiza así: Al hacer clic en el número de la guía Se carga una nueva ventana con las notas de despacho para el Centro de Costos Clic en el icono de imagen para consultar la nota de despacho

31 Uso del Sitio – Mi Cuenta V El Centro de Costos, está en capacidad de consultar su propia información y de igual forma administrar su clave de Acceso así: 1.En el Menú Herramientas se hace clic sobre la opción Mi Cuenta. Se visualiza la ventana de Mis Datos. 2.Al hacer clic sobre la opción Actualizar Mis Datos, se abrirá una nueva ventana, en la cual se encuentran los datos del Centro de Costos. 3.El Centro de Costos está en capacidad de cambiar solamente su Clave. La edición de información adicional, como Contacto, Dirección debe ser por medio del Administrador del Cliente. En el ejemplo se visualiza datos de la cuenta creada para el Centro de Costos. Recuerde: La contraseña debe tener mínimo 8 caracteres, debe estar conformada por un carácter alfabético y un carácter numérico. Puede contener caracteres especiales como (. - $)

32 Uso del Sitio – Devoluciones V El Centro de Costos puede consultar las devoluciones tramitadas con OFIXPRES S.A.S. que hayan sido Cerradas así: 1.Clic en la opción Consulta Devoluciones 2.Se presenta el formulario de búsqueda para el uso de criterios de búsqueda como Número Devolución, Número Pedido Oracle, Rangos de Fecha o Centro de Costos 3.Clic en el Botón Consultar y se despliega la ventana de resultado de la búsqueda.

33 Uso del Sitio - Devoluciones V Para mayor información en una devolución, clic en la columna N° Devolución Con lo cual el Portal Web presentara el detalle así:

34 Uso del Sitio – Descarga Manual V El Centro de Costos tiene acceso al manual de usuario del sitio. De esta forma tiene acceso al presente manual, en línea en formato PPT (Power Point) El navegador Web informará en la esquina inferior izquierda el inicio de la descarga del manual para el Centro de Costos. En el Menú Herramientas, el Autorizador hace clic en la opción Descarga Manual

35 Uso del Sitio - Contáctenos V En el menú Herramientas el Centro de Costos encuentra la opción Contáctenos. Al hacer clic presentará el siguiente formulario Web: El Portal Web de OFIXPRES S.A.S. provee para los usuarios la opción Contáctenos, por la cual el cliente puede dirigir mensajes de preguntas, comentarios y sugerencias para OFIXPRES S.A.S. Puede seleccionar el tipo de soporte necesario como Problemas Técnicos, solicitar Información de Productos, Quejas y Reclamos, Consultas Sobre Ordenes, Contenido Web u Otros.


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