Trabajar con datos y macros

Trabajar con datos y macros
Microsoft Excel 2013 Lección 9 Trabajar con datos y macros © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013
Objetivos © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: abrir un archivo no nativo directamente en Excel.
PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, INICIE Microsoft Excel. Si el libro activo no es un libro nuevo y en blanco, haga clic en la pestaña ARCHIVO. En Backstage, haga clic en Nuevo y luego en la miniatura marcada como Libro en blanco. En la pestaña DATOS, haga clic en Obtener datos externos. Luego haga clic en Desde texto. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, ubique y haga clic en el archivo 09 NA-EST csv en la carpeta Lesson 9. Haga clic en Importar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

En el Paso 1 del Asistente para importar texto, observe la vista previa en la parte inferior derecha (derecha). Esta es la suposición de Excel, por el momento, acerca del formato que se debe dar a los datos. Hay cifras de población representadas entre “comillas” con comas entre cada cifra. En este caso, las comas actúan de delimitadores y es difícil juzgar si cada una de las cifras entre las comas tendrá la misma longitud. En Elegir tipo de archivo que mejor describe sus datos, elija Delimitado y seleccione Mis datos tienen encabezados. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

La vista previa muestra los encabezados que empiezan en la fila 3. Por lo tanto, para la opción Importar en fila, elija 3. Haga clic en Siguiente. En el Paso 2 del asistente, que se muestra a la derecha, desactive Pestaña ya que la vista previa no indica los espacios largos entre las cifras. Active Coma. Establezca Calificador de texto en " (comillas). Desplácese hacia abajo por el panel Vista previa de los datos y observe ahora que Excel encontró las separaciones de columnas entre las cifras. Haga clic en Siguiente. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

El paso 3 del asistente le permite establecer el tipo de datos para cada columna descubierta. Haga clic en la primera columna del panel Vista previa de datos. Haga clic en Finalizar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

En el cuadro de diálogo Importar datos que aparece a continuación (arriba), deje ¿Dónde desea situar los datos? configurado en Hoja de cálculo existente. Haga clic en Aceptar. Disminuya el ancho de la columna A a 16. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

La hoja de cálculo que generó Excel, que se muestra a la derecha, muestra los cálculos de población de los Estados Unidos para cada mes desde abril de 2010 a diciembre de Excel no pudo analizar las fechas en la columna A, por lo que dejó el tipo de datos configurado en General para la mayoría de las celdas. Sin embargo, cometió un error al intentar convertir el año en la celda A25. Para corregirlo, comience por eliminar las filas 2, 12 y 25. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Haga clic en la celda A2, escriba Abril de 2010 y presione Entrar. Arrastre el controlador de relleno desde la celda A2 hasta la celda A34 y suéltelo (consulte la Lección 2, “Trabajar con Microsoft Excel 2013”). Excel cambia las entradas en la columna A a los meses correctos. Elimine las filas 35 a 40. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como 09 Monthly Census Data Solution. CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: obtener datos externos
PREPÁRESE. Antes de iniciar estos pasos, INICIE Microsoft Excel. Si el libro activo no es un libro nuevo y en blanco, haga clic en la pestaña ARCHIVO. En Backstage, haga clic en Nuevo y luego en la miniatura marcada como Libro en blanco. En la pestaña DATOS, haga clic en Obtener datos externos y haga clic en Acceso desde. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, ubique el archivo de base de datos 09 GMcC Customer contacts.accdb. Selecciónelo y haga clic en Abrir. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla que se muestra a continuación, haga clic en Clientes (la tabla que queremos importar) y haga clic en Aceptar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

En el cuadro de diálogo Importar datos (derecha) haga clic en Tabla. En ¿Dónde desea situar los datos?, haga clic en Hoja de cálculo existente y asegúrese de que el cuadro de texto contenga =!$A$1. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Haga clic en Aceptar. Excel se toma un momento para consultar la base de datos. Pronto muestra una tabla con un formato completo (derecha), completa con botones de Autofiltro en los encabezados, sobre los que aprenderá más en esta lección en "Usar Autofiltro". GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como Customers Solution. CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: adjuntar datos a una hoja de cálculo
PREPÁRESE. ABRA el libro 09 Owners.xls de esta lección. Haga clic en la celda A21. En la pestaña DATOS, haga clic en Obtener datos externos y haga clic en Desde otros orígenes, seguido por Desde importación de datos XML. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, ubique y seleccione el archivo de datos _Owners.xml Haga clic en Abrir. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

En el cuadro de diálogo Importar datos, haga clic en Hoja de cálculo existente y luego en Aceptar. Aunque se agrega una lista de clientes al final de la hoja de cálculo, las columnas no se alinean, como indica claramente la siguiente figura. Esto es normal en los datos anexados. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Para corregir el problema, comience por mover los nombres del rango de celdas E23:E75 al rango B23:B75. Sobrescriba el contenido existente en la columna B. Mueva los apellidos desde el rango de celdas H23:H75 al rango A23:A75. Sobrescriba el contenido existente en la columna A. Repita el proceso para los estados de la columna J que deberían estar en la columna E, los códigos postales en la columna K que deberían estar en la columna F y los números de teléfono de la columna I que deberían estar en la columna G. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Elimine las columnas H a L. Elimine las filas 21 y 22. Reemplace todas las 11 instancias de Dell City en la columna D por Del City. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como 09 Car Owners Solution.xlsx. CIERRE el libro y deje Excel abierto para el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: restringir entradas de celdas en ciertos tipos de datos
PREPÁRESE. ABRA el libro 09 Vet Clinic Patients de esta lección. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego seleccione Guardar como. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como 09 Vet Clinic Patients (Active) Solution. Congele las filas 1 a 5 en ambas hojas de cálculo en el libro (consulte la Lección 8, “Administrar hojas de cálculo”). En la hoja de cálculo Lista de clientes, seleccione la columna L (código de área). © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

En la pestaña DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos. Se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos. Haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro de lista Permitir, elija Longitud de texto. Este es el primer paso en la creación de una norma que regula cuántos caracteres debe contener cada nueva entrada. Ahora debería aparecer el cuadro de diálogo que se muestra arriba. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

