Eloy Rodrigues eloy@sdum.uminho.pt http://repositorium.sdum.uminho.pt Promoviendo el Acceso Libre : el Repositorio Institucional y la política de auto-archivo.

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1 Eloy Rodrigues eloy@sdum.uminho.pt http://repositorium.sdum.uminho.pt
Promoviendo el Acceso Libre : el Repositorio Institucional y la política de auto-archivo de la Universidade do Minho Eloy Rodrigues

2 Sumario Introducción Creación y desarrollo de RepositóriUM
La Política de Auto-Archivo de Publicaciones de la Universidade do Minho Conclusiones

3 Universidade do Minho Creada en 1974
Dos campi en dos ciudades (Braga e Guimarães) estudiantes de grado estudiantes de postgrado 1 116 FTE 10 Escuelas/Institutos 30 Centros de Investigación

4 Orígenes de la iniciativa
La creación de un repositorio institucional ha sido definido como objetivo estratégico de los Servicios de Documentación de la Universidade do Minho (SDUM) en 2003 El repositorio institucional integró la candidatura de la Universidade do Minho (UM) al Programa E-U Campus Virtual No início de 2003, a constituição de um repositório institucional foi definido como um objectivo central dos Serviços de Documentação. Pretendiamos responder à necessidade de armazenar, preservar e dar acesso às teses e dissertações aprovadas pela Universidade, bem como a outros tipos de documentos. Posteriormente, a constituição do repositório foi integrada como um dos projectos da candidatura da U.M. ao programa E-U Campus Virtual.

5 Que son los Repositorios Institucionales?
Son sistemas de información que reúnen, preservan, divulgan y dan acceso a la producción intelectual de comunidades universitarias. Haciéndolo intervienen en dos dominios estratégicos: contribuir al aumento de la visibilidad y “valor” público de las instituciones, promoviendo la divulgación de los resultados de su actividad; contribuir para la reforma del sistema de comunicación académica (scholarly communication system), expandiendo el acceso a los resultados de la investigación y reasumiendo el control académico sobre la publicación científica O conceito de Repositório Institucional é um conceito relativamente recente, mas que se tem generalizado, em termos internacionais, no meio universtitário. Apesar de poderem ser usados em outros contextos, os repositórios são sistemas de informação que preservam, divulgam e dão acesso à produção intelectual de comunidades universitárias. Com isso as universidades intervêm em duas questões centrais: Contribuir para o aumento da visibilidade e imagem das instituições, concentrando a sua produção (que presentemente se encontra dispersa) e servindo como indicador da sua qualidade; Contribuir para a reforma do sistema de comunicação científica, expandindo o acesso aos resultados da investigação

6 Los R.I. y el Acceso Libre al Conocimiento
El movimiento de creación de Repositorios Institucionales progresó de forma significativa a partir de 2002. Los R.I. son una de las vías para el acceso libre (Open Access).

7 Dos vías para el Acceso Libre
Óptima (dorada): Publicar los artículos en revistas de acceso libre siempre que existan revistas adecuadas para el efecto (actualmente cerca de 1500, ≃ 6% - ver Buena (verde): Publicar los restantes artículos en las revistas tradicionales (actualmente cerca de 23500, ≃94%) y auto-archivalos en repositorios de acceso libre.

8 Vía abierta para el auto-archivo!
El copyright ya no es un obstáculo importante para el desarrollo de los Repositorios Institucionales Mas de 90% de las revistas ya autorizan alguna forma de auto–archivo en repositorios.

