1 FONDO DE CULTURA ECONÓMICA Junio 2006 SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN EDITORIAL “Integración y Evolución”

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1 1 FONDO DE CULTURA ECONÓMICA Junio 2006 SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN EDITORIAL “Integración y Evolución”

2 2 Agenda 1.Antecedentes 2.Situación actual del FCE 3.Requerimientos Integrales 4.Implementación de un ERP 5. Definición de ERP 6. Integración 7. Visión 8. Objetivos 9. Alcance 10. Periodo y desarrollo del Proyecto 11. Procesos sustantivos 12. Enfoque 13. Metodología de Implantación 14. Principales elementos del proyecto 15. Beneficios del proyecto A N E X O S.

3 3 1. Antecedentes El Fondo de Cultura Económica (FCE) con la finalidad de atender en lo que compete, las líneas estratégicas, políticas y objetivos establecidos en el Programa Institucional de Mediano Plazo (PIMP) 2001-2006 y el Programa Operativo Anual para este ejercicio, tiene planeado dinamizar su operación, mediante la implementación de herramientas tecnológicas que le permitan controlar de manera automatizada, eficiente e integrada la operación de sus actividades editoriales, comerciales y administrativas.

4 4 2. Situación actual del FCE Actualmente el FCE trabaja con una orientación a las funciones asignadas de cada área y no con la visión de procesos de negocio, por lo que es una necesidad del FCE contar con procesos, tecnología, áreas y personas integradas que permitan la incorporación de las “mejores prácticas”. Los sistemas actuales están desarrollados en un lenguaje obsoleto y complejo que para su mantenimiento se requiere de una inversión de recursos considerables. Aún cuando existen sistemas en todas las áreas operativas hay un gran número de actividades que se realizan de forma manual y se invierte mucho tiempo.

5 5 3. Requerimientos Integrales El FCE requiere modificar o adecuar sus procesos internos a un nuevo modelo de trabajo y contar con un sistema con una base de datos centralizada. Requiere de una herramienta que le permita aplicar la mejora continua en sus prácticas de negocio y que coadyuve al aumento de la rentabilidad de la institución, soportando la automatización de los procesos administrativos y sustantivos, de manera integral, permitiéndole en todo momento, adecuarse a las circunstancias cambiantes del país

6 6 4. Implementación de un ERP La herramienta que permitirá al FCE administrar de manera sistémica sus operaciones, se está realizando a través de un ERP, y se denomina: “Sistema Integral de Gestión Editorial”, SIGUE

7 7 5. Definición de ERP Son las siglas en inglés de E nterprise R esource P lanning, o Planeación de Recursos Empresariales. El ERP es una solución informática compuesta por un conjunto de programas integrados que apoya las principales actividades organizacionales tales como la edición, producción, comercialización y la administración de los recursos para optimizar las tareas, mejorar los procesos y reducir los costos.Es una solución completa, que permite a las empresas evaluar, implementar y gestionar más fácilmente su negocio. ERP

8 8 Integración Regalías Comercial Egresos Editorial ERP Librerías Producción MaterialesAlmacén

9 9 Visión Llegar a contar con un Sistema Integral de Gestión Editorial, basado en la automatización de los principales procesos de operación editorial y de administración. Contar con una herramienta que permitirá la mejora continua de las prácticas de negocio del FCE, de igual manera podrá contribuir al aumento de la rentabilidad de la institución, soportando la automatización de los procesos administrativos y sustantivos del FCE de manera flexible, permitiendo el FCE adecuarse a las circunstancias cambiantes del país

10 10 Sistemas Integrados Control de Procesos por Ciclo Información Oportuna Mejores Decisiones Eliminar duplicidad en la captura de información Automatización de Procesos Una Sola Base de Datos Implementar las herramientas tecnológicas que permitan al FCE controlar de manera automatizada, eficiente e integrada la operación de sus actividades editoriales, comerciales y administrativas. Mejores Prácticas Estandarización de Procesos Objetivo del Proyecto

11 11 Alcance Proceso Editorial ( Proyectos ) Administración de contratos derechos de autor Administración de contratos de servicios editoriales Costos ( seguimiento y control) Control de Inventarios y Almacenes (libros) Control de almacén de negativos Proceso y pago de regalías Catalogo Histórico de Obras Catalogo de Obras Ventas Mayoreo Administración de librerías Inventarios Consignaciones Control Presupuestal Contabilidad General Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Control de Ingresos Conciliaciones Bancarias Tesorería Activos Fijos Compras de bienes y servicios Inventarios y almacenes (bienes y artículos de oficina) Administración de Contratos Editorial y Producción Comercialización Administración Recursos Financieros Administración Recursos Materiales Ventas de MayoreoVentas de Mayoreo (desde la colocación del pedido, hasta la confirmación por parte del cliente de la recepción). Proceso EditorialProceso Editorial ( desde el registro de una posible edición hasta su entrega al almacén de producto terminado). Pago de RegalíasPago de Regalías (desde el cierre mensual de ventas hasta el pago a los autores y/o beneficiarios). Recursos MaterialesRecursos Materiales, desde que surge una necesidad de servicio o adquisición de bien, hasta que adquiere y ejerce su pago. Flujos Generales de Trabajo

