Disposiciones Estándar para las ONG no Estadounidenses ¿De qué se trata? Quito, Ecuador Del 13 al 16 de octubre 2009.

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2 Disposiciones Estándar para las ONG no Estadounidenses ¿De qué se trata? Quito, Ecuador Del 13 al 16 de octubre 2009

3 Preguntas y Respuestas ¿Cuántos de ustedes han leído la página de su contrato con el importe de $ especificado? – Por favor, pónganse de pie. (Lo más importante, ¿verdad?) ¿Cuántos de ustedes han leído sus contratos completos? (No sólo la primera página donde se indica el importe de $.) Por favor, permanezcan de pie. ¿Cuántos de ustedes han leído y comprendido su contrato por completo? Por favor, permanezcan de pie

4 Normas y reglamentaciones de la USAID USAID 22 CFR 226 Adjudicación - Administración Circular A-122 Principios relativos a los costos para ONG sin fines de lucro Auditorias Circular A-133 Organizaciones con base en EE.UU. Pautas de la USAID para auditorías financieras contratadas por beneficiarios extranjeros Instituciones extranjeras Disposiciones estándar Capítulo ADS 303

5 EJERCICIO GRUPAL

6 Disposiciones El convernio de cooperación incorpora las disposiciones estándar obligatorias de USAID para las ONG no estadounidenses y las ONG estadounidenses (Capítulo ADS 303 – Modificado el 1/12/07):  Disposiciones estándar obligatorias: 21 para organizaciones con base en EE.UU. 17 para organizaciones que no son estadounidenses  Disposiciones requeridas segun sea aplicable: 17 para organizaciones con base en EE.UU. 35 para organizaciones que no son estadounidenses

7 Disposiciones obligatorias - ONG que no son estadounidenses Acuerdo de cooperación Revisión del presupuesto de la adjudicación Terminación y suspensión Conflictos Enmienda Países no elegibles Finanzas/Contabilidad/Adquisición Costos admisibles Contabilidad, auditoría y registros Pago de anticipos y reembolsos Implementación del programa Notificaciones a la USAID Sistema métrico de medición Protección equitativa de las leyes para las organizaciones comunitarias y religiosas Decreto sobre el financiamiento del terrorismo Requerimientos de Marcado para convenios de asistencia con USAID Recursos humanos Exclusión, suspensión y otras cuestiones relativas a la responsabilidad Lugar de trabajo libre de drogas Falta de responsabilidad

8 Disposiciones obligatorias para las ONG no estadounidenses Acuerdo de cooperación Revisión del presupuesto de la adjudicación Se requiere que el beneficiario obtenga primero la aprobación de USAID para cualquiera de los siguientes supuestos: Cambiar el enfoque u objetivos del programa Cambiar el personal principal o permitir una reducción del 25% en el tiempo que una persona le dedica al programa Solicitar fondos adicionales Inclusión de los costos que requieren aprobación previa (A-122) El beneficiario tiene la intención de subadjudicar cualquier parte del trabajo en el marco del programa Transferir los fondos entre las categorías de los costos que superan el 10%

9 Disposiciones obligatorias para las ONG no estadounidenses Acuerdo de cooperación Terminación y suspensión – En todo/parte mediante una notificación por escrito del AO Disputas – Decididos por el AO; apelaciones al ejecutivo de asistencia de USAID Enmienda – La adjudicación puede enmendarse mediante modificaciones formales al Acuerdo de cooperación Países no elegibles – Cuba, Laos, Irán, Corea del Norte, Siria y Libia

10 Disposiciones obligatorias para las ONG no estadounidenses Finanzas/Contabilidad/Adquisiciones Los costos admisibles deben ser: Razonables Los costos que son ordinarios y necesarios incurridos por cualquier persona prudente en el desarrollo normal de la actividad económica Asignables Los costos incurridos específicamente para la adjudicación Admisibles Los costos conformes a las limitaciones de la adjudicación (remítase a A- 122) No se reembolsara ningun costo que signifique utilidad o comisión