9 Creación y desarrollo de RepositóriUM
Objetivos del RepositóriUM: Contribuir a aumentar el impacto de la investigación desarrollada en la Universidade do Minho, aumentando su visibilidad y accesibilidad; Preservar la memoria intelectual de la Universidade do Minho; Facilitar la gestión de la información en la Universidad. Tendo em conta o que atrás ficou dito, os objectivos centrais do RepositóriUM, são o de contribuir para aumentar o impacto da investigação desenvolvida na U.M., e garantir a preservação da memória intelectual da Universidade em formato digital

10 Estudios sobre el impacto de los artículos en acceso libre
LAWRENCE, Steve – Free online availability substantially increases a paper’s impact. Nature: vol. 411, nr (2001), p. 521 Bibliografía sobre este tema: The effect of open access and downloads ('hits') on citation impact: a bibliography of studies aumento de 336 % en la área da informática The effect of Open Access on Citation Impact / Tim Brody, Heinrich Stamerjohanns, Stevan Harnad, Yves Gingras, Charles Oppenheim – 2.5 a 5.8 mas citaciones en la área de física ANTELMAN, Kristin – Do Open Access Articles Have a Greater Research Impact? College & Research Libraries 65(5):pp.  September 2004 45% a 91% mas citaciones en diferentes disciplinas, incluyendo la Filosofía e la Ciencia Política

11 Organización de RepositóriUM
RepositóriUM está organizado en comunidades Las comunidades corresponden a estructuras (Departamentos, Centros de Investigación, etc.) de la U.M. Cada comunidad puede crear varias colecciones

12 Qué tipo de documentos pueden ser archivados?
Algunas orientaciones generales: Ser producido (autor o coautor) por miembro(s) de U.M.; Resultar de actividades de I&D o enseñanza; No ser efímero; Estar en formato digital; Estar completo y preparado para "publicación"; El autor debe conceder a U.M. el derecho no exclusivo de preservar y dar acceso a su documento a través del RepositóriUM.

13 DSpace: La plataforma del RepositóriUM
DSpace es un proyecto de la bibliotecas del Massachusetts Institute of Technology (MIT) para recoger, preservar, gestionar e diseminar la producción intelectual de sus investigadores. Es el resultado del esfuerzo conjunto de investigación e desarrollo de MIT e de Hewlett-Packard (HP). El sistema quedó disponible públicamente en Noviembre de 2002 con una licencia BSD open source (sistema gratuito e de código abierto). Para decidir qual a solução que seria usada para a implementação do Repositório Institucional da Universidade do Minho, foi realizado um estudo prévio das plataformas na altura existentes para a constituição e gestão de repositórios institucionais. Em resultado da análise das suas funcionalidades, em função dos objectivos definidos na Universidade, foi seleccionada a plataforma DSpace. O DSpace é um projecto das bibliotecas do Massachusetts Institute of Technology (MIT) para recolher, preservar, gerir e disseminar a produção intelectual dos seus investigadores. É o resultado do esforço conjunto de investigação e desenvolvimento do MIT e da Hewlett-Packard (HP). O sistema foi disponibilizado publicamente em Novembro de 2002 de acordo com os termos da BSD open source license (sistema gratuito e de código aberto). Está actualmente em funcionamento no MIT e em dezenas de outras universidades em vários continentes.

14 DSpace – Principales características y funcionalidades
Utiliza el esquema de metadados Qualified Dublin Core recomendado por el DCMI Libraries Working Group - DC Libraries Application Profile (DC-LAP) Implementa el protocolo Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH). Utiliza un mecanismo para la atribución de URL’s persistentes (URL's registrados con el sistema Handle System) para cada documento y para las páginas de colección y comunidad No que diz respeito às Principais características e funcionalidades há a salientar que utiliza o esquema de metadados Qualified Dublin Core recomendado pela Libraries Working Group Application Profile (LAP). O DC foi concebido para descrever recursos da Internet e responder à necessidade de se criar uma nomenclatura comum e simplificada de metadados. A opção por este esquema de metadados deve-se sobretudo: - ao generalizado consenso internacional que reúne, relativamente à definição de um conjunto mínimo de elementos que permitam identificar os recursos electrónicos num ambiente de rede, - deve-se à sua simplicidade, dado que facilita a possibilidade de ser utilizado por indivíduos com menores conhecimentos de catalogação - flexibilidade, na medida em que todos os campos são opcionais e repetíveis, deixando ao critério de quem descreve eleger o grau de exaustividade - extensibilidade e refinamento, dado que a lista de qualificadores propostos não constituem um conjunto fechado de elementos, concedendo maior liberdade a cada instituição de utilizar mais ou menos qualificadores e/ou acrescentar qualificadores de acordo com as suas necessidades particulares. Na aplicação do Dublin Core ao DSPACE são considerados a maior parte dos qualificadores, adaptados alguns e acrescentados outros, de acordo com as necessidades do DSPACE e em conformidade com as possibilidades de extensibilidade e refinamento que o Dublin Core qualificado permite. Ex. O elemento Assunto são acrescentados vários qualificadores, tendo em conta diferentes sistemas de classificação, vocabulários controlados e palavras-chave. Apenas três campos são obrigatórios: título, idioma, e data de depósito.