En el cuadro de Lista Datos, elija igual a. Haga clic en el cuadro Longitud y escriba 3. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada. Esta pestaña muestra una información en pantalla cuando se selecciona una celda en esta área especialmente validada. Haga clic en el cuadro Título y escriba Regla: © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Haga clic en el cuadro de mensaje Entrada y escriba solo códigos de área de tres dígitos. Ahora debería aparecer elcuadro de diálogo Validación de datos, según se muestra a la derecha. Haga clic en la pestaña Mensaje de error. Excel notificará a un usuario que no vio la Información en pantalla de que los datos que introdujo no son válidos. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Haga clic en el cuadro Título y escriba Error de introducción de datos. Haga clic en el cuadro de mensaje Error y escriba Solo se reconocen códigos de área de tres dígitos. Este mensaje se muestra en un cuadro de diálogo cada vez que se introduce un valor que no es válido en la columna L. El cuadro de diálogo ahora debe aparecer como se mostró anteriormente. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Haga clic en Aceptar. Para probar la nueva regla de validación, haga clic en la celda L58. Debería ver el mensaje de notificación que escribió en la pestaña Mensaje de entrada. Escriba 40 y presione Entrar. Excel muestra un cuadro de diálogo de alerta con el mensaje que creó (anteriormente). Haga clic en Cancelar. Se borrará la entrada parcial en celda L58. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio. Tome nota: las reglas de validación de Excel solo corresponden a los datos nuevos a medida que los escribe en el libro, no a los datos que existían en el libro antes de crear las reglas. No confíe en que las reglas de validación corrijan los errores que ya existen, sino que capturarán los errores nuevos que puedan surgir. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: permitir que solo se introduzcan valores específicos en las celdas PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego seleccione Guardar como. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como 09 Vet Clinic Patients (Active) Solution 2. Haga clic en la pestaña Lista de pacientes. Seleccione la columna D. En la pestaña DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro de lista Permitir, elija Lista. Aparecerá el cuadro de Origen en la parte inferior del cuadro de diálogo. Haga clic en el cuadro Origen. Escriba M,F,N, fijándose bien en incluir las comas. Desactive el cuadro Omitir blancos. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada. Haga clic en el cuadro Mensaje de entrada y escriba Macho, Hembra o Castrado. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: permitir que solo se introduzcan valores específicos en las celdas Haga clic en Aceptar. Ahora, cualquiera que introduzca un nuevo paciente en la base de datos debe especificar sexo del animal. Seleccione la columna E (n.° de propietario). En el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos. Haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro de lista Permitir, haga clic en Lista. En el lado derecho del cuadro Origen, haga clic en el botón Contraer diálogo. Con el cuadro de diálogo Validación de datos contraído, haga clic en la pestaña de hoja de cálculo Lista de clientes. Seleccione la columna A(n.° de cliente). Al final del cuadro Origen, haga clic en el botón Expandir diálogo. Reaparecerá el cuadro de diálogo completo y ahora el cuadro Origen debe contener ='Client list'!$A:$A. Desactive los cuadros Omitir espacios en blanco y Menú desplegable en celdas. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: permitir que solo se introduzcan valores específicos en las celdas Haga clic en la pestaña Mensaje de error. Seleccione Advertencia en el cuadro Estilo. En el cuadro de mensaje Error, escriba El propietario debe tener el número para un cliente preexistente. Haga clic en Aceptar. Ahora la columna N.° de propietario puede contener solo números para clientes que aparezcan en la columna N.° de cliente de la hoja de cálculo Lista de clientes. Para asegurarse de que sus nuevas reglas de validación funcionen, en la hoja de cálculo Lista de pacientes, en la parte inferior de la lista, haga clic en la celda A58 e intente introducir los siguientes datos: Murdock Perro Rottweiler B 61 Después de intentar introducir B en la columna D, responda al diálogo de error haciendo clic en Volver a intentar y escribir M. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: permitir que solo se introduzcan valores específicos en las celdas Después de intentar introducir 61 en la columna E, responda al diálogo de error que se muestra a continuación haciendo clic en No y escribir 31. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio. Tome nota: todavía es plausible que un valor no válido permanezca en una hoja de cálculo después de que el usuario sea alertado de que no es válida. Por ejemplo, si en el paso anterior hubiera hecho clic en Sí en lugar de No, el valor 61 seguiría en la columna E, incluso si no hay un cliente con el número 61 en la columna A de la lista de Clientes. Posiblemente, de esta manera puede introducir intencionalmente un nuevo paciente canino en la lista sin un dueño, si desea agregarlo a la información del dueño más adelante. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: eliminar filas duplicadas de una hoja de cálculo
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. GUARDE el libro actual como 09 Vet Clinic Patients (Active) Solution 3. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Lista de clientes. Haga clic en la celda A58 y en la fila 58, escriba los siguientes datos: 0053 Señora Mary Jane Brink 704 Fairway Drive Cincinnati OH Seleccione el rango de celdas A5:N58. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

