El Proceso Administrativo Funciones

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1 El Proceso Administrativo Funciones

2 ETIMOLOGÍA: ADMINISTRACIÓN
Viene del latin:  AD  Dirección para o tendencia para  MINISTER  Obediencia o subordinación  LA ADMINISTRACIÓN se refiere a la función que se desarrolla bajo el mando de otro y cuyos elementos principales corresponden a servicio y subordinación.

3 Idalberto Chiavenato “ Es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlos en acción organizacional a través de la planificación, organización, dirección y control de todos sus esfuerzos realizados en todas las áreas y niveles de la organización, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación".

4 Otras definiciones … Lograr que las cosas se realicen por medio de otros y obtener resultados a través de otros. Crear y conservar un ambiente adecuado para que grupos de personas puedan trabajar eficazmente en el logro de objetivos comunes.

5 Para Koontz y O´Donnell:
Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar los objetivos, fundada en su habilidad de conducir a sus integrantes.

6 Para J. D. Mooney: La administración es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana.

7 E. F. L. Brech: “Proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa, para lograr un propósito dado". Peterson and Plowman: "Una técnica por medio de la cual se determinan, clarifican y realizan los propósitos y objetivos de un grupo humano particular".

8 F. Tannenbaum: "El empleo de la autoridad para organizar, dirigir, y controlar a subordinados responsables (y consiguientemente, a los grupos que ellos comandan), con el fin de que todos los servicios que se prestan sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa". Henry Fayol (considerado por muchos como el verdadero padre de la moderna Administración), dice que "administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar".

9 Koontz y Weihrich “Proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos especificos”.

10 Administración Es el proceso de trabajar con gente y recursos para alcanzar las metas organizacionales. Los buenos gerentes hacen las actividades con eficacia y eficiencia. Eficacia: lograr las metas organizacionales Eficiencia: lograr las metas con el mínimo de recursos, materiales, el tiempo y las personas de manera eficiente y eficaz.

11 PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN
Henri Fayol: División del Trabajo: Implica la especialización de funciones y la separación de poderes. Autoridad y Responsabilidad: derecho que se tiene de mandar y el poder de hacerse obedecer, 3. Disciplina: obediencia manifestada hacia la empresa.

12 4. Unidad de mando: solamente se recibirán órdenes de un solo jefe,
5. Unidad de dirección: la dirección de los programas solo deben estar a cargo de un solo jefe. 6. Subordinación de los intereses particulares del interés general: 7. Remuneración de personal: el pago a los empleados o parte social debe y será justa para ambas partes,

13 8. Centralización: utilización del 100 % de las facultades de los empleados.
9. Jerarquía: organizar correctamente el grado de orden, autoridad y responsabilidad de un individuo dentro de un organismo social. 10. Orden: el personal debe colocarse donde mejor se pueda aprovechar sus facultades como tal. 11. Equidad: requiere de sensatez, bondad y mucha experiencia y se refiere a la igualdad del personal. 12. Estabilidad del personal: permitir que el personal obtenga experiencia en cierto nivel

14 13. Iniciativa: facultad de crear y ejecutar cierto plan para la obtención de éxito.
14. Unión de personal: mientras más armonía exista dentro del personal, mejor serán los resultados para el organismo social. Ejecución inmediata: Toda situación buena o mala se debe resolver a la mayor brevedad posible. COORDINACIÓN, referida a la forma armoniosa de llevar las acciones con las circunstancias.

15 CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Su Universalidad: el fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, Su Especificidad: la Administración va siempre acompañada de otras actividades de índole distinta (económicas, contables, productivas, comerciales, jurídicas, etc.), por tanto, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Su Unidad Temporal: aunque se distingan etapas, fases y elementos, éste es único y, en todo momento de se están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos.

16 4. Su Unidad Jerárquica: todos los que tienen carácter de jefes en un organismo social, participan, en distintos grados y modalidades, de la misma 5. Sigue un Propósito:. Es un medio para ejercer impacto en la vida humana e influye en su medio ambiente. 6. Se logra con Esfuerzos Conjuntos: hacer que las tareas se cumplan con y mediante los esfuerzos de otros.