15 DSpace – Principales características y funcionalidades
Proceso de depósito (workflow) adaptable y configurable al nivel de las comunidades y colecciones Controles de acceso, para limitar el acceso a documentos que lo exijan. Mecanismo para importar documentos en lote (batch). A implementação de Processos de depósito e permissões de acesso são duas funcionalidades fundamentais deste sistema . O DSPACE tem um circuito de depósito (workflow) simples, dividido em 7 etapas que conduzem o depositante ao longo de todo o processo de um modo bastante intuitivo e flexível O DSpace é o primeiro repositório digital open source a apresentar uma solução para integrar e implementar diferentes processos de depósito, configuráveis ao nível das comunidades e colecções. O sistema permite pois a definição de papéis (ex.: submitters, reviewers, metadata editors), atribuídos aos utilizadores, a que correspondem determinadas permissões. Isto porque cada comunidade científica pode ter diferentes acepções de como e por quem podem ser os documentos depositados no repositório. Para ser então levada a cabo a modelação do workflow de cada colecção aspectos como: quem pode depositar documentos com que restrições que tipo de documentos podem ser depositados em que casos é necessário nomear um revisor, um grupo de revisores ou um coordenador têm de ser definidas conjuntamente entre os representantes de cada comunidade científica e a equipe de trabalho que implementa o sistema. Os documentos podem ser depositados de acordo com diferentes estatutos, estabelecidos em função de políticas mais ou menos restritivas e tendo em consideração condicionantes de copyright. O sistema implementa controlos de acesso, para limitar o acesso a documentos que exijam restrições. O sistema inclui também um mecanismo para importar os documentos em lote.

16 Exemplos de procesos de depósito (Workflow)
Processo mais simples (1 passo) Processo mais complexo (3 passos)

17 Creacion de RepositóriUM
Se inició en Maio de Cuatro fases: 1ª Fase - Instalación, Configuración, Traducción y Formación 2ª Fase - Depósito de Tesis y Disertaciones 3ª Fase - Creacion de Comunidades Piloto 4ª Fase - Apertura Pública Este projecto foi iniciado em Maio de 2003 e teve essencialmente 4 Fases. A 1ª fase de implementação foi de Instalação, Configuração, Tradução e Formação Após instalação da infra-estrutura física e lógica, e efectuada uma análise mais aprofundada de todas as suas funcionalidades, foram iniciadas as tarefas de configuração, desenvolvimento da interface gráfica, personalização e tradução da interface para a língua portuguesa. Posteriormente foi dadas sessão de formação dos técnicos envolvidos em tarefas associadas ao novo sistema.

18 Desarrollo de RepositóriUM
2004 Instalación de nueva versión de DSpace Contacto con todas las estructuras de U.M. Creación de nuevas comunidades (3) Definición de la Política de Auto – Archivo de Publicaciones U.M. (Despacho RT-56/2004)

19 La Política de Auto-Archivo de publicaciones de U.M.
Por qué? Es en el interés de la Universidade do Minho, y objetivo suyo, maximizar la visibilidad, acceso e impacto da la producción científica de sus unidades y de sus docentes e investigadores. Porque así se facilita la gestión, integración y acceso a la información sobre la producción científica de las unidades de U.M. y de sus miembros, para fines informativos, de evaluación o administrativos. Se constituye también un nuevo componente del Sistema de Información de la Universidad.

