Jornada Formativa Sistema de Consejería de Hacienda y Administración Pública Granada, 10 de Junio 2010.

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1 Jornada Formativa Sistema de Registro @ries Consejería de Hacienda y Administración Pública Granada, 10 de Junio 2010

2 Agenda Distribución de documentos en @ries. Recepción de documentos en @ries. Cambios realizados con las últimas modificaciones de @ries. Ruegos y preguntas.

3 Distribución de Documentos en @ries

4 Distribución (I) Qué es y para qué sirve. Cómo funciona la distribución. –Bandeja de distribución. –Estados de distribución. –Búsquedas. –Consulta datos registrales / documentales. –Selección y actuación sobre la distribución. –Avisos de distribución. –Uso eficiente de la distribución. Administración de los sistemas de distribución.

5 Distribución (II) ¿Qué es la distribución de documentos? –La función de distribución reparte los registros o anotaciones que llegan a una oficina entre los usuarios a quienes van dirigidos. –Los usuarios anteriores, han de ser definidos en la lista de distribución de una unidad administrativa. El administrador de @ries es el encargado de gestionar las listas de distribución. ¿Para qué sirve la distribución? –Permite tener constancia de cuando se ha completado un asiento con destino a su unidad administrativa. –La distribución se aplica al Libro de Entradas y es automática, pero para que se realice, debe tenerse en cuenta: El registro tiene que estar completo, es decir, al menos debe tener datos en los campos Origen o Remitente, Destino, y Resumen o Tipo de asunto. La unidad administrativa de destino del registro debe tener una lista de distribución asociada.

6 Distribución (III) Bandeja de distribución (I): –Esta opción abre la ventana que muestra los registros que han distribuido al usuario en su bandeja de entrada y los que el usuario ha distribuido desde su oficina en su bandeja de salida.

7 Distribución (IV) Bandeja de distribución (II):

8 Distribución (V) Bandeja de distribución (III): Selectores de distribución –Origen de la distribución (nuevo). –Flujo de distribución. –Estado de distribución.

9 Distribución (VI) Estados de un registro distribuido: –Pendiente: El usuario los ha recibido pero aún no los ha aceptado. Los registros en estado pendiente a los que se les cambia el destino pasan a redistribuidos. –Aceptado: El usuario los ha recibido y aceptado. Los registros en estado aceptado a los que se les cambia el destino pasan a estado redistribuido en la lista de registros distribuidos del usuario actual. –Rechazado. El usuario ha rechazado el registro, normalmente porque no le corresponde. El registro le aparece en estado rechazado en la bandeja de salida al usuario que realizó el envío. Puede consultar el motivo de rechazo a través del botón derecho del ratón. –Redistribuido. El usuario lo ha recibido en su bandeja de entrada y le cambia el destino, enviándolo a otro usuario. –Archivado. El usuario los ha recibido, aceptado y archivado, por lo que desaparece de la lista de registros del usuario actual.

10 Distribución (VII) Buscar registros distribuidos –Se pueden llevar a cabo búsquedas dentro de la propia distribución Búsqueda por distribución Búsqueda por registros

11 Distribución (VIII) Consulta datos registrales / documentales.

12 Distribución (IX) Seleccionar registros distribuidos –Selección individual de registros –Seleccionar todo ( aceptación, rechazo, redistribución en bloque) –Deseleccionar todo Aceptar, archivar y rechazar registros distribuidos –Son operaciones que cambian el estado en el que se encuentran los registros seleccionados. Aceptar:Sólo para los que están Pendientes. Cuando acepta uno o varios registros seleccionados desaparecen de la lista de pendientes y cambia su estado a aceptado. Archivar:Sólo para los registros cuyo estado es Aceptado. Cuando archiva uno o varios registros seleccionados desaparecen de la lista de aceptados y cambia su estado a archivado. Rechazar: Para los registros que se encuentran Pendientes, o Aceptados. Cuando rechaza uno o varios registros seleccionados desaparecen de la lista de pendientes y le aparecen como rechazados en la bandeja de salida al usuario que realizó el envío. Los registros de origen telemático no pueden ser rechazados. Se pueden consultar los diferentes estados por lo que ha pasado un registro, desde el clasificador Historial de Distribución de cada asiento.

13 Distribución (X) Cambiar el destino de registros distribuidos –Permite cambiar el destino tanto a los registros distribuidos en estado Pendiente como a los que se encuentran en estado Aceptado. –Al cambiar el destino, el estado pasa automáticamente a Redistribuido. –Se pueden seleccionar uno o varios registros (pendientes o aceptados) al pulsar el botón de “Cambiar destino” se abre una ventana en la que indicar el código de la unidad administrativa de destino.