En la pestaña DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Eliminar duplicados. Aparecerá el cuadro de diálogo Eliminar duplicados (derecha). © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Elimine la marca de verificación junto al N.° de cliente en la lista Columnas. Si las direcciones y nombres duplicados aparecen en la lista, es probable que los números de índice de clientes no estuvieran duplicados. Deje activada la casilla Mis datos tienen encabezados. De esta forma, Excel no tratará la fila 5 como si contuviera datos. Haga clic en Aceptar. Excel responderá con un cuadro de diálogo indicando que se eliminó un conjunto de valores duplicados (el que acaba de introducir). Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Tenga en cuenta que se eliminó la segunda instancia (inferior) de la entrada duplicada, de la fila 58. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: ordenar datos según un solo criterio
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. GUARDE el libro actual como 09 Vet Clinic Patients (Active) Solution 4. En la hoja de cálculo Lista de pacientes, haga clic en la celda E6. Tenga en cuenta que esta es la fila superior de la columna N.° de propietario y que todas sus entradas son numéricas. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la celda A58. Esto selecciona el rango completo que desea ordenar. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en el botón Ordenar de menor a mayor (con una A sobre una Z y una flecha hacia abajo). Ahora, la lista está ordenada en orden numérico ascendente (a pesar de la presencia del alfabeto en el botón) por Número de pedido, que fue la primera columna en la que hizo clic al seleccionar el rango. Otra forma: también puede ordenar los datos rápidamente en un rango de orden alfabético, incluso sin primero seleccionar el rango completo, haciendo clic con el botón derecho en una celda en la columna que desea ordenar, haciendo clic en Ordenar y luego en Ordenar de A a Z. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: ordenar datos según un solo criterio
Haga clic en la celda A6. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la celda E58. Vuelva a hacer clic en el botón Ordenar, cuya Información en pantalla ahora es el botón Ordenar de A a Z (ya que está ordenando texto alfanumérico). Esta vez, la lista está ordenada por Nombre de paciente, y nuevamente, la primera columna en la que hizo clic al seleccionar el rango. Murdock el Rottweiler, que agregó anteriormente a la fila 58 y que ahora aparece en la fila 45. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio. Tome nota: el botón Ordenar de A a Z (también llamado Ordenar de menor a mayor) y el botón Ordenar de Z a A (también llamado Ordenar de mayor a menor) supone que la columna que desea usar como su criterio de ordenamiento es la que contiene el puntero de celda. Al seleccionar un rango, sin importar si mantiene presionado Mayús para seleccionar la esquina opuesta (como lo hizo en este ejercicio) o si arrastra el puntero desde una esquina a la opuesta, el puntero de celda reside en la celda en la que hizo clic primero. Solución de problemas: antes de ordenar un rango, asegúrese de seleccionar el rango completo primero, incluidas las columnas más a la derecha. Excel deja sin modificar todo el contenido que esté fuera del rango de orden, lo que deja al usuario con contenido no ordenado si no selecciona el rango completo. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: ordenar datos según múltiples criterios
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. Haga clic en la pestaña Lista de clientes. Seleccione el rango A5:N57. Asigne el nombre Clientes al rango. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar En el cuadro de lista Ordenar por, en Columna, elija Apellido. Haga clic en Agregar nivel. En el cuadro de lista Luego por que aparece, elija Nombre. En el siguiente cuadro de lista Luego por, elija IM (inicial media). © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: ordenar datos según múltiples criterios
Vuelva a hacer clic en Agregar nivel. En el siguiente cuadro de lista Luego por, elija Sufijo. El cuadro de diálogo debería aparecer ahoracomo se muestra a la derecha. Deje activada la casilla Mis datos tienen encabezados, para que Excel no trate la fila de encabezados como una entrada de datos. Haga clic en Aceptar. La lista de clientes ahora está ordenada alfabéticamente, con las personas que comparten el mismo apellido ordenadas alfabéticamente por nombre. Aunque los números de cliente aparecen desordenados, los datos no han cambiado y la base de datos conserva su plena integridad. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: ordenar datos usando atributos de celda
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. En la hoja de cálculo Lista de pacientes, seleccione la columna E. Haga clic con el botón derecho en la columna y luego en Insertar en el menú contextual .Con la columna E seleccionada en la pestaña DATOS en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en Borrar todo. Haga clic en Aceptar. Haga clic en la celda E5 y escriba Esterilizado/Castrado. Escriba S en la columna E para los siguientes números de fila: 7, 22, 23, 26, 35, 38, 47 y 51. Solución de problemas: al crear una nueva columna a la derecha de la que está gobernada por una regla de validación de datos, la nueva columna adquiere la misma regla, incluso si tiene un propósito distinto. Para eliminar esta regla, seleccione la columna nueva, muestre el cuadro de diálogo Validación de datos y haga clic en Borrar todo según lo demostrado anteriormente. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Escriba N en la columna E para los siguientes números de fila: 6, 8, 9, 10, 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 21, 25, 28, 30, 31, 32, 33, 36, 37, 39, 42, 43, 44, 46, 48, 49, 50, 53, 55, 56, 57 y 58. Seleccione la columna E. En la pestaña DATOS, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En Permitir, elija Lista. En el cuadro Origen, escriba E,C. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada. En el cuadro Mensaje de entrada y escriba E = Esterilizado , C = Castrado Haga clic en Aceptar. Seleccione el rango E6:E100. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en Formato condicional. Haga clic en Nueva regla. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione Dar formato solo celdas que contengan en la lista Seleccionar un tipo de regla . En el cuadro de lista, en Aplicar formato únicamente a las celdas con, elija Sin espacios en blanco. Haga clic en formato. En cuadro de diálogo Dar formato a celdas, haga clic en la pestaña Llenar. Elija la sexta muestra de color de la izquierda en la tercera fila. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Aceptar. Ahora los animales esterilizados y castrados deben aparecer sombreados. Seleccione el rango A5:F58. Asigne el nombre Pacientes al rango. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

En el cuadro de diálogo Ordenar, en la lista Ordenar por, elija Esterilizado/Castrado. En la lista Ordenar en, elija Color de celda. Haga clic en la flecha desplegable junto a Sin color de celda. Como muestra la figura a la derecha, el cuadro de lista que aparece muestra solo los colores que realmente se están usando para el formato condicional, en este caso, solo una muestra. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Haga clic en Aceptar. La hoja de cálculo ordenada ahora debe aparecer como se muestra a la derecha. Todos los animales “E” y “C” se agrupan juntos en la parte superior, y los dos tipos se mezclan entre sí. Todos los animales no operados están juntos en la parte inferior. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro. Déjelo abierto para el próximo ejercicio. Solución de problemas: las tablas que desea que Excel ordene no deben contener celdas combinadas (consulte Lección 6). Para que Excel pueda intercambiar uniformemente contenido de las celdas entre posiciones, cada fila debe tener un número idéntico de celdas. Cada una de las celdas de una columna puede recibir un formato diferente, aunque sus anchos no pueden variar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: use Autofiltro
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. GUARDE el libro actual como 09 Vet Clinic Patients (Active) Solution 5. Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Lista de clientes. En el cuadro Nombre, escriba Clientes y presione Entrar. Excel resalta el rango de datos para la tabla Clientes. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro. Excel agregará botones desplegables a los nombres de campo en todas las columnas en la lista. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Haga clic en la flecha desplegable junto al encabezado N.º de cliente de la columna A. Excel muestra el menú Autofiltro que se muestra a la derecha. Para ordenar la tabla por número de cliente, haga clic en Ordenar de menor a mayor. Esto le permitirá acceder directamente a ordenar sin tener que pasar por el menú. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Para mostrar solo los clientes con direcciones en Ohio, haga clic en la flecha desplegable junto a Estado. En el menú Autofiltro que aparece (a la derecha), desactive la casilla (Seleccionar todo) para desactivar todas las casillas de verificación, y luego active OH y haga clic en Aceptar. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: creación de un Autofiltro personalizado
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. Inserte una nueva columna en la hoja de cálculo Lista de pacientes, entre las columnas existentes D y E. Borre las reglas de validación de la nueva columna E. Agregue el título Vacuna contra la hepatitis a la fila 5. Aumente el ancho de la columna para crear espacio para la etiqueta. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

