Sistema de Gestión Documental

Presentación del tema: "Sistema de Gestión Documental"— Transcripción de la presentación:

1 Sistema de Gestión Documental
bambú SGD Sistema de Gestión Documental Andres Felipe Giraldo Gabriel Eduardo Salamanca Fernandez 1

2 Contenido Inicio Presentación Titulo Proyecto Introducción
Caracterización Problemática El problema Causas Diagnostico Formulación del Problema Sistematización Justificación Importancia Justificación Teórica. Justificación Metodología Alcances Económico Administrativo Tecnológico Objetivos General Específicos

3 Contenido Marco Teórico ISO 9001:2008 Implementación
Sistemas de Gestión Documental Marco Conceptual Gestión Documental Tecnología Empleada Framework Symfony Interoperabilidad con otros… Ingeniería del Software Fases de Desarrollo Retos del Desarrollo Resultados Tecnologías (Demo) Detalles Técnicos Creación Plantillas. Creación Documentos ( Envió de Notificaciones) Ciclo Documental Distribución Documental Traza

4 Inicio – Titulo del Proyecto
SOLUCION INTEGRAL PARA EL MANEJO DE LOS SISTEMAS DE GESTION Y EL CONTROL INTERNO DE LA DOCUMENTACION PARA EL MEJORAMIENTO CONTINUO DE LAS ORGANIZACIONES SEGÚN NORMA ISO9001:2008

5 Inicio - Introducción bambú SGD es una solución de software que permite la administración eficiente de la Gestión documental, proporcionando herramientas de control, seguimiento, medición y análisis, de tal manera que los procesos sean más fluidos, relacionales, seguros y efectivos haciendo que esto garantice su mejoramiento continuo, retroalimentación y coherencia con la estrategia de la organización; consiguiendo de esta manera la mayor productividad posible.

6 Caracterización Problemática – El Problema
Sistemas de Información Desconocimiento del uso de software para el mejoramiento Temor del Costo de Tecnología No uso de indicadores para controlar y sustentar. Desconocimiento sobre el como la tecnología ahorra tiempo en los procesos Falta de Organización Enfoque por procesos ISO 9001 Documentación de Procesos Arquitecturas de Software Robustas y Simples Inclusión en tecnologías y estándares mundiales. Software como Servicios

7 Caracterización Problemática – Causas Principales

8 Caracterización Problemática –Diagrama de Afinidad

9 Caracterización Problemática – Cuantificación Causas

10 Caracterización Problemática – Causa Principal
La correlación positiva entre el uso de la computadora y el manejo de la tecnología constituye el aspecto con mayor valor a ser tenido en cuenta a la hora de pensar alternativas de disminución de la brecha en tecnologías de la información para el mejoramiento continuo de las organizaciones

11 Caracterización Problemática – Diagnostico
La falta de organización dentro de las empresas con sus procesos, documentos y políticas de calidad proporcionan una problemática de incertidumbre hacia la satisfacción al cliente, la cual requiere la implementación de un sistema de gestión de calidad que normalice dentro de su administración las NTC-ISO 9001 :2008

12 Caracterización Problemática – Formulación del Problema
¿Cómo desarrollar, implementar y mantener componentes tecnológicos de software dentro de las empresas que permitan llevar un mejoramiento continuo, control interno y sistemas de gestión de calidad?

13 Caracterización Problemática – Sistematización del Problema
¿Cómo organizar el flujo de los documentos dentro de la empresa para que se diligencien de forma adecuada? ¿Cómo integrar por medio de una herramienta tecnológica el control de los diferentes procesos de gestión de calidad a través del control de la documentación sin que esto cause reproceso? ¿Cómo garantizar la normalización de los procesos de gestión documental que se llevan a cabo en las empresas sin que sus políticas se vean afectadas? ¿Cómo interrelacionar la administración de la calidad en los diferentes departamentos que tiene la empresa?

14 Justificación – Importancia
La implementación de estándares mundiales a las organizaciones. Enfoque Procesos La Gestión de la Documentación como orden a los procesos. Aplicación de Tecnologías de la Información para el control de la función archivística empresarial.

15 Justificación – Teórica
TPM ( Mantenimiento Productivo Total) ISO 9001:2008 Capitulo IV Normativa Documental Mejoramiento Continuo (Orientación a la Calidad)

16 Justificación – Metodológica
Observación (Implementaciones en Organizaciones Empresariales, Pymes e instituciones políticas de calidad encaminadas a la creación de Sistemas de Gestión de Calidad) La gestión documental como un proceso esencial para la organización y control de recursos. Metodología RUP (Proceso Unificado de Desarrollo de Software).

17 Alcances - Económico Total Costo de Venta (CV): $2´828.000
Precio de Venta (PV): $5´

18 Alcances – Económico Estado Resultados Balance General Indicadores

19 Alcances – Administrativo
Se busca lograr en un nivel avanzado en la normalización de procesos de calidad que las empresas llevan a cabo, basándonos en las NTC-ISO 9001:2008 existentes.