14 Distribución (XI) Avisos de distribución (nuevo) –Informan al usuario de que se han producido eventos en su bandeja de distribución. –@ries avisa cuando existe nueva distribución pendiente. Accesible desde Entrada – Pendientes, o desde la búsqueda. –@ries avisa cuando existe distribución rechazada. Accesible desde Salida – Rechazados, o desde la búsqueda.

15 Distribución (XII) Uso eficiente de la distribución.: –Acceder frecuentemente, de lo contrario la bandeja de “Pendientes” podría llenarse demasiado y haría más engorroso su manejo. –Lo “Aceptado” debemos archivarlo lo antes posible, de no ser así la bandeja de “Aceptados” podría llenarse en exceso, dificultando su manejo. Mantenemos en “Aceptados” solo lo que tengamos que consultar por algún motivo durante algunos días siguientes a su recepción. –Empleo de la búsqueda, se puede buscar por datos relativos a la distribución, por datos registrales del asiento, o por ambos a la vez. –Múltiples usuarios en una lista de distribución, implica que la distribución le aparecerá a todos. El hecho de que una Acepte o Rechace un documento no implica que la distribución de las otras se modifique. El Grupo evita este comportamiento. –Grupo de distribución: los cambios son solidarios para todos los miembros del Grupo. Por ejemplo: cuando un usuario del grupo acepta un registro, éste dejará de estar pendiente para los otros usuarios del grupo. –Se recomienda a los administradores, emplear siempre que sea posible distribución a nivel de Grupo. –Uso de las utilidades de distribución. –Detectar casos de distribución del Registro Telemático donde no procede actuación desde @ries, para su aceptación (o incluso archivo) automático en función del trámite telemático.

16 Distribución: Administración de los sistemas de distribución en @ries

17 Distr.: Administración (I) Gestión de Unidades Administrativas (I): –Cubre el mantenimiento de la estructura de Unidades Administrativas: Alta/baja/modificación de las unidades en el árbol de la Junta. Mantenimiento listas de distribución asociadas a las unidades. –Solamente de la(s) rama(s) sobre la(s) que tenemos otorgada administración. Se pueden ampliar permisos bajo petición a Soporte de @ries. –Lista de unidades ordenable por varios criterios: código (uid), nombre, abreviatura, etc…

18 Distr.: Administración (II) Gestión de Unidades Administrativas (II):

19 Distr.: Administración (III) Gestión de Unidades Administrativas (III):

20 Distr.: Administración (IV) Tipos de distribución(I): –La funcionalidad de la distribución actual, establece tres tipos de distribución: A nivel de usuarios (tiende a desaparecer): –El registro se distribuye a cada usuario en la lista individualmente. –Si un usuario acepta un registro, y hay algún otro en la misma lista de distribución, el asiento permanece pendiente para este segundo usuario. A nivel de Oficinas de Registro (muy poco habitual, solo las ya establecidas): –Es la propia Oficina, y no usuarios individuales los que son adscritos a una lista de distribución. –Por tanto, implica incluir a todos los usuarios en bloque de una oficina como potenciales destinatarios de distribución. –Los cambios de estado se propagan: por ejemplo, cuando un usuario de la oficina acepta un asiento, el mismo dejará de estar pendiente para los demás usuarios. A nivel de Grupo de Distribución (la recomendada y más extendida actualmente, se introduce con la Administración Delegada Web). –El administrador incluye en el grupo solamente a los usuarios receptores. –Los cambios de estado también se propagan.

21 Distr.: Administración (V) Tipos de distribución(II): –Se permite la convivencia entre distribución a grupos y a nivel de usuario, pero con restricciones: Siempre que sea posible, se optará por establecer la distribución a nivel de grupo, en vez de listas con múltiples usuarios. En estos casos, se habilitan mecanismos para evitar situaciones de “doble distribución”. –La distribución a nivel de Grupo, permite cierta “retroactividad” en el acceso a material ya distribuido. –La distribución a nivel de Oficina, solo se mantiene para listas de distribución “heredadas”: La distribución a Grupos implementa todas las ventajas de ésta, con mayor flexibilidad si cabe, y ninguno de sus inconvenientes.

