Pag. 1 Soluciones para la optimización. WorkForce Planner Pag. 2.

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1 Pag. 1 Soluciones para la optimización

2 WorkForce Planner Pag. 2

3 Pag. 3 Workforce Planner (WFP) ¿Qué es? Workforce Planner es el motor para la elaboración automática de los horarios de trabajo y para la asignación de los servicios del personal de la empresa. ¿Dónde se utiliza? Workforce Planner puede utilizarse en todas aquellas realidades que deben garantizar un servicio continuado al cliente final (necesidades) cumpliendo con las reglas contractuales de los empleados, equilibrando el trabajo entre las personas y garantizando que el personal desarrolle siempre tareas para las que es hábil. ¿Por qué se utiliza? Workforce Planner se utiliza para ayudar a los encargados en la realización final de las tablas de los turnos de trabajo y calcular rápidamente el coste del trabajo de un reparto considerando el personal del que se dispone y posibles nuevos empleados.

4 Pag. 4 WFP - Organización Ingegneria dei turni di lavoro P1 P2 P3 P4 A1 A2 A3 A4 A5 TERMINALES ACTIVIDAD Habilidad: ALTA MEDIA REGISTRO EMPLEADO El responsable (jefe de equipo, supervisor, etc...) tiene la responsabilidad del plan de los turnos de trabajo de su reparto. Entre los terminales es posible prestarse empleados en horizontes temporales definidos. La actividad es el papel que cada empleado puede desempeñar durante su turno de trabajo; un empleado puede desempeñar más de un papel con niveles de habilidad diferentes. Cada terminal puede prever: Diferentes horizontes temporales de planificación de los turnos de trabajo. Diferentes elaboraciones del mismo horizonte temporal con posibles cambios de las condiciones iniciales.

5 Pag. 5 WFP - Variables Actividad Horarios de trabajo Recursos humanos Acuerdos empresa Legislación y normativas del trabajo Recursos humanos Acuerdos empresa Legislación y normativas del trabajo Actividad Horarios de trabajo Indisponibilidades Incompatibilidad empleados Viaja juntos g1g2g3g4g5 MPNRR Secuencia de turnos 11 horas de descanso Días consecutivos Horas de trabajo al mes Noches consecutivas Etc… Enfermeros con sus necesidades OSS con sus necesidades Fajas horarias dentro de los macro horarios de trabajo

6 WFP - Variables Pag. 6 Realización borrador del plan de los turnos Identificación de las necesidades Revisión del plan de los horarios de trabajo REGLAS DEL CÁLCULO Input Output

7 WFP – Casos reales Pag. 7 Auto Roster Los casos reales de Auto-Roster prevén que las fajas horarias que se deben utilizar para componer la tabla final y que deben ser respetadas sean informaciones conocidas. Características: contratos de los empleados poco flexibles Casos reales: clínicas, hospitales, asilos, empresas de producción Shift Solve Los casos reales de Shift-Solve prevén que las fajas horarias que se deben utilizar para componer la tabla final deriven de reglas flexibles que determinan la duración, el horario de inicio y la continuidad de la prestación (horarios continuados o partidos). Características: contratos de los empleados muy flexibles Casos reales: call-center y supermercados Task Daily Assignment Los casos reales de Task Daily Assignment prevén que la asignación de los horarios de trabajo estén «guiados» por las necesidades de cada actividad. Características: muchas actividades desarroladas por un operador en un día. Casos reales: facility management (mantenimiento, limpieza, etc…). Workforce Planner – Basic Engine Workforce Planner – TDA Engine

8 g1g2g3g4g5 MPNRR WFP – Auto Roster Pag. 8 Ejemplo de ciclo de turno: M / P / N / G 1 / 2 / 3 / G TURNOS CLÁSICOS: las tareas se organizan según los turnos de trabajo clásicos CICLOS DE LOS TURNOS DE TRABAJO: los turnos del personal se realizan a partir de plantillas de referencia; los ciclos de los turnos de trabajo varían en el tiempo solo en caso de necesidad GESTIÓN DE LAS AUSENCIAS DEL PERSONAL Y SUBSTITUCIONES: es indispensable poder configurar las ausencias del personal por vacaciones/enfermedad/permisos/accidentes y planificar quiénes son las personas adecuadas para substituir las figuras profesionales necesarias. OBJETIVO FINAL: desarrollar el plan de los turnos de trabajo según los ciclos definidos por el administrador considerando las indisponibilidades de los operadores y compensando el servicio al cliente final con el trabajo de los empleados «jolly» o añadiendo trabajo extraordinario al personal ordinario. Respeta las reglas contractuales de los trabajadores Fabbisogno M = 6 P = 5 N = 4