11 Disposiciones obligatorias para ONG no estadounidenses Finanzas/Contabilidad/Adquisiciones Contabilidad, auditoría y registros Todos los registros (beneficiario y subbeneficiario) a mantenerse por 3 años desde la fecha de presentación del reporte final de gastos. Las organizaciones que brindan recursos USAID a otras organizaciones son responsables de hacer un seguimiento de sus sub-beneficiarios; las normas y reglamentaciones del contrato original se aplican a los subcontratos. Se requieren las siguientes auditorías anuales para los beneficiarios extranjeros con fondos de la USAID: Gasto > $300,000 en un año fiscal (de una o más fuentes) en adjudicaciones de la USAID Uso de las pautas para auditorías financieras contratadas por beneficiarios extranjeros Si es menor que el límite, los registros deben estar disponibles cuando se los solicita

12 Disposiciones obligatorias para las ONG no estadounidenses Finanzas/Contabilidad/Adquisiciones Pago de anticipos y reembolsos Se mantienen los anticipos de los fondos de la USAID en cuentas bancarias con intereses, a menos que: 1. El destinatario reciba < $120,000 en adjudicaciones del USG al año 2. La mejor cuenta bancaria disponible no superará $250 al año en intereses sobre saldos; o 3. Se requiere un saldo promedio o mínimo tan alto que no sería práctico mantener el anticipo en una cuenta que genere intereses.

13 Disposiciones obligatorias para las ONG no estadounidenses Finanzas/Contabilidad/Adquisiciones Pagos de anticipos y reembolsos (continuación) Los intereses obtenidos sobre los anticipos se remitirán a USAID: El beneficiario puede conservar hasta $250 de los intereses por cuenta al año para gastos administrativos. Cuando finaliza o termina el convenio, debe devolver a USAID todos los anticipos que no se gastaron y que no se han obligado en términos legales en ninguna transacción La USAID se reserva el derecho de exigir el reembolso de cualquier fondo no abonado, de conformidad con los términos y las condiciones de la adjudicación

14 Disposiciones obligatorias para las ONG no estadounidenses Recursos humanos Exclusión – Se celebra -sin saber- un subcontrato o contrato con una persona o entidad incluida en el sistema de listas de personas excluidas (www.epls.gov). Se debe certificar que los solicitantes no están excluidos.www.epls.gov Razones para una exclusión: Condenados o acusados por fraude o un delito penal Se ha rescindido una transacción pública con una razón justificada o por incumplimiento en los últimos 3 años.

15 Disposiciones obligatorias para las ONG no estadounidenses Recursos humanos Lugar de trabajo libre de drogas – Publicación de la declaración de lugar de trabajo libre de drogas dentro de los 30 días de la adjudicación del Acuerdo de Cooperación; se deberá informar a USAID si un empleado es condenado por violación a políticas de drogas en el lugar de trabajo. No responsabilidad - La USAID no asume ninguna responsabilidad por reclamos de terceros que surjan como consecuencia de esta adjudicación.

16 Disposiciones obligatorias para las ONG no estadounidenses Implementación del programa Notificaciones – Por escrito, efectivas al momento de la entrega. Sistema métrico de medición - El sistema métrico debería utilizarse para todas las mediciones.

17 Disposiciones obligatorias para las ONG no estadounidenses Implementación del programa Protección equitativa para las organizaciones comunitarias y religiosas sin fines de lucro Las organizaciones religiosas sin fines de lucro o los beneficiarios no pueden discriminarse por razones de religión. Los otorgantes no pueden obligar a los beneficiarios a participar en ejercicios religiosos y los servicios deben ofrecerse independientemente de dichos esfuerzos. Si el beneficiario hace subadjudicaciones, las organizaciones religiosas sin fines de lucro no deben ser discriminadas. Decreto sobre el financiamiento del terrorismo – Se prohíben las transacciones con las organizaciones o los individuos relacionados con el terrorismo.