20 La Política de Auto-Archivo de publicaciones de U.M.
La política ha sido definida en el primer aniversario de RepositóriUM La política ha sido definida después que la Universidade do Minho ha subscrito la Declaración de Berlín

21 Principios de la política de Auto-Archivo de publicaciones de U.M.
Los docentes e investigadores de Universidade do Minho que sean autores o coautores deben depositar sus publicaciones y documentos en RepositóriUM – Repositório Institucional da Universidade do Minho, para su disponibilidad en acceso libre, exceptuando los que no sea posible por limitaciones de copyright u otras; Las estructuras de U.M. (centros de investigación y departamentos) deben definir y poner en prática políticas de auto-archivo/depósito de su producción científica; Los autores de tesis y disertaciones aprobadas por Universidade do Minho deberán autorizar el depósito de su tesis o disertación en RepositóriUM.

22 Costes Desafios Más trabajo para los autores y/o las unidades
Es relativamente “marginal” ya que el proceso de depósito/auto-archivo requiere menos de 10 min. por documento Más trabajo para los Servicios de Documentación Validación de la descripción de los documentos (metadados) Hardware/Software Costes marginales, soportados casi integramente en el proyecto Campus Virtual

23 Beneficios/Ventajas Aumento de la visibilidad de la Universidad
Mayor y más rápida diseminación, mayor impacto (RepositóriUM, OAIster/Yahoo, Google Scholar, etc.); Archivo (preservación digital); Servicios adicionales para docentes, investigadores y unidades: listados de publicaciones, individuales o de organización, para efectos de evaluación o administrativos (informes, etc.), para inclusión en páginas Web personales o institucionales; datos e informaciones, sobre el número de accesos, consultas y descargas de páginas y documentos archivados en RepositóriUM.

24 Como se aplicará la política?
Los Departamentos y Centros: Se comprometen a implementar una política de auto-archivo. Definen/aprueban/subscriben una política de auto-archivo, respetando un modelo genérico definido. Proporcionan los datos necesarios para la creación de su comunidad (“área”) en RepositóriUM. Los Servicios de Documentación: Crían las comunidades. Verifican la aplicación de la política definida. Prestan otros servicios a los autores e estructuras de U.M..

25 Modelo de política de unidade
(...) A Unidade, acorda adoptar uma política em que todas as publicações deverão ser depositadas no RepositóriUM - repositório institucional da Universidade do Minho, de acordo com os princípios e regras definidas no ponto 3. O depósito nesta “comunidade” constitui o registo oficial da produção intelectual da Unidade. Todas as listas de publicações, requeridas para efeitos administrativos ou de avaliação (listagens de publicações para relatórios de biénio, relatórios FCT, concursos, etc.) serão geradas obrigatória e exclusivamente a partir do RepositóriUM. Esta política é compatível com o respeito pelos direitos de autores/copyright. Assim: Todos os documentos de carácter científico relativamente aos quais o autor detenha os direitos de autor, ou no mínimo o direito de o auto-arquivar, deverão ser depositados no RepositóriUM em acesso livre (ou seja, texto completo, em acesso irrestrito e mundial). Estão nesta categoria, a significativa maioria (presentemente mais de 90% das revistas) dos preprints (versão de artigo de revista enviada para publicação, antes de avaliada pelos pares e aprovada) e/ou dos postprints (versão final, após avaliação pelos pares, de artigos de revistas), a maioria das comunicações a conferências (excepto se o autor tenha assinado uma declaração concedendo, em exclusivo, os direitos de autor ao editor dos proceedings), as teses e dissertações, bem como todos os documentos que não entrem no circuito de publicação externo (relatórios técnicos, working papers, etc.); Os documentos relativamente aos quais o autor tenha concedido direitos que impeçam a sua disponibilização em acesso livre (como artigos de revistas que ainda não permitam o auto-arquivo pelos autores, capítulos de livros, etc.) e/ou dos quais pretenda obter rendimentos de direitos de autor (livros, etc.) poderão ser tratados de 2 formas diferentes, de acordo com o que for legalmente possível e adequado em cada caso: - Depósito do texto completo do RepositóriUM, em acesso restrito à Universidade do Minho; - Registo da referência bibliográfica no RepositóriUM.