9 WFP – Shift-Solve Pag. 9 CONTRATOS FLEXIBLES: los contratos de trabajo de los empleados prevén la asignación de horarios de trabajo diferentes para cada día. Los contratos pueden tener una duración muy breve según la necesidad que se debe satisfacer. CURVA DE NECESIDAD: la dirección general conoce el nivel de servicio que se debe ofrecer al cliente en cada actividad en cada momento del día. OBJETIVO FINAL: Los turnos deben garantizar, además de la cobertura mejor de la curva de tráfico, la satisfacción de las reglas contractuales clásicas del personal (al menos 11 horas entre un turno y otro, no más de 5 días consecutivos, la caducidad de los contratos) y las solicitudes específicas de los trabajadores. Mayor es la flexibilidad de los contratos y mejor resulta en conjunto la organización del trabajo y el nivel de servicio al cliente final. Normalmente en estos casos las fajas horarias que se deben utilizar en el plan no se conocen pero deben ser calculadas por el sistema Giorno: 23-08-2013 Attività: Chiamata – I livello

10 Pag. 10 WFP Basic Engine – Reglas del cálculo Reglas del contrato de los trabajadores Fechas de inicio e de fin del contrato de trabajo de los empleados Horarios de trabajo permitidos en el contrato Mínimo número de horas de descanso entre un turno y el siguiente Número mínimo y máximo de días consecutivos trabajados Número máximo de noches de trabajo consecutivas Total horas de trabajo semana/mes Número de días de trabajo semanal/mensual Reglas impuestas por la organización de la empresa Secuencias cíclicas en la asignación de los horarios Secuencias cíclicas en las tareas

11 Pag. 11 WFP Basic Engine – Reglas del cálculo Reglas en la asignación de las tareas Asignación de las tareas a partir de la habilidad Respeto de las necesidades del servicio mínimo/máximo Preferencias de los empleados Indisponibilidades del personal (vacaciones, enfermedades…) Preferencias de las fajas horarias Dos o más trabajadores en la misma faja horaria de trabajo Incompatibilidades entre los empleados Reglas sobre la equidad en el trato Distribución equitativa de las horas trabajadas en el mes Distribución equitativa de las horas trabajadas en el turno de noche Asignación equitativa de los domingos y de las festividades

12 WFP – Task Daily Assignment Pag. 12 ASIGNACIÓN DE LAS ACTIVIDADES: los empleados pueden estar asignados diariamente a diferentes actividades según las «intervenciones» que se deben ejecutar. Los horarios de trabajo de los empleados durante el día pueden ser muy diferentes cada día y están «guiados» por las necesidades de las actividades. CARACTERÍSTICAS DE LA ACTIVIDAD  Duración de la prestación – ejemplo 45 minutos  Intervalo temporal admisible para la realización – De las 07:00 a las 09:00  Días de la semana admisibles para la realización – días fijos, días variables (una o más opciones)  Fecha límite para la realización – el 27-09-2015  Número de trabajadores necesarios (necesidad) – 2 trabajadores necesarios  Prioridad de asignación – Alta, Media, Baja  Posibilidad de asociar las actividades a usuarios/repartos/etc… para añadir otras restricciones a la actividad  Asociación al punto geográfico – Via della Filanda Bologna OPTIMIZACIÓN DE LOS RECORRIDOS TAMBIÉN GESTIONA EL PUNTO DE PARTIDA DEL TRABAJADOR ① ② ③ ④ ⑤

13 WFP TDA – Reglas del cálculo Pag. 13 A – Reglas temporales de realización de las actividades A1 – Ventanas temporales de realización de las actividades A2 – Actividades repetidas en el período A3 – Fecha límite para la planificación de la actividad A4 – Relación de precedencia entre las actividades (distancia mínima) A5 – Relación de precedencia entre las actividades (distancia máxima) A6 – Actividades sin coincidencia A7 – Actividades coincidentes

14 WFP TDA – Reglas del cálculo Pag. 14 B – Reglas de asociación entre las actividades y los empleados B1 – Actividades asociadas al empleado B2 – Actividades que no se superponen en el mismo período B3 – Prioridad de las actividades B4 – Habilidades del empleado para realizar la actividad B5 – Niveles de habilidad de los empleados en la realización de las actividades B6 – Preferencia de asociación entre la actividad y el empleado B7 – Cobertura de la necesidad esperada C1 – Comprobar la duración C2 – Optimización de los recorridos C – Reglas sobre los cambios

15 WFP TDA – Reglas del cálculo Pag. 15 D – Relas sobre los empleados D1 – Indisponibilidades D2 – Preferencias temporales D3 – Total horas diarias (min-max) D4 – Total horas semanales (min-max) D5 – Total horas extraordinarias diarias (max) D6 – Total horas extraordinarias semanales (max) D7 – Días consecutivos (max) D8 – Mínimo horas en el turno D9 – Incompatibilidad entre empleados (restricción hard) E – Preasignaciones E1 – Actividades-empleado E2 – Actividades-día-slot E3 – Actividades-empleado-día-slot

16  Workforce Planner representa el elemento estratégico y más importante del módulo ZScheduling de la suite HR Infinity de Zucchetti - www.zscheduling.itwww.zscheduling.it WFP y Zscheduling Pag. 16 WorkForce Planner