4. Escriba las siguientes fechas en las siguientes celdas: E /01/2012 E /08/2011 E /05/2012 E /03/2009 E /10/2010 E /07/2012 E /02/2011 E /08/2012 E /07/2011 E /09/2012 © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Seleccione el rango de datos Pacientes. El rango se debe haber estirado automáticamente para incluir la nueva columna. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Filtro. Haga clic en la flecha desplegable junto a Vacuna contra la hepatitis. En el menú, haga clic en Filtros de fecha y luego en Filtro personalizado. Se abrirá el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado. En el primer cuadro de lista debajo de Vacuna contra la hepatitis, elija está antes de. En el cuadro de la derecha, escriba 01/01/2012. Haga clic en O el botón entre las dos filas de cuadros de lista. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

En el segundo cuadro de lista debajo de O, elija es igual a. Deje el cuadro de lista en blanco (que signifique literalmente “en blanco” o “nada”). El cuadro de diálogo ahora debe aparecer como se muestra a la derecha. Haga clic en Aceptar. Después de que desaparezca el cuadro de diálogo, Excel filtra todas las entradas de la lista de pacientes en las que se sabe que el paciente recibió la vacuna contra la hepatitis en 2012 o posteriormente. Quedan los animales de los que se sabe que fueron vacunados en 2011 o anteriormente, o aquellos cuya fecha de vacunación de desconoce. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Vuelva a hacer clic en el botón Filtro junto a Vacuna contra la hepatitis. En el menú, haga clic en Filtros de fecha y luego haga clic en Filtro personalizado. En el segundo cuadro de lista que actualmente dice es igual a, elija la entrada en blanco en la parte superior de la lista. Ahora el cuadro debe estar vacío. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Haga clic en Aceptar. La lista ahora debe mostrar solo los cinco animales de los que se sabe que fueron vacunados en 2011 o anteriormente (a continuación). Vuelva a hacer clic en el botón Filtro junto a Vacuna contra la hepatitis. En el menú, elija Borrar filtro desde “Vacuna contra la hepatitis”. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: filtrar datos usando atributos de celda
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. En la hoja de cálculo Lista de Pacientes, haga clic en el botón desplegable Esterilizado/Castrado. En el menú, haga clic en Filtrar por color. En el menú emergente, elija la muestra rosada. Excel muestra solo aquellos animales que han sido esterilizados o castrados. HAGA UNA PAUSA. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: agrupar y desagrupar datos
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. GUARDE el libro actual como 09 Vet Clinic Patients Solution. Es mejor agrupar los datos para los informes finales y no para las bases de datos activas en las que se pueden introducir datos nuevos más adelante. Con la hoja de cálculo Lista de pacientes activa, en la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar. Haga clic en el botón desplegable junto a ¿Gato o perro? En el menú, haga clic en Ordenar de la A a la Z Ahora, todos los gatos están agrupados en la parte superior y los perros en la parte inferior. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la fila 30, la fila en la que aparece el primer perro. Haga clic en Insertar en el menú contextual. Tome nota: inscribir un conjunto de registros en un gripo cambia el comportamiento de Filtros automáticos que pueden incorporar ese grupo. Por ejemplo, cuando intenta ordenar una columna, se ordenan solo los registros que no son miembros de un grupo. Una vez que los registros se agrupan, su orden se fija y se reduce su utilidad como parte de una base de datos activa, especialmente si agrega filas de subtotales a la mitad. Por esta razón, se debe reservar la agrupación y la esquematización para libros que se presentan como informes finales (invariables) para un determinado punto en el tiempo. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Seleccione la celda H30. Escriba Cantidad de gatos. Seleccione la celda G30. En la pestaña INICIO, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Negrita. Esto hace que este número específico se destaque. En la pestaña INICIO, en el grupo Edición, haga clic en la flecha desplegable Autosuma. En el menú, haga clic en Contar números y, a continuación, presione Entrar. Excel inserta una función en la celda que cuenta el número de celdas contiguas en la columna directamente superior que contiene números, en este caso, los números de propietarios para los clientes. Agregue una función similar para contar el número de perros a la fila 60. (Omita la regla de validación al hacer clic en Sí en el cuadro de diálogo.) Seleccione las filas 6 a la 29 (todos los gatos). © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