26 Incentivo En el año 2005, la Rectoría atribuirá una financiación adicional a los Centros de Investigación, en función de la adecuación de su práctica de auto-archivo y disponibilidad en acceso libre en RepositóriUM, a la política de auto-archivo de la producción intelectual establecida por Despacho Rectoral.

27 Incentivo 99.000 €, distribuidos en 3 fases
Para el cálculo del valor a distribuir a cada Centro se considera: Artículos en revistas con refereeing=1; comunicaciones en conferencias=0,5; otros documentos=0,1; Publicaciones de 2004 y 2005=1; publicaciones de años anteriores=0,3; Centros con política formal de auto-archivo=1; centros sin política formal=0,3

28 Algunos números... Número de documentos depositados en RepositóriUM ≃ 900 Número de usuarios registrados ≃ 1110 Total de visitantes > Total de visitas > Total páginas consultadas >

29 Número de visitantes / visitas

30 Acessos por país

31 Conclusiones Principal problema – el depósito de documentos (auto-archivo) por los autores: Dudas y dificultades relacionadas con el copyright; Diferentes procedimientos de trabajo, hábitos, valores, expectativas y temores en las diferentes comunidades científicas; Inercia o sobrecarga de trabajo de los autores; Dificultades e barreras tecnológicas O principal problema é o de garantir o nível de envolvimento adequado, por parte dos docentes e investigadores da U.M. Para o nível limitado de auto-arquivo contribuem vários factores, muitas vezes em simultâneo. Em primeiro lugar, e como problema mais importante, encontram-se as dúvidas e dificuldades relacionadas com os direitos de autor das publicações. Quase sempre os autores não conhecem as condições dos acordos/licenças que concedem aos editores. Outro aspecto importante são os hábitos, culturas, procedimentos de trabalho, expectativas e receios que variam de acordo com as comunidades científicas, e em muitos casos não são facilitam uma atitude activa dos autores no auto-arquivo; Um terceiro aspecto é a sobrecarga de trabalho a que já estão sujeitos os docentes. O auto-arquivo pode ser visto como mais uma fonte de trabalho e de dispêndio de um bem escasso e valioso: o seu tempo Finalmente, apesar da simplicidade do processo e da interface algumas pessoas continuam a ter dificuldades na utilização do sistema, e na realização de auto-arquivo.

32 Conclusiones Una estrategia de divulgación, publicidad y formación es un factor crítico para el éxito en la creación de un RI, ya que es imprescindible para alterar algunos fenómenos sociales que podrán originar un débil envolvimiento de los académicos. La creación de servicios de valor añadido para los usuarios, que les compensen el esfuerzo adicional del auto-archivo, también es muy importante. El factor determinante es el establecimiento de una política que exija el depósito de la producción científica de los miembros de las instituciones en los RI. Por isso mesmo, a estratégia de divulgação, promoção e formação dos utilizadores é um factor critíco para o sucesso de um Repositório Insititucional. Mas, para além da adesão voluntária dos autores, conseguida através da promoção e da formação, e tal como se passa a nível internacional, será necessário que sejam formalmente adoptadas políticas que encorajem ou tornem mesmo obrigatório o depósito no RepositóriUM. Finalmente, apesar de se continuar a procurar estimular o auto-arquivo pelos autores, é necessário ter em conta a realidade objectiva e as necessidades/dificuldades dos autores, admitindo a possibilidade de depósito mediado.

33 Conclusiones e trabajo futuro
Se están desarrollando dos líneas de trabajo en torno a RepositóriUM: Desarrollo – realizado esencialmente por los Servicios de Documentación; Investigación - realizada principalmente por departamentos científicos de la Universidade

34 Gracias por vuestra atención!