17 7. Es una Actividad: la administración no es gente, las personas que administran pueden ser designadas 8. La efectividad administrativa requiere de: conocimientos, aptitudes y práctica, en donde la habilidad técnica es importante para cumplir con un trabajo asignado. 9. Es Intangible: su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos.

18 ¿ Ciencia Técnica o arte?
Administración ¿ Ciencia Técnica o arte?

19 Administración: ¿Ciencia, Técnica o un Arte?
Como ciencia, debe seguir un método específico y generar conocimientos razonados y fundamentados en principios. Como técnica, los conocimientos generados deben tener aplicación práctica y ser llevados a cabo por especialistas debidamente capacitados. Como arte, requiere ser una obra humana que implique virtud, poder, eficacia y habilidad para desarrollarla.

20 ¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN?:
¿CIENCIA? O ¿ARTE? Ciencia: (en latín “scientia”, de “scire”, “conocer”), se refiere al conocimiento sistematizado en cualquier campo, pero que suele aplicarse sobre todo a la organización de la experiencia sensorial objetivamente verificable. La búsqueda de conocimiento en ese contexto se conoce como “ciencia pura”, para distinguirla de la “ciencia aplicada” (búsqueda de usos prácticos del conocimiento científico) y de la tecnología, a través de la cual se llevan a cabo las aplicaciones.

21 ES LA ADMINISTRACIÓN: ¿CIENCIA? O ¿ARTE?
ARTE: actividad que requiere un aprendizaje y puede limitarse a una simple habilidad técnica o ampliarse hasta el punto de englobar la expresión de una visión particular del mundo. “Es saber como hacer algo”, El término “arte” deriva del latín “ars”, que significa habilidad y hace referencia a la realización de acciones que requieren una especialización. “ Los conocimientos organizados en los que se basa la práctica, son una ciencia”.

22 CARACTERÍSTICA ESENCIAL DE LA CIENCIA
Aplicación del Método Científico al desarrollo del conocimiento. Proceso: Observación Descripción: reúne los resultados de la observación, presenta los hechos tal como ocurren, agrupa y la convierte en información y prepara las condiciones necesarias para su explicación. Explicación: establece relaciones entre rasgos de un objeto, situación, acontecimiento, para lo cual es necesario utilizar la información proporcionada por la descripción y la observación. Predicción: pretende anticipar sobre las explicaciones logradas acerca del comportamiento de los fenómenos, la ocurrencia y modo de manifestarse de los mismos de manera proyectada.

23 CARACTERÍSTICA ESENCIAL DE LA CIENCIA
Composición: Conceptos Teorías (agrupación sistemática de conceptos y principios interdependientes) Hipótesis Experimentación Análisis Principios (explicación de la realidad)

24 El Proceso Administrativo
Planeación Metas Objetivos Estrategias Planes Organización Estructura Administración de recursos humanos Dirección Motivación Liderazgo Comunicación Comportamiento Individual de grupo Control Normas Medidas Comparaciones Acción

25 El Proceso Administrativo

26 La Dirección Es la acción o influencia interpersonal de la administración para lograr que sus subordinados/colaboradores obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzo. Funciones de la Dirección: Implica conducir, guiar y supervisar los esfuerzos de los subordinados/colaboradores para ejecutar planes y lograr objetivos de un organismo social. .

27 Elementos de la dirección
Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional. Motivación. Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados. Comunicación. Supervisión. Alcanzar las metas de la organización

28 Principios de la dirección
De la Armonía del Objetivo o Coordinación de Intereses: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su mando surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados. De la Supervisión Directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad. De la Vía Jerárquica: Postula al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

29 Principios de la Dirección
De la Resolución del conflicto: indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan. Aprovechamiento del Conflicto: Experiencia Experimentación. Investigación Aplicar la Decisión ¿Donde Iniciamos? ¿Que decisión tomo?

30 Importancia de la Dirección
Lineamientos Planeación y Organización Conducta Estructura Organizacional Determinante Productividad Objetivos Eficacia de los sistemas de control Comunicación Funcionamiento

31 Funciones de la administración
Se divide para su estudio en cuatro funciones (actividades ejecutadas por los administradores en el ejercicio de sus cargos): la planeación, la organización, la dirección y el control.