En la pestaña DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en el botón Grupo. Se agrega una línea de indicador a la izquierda de los marcadores de fila y un símbolo de esquema en la fila directamente inferior al final del grupo (derecha). Repita el proceso en los Pasos 8 y 9 para los perros en las filas 31 a la 59. Aplique a la celda G60 el formato Negrita. En la celda H60, escriba Número de perros. Para colapsar el grupo Gatos, haga clic en el cuadro menos junto a la fila 30, que contiene el conteo de gatos. El control se convierte en un cuadro más, indicando que cuando hace clic en él, mostrará las filas ocultas. Otra forma: para colapsar todos los grupos en una hoja de cálculo, seleccione la hoja de cálculo primero y luego haga clic en Ocultar detalles en el grupo Esquema de la pestaña menú Datos. Para expandir todos los grupos, haga clic en Mostrar detalles. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Contraiga el grupo de perros con el cuadro menos en la fila 60. La hoja de cálculo ahora aparece completamente contraída (derecha). Haga clic en el botón Seleccionar todo. En el grupo Esquema, haga clic Mostrar detalles. Seleccione las columnas B a la F. En el grupo Esquema, haga clic en el botón Agrupar. Se crea un nuevo grupo de columnas. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Haga clic en el cuadro menos sobre la columna G para contraer el grupo de columnas. Haga clic en el cuadro más que ocupa su lugar para expandirlo. Seleccione las columnas B a la G. En el grupo Esquema, haga clic en el botón Desagrupar. Desaparecerá el grupo de columnas. GUARDE y CIERRE el libro. Deje Excel abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: esquematizar automáticamente los datos
PREPÁRESE. ABRA el libro 09 Critical Care Expenses de esta lección. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como 09 Critical Care Expenses 0315 Solution. Seleccione la celda H18. En la pestaña INICIO, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Negrita. A continuación, en el grupo Edición, haga clic en el botón Autosuma y presione Entrar. El total general aparece en negrita en la celda. Repita el proceso del total general para la celda H28. Seleccione el rango de celdas B10:H28, abarcando ambos grupos de gastos en su totalidad. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: esquematizar automáticamente los datos
En la pestaña DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en la flecha desplegable junto al Grupo. En el menú, haga clic en Esquema automático. Como muestra la figura, Excel agrupa automáticamente las filas 12 a la 17 y las filas 22 a la 27, habiendo notado la fila Gastos totales en la parte inferior de cada clúster. Excel también agrupa las columnas que abarcan del 15 al 19 de marzo, después de detectar las columnas de totales semanales a la derecha. GUARDE el libro y DEJE Excel abierto para el siguiente ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: contraer grupos de datos en un esquema
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. Haga clic en los tres cuadros con el signo menos para contraer sus respectivos grupos. La hoja de cálculo ahora debe aparecer reducida solo a las celdas del total general que creó con las etiquetas adecuadas (derecha). © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: contraer grupos de datos en un esquema
Haga clic en cualquiera de las cajas más (que substituyeron a las cajas menos) para expandir el grupo al que están conectadas. Para eliminar el esquema completamente, en la pestaña DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en el botón desplegable Desagrupar. En el menú, haga clic en Borrar esquema. GUARDE y CIERRE el libro. Deje Excel abierto para el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: datos subtotales en esquemas
PREPÁRESE. ABRA el libro 09 Server Usage Stats. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como 09 Server Usage Stats Solution. Seleccione el rango A5:G140. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar. En el cuadro de diálogo Ordenar, asegúrese de que el orden inicial sea por Fecha, de más antiguo a más reciente. El orden secundario debe ser por Departamento, de la A a la Z. El tercero debe ser por Región, desde la A la Z. Haga clic en Aceptar. En la pestaña DATOS, en el grupo Esquema, haga clic en Subtotal. Aparecerá el cuadro de diálogo Subtotal. En el cuadro de lista En cada cambio, haga clic en Departamento. De ser necesario, en el cuadro de lista Usar función, elija Suma. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