12 12 Procesos sustantivos (Interrelación) Proceso ComercialProceso Editorial Proceso de RegalíasProceso de Egresos Inventarios Pedidos de Venta Ctas. x Cobrar Punto de Venta Contabilidad General Editorial Jurídico Producción Almacén Ctas.x Pagar Presupuesto Editorial Producción Adquisiciones Activos Fijos Ctas x Pagar Almacén Editorial Librerías Ctas. x Cobrar Activos Fijos Ctas x Pagar Compras Contabilidad

13 13 Enfoque Administración del Cambio Recursos Materiales Recursos Financieros Compras Inventarios Contabilidad y Control presup. Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Activo Fijo Administración De Efectivo Metodología de implantación CICLOSDENEGOCIO ESTRUCTURAMODULAR Proceso Editorial y De Producción Proyectos Contratos de Autores y Servicios Editoriales Regalías Punto de Venta Ventas de mayoreo

14 14 Metodología de Implantación

15 15 El esquema de solución está integrado por ocho elementos que aplicados de forma conjunta entre FCE y ERP Soluciones, buscan asegurar el éxito del proyecto. METODOLOGÍA MEJORES PRÁCTICAS VISIÓN DEL NEGOCIO TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS ADMINISTRACIÓN DEL CAMBIO ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO CENTRO DE COMPETENCIA TECNOLOGÍA Principales elementos del proyecto

16 16 Beneficios Permite transparentar los procesos de la Institución Proveer a la entidad de un banco de información único y en línea Mejorar la administración, el control, la operación y el seguimiento de los procesos Estandarizar los sistemas y los procesos Eliminar la recaptura de la información Integrar la información en un solo sistema, eliminando las herramientas dispersas en cada Centro de Costo Facilitar la toma de decisiones a través de contar con la información veraz y oportuna.

17 17 ANEXOS

18 18 Cambios esperados SistemaAntes del SIGUEDespués del SIGUE GeneralesSe tienen sistemas que utilizan varias plataformas operativas y por consiguiente diferentes bases de datos. Se contará con una sola Base de Datos Central bajo un solo entorno operativo. Diferentes Bases de Datos, generaba información aislada y en algunos casos inconsistente. Se logrará uniformidad y consistencia en los datos. Se cuenta varios catálogos de autores con información parcial. Se contará con un catálogo de autores, que permitirá interactuar con todos los módulos del sistema. No se tiene información en líneaSe tendrá información en línea de cada uno de los sistemas, pues estará contenida y consolidada en una Base de Datos Central. No se tiene integración con todos los sistemas Se logrará la integración de Sistemas. Las ventas y control de almacén de obras giran en torno a la clave de FCE Las ventas y control de inventarios de obras estarán basados en el código de barras, lo que permitirá responder a las necesidades de mercado y mejorar los procesos internos del almacén central

19 19 SistemaAntes del SIGUEDespués del SIGUE Sistema deAdministración de Librerías No se tiene uniformidad de informaciónSe tendrá uniformidad de información en cada una de las librerías. IngresosLos ingresos no esta vinculados con el sistema de facturación y de algunas librerías Los ingresos estarán vinculados con la facturación y con todas las librerías en línea. Sistema de control presupuestal Se tiene un control por parte del área de presupuestos Se tendrá libertad por parte de los usuarios para el manejo de sus partidas presupuestales. Activos FijosNo existeSe tendrá un sistema de activos fijos integrado con los demás sistemas. 1.Integración con el Módulo de Compras 2.Cálculo de la Depreciación y Revaluación de manera automática 3.Manejo de activos a valor histórico y valor revaluado. 4.Generación Automática de Información Contable 5. Transacciones masivas de activos 6.Explotación de la información a través de diversos reportes 7.Control de asignaciones a empleados 8.Registro detallado de la depreciación. Cambios esperados

20 20 Cambios esperados SistemaAntes del SIGUEDespués del SIGUE Inventarios Existen diversos procedimientos administrativos que restan eficiencia al proceso. Reducción de tiempos 'muertos' y agilidad en la operación. El tiempo de surtimiento de pedidos no era el óptimo. Disminución de tiempos de surtido y entrega de pedidos. 1. Contar con un catálogo único de artículos 2.Contar con herramientas de planificación de niveles de inventarios 3.Unificación de información de inventarios en un solo sistema tanto para almacenes como para librerías 4.Consulta de los niveles de inventario en línea de todas las organizaciones de inventarios 5.Seguimiento de artículos en Tránsito. 6.Valuación de los inventarios 7.Ajustes automáticos y generación en automático de la información Financiera.