32 Funciones de la administración
Henry Fayol, estableció en su teoría cinco funciones administrativas: la planeación, la organización, la coordinación, la dirección y el control.

33 Funciones de la administración
Harold Koontz, señaló como funciones de la administración: la planeación, la organización, la integración del recurso humano, la dirección y el control. Están interrelacionadas y son interdependientes.

34 Integración de personal
FUNCIONES DE ADMON Planeación Organización Integración de personal Dirección Control

35 Planeación Es el proceso de definir metas y objetivos con sus respectivas estrategias de acción para desarrollar las actividades que permitan alcanzarlos. Si no se planea no hay rumbo fijo de la organización.

36 PLANEACIÓN: ¿Qué se va a hacer?
Determinar el curso concreto de acción derivada de la etapa de previsión y define las metas de una organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar dichas metas y la elaboración de una estructura de planes para integrar y coordinar las actividades.

37 Koontz y Weihrich “Implica seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones necesarias para cumplirlos, y requiere por lo tanto de la toma de decisiones; esto es, de la elección de cursos futuros de acción a partir de diversas alternativas”.

38 Instrumentación de la Planeación
Misión, Visión, Objetivos y Estrategias Plan: conjunto de actividades y acciones organizadas y cuantificadas para su ejecución en un plazo determinado. Programa: conjunto de proyectos, con temporalidad definida. Políticas: conjunto de normas corporativas de orden temporal. Procedimientos: secuencia de actividades ordenadas que permiten obtener un resultado o producto final. Presupuesto: asignación de recursos que permiten la ejecución del plan, programa , proyecto o actividad. Meta: especificidad del logro esperado en términos cualitativos y/o cuantitativos (índices).

39 Planeación Son algunas actividades de planeación:
El análisis de las situaciones actuales. La anticipación al futuro. La determinación de objetivos. La decisión del tipo de actividades. La elección de estrategias corporativas y de negocio. La determinación de los recursos necesarios para lograr las metas de la organización.

40 Planeación ¿Qué se va a planear? PLAN DE ACCIÓN Da respuesta a:
¿ Qué hacer? ¿ Con quién hacerlo? ¿ Cuándo hacerlo? ¿ Dónde hacerlo? ¿ Cómo hacerlo?

41 ORGANIZACIÓN Obedece a una estructura adecuada hacia sus objetivos, recursos, procesos y medio ambiente. Determina las actividades o tareas a realizar, quién debe hacerlas, cómo deben agruparse, y en que nivel deben tomarse las decisiones. Es la forma de combinar las actividades que deben realizarse con los elementos apropiados, de manera que sus acciones sean las más eficientes. “Es la parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa”. Koontz y Weihrich

42 Organización Implica el diseño de la estructura más adecuada para llevar a cabo los planes. Determina: las actividades por realizar, cómo se agruparán, quién las desempeñará y señala los puestos y las jerarquías dentro de la organización.

43 Organización Son algunas actividades de organización:
Atraer personas idóneas a la organización. Especificar las responsabilidades del puesto. Agrupar tareas en unidades de trabajo. Dirigir y distribuir recursos y crear condiciones.

44 Integración del recurso humano
Consiste en dotar de personal competente a la estructura de la organización de acuerdo a sus necesidades, por medio de : reclutamiento, selección, inducción, capacitación y desarrollo.

45 DIRECCIÓN “Trata de la influencia interpersonal que ejerce la dirigencia de la organización en los individuos para contribuir con el cumplimiento de la misión”. Es la función que ayuda a ordenar, coordinar y desarrollar las actividades propuestas por la planeación, las cuales son realizadas a través de la acción humana. Incluye : La motivación Estilos y enfoques de liderazgo La comunicación Resolución de conflictos

46 Dirección Los dirigentes tienen que dirigir y coordinar eficazmente a los colaboradores de la empresa, para lograr el éxito de la organización. Comprende el contacto cotidiano y cercano con los colaboradores para orientarlos e inspirarlos hacia el logro de las metas del equipo y la organización.