En la lista de columnas activadas Agregar subtotal a, seleccione los cuadros para Ancho de banda prom., Datos entrantes, Datos salientes y Transacciones. Active las casillas Resumen debajo de los datos y Reemplazar subtotales actuales, de ser necesario. Ahora debería aparecer el cuadro de diálogo que se muestra a la derecha. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Haga clic en Aceptar. Excel inserta filas de subtotales para cada división de empresa, agrupando los valores de consumo de datos para las tres regiones corporativas. Coloca cada uno de los clústeres de fila de división en grupos. Luego crea un grupo más amplio para el rango completo y agrega una fila de total general al final. El resultado es una hoja de cálculo con subtotales y un esquema de tres niveles (anteriormente). GUARDE y CIERRE. Deje Excel abierto para el próximo ejercicio. Tome nota: cuando elimina un esquema de un rango de subtotales automáticos, permanece la fila de subtotales que Excel insertó automáticamente. Así que para devolver a una hoja de cálculo su estado anterior a los subtotales, debe eliminar todas las filas de subtotales manualmente. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: aplicar formatos a una tabla con un estilo rápido
PREPÁRESE. ABRA el libro 09 Pet Pharma Sales para esta lección. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution. En la hoja de cálculo Ventas de agosto, seleccione el rango de datos A6:K93. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato de tabla. Excel muestra un colorido menú lleno de diseños de muestra (derecha). © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Haga clic en la muestra de la fila 4, columna 7 (Estilo de tabla medio 7). Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato de tabla (derecha). Ya que las referencias de las celdas en ¿Dónde están los datos para la tabla? están correctas, no realice cambios y haga clic en Aceptar. Excel convertirá el rango de datos en una tabla formal y aplicará el estilo que eligió, que incluye filas dispuestas automáticamente con bandas que mantienen las bandas incluso cuando se ordenan las filas. Los controles de Autofiltro también se agregan a la fila de nombres de campo. Tome nota: puede cambiar el formato de una tabla en cualquier momento usando el comando Dar formato de tabla. Solo verá el cuadro de diálogo Dar formato de tabla la primera vez que aplique formatos a una tabla, lo que cambiará eficazmente un rango estándar en una tabla. Después, solo tendrá que seleccionar una celda dentro de la tabla para indicarle a Excel a qué tabla desea volver a aplicar formatos. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Para aplicar el formato negrita automáticamente en la columna de la derecha en la tabla (ventas totales), haga clic en cualquier celda dentro de la tabla. En la pestaña DISEÑO, en el grupo Opciones de estilo de tabla, haga clic en Última columna. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio. Tome nota: el grupo de opciones Estilo de tablas también contiene una opción para unir columnas en lugar de filas. Desactive Filas unidas de este grupo y luego active Columnas unidas. Tome nota: cuando se desplaza hacia abajo en una tabla de datos para que desaparezcan los filos de nombres de campo, siempre que el puntero de celda se mantenga en el área de tabla, los encabezados de columna (A, B, C, etc.) son reemplazados con los nombres de campo completos. Los botones Autofiltro también se trasladan a la fila de encabezados. De este modo, no necesita congelar la fila Nombres de campo en su lugar para mantener los nombres visibles. Cuando mueve el puntero de celda fuera del área de tabla, los encabezados de columna estándar vuelven a aparecer. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: eliminar estilos duplicados de una tabla
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution 2. En la hoja de cálculo Ventas de agosto, haga clic en cualquier lugar dentro la tabla. En la pestaña DISEÑO, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botón desplegable Más. (O si solo ve el botón Estilos rápidos, haga clic en él). En el menú, como se indicó anteriormente, haga clic en Borrar. Solución de problemas: hay dos lugares para encontrar el menú estilos de tabla en Excel. Uno está en el botón Dar formato de tabla de la pestaña del menú Inicio. El otro está en el grupo Estilos de tabla de la pestaña del menú Diseño. Al principio, ambos menús son iguales. Pero solo el que está en la pestaña DISEÑO tiene el botón Borrar para eliminar estilos de una tabla. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: eliminar estilos duplicados de una tabla
Para cambiar el estilo de tabla a algo que contraste contra los otros de esta serie, vuelva a visualizar el menú Estilos rápidos y, esta vez, elija Estilo de tabla claro 6 (esquina superior derecha). Para aplicar el formato negrita automáticamente a la columna de la derecha, asegúrese de que, en el grupo Opciones de estilo de tabla, esté activada la casilla Última columna. Para ejecutar la misma operación en la columna del extremo de la izquierda, active Primera columna. GUARDE el libro y DÉJELO abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: definir un mosaico para una tabla
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution 3. En la hoja de cálculo Ventas de agosto, haga clic en cualquier lugar dentro la tabla. En la pestaña DISEÑO, en el grupo Propiedades, haga clic en el cuadro de texto en Nombre de tabla. Escriba VentasMedicamentos (en una sola palabra) y presione Entrar. Le dio un nombre a la tabla. Ahora puede reemplazar las fórmulas extrañas en la parte inferior de la hoja de cálculo las ventas de agosto con fórmulas más fáciles de leer, pero que dan los mismos resultados. Seleccione la celda D97 (ventas totales). © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: definir un mosaico para una tabla
Escriba =suma(Dr Cuando aparezca VentasMedicamentos en la lista, presione la tecla Tab. Escriba [ (corchete izquierdo). Use las teclas de dirección para seleccionar Ventas totales en la lista y, a continuación, presione la tecla Tab. Escriba ] (corchete derecho), seguido de ) (paréntesis derecho) e Entrar. Si introduce correctamente la fórmula, el resultado debe ser idéntico al que existía antes. Reemplace la fórmula de la celda D98 con lo siguiente: =SUMIF(VentasMedicamentos[para tratar],"Perro",VentasMedicamentos[Ventas totales]) Reemplace la fórmula de la celda D99 por una basada en la fórmula de D98, pero busque Gato en vez de Perro. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: use el comando Fila de totales en la Tabla
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. Seleccione cualquier celda en la tabla. Excel agregará la tabla DISEÑO a la cinta. Con la hoja de cálculo Ventas de agosto activa, en la pestaña DISEÑO, en el grupo Opciones de estilo de tabla, seleccione el cuadro Fila de totales. Excel agregará una fila de totales a la parte inferior, como se muestra anteriormente, con una etiqueta en la columna a la izquierda y el total general en la columna derecha. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: use el comando Fila de totales en la Tabla
Para agregar otros subtotales o fórmulas a la Fila de totales, puede elegir uno desde un menú desplegable. Haga clic en la celda en la fila de totales en la parte inferior de la columna Precio de artículo. Haga clic en la flecha desplegable que aparece en el lado derecho de la celda en blanco. En el menú emergente (derecha), haga clic en Promedio. Excel calcula el precio promedio por artículo de ventas. Repita el proceso para encontrar el número máximo de artículos vendidos en un pedido, eligiendo la función Máx para la columna N.°vendido. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: agregar y eliminar filas y columnas en una tabla
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. GUARDE el libro en la Lección 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution 4. En la hoja de cálculo Ventas de agosto, seleccione la celda A88 (en la columna Medicamentos). En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Insertar. En el menú, haga clic en Insertar filas de tabla arriba. Escriba los siguientes valores en las celdas A88:F88: Soloxina Hipertiroidismo Perro o gato Observe que el valor en la columna Existencias de artículos se actualiza automáticamente, ya que Excel copió la fórmula en la nueva fila. Otra forma: para insertar varias filas contiguas en una tabla, comience seleccionando un bloque de celdas que tenga la altura del número de filas que desea insertar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Seleccione la celda H88 (en la columna Artículos restantes) y escriba el valor 41. Se actualiza la celda I88. Seleccione la celda J88 (en la columna Precio de artículo) y escriba el valor Se actualiza la celda K88. Seleccione cualquier celda de la fila 32. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Eliminar. En el menú, haga clic en Eliminar filas de tabla La fila 32 se eliminará, y la tabla se reducirá para ajustarse. Seleccione cualquier celda de la columna I (N.° vendido). En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha desplegable Eliminar y luego en Eliminar columnas de la tabla. La Columna I se elimina y, en adelante, los errores #REF! se generan a lo largo de la columna Ventas totales, que contiene fórmulas que hacían referencia a N.° vendido. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Mantenga seleccionada una celda de la columna I , haga clic en la flecha desplegable junto a Insertar en el grupo Celdas y, en el menú, haga clic en Insertar columnas de tabla a la izquierda. Cambie el encabezado en la celda I6 a N.º vendido. Haga clic en la celda I7 y escriba la fórmula =[Existencias de artículos]-[Artículos restantes]. Use los menús “IntelliSense” cuando escribe cada corchete izquierdo [ para agilizar la entrada de datos. Observe que cuando presiona Entrar, Excel copia automáticamente la fórmula por el resto de la columna. Normalmente no tiene que hacerlo manualmente para una tabla. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Haga clic en K7 y escriba la fórmula =[N.º vendido]*[Precio de artículo]. Esta vez, al presionar Entrar, Excel no introducirá la fórmula en el resto de la columna, porque no llenará automáticamente sobre las celdas que no estén en blanco. Llene la nueva fórmula Ventas totales hasta la fila 93, asegurándose de detenerse antes de la fila de totales. La fórmula para el total general en la celda K94 ahora está fija. Haga clic en la celda L7, fuera de la tabla. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Escriba la fórmula =[Ventas totales]/PROMEDIO([Ventas totales]). Observe que no aparecen los menús “IntelliSense” esta vez, ya que el puntero de celda no está dentro de la tabla. Después de presionar Intro, Excel no solo crea la fórmula, sino que extiende la tabla una columna hacia la derecha, y copia la fórmula hacia abajo en toda la columna L. Por ahora, Excel le da a la nueva columna el nombre temporal Columna1 (arriba). Tome nota: Excel no aplica su característica IntelliSense de autocompletado para nombres de campo de tabla mientras inserta datos fuera de la tabla. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Cambie el nombre de la nueva columna por % de prom. Seleccione el rango de celdas L7:L93 y aplíquele el estilo de porcentaje. Excel no copia automáticamente estilos de celda personalizados a lo largo de una columna, por lo que primero deberá seleccionar el rango manualmente. Observe cómo Excel ha pasado el formato negrita de la última columna de Ventas totales a % de prom. Haga clic en cualquier celda en % de prom. y luego en la flecha desplegable junto a Eliminar. Haga clic en Eliminar columnas de tabla Al desaparecer la columna anexada, la negrita se vuelve a aplicar a Ventas totales. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio. Tome nota: en la fórmula % de prom., la primera instancia totales] en =[Ventas totales]/PROMEDIO([Ventas Totales]) se refiere solo al total que aparece en la fila actual, como lo indica el En la segunda instancia, [Ventas totales] como el argumento para la función PROMEDIO() se refiere a la columna completa. Considere el como un símbolo exclusivo que significa “solo el valor de la columna en esta misma fila que esta fórmula”. La omisión de este carácter antes del nombre de columna, por lo tanto, se puede interpretar como “todo en esta columna”. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: filtrar registros en una tabla
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. En la hoja de cálculo Ventas de agosto, haga clic en la flecha desplegable que está junto a Ventas totales. En el menú (a continuación), haga clic en Filtros de números y luego en 10 principales. Se abrirá el cuadro de diálogo Autofiltro de 10 principales. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: filtrar registros en una tabla
Deje las opciones configuradas en 10 artículos principales y, a continuación, haga clic en Aceptar. La tabla se filtra hasta los 10 artículos con las mayores ventas. GUARDE y CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente. Otra forma: una forma rápida de filtrar una columna por los contenidos de una de las celdas visibles en esa columna es hacer clic con el botón derecho en la celda, hacer clic en Filtrar en el menú y luego en Filtrar por valor de celda seleccionada. Tome nota: el filtro 10 elementos principales siempre tiene como resultado que se muestran 10 artículos (a menos que la tabla tenga menos de 10 registros en primer lugar). En comparación, el filtro de 10 % principal muestra todos los registros que componen el 10 % principal de los valores de la columna filtrada. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: ordenar datos según múltiples columnas en una tabla
PREPÁRESE. VUELVA A ABRIR el libro 09 Car Owners Solution que usó anteriormente en esta lección. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como 09 Car Owners Solution 2. Seleccione el intervalo A1:G73. En la pestaña INICIO, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato de tabla. En el menú, haga clic en Estilo de tabla medio 14. En el cuadro de diálogo Dar formato de tabla, haga clic en Aceptar. Ya que este rango contiene datos agregados de un origen exterior (consulte la sección "Agregar datos a una hoja de cálculo" anteriormente en esta sección), los datos de consulta relacionados a ese origen externo todavía están agregados al rango. Haga clic en Sí en el cuadro de diálogo para que Excel elimine estas conexiones. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: ordenar datos según múltiples columnas en una tabla
Haga clic en el cuadro Nombre y cambie el nombre de la tabla por Propietarios. Cambie el tamaño de las columnas B, E y F para que se ajusten de forma más adecuada al contenido. Cambie la fuente de toda la tabla a Cambria, 11 puntos. Justifique la columna G a la izquierda. Con la tabla Propietarios seleccionada, en la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar .En el cuadro de lista Ordenar por, elija Apellido. Haga clic en Agregar nivel. En el cuadro de lista Luego por que aparece en Columna, elija Nombre. Haga clic en Aceptar. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: cambiar el orden en una tabla
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. Con la el puntero de celdas en la tabla Propietarios, en la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Eliminar nivel y luego en Eliminar nivel nuevamente, para eliminar el orden existente. Haga clic en Agregar nivel. En el cuadro de lista Ordenar por que aparece, haga clic en Código postal. Haga clic en Aceptar. GUARDE el libro y déjelo abierto para usarlo en el próximo ejercicio. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: eliminar duplicados de una tabla
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. Haga clic en cualquier celda dentro de la tabla. En la pestaña DISEÑO, en el grupo Herramientas, haga clic en Eliminar duplicados. El cuadro de diálogo Eliminar duplicados le permite determinar la cantidad de un registro que debe estar repetida antes de calificar como un duplicado. Por ejemplo, dos o más clientes podrían tener el mismo nombre, aunque probablemente no compartan la misma dirección o número de teléfono. En la lista Columnas, desactive Ciudad, Estado y Código postal. Haga clic en Aceptar. Excel mostrará un cuadro de diálogo que informa de cuántas entradas duplicadas se eliminaron. Haga clic en Aceptar para cerrarlo . GUARDE y CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente. Tome nota: después de que Excel encuentra filas duplicadas, elimina los duplicados de más abajo de la tabla, dejando la fila en la parte superior. Esto es importante cuando elimina filas basándose en algunos de los campos en las filas, pero no todos. Excel no reconcilia automáticamente los contenidos de las filas que se consideran duplicadas, así que cualquier dato en las filas inferiores que no aparece en la fila duplicada superior se eliminará. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: usar un filtro de segmentación para ver datos de tabla
PREPÁRESE. VUELVA A ABRIR el libro the 09 Pet Pharma Sales August Solution 4 para esta lección. GUARDE el libro en la Lección 9 como 09 Pet Pharma Sales August Solution 5. En la pestaña DATOS, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Borrar. Haga clic en cualquier celda dentro de la tabla. En la pestaña DISEÑO, en el grupo Herramientas, haga clic en el botón Insertar segmentación de datos. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