20 Alcances – Tecnológico
Herramientas de Colaboración Traza Documental Organización de la Documentación Interna

21 Objetivos - General Desarrollar una solución informática para el controlar el manejo de los sistemas de gestión de calidad implementados en las organizaciones que le permita estandarizar, manejar y organizar la información de documentos y procesos basados en la filosofía TPM. Haciendo de esta manera que la empresa mejore continuamente cuando revise detalladamente sus procesos con respecto a los arrojados por el sistema de información.

22 Objetivos - Específicos
Contener dentro de un escritorio principal los módulos de la solución, el cual permita la inserción de nuevas características sin afectar motor principal del software. Crear un modulo que facilite y optimice el proceso de comunicación y administración electrónica de los documentos mediante un proceso fluido, seguro, personalizado y controlado. Definir una estructura segura para el control de documentos y los permisos con los cuales se definirá relación lógica de cada uno; esto con el objetivo de interrelacionar la administración del documento por cada uno de los procesos que se seguirán en u diligenciamiento. Brindar un control seguro sobre los documentos digitales, lo cual permita tener un repositorio de datos de los mismos sin perdidas de información por parte humana. Implementar sistemas de notificación por correos a las actividades relacionadas de los usuarios, lo cual permite una mayor eficiencia sobre el flujo de trabajo.

23 Aplicables a cualquier organización o actividad Ventajas
Marco Teórico – ISO 9001:2008 La familia de normas ISO 9000 son normas de calidad y gestión continua de calidad, establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) Aplicables a cualquier organización o actividad Ventajas Mejorar la Satisfacción al Cliente Mejorar continuamente los procesos relacionados con la organización. Reducción de Devoluciones e Incidencias en la producción. Aumento de la Productividad

24 Marco Teórico – Implementación
Enfoque por Procesos (Eliminación de Independencias de los departamentos) Caracterización de Procesos. Cambios en la forma de trabajo y la comunicación interna. Políticas Claras de mejoramiento continuo hacia la búsqueda de la satisfacción al cliente y la distinción internacional como empresa que entrega productos de calidad.

25 Marco Teórico – Sistema de Gestión Documental
La organización depende en gran medida el buen funcionamiento de la información. La información debe resultar, además, accesible y fácilmente localizable. El conocimiento se relaciona con la tecnología documental desde que ese conocimiento se encuentra plasmado en documentos.

26 Organización y Clasificación
Modelo de Gestión Documental Captura Organización y Clasificación Almacenamiento Distribución

27 Marco Conceptual – Gestión Documental
El conjunto de: Normas Técnicas Prácticas Usado para : Administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización. Permitir la recuperación de información. Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse y eliminarse. Asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos.

28 Ingeniería del Software – Fases del Desarrollo
Etapa Levantamiento de Información (Documentación, Información) Desarrollo en Paralelo Análisis Escenarios Normalización Base de datos Definición Funcional Identificación y desarrollo de casos de usos Diagrama de Casos de Usos Diagrama de Secuencia Diagrama de Estado Diseño Contratos Definición Esquema Base de Datos Implementación Mapeo Servicios de Conexión Programación

29 Ingeniería del Software – Retos del Desarrollo
Aprender y aplicar RUP. Aprender e Implementar Software desarrollado con estándares de proyectos Web (Framework Symfony). Integrar dos lenguajes de Programación por medio de una misma herramienta. Integrar el Sistema de Gestión Documental con servicios (Correo, Twitter)

30 Tecnología Empleada - Symfony
Tecnologia - Implementacion Tecnología Empleada - Symfony

31 Marco Conceptual - Symfony
Escalable Soporte Seguro (XSS, CSFR) Calidad (9000 Pruebas Unitarias) Probado(Yahoo!, DailyMotion) Licencia(MIT) Documentado Internacionalización

32 Tecnología Empleada - Symfony
DEMO… Tecnología Empleada - Symfony bambú SGD

33 Tecnología - interoperabilidad
bambú SGD

34 Tecnología Empleada - Symfony
bambú SGD Plantillas Creación Documentos Ciclo Documental Distribución Documentos Traza

35 Conclusiones Los Sistemas de Gestión de Calidad permiten a través del enfoque por procesos un mejoramiento continuo hacia la satisfacción del cliente y de la organización permitiéndole alcanzar estándares mundiales para adquirir mayor competitividad y divergencia de mercados. Los Sistemas de Gestión Documental son indispensables para el futuro de la base del conocimiento compartido y la organización de datos claves para la velocidad y el cumplimiento de las normas ISO9001 como estándar de Calidad. El desarrollo de software debe ser interoperable para el futuro de la Ingeniería y las tecnologías de la información ya que permiten un desarrollo rápido y seguro.

36 Recomendaciones Para el proyecto se creó un repositorio de datos donde se encuentra toda la información respecto al desarrollo del mismo.

37 Y eso es todo lo que tienes que saber de nuestro
FIN Y eso es todo lo que tienes que saber de nuestro Sistema de Gestión Documental GRACIAS!!