21 21 SistemaAntes del SIGUEDespués del SIGUE Facturación Existen diversos procedimientos administrativos que restan eficiencia al proceso entre el almacén y el área comercial. Agilización de procesos y minimización de tiempos de respuesta. Cuentas por Cobrar Realización de cálculos manuales para la conjunción de la información. Información en línea, consistente y oportuna. 1. Consolidación de Ingresos 2. Manejo de Facturas H y Capitalizables desde el sistema 3.Registro contable integrado y automático 4. Catálogo de Clientes unificado e integrado 5.Riesgo de doble captura incorrecta eliminado. Editorial La administración de una gran parte de las etapas del proceso editorial se realizan a través de hojas de calculo elaboradas por el usuario Herramientas de reporteo y consulta de alto desempeño que explotan directamente la base de datos Cambios esperados

22 22 SistemaAntes del SIGUEDespués del SIGUE Producción Actualmente los procesos derivados de contratación y pagos de servicios dependen del área de producción para su gestión. Se tiene contemplado la separación de las funciones de cuentas por pagar para agilizar su proceso. Contratación Se cuenta con un sistema parcialmente integrado Se integrara la generación de contratos al proceso editorial de una obra. La generación de contratos se realiza en procesadores de palabra en forma aislada al sistema de control de obras Se registrara las cláusulas del contrato y además se podrá adjuntar al proyecto el formato electrónico del contrato firmado. Conciliación bancariaNo existeSe tendrá un sistema de conciliación bancaria integrado con los demás sistemas. Integración con Egresos e Ingresos 2.Optimización en actividades de conciliación 3.Conciliación automática 4. Disponibilidad de Reportes 5.Generación de reportes de Flujo y Posición de Efectivo. Cambios esperados

23 23 SistemaAntes del SIGUEDespués del SIGUE ComprasNo existeSe tendrá un sistema compras integrado con los demás sistemas. 1.Asociación en línea de los Proyectos a los Pedidos o Contratos 2.Asociación de Contratos Editoriales y de Producción a los Pedidos o Contratos (Ordenes de Compra) 3. Formalización y asociación del Contrato de Abastecimiento en un mismo Documento 4. Validación Presupuestal en línea 5. Jerarquía de aprobación electrónica. 6. Generación de cotizaciones integradas al sistema 7. Unificación del catalogo de Proveedores 8. Integración al sistema de documentación de los procedimientos de adjudicación Cambios esperados

24 24 Cambios esperados SistemaAntes del SIGUEDespués del SIGUE RegalíasLa revisión del cálculo de regalías demandaba mucho tiempo y revisiones constantes de información. Se logrará la optimización del cálculo en tiempos y recursos. El cálculo y pago de regalías era semestral. Se contará con el cálculo y pago de las regalías con periodicidad mensual.. La información era recopilada de otro sistema y se cargaba de manera manual previa revisión de la misma Información en línea y consistente. Otros1.Disminución de cálculos manuales. 2.Integración de facturas H en el sistema. 3.Integridad en la información de la base de datos de contratos. 4.Unificación de procesos para trámites de pagos. 5.Unificación de las cuentas de proveedores o beneficiarios 6.Se evita la impresión de documentos para la solicitud de pagos 7.Pólizas de amortización automatizadas

25 25 Otros cambios con valor agregado 1.Control, de listas de precios 2.Afectación automática a los inventarios 3.Control de devoluciones 4.Integración con el modulo de Cuentas por Cobrar 5.Estandarización de los procesos de levantamiento de pedidos 6.Manejo de Back Orders 7.Levantamiento de pedidos vía remota 8.Generación de retenciones automáticas por sobregiros en límites de crédito 9.Posibilidad de realizar apartado de artículos 1.Sincronización programada de los catálogos 2.Manejo de los escenarios de descuentos 3.Comunicación con el módulo de cuentas por cobrar. 1.Integración de los costos por proyectos en línea 2.Integración del costo al proyecto al recibo de servicios editoriales. 3.Creación automática del negativo como activo fijo 4.Asignación automática del código de las obras en inventarios 5.Recibo de notificaciones durante el desarrollo del proceso editorial 6.Unificación de base de datos de obras 7.Control de vigencias de contratos editoriales 8.Simulación de presupuestos 9.Control al evitar que ordenes de compra sean asignadas a proyectos cerrados. Pedidos de VentaPuntos de VentaProyectos y Contratos

26 26 1.Catalogo único Contable Presupuestal 2.Automatización de pólizas contables 3. Reglas de Validación y Seguridad 4. Optimización del tiempo de cierre mensual 5. Tiempos minorizados evitando dobles capturas 6. Aprobaciones, notificaciones y Alertas electrónicas (Workflow) compras, proyectos, cuentas por cobrar. 7. Generación de reportes no planeados y espontáneos 8. Comparación de presupuestos en reportes 9. Dilldown 10.Carga de información electrónica de pólizas filiales 1.Retención de pago a Proveedores 2.Calculo de impuesto automatizado 3.Asociación del Pedido o Contrato (Ordenes de Compra) con facturas del Proveedor 4.Maneja de retenciones de Impuestos 5. Programación de pagos con base en diversos criterios 6. Control de Anticipos 7. Eliminación de formatos impresos para la Generación del pago. Contabilidad y PresupuestosCuentas por Pagar Otros cambios con valor agregado

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