El cuadro de diálogo Insertar segmentación de datos contiene casillas de verificación vacías para cada uno de los campos para los que puede crear botones (derecha). Haga clic en Para su uso en y Para tratar. Haga clic en Aceptar. A medida que desaparece el cuadro de diálogo, las dos herramientas de segmentación aparecen como objetos gráficos al centro de la hoja de cálculo. Realmente no están dentro de la tabla; por el momento, solo están en su camino. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Reubique la herramienta de segmentación Para su uso en arrastrando la barra de título hacia la parte superior derecha de la hoja de cálculo. A medida que la arrastre hacia el borde de la ventana, la hoja de cálculo se desplazará automáticamente para revelar espacio donde pueda dejar la herramienta de segmentación. Suelte la herramienta de segmentación cuando esté a la derecha de la tabla, debajo de la fila de encabezados. Repita el proceso con la herramienta de segmentación Para tratar, arrastrándola bajo la herramienta de segmentación Para su uso en. La hoja de cálculo debe ser similar a la figura de la derecha. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Para ver solo los tratamientos que se aplican a perros, haga clic en Perro en el filtro de segmentación Para tratar. Observe que el botón de filtro automático de la columna Para tratar muestra que se aplicó un filtro. Para mostrar solo los tratamientos que se aplican al sistema endocrino, haga clic en Endocrino en el filtro de segmentación Para su uso en. Tenga en cuenta que los filtros de ambos filtros de segmentación se aplican simultáneamente, de modo que debería ver solo los tratamientos para el sistema endocrino para perros. El filtro de segmentación resalta solo los criterios en uso para el filtro actual. Para borrar los filtros con las herramientas de segmentación, haga clic en el botón Borrar filtro en la esquina superior derecha de cada filtro de segmentación. GUARDE y CIERRE el libro y deje Excel abierto para el ejercicio siguiente. Solución de problemas: cuando se usa un botón Autofiltro para una columna a fin de filtrar una tabla y existe un filtro de segmentación para la misma columna, este mostrará el criterio que se usa actualmente para ese filtro. Sin embargo, el botón Borrar filtro para el filtro de segmentación está desactivado. Para eliminar este filtro, debe usar el botón Autofiltro. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013 87