22 Distr.: Administración (VI) Herramienta de Gestión de Grupos (I) : –Permite establecer y gestionar grupos de distribución. –Grupos de distribución: Conjunto de usuarios seleccionados por el administrador, destinatarios de apuntes de distribución. –Los grupos, una vez establecidos, son vinculados a las listas de distribución de las Unidades Administrativas de manera automática. –Existirá un único grupo de distribución posible por Unidad Administrativa. –Los cambios de estado se propagarán: por ejemplo, cuando un usuario del grupo acepta un asiento, el mismo dejará de estar pendiente para los demás usuarios. –En el historial de distribución, se refleja que usuario de un grupo cambia el estado de un asiento, al aceptarlo, rechazarlo, etc....

23 Distr.: Administración (VII) Herramienta de Gestión de Grupos (II) : –Establecer un grupo de distribución, pasos: Localizar la unidad: navegaremos por el árbol de unidades, hasta localizar la que interesa, y sobre la cual hemos de tener privilegios de administración (directos, o heredados, por la rama a la que pertenece). Alta del Grupo: –Nombre pre-establecido: »“Grupo –” + »Siete primeros caracteres del nombre de la unidad + »Código de la unidad administrativa asociada. »Ejemplo: Grupo – CONSEJE 2110/00100/00000 Poblar el Grupo, incorporando usuarios. La distribución queda establecida. Se puede modificar el colectivo de usuarios que pertenece al grupo, pero el mismo como tal ya no puede ser eliminado.

24 Distr.: Administración (VIII) Herramienta de Gestión de Grupos (III) :

25 Distr.: Administración (IX) Herramienta de Gestión de Grupos (IV) :

26 Distr.: Administración (X) Notas para administración eficiente: –Siempre que sea posible, se optará por establecer la distribución a nivel de grupo, en vez de listas con múltiples usuarios. –Si para alguna unidad, aún existiera distribución a nivel de Oficina de Registro, se recomienda el paso a distribución a nivel de Grupo. –Se incluirán en el Grupo, solo a los usuarios que de modo efectivo deban acceder a la distribución. –Generar periódicamente listados de los usuarios de las oficinas que administramos, facilita su localización y posterior manejo. –Comprobar periódicamente la sección para administradores de @ries en Plutón ( https://ws024.juntadeandalucia.es/pluton ) : Manuales y notas de versión. Presentaciones. Codificación de Unidades Administrativas: –Documento de codificación recomendada para alta de unidades. Otra documentación de referencia.

27 Recepción de Documentos en @ries

28 Recepción (I) Qué es y para qué sirve la recepción. Cómo funciona la recepción. Diferencias con la distribución Acceso y uso de la recepción de documentos.

29 Recepción (II) ¿Qué es la Recepción de Documentos? –La Recepción de Documentos es una funcionalidad de @ries, que permite recepcionar e incorporar a nuestra oficina de registro documentos registrados en otras oficinas distintas a la que pertenece el destinatario del escrito. Esto es, sin necesidad de generar un nuevo asiento de entrada. Por ejemplo, presentamos un documento en una Consejería con destino a unidad de otra Consejería. –La fecha de entrada en el registro del órgano competente (Fecha de recepción) para su tramitación produce como efecto el inicio del cómputo de los plazos que haya de cumplir la Administración y, significadamente del plazo máximo para notificar la resolución expresa correspondiente. –Si la presentación del documento se realiza en la oficina del Órgano competente, se considera la fecha de Entrada como la fecha de recepción.

30 Recepción (III) ¿Para qué sirve la Recepción de Documentos? –Da cobertura al inicio del cómputo de los plazos cuando el documento se presenta en otro Órgano distinto al competente (Art. 38.4 de la Ley 30/1992), es necesario recepcionar los documentos. –Es útil si queremos en la oficina receptora poder modificar el destino, si este fuese incorrecto, o algún otro campo obligatorio. Lo anterior es posible si contamos con los permisos para ello. –Los usuarios de @ries solo pueden acceder a los asientos realizados por la oficina a la que pertenecen y adicionalmente, a aquellos registros que posteriormente nos han sido recepcionados. –Si el destino y resto de campos obligatorios es correcto, y el documento no procede de otro organismo, no sería necesaria realizar la recepción. En caso de que el asiento lleve distribución asociada, podremos consultarlo desde la propia distribución.

31 Recepción (IV) Diferencias con la distribución. –En @ries la recepción y la distribución son funcionalidades distintas y complementarias. –La recepción permite incorporar a nuestra oficina de registro apuntes grabados en cualquier otra oficina con destino a nuestra Organización, manteniendo el nº de registro, y haciendo constar la fecha de recepción, la oficina original, y la que recepciona el registro. –La distribución es un sistema que notifica de manera instantánea que un documento, del cual aún no hemos recibido minuta alguna ha sido presentado. Una vez recibida la documentación, el asiento aparte de ser recepcionado o no, puede ser "aceptado", esta información la pueden consultar en "origen", donde ha sido grabado, incluido el motivo de un rechazo. –Se posibilita que al recepcionar se efectúe una aceptación automática de documentos distribuidos asociados. (nuevo)

32 Recepción (V) Acceso y uso de la recepción de documentos (I) –¿Cómo funciona la Recepción de Documentos? Para acceder a la Recepción es necesario entrar en @ries y seleccionar el libro de ENTRADA. Si el usuario tiene derechos para realizar asientos, en ese instante se activa la opción de Recepción de Documentos. Al activar esta opción aparece una pantalla y una advertencia de los datos que necesitamos introducir –La oficina de Origen vendrá en la minuta papel que debemos recibir junto a los documentos originales. Se corresponde este código con 3 ó 4 los dígitos que siguen a la fecha del registro. –La unidad destino es el código de 16 posiciones que identifica en la minuta el destino. –La fecha de registro se corresponde con la fecha del asiento, no con la fecha de la minuta.

33 Recepción (VI) Acceso y uso de la recepción de documentos (II) –Al pulsar sobre el botón Buscar, se mostraran los registros correspondientes de manera paginada y será posible marcarlos y a continuación indicar la fecha de recepción (por defecto viene con la fecha actual).

34 Recepción (VII) Acceso y uso de la recepción de documentos (III) –Una vez pulsemos en el botón de “Aceptar Registros” se efectuaran de forma automática las siguientes operaciones sobre los registros marcados: Se les introduce la fecha de Recepción. Se copia el valor de Oficina de Registro a Oficina Original Se cambia el valor Oficina de Registro por el de la Oficina a la que pertenece el usuario.

35 Recepción (VIII) Acceso y uso de la recepción de documentos (II) –¿Quién puede acceder a la Recepción de Documentos? Usuarios de Registro de Entrada con permiso para realizar asientos. –¿Cómo debemos usar la Recepción de Documentos? En principio, solo para recepcionar documentos presentados en otro Organismo de la Junta de Andalucía distinto al nuestro. Los responsables de registro podrán determinar si documentos presentados en el propio Organismo, pero en distinta oficina a la que pertenece la unidad destinataria (Delegaciones, Registros Auxiliares, Servicios Centrales, etc.) son necesarios recepcionarlos para que conste la fecha de recepción. No debemos esperar encontrar en la recepción de documentos, documentos presentados en Organismos no pertenecientes a la Junta de Andalucía.

36 Presentación Electrónica General y Presentación Electrónica de Inicio de Trámite

37 PEG y PEIT (I) Introducción. Videos demostrativos. Trabajos a realizar desde el sistema @ries.

38 Cambios realizados con las últimas modificaciones de @ries

39 Cambios Relativos a la distribución. Relativos a la recepción (y distribución). Relativos al sello de registro.

40 Cambios: Distr.(I) Cambios en la distribución: –Acceso a la distribución de documentos según el origen de la misma. –Avisos de distribución. –Rechazo de asientos provenientes del Registro Telemático. –Acciones de grupo frente a usuarios individuales. –Inclusión de la hora en el histórico de distribución. –Minuta Telemática. –Utilidades de distribución. –Aceptación/archivo automático de trámites telemáticos.

41 Cambios: Distr.(II) Acceso a la distribución de documentos según el origen de la misma: –Presencial: sólo se mostrarán los asientos distribuidos desde oficinas de registro presenciales. –Telemática: sólo se mostrarán los asientos distribuidos cuyo origen sea telemático. –Ambos: se mostrarán todos los asientos distribuidos independientemente de su origen.

42 Cambios: Distr.(III) Avisos de distribución: –Activado para todos los usuarios del sistema. –Informan al usuario de que se han producido eventos en su bandeja de distribución. –Se avisa siempre que existe nueva distribución pendiente, así como distribución rechazada y el número en cada caso.