18 Disposiciones obligatorias para las ONG no estadounidenses Implementación del programa Marcar: Concientizar a los beneficiarios de que la asistencia del USG se brinda al pueblo estadounidense; la identidad de la USAID (financiada en su totalidad o en parte) sobre lo siguiente: Sitios de actividades y proyectos de infraestructura (renovación) Productos de comunicación y materiales del programa (sitios web, publicaciones del beneficiario y materiales de promoción, campañas en los medios de comunicación) Eventos (capacitaciones, talleres, materiales del evento) Productos básicos (computadoras, motocicletas)

19 Disposiciones aplicables Acuerdo de cooperación Pago de anticipos – No mezclar los fondos (cuentas bancarias independientes), los anticipos son otorgados por un periodo máximo de 30 días Costo compartido – Es posible que se le exija al beneficiario reembolsar a USAID si no se cumple con la contribución de contrapartida ; los requisitos de fuente / origen / nacionalidad no son aplicables Pago de reembolsos – No es aplicable a las adjudicaciones que no cumplen con los requisitos para recibir anticipos

20 Disposiciones aplicables Adquisiciones/otros costos directos Requisitos de elegibilidad de la USAID para mercaderías y servicios – Detalles sobre las mercaderías no elegibles y restringidas Subacuerdos – Se requieren las disposiciones y cláusulas derivadas del contrato original; no se deberían hacer adjudicaciones a quienes están incluidos en las "Listas de partes excluidas de los programas federales de adquisiciones y no adquisiciones." Adquisición local – Requisito obtencion de aprobacde fuente/nacionalidad, excepto para las excepciones enumeradas Vuelos internacionales – Aprobación de los vuelos internacionales y la Ley Estadounidense de Vuelos

21 Disposiciones aplicables Adquisiciones/otros costos directos Requisitos de elegibilidad de la USAID para mercaderías y servicios – Detalles sobre las mercaderías no elegibles y restringidas Subacuerdos – Se requieren las disposiciones y cláusulas derivadas del contrato original; no se deberían hacer adjudicaciones a quienes están incluidos en las "Listas de partes excluidas de los programas federales de adquisiciones y no adquisiciones." Adquisición local – Requisito de obtención de aprobación para exención de fuente/nacionalidad, salvo para las excepciones enumeradas Viajes internacionales – Aprobación de los viajes internacionales y la Ley de utilizar bandera de EE.UU para vuelos

22 Disposiciones aplicables Adquisiciones/otros costos directos Titularidad– Titularidad es conferida al beneficiario; detalles sobre las normas de gestión de bienes y requisitos para seguros; requisitos para solicitar a la USAID aprobación previa para la compra de bienes no fungibles por $5.000 y más, y para las instrucciones de disposición final Adquisición de bienes – Aplicable para las adquisiciones superiores a $10.000 – se requiere un procedimiento por escrito

23 Disposiciones aplicables Programa de implementación Capacitación de los participantes – Establece los requisitos para la capacitación de individuos no estadounidenses fuera del país de origen Publicaciones y comunicados de prensa – El beneficiario debería brindar copias de todo el material producido conforme al acuerdo de cooperación AOTR y DEC

24 Disposiciones aplicables Finanzas/contabilidad Ingresos del programa – Condiciones para el uso de los fondos obtenidos con relación al financiamiento del USG. Reporte sobre los impuestos extranjeros – El beneficiario debe presentar un reporte anual al 16 de abril; el reporte comprende el importe de impuestos extranjeros cobrados por un gobierno extranjero [cada gobierno extranjero debe constar en una lista independiente] respecto de las transacciones de compra de bienes con valor de $500 o más durante el ejercicio económico anterior en los Estados Unidos y cualquier reembolso recibido por el beneficiario en ese período. Tasas de costos indirectos – Los principios sobre los costos son aplicables, se factura empleando tasas provisorias (si corresponde), tasa final dentro de los 9 meses del período contable más próximo.

25 Recursos importantes para comprender las disposiciones estándar Acuerdo de cooperación Circular A 122- Principios sobre los costos 22 CFR 226 Circular A 133 - Pautas para auditorías Pautas para auditorías financieras contratadas por beneficiarios extranjeros