Paso a paso: convertir una tabla en un rango
PREPÁRESE. VUELVA A ABRIR el libro Customers Solution para esta lección. Cerca de la parte superior de la ventana Excel, responda a la advertencia de seguridad haciendo clic en Habilitar contenido. GUARDE el libro en la carpeta de la Lección 9 como Customers Solution 2. Haga clic en cualquier celda dentro de la tabla. En la pestaña DISEÑO, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango. Excel abrirá un cuadro de diálogo para comprobar que esta conversión sea la que desea. Haga clic en Aceptar. Los botones de filtro automático se eliminarán de la fila encabezado y las entradas se dejarán ordenadas tal como estaban. Las filas de subtotales y totales permanecerán y el formato se deja tal como estaba. GUARDE y CIERRE el libro y deje Excel abierto. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: registrar una macro básica
PREPÁRESE. ABRA el libro 09 4Strong Tour Revenues de esta lección. Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, haga clic en Personalizar cinta de opciones. En la lista Pestañas principales a la derecha, active la casilla Desarrollador si todavía no lo está. Esto agregará la pestaña DESARROLLADOR en Excel, permitiéndole grabar macros. Haga clic en Aceptar. La macro que grabará creará una fila subtotal personalizada al lugar que defina, en lugar de en algún lugar determinado por Excel. La regla que seguirá es que el usuario (usted) debe seleccionar la celda en la que desea que aparezca el subtotal y luego ejecute la macro. De modo que para preparar la grabación, haga clic en la celda D21. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

En la pestaña DESARROLLADOR, en el grupo Código, busque Usar referencias relativas. Si no está resaltado, haga clic para seleccionarlo. Necesita referencias relativas para esta macro. En el grupo Código, haga clic en Grabar macro. En el cuadro de diálogo Grabar macro, haga clic en el cuadro Nombre de macro y escriba SubtotalesPersonalizados. En el cuadro Tecla de método abreviado junto a Ctrl +, escriba la letra mayúscula S. Esto cambia la tecla de método abreviado a Ctrl + Mayús + S. Deje Almacenar macro configurado en Este libro. Ahora debería aparecer el cuadro de diálogo que se muestra arriba. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Haga clic en Aceptar. Ahora está grabando una macro. Presione Mayús + Flecha abajo. En la pestaña INICIO, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha Insertar. En el menú, haga clic en Insertar filas de hoja. Presione Mayús + Flecha arriba. En el grupo Edición, haga clic en Autosuma. No presione Entrar todavía. En el Portapapeles, haga clic en Copiar. Presione la tecla Tab. Escriba la fórmula parcial =max( En el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar. Escriba ) (paréntesis final) y presione la tecla Tab. Presione Flecha izquierda. Haga clic en $ (Formato de número de contabilidad) en el grupo Número. Solución de problemas: si comete un error en un paso durante la grabación de macro, no se preocupe. Haga clic en Detener grabación en el grupo Código de la pestaña del menú Desarrollador. Luego comience de nuevo desde el paso 6. Utilice el mismo nombre, y cuando Excel le pregunte si desea sobrescribir la macro existente con el mismo nombre, responda Sí. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

En la pestaña DESARROLLADOR, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación. Ahora que no está grabando, ajuste el ancho de la columna E para ajustarse a sus contenidos. Como se muestra a la derecha, la macro genera un total para la parte inferior del clúster arbitrario de registros y también tabula el mayor valor en ese clúster en la celda adyacente al subtotal. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego en Guardar como. En Backstage, busque la carpeta de la Lección 9. En el cuadro de diálogo Guardar como, en Guardar como tipo, elija Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). GUARDE el libro como 09 4Strong Tour Revenues Solution.xlsm y déjelo abierto para el siguiente ejercicio. Otra forma: en la barra de estado verde en la parte inferior de la ventana Excel, hay un icono que se parece a una hoja de cálculo con un punto en la esquina superior izquierda, como se muestra en la Figura Haga clic ahí para omitir la cinta y comenzar inmediatamente a grabar una nueva macro. Haga clic en el mismo punto nuevamente para dejar de grabar. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

Paso a paso: administre la seguridad de macro
PREPÁRESE. USE el libro del ejercicio anterior. En la pestaña DESARROLLADOR, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macro. En el cuadro de diálogo Centro de confianza (derecha), haga clic en Desactivar todas las macros con notificación para que Excel le avise cada vez que un libro abierto contenga macros, lo que le permite activar o desactivar las macros según su decisión. Haga clic en Aceptar. CIERRE el libro. CIERRE Excel. © 2014, John Wiley & Sons, Inc. Microsoft Official Academic Course, Microsoft Excel 2013

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