43 Cambios: Distr.(IV) Rechazo de asientos provenientes del Registro Telemático : –El botón “Rechazar” se mantendrá deshabilitado para las distribuciones de origen telemático. –La distribuciones de origen telemático podrán ser rechazadas siempre y cuando hayan sido previamente redistribuidas por la unidad administrativa destino de la distribución inicial. –Una distribución, que es fruto de una redistribución de un asiento de origen telemático, es considerado a todos los efectos como distribución “Presencial”. Dado que ha sido redistribuida por un oficina de registro física de @ries presencial, podrá ser rechazada si es se requiere, indicando el motivo pertinente.

44 Cambios: Distr.(V) Acciones de grupo frente a usuarios individuales : –Si para una lista de distribución, existe tanto un grupo de distribución, como uno o varios usuarios individuales, se tendrán en cuenta los siguientes supuestos: Para la situación descrita, si un usuario individual intenta llevar a cabo cualquier acción sobre un asiento distribuido por una presentación telemática, la aplicación le impedirá dicha actuación, dado que esta tarea es labor de los miembros del grupo de distribución. Cuando un usuario perteneciente a un grupo de distribución, acepte o redistribuya un asiento cuyo origen es de presentación telemática, los cambios realizados en la distribuidos se propagaran a los miembros individuales de la lista de distribución (si existiesen) como si de miembros del grupo se tratase.

45 Cambios: Distr.(VI) Inclusión de la hora en el histórico de distribución : –Para cualquier registro de entrada que tenga distribución asociada, se incluye en su historial fecha y hora de cada evento registrado. –Mejora la comprensión de la cronología del circuito de distribución seguido por el registro.

46 Cambios: Distr.(VII) Minuta Telemática (I) : –Nueva opción para generar minutas de presentaciones telemáticas PEG y PEIT. Esta nueva opción, está disponible desde el botón “Relaciones” de la aplicación cuando se encuentre seleccionado el libro de Entrada.

47 Cambios: Distr.(VIII) Minuta Telemática (II) : –Minuta presencial: para generar las minutas de registros presenciales. Sin cambios, según la operativa habitual. –Minuta telemática: permite generar un listado de minutas cuyos registros son originarios de presentaciones telemáticas de PEG y de PEIT. Se permite establecer un rango de fechas para la minuta así como especificar una unidad administrativa concreta. El filtro horario es deshabilitado. –En ambos casos se obtiene un listado en formato PDF con la información requerida.

48 Cambios: Distr.(IX) Utilidades de distribución: Aceptación y archivo masivo de asientos distribuidos.

49 Cambios: Distr.(X) Admón. Delegada: Aceptación/archivo automático de asientos distribuidos desde el Telemático por tipo de asunto/trámite.

50 Cambios: Recepción (I) Cambios relativos a la recepción de documentos (y distribución) –Aceptación automática de distribución por recepción de documentos: Posibilita que al efectuar una recepción de documentos, todas las distribuciones pendientes asociadas a los registros en cuestión, sean aceptadas automáticamente. –Permite en cierto modo, sincronizar la recepción y la distribución. –Facilita la tarea a los usuarios que anteriormente tenían que recepcionar el documento, y posteriormente aceptar la distribución pendiente. –El usuario, mediante una opción en la pantalla de recepción, decide cuando se aplica esta aceptación automática. –Para informar al usuario sobre esta aceptación automática, se procede a habilitar el motivo de aceptación. Dicho motivo puede ser consultado de las maneras habituales al motivo de rechazo: mediante el botón “Comentario” o realizando “click” derecho sobre el asiento distribuido.

51 Cambios: Recepción (II) Cambios relativos a la recepción de documentos (y distribución) –Nueva opción en la pantalla de recepción de documentos. –Ventana de “motivo” de aceptación, accesible desde la bandeja de distribución.

52 Cambios: Sello (I) Cambios relativos al sello de registro (I) : –Se generaliza el uso del applet java para el sello mecanizado de @ries en sustitución del antiguo ActiveX. –Este sello permite operar con las impresoras de validación homologadas como hasta ahora, además por su diseño, debe funcionar de modo correcto con otros modelos. –Permite posicionamiento libre del sello. –Requiere navegador compatible (Internet Explorer v.6 o sup., Firefox v.2 o sup.) y Sun JRE.

53 Cambios: Sello (II) Cambios relativos al sello de registro(II) :

54 Cambios estructurales en la Junta de Andalucía

55 Cambios estructurales Repercusión en @ries. Trabajos realizados hasta el momento en el registro presencial. Trabajos pendientes.

56 Ruegos y Preguntas

57 Gracias. proyecto.aries@juntadeandalucia.es Consejería de Hacienda y Administración Pública