47 CONTROL “Medición y corrección al desempeño individual y organizacional que permita garantizar que las acciones se cumplan conforme a lo planeado en los planes y metas, así como de la corrección oportuna de las desviaciones.” Es el proceso de observar, comparar y corregir.  Instrumentación: Control Estratégico Largo plazo Control Táctico Mediano plazo Control Operacional Corto plazo

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49 Control Supervisa el progreso y ejecuta los cambios necesarios.
Es el seguimiento de las actividades para asegurarse de que se están realizando de acuerdo con lo planeado y en su caso, corregir las desviaciones encontradas. Si el control es inadecuado, las fallas no se detectan. Supervisa el progreso y ejecuta los cambios necesarios.

50 Control Asegura el cumplimiento de las metas.
Entre sus actividades se cuentan: Supervisar el desarrollo de las personas y las áreas recopilando datos de su desempeño. Proporcionar retroalimentación. Identificar problemas de desempeño y corregirlos.

51 CONTROL El control es una etapa primordial en la administración, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

52 IMPORTANCIA DEL CONTROL
Asegurar Calidad. Enfrentar el Cambio. Producir ciclos más rápidos. Agregar Valor. Facilitar la delegación y el trabajo en equipo.

53 Actividades Importantes del Control
Comparar los resultados con los planes generales. Evaluar los resultados con los estandares de desempeño. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. Comunicar los medios de medición. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

54 Condiciones para el Control
Para que el proceso del control sea más efectivo y eficaz a la hora de tomar decisiones debe cumplir adecuadamente con las siguientes condiciones: Su propósito y naturaleza: Su estructura organizativa y planes: Su proceso: Objetivos. Eficiencia. Responsabilidad Directriz. Proyección. Planes. Comunicación, Dirección y Coordinación Establecimiento de Medidas. Determinar y Conocer Aspectos Estratégicos de la Empresa. Principio de Excepción Flexibilidad y Utilidad.

55 Instrumentos para Efectuar el Control
Los Instrumentos más comúnmente empleados para efectuar el control son: Informes. Auditorias. Inspecciones Estudios de tiempo y movimiento. Autocontrol

56 Según Terry (1999) Libro “Principios de la Administración”
Tipos de Control Según Terry (1999) Libro “Principios de la Administración” CONCURRENTE RETROALIMENTACIÒN PRELIMINAR

57 Tipos de Control Según Melinkoff CONTROL PREVIO CONTROL POSTERIOR

58 HABILIDADES GERENCIALES

59 Las habilidades administrativas o gerenciales
Son capacidades específicas que resultan del conocimiento, la información, la práctica y la aptitud. Habilidades conceptuales, de diseño y de toma de decisiones. Habilidades humanas o interpersonales y de comunicación. Habilidades técnicas.

60 Habilidades conceptuales y de toma de decisiones
Es la capacidad para reconocer aspectos complejos y dinámicos, de analizar los numerosos y conflictivos factores que éstos conllevan y resolver los problemas en beneficio de la organización y de sus miembros. Tales decisiones tienen un efecto profundo en el éxito de la organización.

61 Habilidades interpersonales y de comunicación
Se relacionan con el trato con las personas; la capacidad de ser líder, de motivar y de comunicarse eficazmente con los demás. Es la capacidad para interactuar con muchos tipos distintos de personas y de intercambiar información con ellas.

62 Habilidad técnica Es la capacidad de realizar una tarea especializada que comprende un método o proceso determinado. Los gerentes dependen menos de sus habilidades técnicas básicas mientras más suben en una organización, pero éstas le dan los antecedentes necesarios para sus nuevas responsabilidades.

63 Bibliografías Consultadas
Melinkoff V. Ramón (1990). Los Procesos Administrativos. Caracas: Editorial Panapo, C.A Chiavenato Idalberto (1999). Introducción a la teoría General de la Administración. Bogotá: Editorial Mac Graw Hill James Stoner, Edward Freeman, Daniel Gilbert JR(1996). Administración. México. Editorial Person Educacion, sexta edición. Harold koontz, Heinz Weihrich (2004). Administración una perspectiva global. Editorial Mc Graw Hill Monografías (s.f.). [Página Web en línea. Disponible: [Consulta 2008, Febrero] Gestiopolis (s.f.). [Página Web en línea. Disponible: